Massenimport von Projekten

Führen Sie einen Massenimport von Projekten durch, um zeitaufwendige manuelle Dateneingaben zu vermeiden oder wenn Sie Daten aus einem anderen System migrieren möchten.

Mit Hilfe von Sitzungen können Sie im Massenimportprogramm auch mehrere Projekte auf einmal aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Massen-Aktualisierung bestehender Projekte.

Funktionsweise

Sie öffnen eine neue Massenimportprogramm-Sitzung und laden die Excel-Vorlage von der Seite „Massenimportprogramm“ im Launchpad herunter. Sie bereiten die Daten in der Vorlage vor und laden anschließend die Vorlage auf der Seite Massenimportprogramm hoch.

Wo befinden sich die hochgeladenen Projekte?

Sobald Sie Projekte hochgeladen haben, stehen die Daten in der Projekte-App zur Verfügung:

Workflow

Berechtigungen

Nur Systemadministratoren können Diligent One-Ressourcen massenhaft über das Massenimportprogramm hochladen.

Massen-Upload neuer Projekte

Neue Massenimportprogramm-Sitzung öffnen und die Excel-Vorlage herunterladen

1. Öffnen Sie Launchpad.

   Hinweis

   Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.

   Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

3. Klicken Sie unter Massenimportprogramm auf Ressourcen massenweise verwalten.

   Eine neue Massenimportprogramm-Sitzung beginnt und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt.

   Achtung

   Beginnen Sie stets eine neue Sitzung, wenn Sie neue Ressourcen hinzufügen möchten. Andernfalls können Sie zuvor hochgeladene Daten verlieren.

   Weitere Informationen

   Beispiel: Sie möchten 200 Entitäten in zwei Stapeln (100 +100) importieren. Wenn Sie die Stapel nacheinander in derselben Sitzung hochladen, werden die im ersten Stapel hochgeladenen Daten durch die im zweiten Stapel hochgeladenen Daten ersetzt. Um diesen Datenverlust zu vermeiden, laden Sie zunächst den ersten Stapel in einer Sitzung hoch und starten Sie dann eine neue Sitzung für den nächsten Stapel. Ebenso sollten Sie eine neue Sitzung beginnen, wenn Sie weitere neue Ressourcen hinzufügen möchten.

   Hinweis

   Sie können vorherige Sitzungen verwenden, um bereits hochgeladene Daten zu aktualisieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aktualisierungsfunktion im Massenimportprogramm.

4. Wählen Sie unter Ressource auswählen eine der folgenden Optionen im Ressourcentyp aus:

   • Projekte > Projekttypen Um Projekte nach Projekttyp zu erstellen. Die Vorlage ist dynamisch und umfasst integrierte Konfigurationen des ausgewählten Projekttyps. Mit dieser Option können Sie mehrere Diligent One-Ressourcen (Projekte, Frameworks, Ziele, Risiken, Kontrollen und Beilegungen) basierend auf einem Projekttyp erstellen.
   • Alle Ressourcen Um alle Ressourcen per Massenimport gleichzeitig zu importieren: Projekte, Frameworks, Ziele, Risiken, Kontrollen, Beilegungen, Probleme, Aktionen, Anfragen, Entitäten und Compliance-Maps. Die Vorlage ist statisch und muss manuell mit der Konfiguration der Ressourcen ausgefüllt werden.
5. Klicken Sie auf .xlsx-Vorlage herunterladen.

   Die Excel-Vorlage wird auf dem lokalen Rechner gespeichert.

Daten in der Vorlage vorbereiten

1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage und navigieren Sie zum Arbeitsblatt Projects. Bei einer dynamischen Vorlage ist der Name des Arbeitsblatts eine Kombination aus der Ressource und ihrer Projekttyp-ID. Beispiel: Projects-85692.
2. Kopieren Sie Ihre Daten und fügen Sie diese in die Vorlage ein. Hilfe zur Dateneingabe finden Sie unter Tipps für die Vorbereitung von Inhalten.
   Hinweis

   • Wenn Sie das Add-In für Excel verwenden, stellen Sie sicher, dass die Option „ACL Add-In“ deaktiviert ist, bevor Sie die Excel-Vorlage ändern. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter Das Add-In für Excel konfigurieren.
   • Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts oder der Felder. Bei diesen Angaben wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie dürfen nicht geändert werden.
   • Die maximale Anzahl von Zeilen, die auf einmal hochgeladen werden können, beträgt 2000 (einschließlich aller Arbeitsblätter).
   obligatorisch

   Feld	Beschreibung
   referenceId obligatorisch	Gibt eine eindeutige ID für die Ressource an. Dabei muss es sich um einen eindeutigen Wert für jede Reihe im Arbeitsblatt handeln. Er kann eine Kombination aus Text und Zahlen enthalten, die maximale Länge beträgt 255 Zeichen. Dieses Feld ist der Primärschlüssel für jede Reihe in der Vorlage. Sie benötigen diesen Schlüssel, wenn Sie diese Ressource erneut aktualisieren möchten. Wichtig Mit Referenz-IDs können Sie Ressourcen schnell miteinander verknüpfen. Sie können beispielsweise ein neues Projekt und ein neues Ziel erstellen, das beim gleichen Hochladevorgang mit diesem Projekt verknüpft wird. Erstellen Sie dazu einen Link zwischen dem Projekt und dem Ziel, indem Sie referenceId in das geforderte Feld eingeben. Weitere Informationen über die Verknüpfung von Diligent One-Ressourcen im Massenimportprogramm finden Sie unter Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm. Hinweis Referenz-IDs sind erforderlich, wenn Sie mit dem Massenimportprogramm Ressourcen hinzufügen oder aktualisieren. Sie sind nicht verfügbar, wenn Sie Ressourcen über die Benutzeroberfläche von Diligent One hinzufügen/aktualisieren.
   name	Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Projekt ein. Die maximale Länge beträgt 120 Zeichen. Informationen zu Projekten finden Sie unter Projekte erstellen.
   status	Gibt den aktuellen Status des Projekts an. Die folgenden Statusangaben sind möglich. draft proposed active completed Der Standardstatus ist „active“ (aktiv). Hinweis Verwenden Sie nur englische Standardwerte für dieses Feld. Benutzerdefinierte englische Werte und lokalisierte (nicht englische) Werte werden noch nicht im Massenimportprogramm unterstützt. Weitere Informationen zum Projektstatus finden Sie unter Projektstatus konfigurieren.
   description	Gibt eine detaillierte Beschreibung des Projekts an. Tipp HTML-Tags verwenden, um Text zu formatieren. Zum Beispiel: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Informationen zu Projekten finden Sie unter Projekte erstellen.
   background	Gibt die Rahmenbedingungen des Projekts an.
   budget	Gibt die Gesamtstundenzahl an, die dem Projekt zugeschrieben wurde.
   certification	Gibt den Status des Merkmals „Zertifizierungen“ für das Projekt an. True: Aktiviert. False: Deaktiviert. Der Standardwert ist „False“. Weitere Informationen finden Sie unter Zertifizierungsprogramme erstellen.
   managementResponse	Gibt die Reaktion des Managements auf die Gesamtbewertung des Projekts an.
   maxSampleSize	Gibt die im Projekt definierte Gesamtstichprobengröße, aufgeteilt auf die Testrunden, an. Der Standardwert ist 0. Dieses Feld hängt vom Projekttyp ab, der wiederum vom Workflow abhängig ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren ausführen und Kontrollen testen.
   numberOfTestingRounds	Gibt die Anzahl der Testrunden an, die im Projekt durchgeführt werden. Der Standardwert ist 0. Dieses Feld hängt vom Projekttyp ab, der wiederum vom Workflow abhängig ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren ausführen und Kontrollen testen.
   opinion	Gibt die endgültige Bewertung des Projektergebnisses an.
   opinionDescription	Gibt eine formale Erklärung über das Projektergebnis an, einschließlich Anmerkungen oder Empfehlungen.
   purpose	Gibt die beabsichtigten Ergebnisse, Zwecke oder Ziele des Projekts an.
   startDate obligatorisch	Gibt das Datum an, an dem das Projekt laut Planung beginnen soll. Das Datum muss das Format JJJJ-MM-TT aufweisen.
   targetDate obligatorisch	Gibt das Datum an, an dem das Projekt laut Planung abgeschlossen sein soll. Das Datum muss das Format JJJJ-MM-TT aufweisen.
   projectTypeId obligatorisch (nur statische Vorlage)	Gibt den Projekttyp an, der dem Projekt zugeordnet ist. Die Projekttyp-ID ist in der URL verfügbar, wenn Sie zu diesem Projekttyp navigieren. Zum Beispiel: https://stark.projects.highbond.com/audit_types /36245/description, wobei 36245 die Projekttyp-ID ist. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows und Projekttypen.
   scope	Gibt die Elemente an, die durch das Projekt abgedeckt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Projekte planen.
   controlPerformance	Gibt den Status des Merkmals „Kontrollleistung“ für das Projekt an. True: Aktiviert. False: Deaktiviert. Der Standardwert ist „False“. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrollleistung planen.
   riskAssurance	Gibt den Status des Merkmals „Risikoabsicherung“ für das Projekt an. True: Aktiviert. False: Deaktiviert. Der Standardwert ist „False“. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte bei der Absicherung von Risiken.
   entities	Gibt die Entitäts-IDs der Entitäten an, die mit Projektelementen verknüpft sind. Entitäts-ID finden Sie in der URL, wenn Sie zu einer Entität navigieren. Beispiel: https://stark.projects.highbond.com/ auditable_entities/33055, wobei 33055 die Entitäts-ID ist. Sie können mehrere IDs mit Kommas getrennt eingeben. Hinweis Alternativ können Sie in diesem Feld eine Referenz-ID einer neuen Entität angeben, die Sie in der aktuellen Vorlage hinzugefügt haben. Damit wird das Projekt beim Hochladen der Vorlage der Entität zugeordnet. Weitere Informationen über die Verknüpfung von Diligent One-Ressourcen im Massenimportprogramm finden Sie unter Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm. Weitere Informationen über Entitäten finden Sie unter Entitäts-Tagging einrichten.
   tagList	Eine durch Kommata getrennte Liste von Tags, die mit dem Projekt verbunden sind. Weitere Informationen finden Sie unter Projekte mit Tags versehen. Hinweis Wenn ein Wert mit einer eckigen Klammer oder einem Komma, Semikolon oder einem Zeilenumbruch beginnt, schließen Sie den Wert in doppelte Anführungszeichen (" ") ein.
   customAttributes_1_term - customAttributes_n_term	Gibt benutzerdefinierte Attributfelder 1 bis n an. Die benutzerdefinierten Attribute in der Excel-Vorlage sind wie folgt vom Vorlagentyp abhängig: Projekte > Projekttypen: Standardmäßig enthält die Vorlage die benutzerdefinierten Attributfelder, die im Projekttyp definiert sind. Alle Ressourcen: Sie müssen die benutzerdefinierten Attributfelder (sowohl Begriff als auch Wert) manuell prüfen und eingeben. Die Vorlage enthält ein Paar aus benutzerdefiniertem Attributbegriff und -wert. Sie können bei Bedarf manuell neun weitere Paare hinzufügen. Befolgen Sie dabei dieselbe Namenskonvention und fügen Sie einen Zählerwert hinzu, beispielsweise: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value usw. Die benutzerdefinierten Attribute von Projekten, Frameworks und deren Komponenten werden im Projekttyp definiert. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Attributen finden Sie unter Begriffen, Felder und Benachrichtigungen anpassen.
   customAttributes_1_value - customAttributes_n_value	Gibt benutzerdefinierte Attributwerte 1 bis n an. Die benutzerdefinierten Attribute in der Excel-Vorlage sind wie folgt vom Vorlagentyp abhängig: Projekte > Projekttypen: Standardmäßig enthält die Vorlage die benutzerdefinierten Attributfelder, die im Projekttyp definiert sind. Alle Ressourcen: Sie müssen die benutzerdefinierten Attributfelder (sowohl Begriff als auch Wert) manuell prüfen und eingeben. Die Vorlage enthält ein Paar aus benutzerdefiniertem Attributbegriff und -wert. Sie können bei Bedarf manuell neun weitere Paare hinzufügen. Befolgen Sie dabei dieselbe Namenskonvention und fügen Sie einen Zählerwert hinzu, beispielsweise: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value usw. Die benutzerdefinierten Attribute von Projekten, Frameworks und deren Komponenten werden im Projekttyp definiert. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Attributen finden Sie unter Begriffen, Felder und Benachrichtigungen anpassen. Hinweis Wenn ein Wert mit einer eckigen Klammer oder einem Komma, Semikolon oder einem Zeilenumbruch beginnt, schließen Sie den Wert in doppelte Anführungszeichen (" ") ein. Beispiel: "[2021]", "Erste, zweite Anlage", "Das ist wichtig; das auch". Bei einem Auswahlfragefeld können Sie mehrere Werte durch Komma getrennt hinzufügen. Für eine Dropdown-Liste oder ein Auswahlfragefeld stellen Sie sicher, dass die Werte genau den angegebenen Optionen entsprechen.

   Hinweis

   In der dynamischen Vorlage werden für ein Dropdown-Feld die Optionen in der Dropdown-Liste nur für die erste Zeile angezeigt. Um diese Optionen für weitere Zeilen zu verwenden, kopieren Sie die erste Zeile und fügen Sie sie in die erforderlichen Zeilen ein.

3. Speichern und schließen Sie die Vorlage.

Tipps für die Vorbereitung von Inhalten

Die Vorbereitung von Inhalten umfasst:

• Kopieren und Einfügen der Quelldaten in die Excel-Vorlage
• Daten, falls erforderlich, manuell in die Excel-Vorlage eingeben
• Die Vorlage zur Vorbereitung auf den Massen-Upload speichern

Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm

„Reference ID“ ist ein Feld in der zum Massenimportprogramm gehörenden Excel-Vorlage. Das Feld findet sich in allen Arbeitsblättern und ist für alle Ressourcen verfügbar. Es handelt sich um einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz im Arbeitsblatt.

Mit Referenz-IDs können Sie Diligent One-Ressourcen schnell miteinander verknüpfen. Sie können z. B. ein Projekt und ein Ziel, das mit dem Projekt verknüpft ist, im selben Import erstellen. Sie können dies tun, indem Sie referenceId in das erforderliche Feld eingeben.

Daten hochladen

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Ziehen Sie die Vorlage mit der Maus in das Browserfenster.
• Klicken Sie auf Wählen Sie auf Ihrem Computer aus und wählen Sie die aktualisierte Vorlage von Ihrem Computer aus.

  Nur eine Excel-Vorlage gleichzeitig kann hochgeladen werden (jede Datei wird separat validiert).

Ergebnis Je nach Ergebnis des Vorgangs wird eine Erfolgs- oder Fehlermeldung angezeigt, und die letzte Sitzung wird in der Tabelle Sitzungen aktualisiert.

Sitzungen im Massenimportprogramm

Eine Sitzung im Massenimportprogramm besteht aus einer Reihe von Benutzerinteraktionen für den Import von Diligent One-Ressourcen. Jede Benutzersitzung wird in der Tabelle Sitzungen aufgezeichnet.

Die Sitzungstabelle enthält die folgenden Informationen:

Feldname	Beschreibung
Web-Sitzungen	Zeigt die Liste der Web-Sitzungen an. Eine Websitzung stellt eine Sitzung dar, die über die Benutzeroberfläche des Massenimportprogramms abgehalten wird. Jedes Mal, wenn Sie die Seite Massenimportprogramm öffnen, beginnt eine neue Sitzung .
API-Sitzungen	Zeigt die Liste der API-Sitzungen an. Eine API-Sitzung stellt eine Sitzung dar, die über eine API-Plattform wie Postman usw. abgehalten wird.
Aktualisieren	Ladt die Tabelle Sitzungen neu.
Sitzungs-ID	Bezeichner der Sitzung. In Websitzungen können Sie auf die Sitzungs-ID klicken, um zu einer bestimmten Sitzung zu gelangen, und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt. Beispiel: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, wobei bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc die Sitzungs-ID ist. Hinweis Sitzungs-IDs von Web- und API-Sitzungen sehen ähnlich aus. Achten Sie also darauf, die IDs nicht zu verwechseln.
Datum	Zeigt Datum und Uhrzeit der Sitzung an. Sie können das Datum in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren.
Hochgeladen von	Zeigt den Namen des Benutzers an.
Status	Zeigt den Status des Uploads an und ob er erfolgreich war oder nicht. Sie können auf den Status klicken, um die ausgefüllten Importeinzelheiten anzuzeigen.
Dateiname	Zeigt den Namen der hochgeladenen Vorlage/das Fehlerprotokoll an. Beispiel: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Vorlage Sie können die Vorlage anklicken und herunterladen, um bereits hochgeladene Daten zu korrigieren. Fehlerprotokoll Ein Fehlerprotokoll wird erstellt, wenn ein Upload fehlschlägt. Sie können im Fehlerprotokoll nachschauen, um die Fehler zu beheben und die Vorlage erneut hochzuladen. Hinweis Die Vorlage und das Fehlerprotokoll sind bis zu 18 Monate nach dem Upload-Datum zum Herunterladen verfügbar. Der Link zum Herunterladen der Vorlage ist für Sitzungen im Massenimportprogramm ab 13. Mai 2022 verfügbar. Sie können die Vorlage nicht für Sitzungen herunterladen, die vor diesem Datum stattfanden.

Massen-Aktualisierung bestehender Projekte

Sie können im Massenimportprogramm mit Hilfe von Sitzungen mehrere Elemente auf einmal aktualisieren.

Problembehandlung

Sie können das Fehlerprotokoll aus der Tabelle „Sitzungen“ herunterladen und darin nachschauen. Verstehen Sie, welche Fehler beim Massen-Upload häufig auftreten und lernen Sie, diese Fehler zu beheben.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste der möglichen Fehler, die beim Hochladen der Vorlage auftreten können.

Fehler	Lösung(en)
Es können dabei mehr als 2000 Zeilen in der hochgeladenen Datei enthalten sein (einschließlich aller Arbeitsblätter).	Entfernen Sie die zusätzlichen Reihen aus der Vorlage und laden Sie sie erneut hoch.
Obligatorische Felder wurden nicht ausgefüllt oder fehlen in der hochgeladenen Datei.	Vergewissern Sie sich, dass alle obligatorischen Felder (in der Vorlage durch rote und orangefarbene Spaltennamen gekennzeichnet) ausgefüllt sind. Hinweis Wenn Sie keine Daten in die Pflichtfelder eingeben, wird die Reihe nicht verarbeitet.
Daten sind ungültig.	Stellen Sie sicher, dass die Daten in Textfeldern gültig sind und die maximale Feldlänge nicht übersteigen: 255 Zeichen. Rich-Text-Felder weisen keine Zeichengrenzen auf.
Die Datenwerte sind ungültig oder stimmen nicht mit den Dropdown-Werten überein.	Beispiel: Der Wert für die Felder received und sendRecurrentNotifications im Blatt Requests muss True oder False sein.
Ungültige Felder in der Vorlage.	Fügen Sie der Vorlage keine neuen Felder hinzu. Entfernen Sie keine Felder aus der Vorlage.
Die Vorlage hat nicht das erwartete Format.	Vergewissern Sie sich, dass das Dateiformat .xlsx ist.
Ungültige Arbeitsblattnamen.	Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts.
Die Sitzung ist abgelaufen.	Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie den Upload erneut.
Möglicherweise ist die Sitzungs-ID ungültig.	Stellen Sie sicher, dass Sie eine Websitzungs-ID verwenden.