Aufgaben zuweisen

Sie können Aufgaben zuweisen, um Erinnerungen einzurichten, Überprüfungsnotizen anlegen und mit anderen zusammenarbeiten.

Funktionsweise

Aufgaben unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Kontrollprüfern. Sie können ein Aufgabenelement einem Diligent One-Benutzer in einem Projekt oder einem Framework zuweisen.

Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, wird diese Aufgabe Ihrer Aufgabenliste sowie der Aufgabenliste des Empfängers hinzugefügt. Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und kann die Aufgabe aktualisieren und eine Anmerkung posten. Wenn Sie die Aufgabe sich selbst zuweisen, erhalten Sie keine E-Mail.

Wenn Sie eine Anmerkung zu einer Aufgabe posten, erhält der Empfänger eine Benachrichtigung per E-Mail. Ebenso werden Sie per E-Mail benachrichtigt, wenn der Empfänger eine Anmerkung postet.

Hinweis

Um die Integrität des Prüfpfads zu erhalten, können Sie keinen Kommentar löschen.

Symbole

Aufgaben werden von den folgenden Symbolen begleitet:

Symbol Beschreibung Anzeigeort des Symbols
Aufgaben mit dem Status „Offen“: Das Symbol zeigt auch die Anzahl der offenen Aufgaben an.

Der Seitenbereich Aufgaben, den Sie aufrufen können, indem Sie an folgenden Stellen in der Dienstprogramm-Symbolleiste auf Aufgaben klicken:

  • Seiten für „Einsatz vor Ort”
  • Registerkarte Planung
  • Registerkarte Ergebnisse
neue oder ungelesene Aufgaben
  • Startseite der Projekte-App (Prioritäten)
  • Aufgabenverfolgung
überfällige Aufgaben

Status

Aufgaben können den folgenden Status aufweisen:

Status Beschreibung Was passiert in der Projekte-App?
Geöffnet Wird angezeigt, wenn Sie eine Aufgabe erstellen und zuweisen

Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

Der Empfänger kann auf den Link in der E-Mail klicken, um die Aufgabe zu aktualisieren oder eine Anmerkung zu posten.
Geklärt Wird angezeigt, wenn Sie bestätigen, dass die Aufgabe abgeschlossen wurde und bereit ist, geschlossen zu werden

Der Aufgabenstatus wird von Geöffnet in Geklärt geändert.

Die Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist, erhält eine Bestätigung per E-Mail, dass die Aufgabe geklärt wurde und nun bereit ist, geschlossen zu werden.
Geschlossen Wird angezeigt, wenn Sie eine Aufgabe schließen

Der Aufgabenstatus wird von Geklärt in Geschlossen geändert.

Die beauftragte Person erhält eine E-Mail zur Bestätigung, dass die Aufgabe abgeschlossen wurde. Die Aufgabe wird aus dem Bereich Aufgaben entfernt, aber sie wird innerhalb der Projekt-Aufgabenliste (Zugriff über die Projektmanagement-Registerkarte Aufgaben) und der Aufgabenverfolgung beibehalten.

Lineare Aufgaben mit dem Zitiermodus erstellen

Prüfberichte werden häufig von verschiedenen Zielgruppen einer genauen Prüfung unterzogen. Während Sie Ihren endgültigen Bericht entwerfen, müssen Sie in der Regel mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die endgültige Botschaft im entsprechenden Ton mit den richtigen Details und Fakten und der geeigneten Positionierung vermittelt wird.

Zur Unterstützung des Prüfungsprozesses können Sie Coaching-Hinweise des ursprünglichen Verfassers des Berichts bereitstellen, indem Sie lineare Aufgaben mit dem Zitiermodus erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Belege zitieren.

Beispiel

Überprüfungsnotizen erstellen

Szenario

Ihr Kollege hat Ihnen die Überprüfung der Ergebnisse eines Prüfungsverfahrens zugewiesen. Während der Prüfung erkennen Sie, dass die Dokumentation der Ergebnisse nicht so umfangreich ist, wie sie sein könnte. Sie möchten für den Kollegen eine Überprüfungsnotiz erstellen, damit dieser die Anschlussarbeiten durchführen und die weiteren Informationen liefern kann.

Prozess

Klicken Sie auf der Seite Verfahrensausführung auf Hinzufügen im Seitenbereich Aufgaben. Sie geben die folgenden Informationen in die Review-Anmerkung ein:

  • Beschreibung Geben Sie hier die analytischen Daten im Zusammenhang mit diesem Prüfungsverfahren ein.
  • Zugewiesen an Ihren Kollegen
  • Fälligkeitsdatum Das erwartete Abschlussdatum

Ergebnis

Die Aufgabe wird erstellt, und der Status Offen wird automatisch zugewiesen. Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und kann die Aufgabe aktualisieren und eine Anmerkung posten.

Berechtigungen

Benutzer, denen die Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ oder „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ zugewiesen wurde, können Aufgaben übergreifend über alle Projekte und Frameworks innerhalb der Diligent One-Instanz zuweisen und verwalten.

Benutzer, denen die Rolle „Mitwirkender Manager“, „Mitwirkender Tester” oder „Mitwirkender Benutzer“ zugewiesen wurde, können Aufgaben über das Dashboard Mitwirkender überall erstellen, wo sie Zugriff auf sie haben. Falls der Benutzer beispielsweise ein Kontrolleigentümer ist, kann er eine Aufgabe auf der Kontrollseite erstellen.

Aufgaben anlegen und zuweisen

Sie können neue Aufgaben erstellen und der betreffenden Person zur Bearbeitung zuweisen.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    In einem Projekt

    1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    2. Öffnen Sie ein Projekt.

    In einem Framework

    1. Öffnen Sie die Frameworks-App.
    2. Öffnen Sie ein Framework.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Aufgabe in einem Projekt erstellen Auf einer kontextabhängigen Seite für Einsatz vor Ort bzw. auf den Registerkarten Planung oder Ergebnisse:
      1. Klicken Sie in der Dienstprogramm-Symbolleiste rechts auf Aufgaben.
      2. Klicken Sie im Seitenbereich Aufgaben auf +Aufgabe hinzufügen.
    • Aufgabe in einem Framework erstellenAuf einer kontextabhängigen Seite für Einsatz vor Ort bzw. auf der Registerkarte Planung: 
      1. Klicken Sie in der Dienstprogramm-Symbolleiste rechts auf Aufgaben.
      2. Klicken Sie im Seitenbereich Aufgaben auf +Aufgabe hinzufügen.
  3. Geben Sie die Einzelheiten in das Formular Aufgabe erstellen ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Ergebnis Die Aufgabe wird im Bereich Aufgaben angezeigt.

Aufgabenliste verwalten

Sie können Aufgaben innerhalb eines einzelnen Projekts oder Framework verwalten.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    In einem Projekt

    1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    2. Öffnen Sie ein Projekt.

    In einem Framework

    1. Öffnen Sie die Frameworks-App.
    2. Öffnen Sie ein Framework.
  2. Klicken Sie auf den Projektmanagement-Registerkarte Aufgaben.

    Eine Liste der Aufgaben wird angezeigt.

  3. So finden Sie eine bestimmte Aufgabe:
    • Schränken Sie die Liste der Aufgaben durch Suchen oder Anwenden von Filtern ein.
    • Sortieren Sie Aufgaben, indem Sie auf den Spaltentitel klicken.
  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um Aufgaben zu verwalten:
    • Seite anzeigen, auf der die Aufgabe erstellt wurde Klicken Sie auf Nach.
    • Status einer Aufgabe aktualisieren oder Kommentare hinzufügen Klicken Sie neben der Aufgabe auf Aktualisieren.
    • Aufgaben löschen Klicken Sie auf Löschen und OK.

      Ergebnis Die Aufgabenliste wird aktualisiert.

Alle Aufgaben verwalten

Sie können Aufgaben, die Ihnen zugeordnet wurden, und solche, die Sie zugeordnet haben, über mehrere Projekte und Frameworks hinweg verwalten.

  1. Öffnen Sie die Aufgabenverfolgungs-App.

    Die Seite Aufgabenverfolgung wird mit einer Liste der offenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, sortiert nach dem frühesten Fälligkeitsdatum, angezeigt.

    Die gelbe Uhr  deutet überfällige Elemente an. Der rote Punkt steht für ungelesene Elemente.

  2. So finden Sie eine bestimmte Aufgabe:
    • Schränken Sie die Liste der Aufgaben durch Suchen oder Anwenden von Filtern ein.
    • Sortieren Sie Aufgaben, indem Sie neben dem Spaltentitel auf  klicken.
  3. Passen Sie den Status einer Aufgabe an, zeigen Sie die Informationen in der Tabelle an oder klicken Sie auf die Aufgabenbeschreibung, um die Aufgabe zu aktualisieren.
    Tipp

    Sie können zu dem Projekt navigieren, in dem die Aufgabe erstellt wurde, oder zur Quellseite, wo die Aufgabe erstellt wurde. Klicken Sie dazu auf den Link unter der Spalte Projekt bzw. Quelle.

    Hinweis

    Aufgaben können nur an solche Diligent One-Benutzer erneut zugewiesen werden, die Zugriff auf das Projekt mit der Aufgabe haben.

    Ergebnis Die Aufgaben werden aktualisiert.