Erste Schritte mit der Projekte-App
Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die verschiedenen Beziehungen, aus denen die Projekte-App und die mit der Projekte-App verbundenen Workflows bestehen, zu verstehen.
Was ist die Projekte-App?
Die Projekte-App ist eine App, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufgaben innerhalb Ihres Teams und Ihrer Organisation zu planen, zu verwalten, auszuführen und zu dokumentieren. Die Projekte-App stellt eine vollständig automatisierte Lösung für Arbeitspapiere bereit, die für das Audit-Management, das Compliance-Management, das Management operativer Risiken und das Risiko- und Kontroll-Monitoring gedacht ist.
Woraus besteht die Projekte-App?
Die Projekte-App besteht aus einer Reihe von Beziehungen zwischen verschiedenen Komponenten.
In der Projekte-App gibt es zwei Workflows: „Arbeitsplan“ und „Interne Kontrolle“. Das Diagramm unten präsentiert die Beziehungen, die von einen Workflow vom Typ Interne Kontrolle definiert werden. Die Terminologie kann ggf. angepasst werden.
Komponenten
Jede Komponenten in der Projekte-App dient einem bestimmten Zweck und bezieht sich auf andere Komponenten.
Projekt
Ein Projekt ist ein Verwaltungssystem, das es Ihnen ermöglicht, Ziele, Risiken und Kontrollen zu definieren, Tests durchzuführen und Informationen in einem abschließenden Bericht zusammenzustellen. Projekte werden auch als Programme und Einsätze bezeichnet.
Ziel
Ziele sind Schlüsselbereiche eines Projekts und die Entitätsstruktur für die Arbeiten, die im Rahmen eines Projekts durchgeführt werden. Jedes Ziel beschreibt den untersuchten Gegenstand und wie die Leistung bewertet wird. Ziele werden auch als Abschnitte, Zyklen oder Kontrollziele bezeichnet.
Schilderung
Eine Schilderung ist eine Beschreibung eines Ziels oder eines Bereichs, das bzw. der geprüft werden soll. Schilderungen werden auch als Richtlinien, Prozessbeschreibungen oder Kontrollleitlinien bezeichnet.
Risiko
Ein Risiko ist eine Auswirkung von Unsicherheit auf ein Ziel, wobei eine positive oder negative Abweichung von der Erwartung möglich ist. Risiken werden nach Zielen organisiert und können einer oder mehreren Kontrollen zugeordnet werden.
Kontrolle
Eine Kontrolle ist ein Programm, eine Richtlinie, eine Routine oder eine Aktivität, die dazu gedacht ist, ein Risiko beizulegen. Kontrollen werden nach Zielen organisiert und können einer oder mehreren Risiken zugeordnet werden. Die Kombination aus identifizierten Risiken und dazugehörigen Schlüsselkontrollen definiert die Risikomatrix. Kontrollen werden auch als Verfahren bezeichnet.
Testplan
Ein Testplan ist ein Dokument, das detailliert die Bewertung von Kontrollen beschreibt. Testpläne identifizieren die Testmethode oder die Art der eingeholten Nachweise, sie geben den gesamten Stichprobenumfang an (aufgeteilt auf die Testrunden) oder illustrieren die Testschritte bzw. -attribute.
Exemplarische Vorgehensweise
Eine exemplarische Vorgehensweise besteht aus einer Reihe von Schritten, die durchgeführt werden, um die Verlässlichkeit von Kontrollen festzustellen und die Gestaltung von Kontrollen zu testen. Jede von Ihnen definierte Kontrolle hat eine exemplarische Vorgehensweise, die verwendet wird, um zu überprüfen, ob die Kontrolle angemessen gestaltet ist. Exemplarische Vorgehensweisen werden auch als Ergebnisse oder Verfahrensergebnisse bezeichnet.
Test
Ein Test ist eine Bewertung, welche die betriebliche Wirksamkeit der internen Kontrollen innerhalb einer Organisation garantiert. Für jede Kontrolle, die Sie definieren, gibt es einen entsprechenden Test (oder eine Reihe von Tests, wenn mehrere Testrunden durchgeführt werden).
Problem
Ein Problem ist ein problematischer Sachverhalt oder eine Ausnahme, die innerhalb eines Projekts identifiziert wurde. Während der Arbeit am Projekt können Sie jederzeit Probleme identifizieren. Probleme werden auch als Mängel, Beobachtungen oder Feststellungen bezeichnet.
Aktion
Eine Aktion ist eine Aktivität oder ein Folgeplan, der dazu gedacht ist, ein Problem beizulegen. Aktionen werden auch als Beilegungsaktivitäten oder Empfehlungen bezeichnet.
Entitätenbeziehungen
Die folgende Entitätenbeziehungsgrafik kann Ihnen bei der Zuordnung Ihrer Prozesse in der Projekte-App helfen.
Es gibt drei Arten von Entitätenbeziehungen:
- 1:1 Verhältnis - Besteht, wenn einer übergeordneten Entität entweder keine oder nur eine untergeordnete Entität zugeordnet ist.
- 1:n-Beziehung – besteht, wenn einer übergeordneten Entität mehrere untergeordnete Entitäten zugeordnet wurden.
- n:n-Beziehung – besteht, wenn mehreren übergeordneten Entitäten mehrere untergeordnete Entitäten zugeordnet wurden.
Hinweise
- Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
- Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.
Wie ist die Projekte-App mit anderen Apps verbunden?
Die Projekte-App ist mit einer Vielzahl von anderen Apps verbunden.
Hinweis
Welche Apps Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von der verwendeten Diligent One-Edition (Standard oder Premium) ab und ob Ihre Organisation Erweiterungen gekauft hat. Weitere Informationen finden Sie unter Abonnements, Editionen und Funktionen.
Wie funktioniert die Projekte-App?
Vor der Verwendung der Projekte-App muss ein Administrator Benutzer Launchpad hinzufügen und Benutzern den entsprechenden Zugriff auf die Projekte-App zuweisen.
Sobald Benutzern der entsprechende Zugriff gewährt wurde, können Sie mit der Arbeit in der Projekte-App beginnen. Weitere Einrichtungs- und Verwaltungsaufgaben sind optional und können jederzeit erledigt werden.
Das folgende Diagramm zeigt einen einfachen Workflow zur Erledigung von Arbeiten in der Projekte-App:
1. Erstellen Sie ein Projekt
Beim Anlegen von Projekten wählen Sie den entsprechenden Projekttyp und zentralisieren Ihre Arbeitspapiere und Kommunikation. Sie können ein Projekt von Grund auf neu erstellen oder Sie wählen eine Projektvorlage oder verwenden ein bestehendes Projekt neu (übertragen).
2. Planen Sie ein Projekt
Die Planung von Projekten umfasst die Zuweisung des entsprechenden Zugriffs für jede am Projekt beteiligte Person, die Eingabe der Basisinformationen und das Anhängen von Planungsdateien.
Sobald Sie die Planungsdokumentation abgeschlossen haben, können Sie mit der Definition von Zielen, Risiken und Kontrollen im Projekt beginnen.
3. Beweise sammeln und bewerten
Das Sammeln und Bewerten von Beweisen umfasst zahlreiche unterschiedliche Aktivitäten wie beispielsweise die Durchführung von exemplarischen Vorgehensweisen, das Testen von Kontrollen, die Dokumentation von Beobachtungen oder Problemen, das Überprüfen und Analysieren von Nachweisen, den Entwurf von vorübergehenden Schlussfolgerungen und Empfehlungen und, falls notwendig, die Anforderung von zusätzlichen Informationen von den Klienten und anderen Teammitgliedern.
4. Planen und überwachen Sie ein Projekt
Die Planung und Überwachung von Projekten umfasst die Verwaltung von Zeitachsen und Terminen im Zusammenhang mit allen aktiven Projekten in der Organisation, die Erfassung der zur Durchführung der Projektarbeit aufgewendeten Zeit (innerhalb und außerhalb des Projekts) und die Überwachung des Projektfortschritts.
5. Schließen Sie ein Projekt ab und verwalten Sie es
Der Abschluss und das Verwalten von Projekten umfasst das Ziehen von faktischen Schlüssen über die im Projekt erledigten Arbeiten, einschließlich ggf. der Empfehlungen und der Organisation der Projektarbeit, um sie einfach abrufen, wiederverwenden und verwerfen zu können.
Mit Projekten in Offline-Umgebungen arbeiten
Wenn Sie in einer Offline- oder Remote-Umgebung arbeiten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
| Option | Detaillierte Informationen |
|---|---|
| Diligent HighBond für iOS oder Android | Diligent HighBond für iOS oder Android |
| Offline-Projekte | Mit Offline-Projekte arbeiten |
Nächster Schritt
Versuchen Sie einen einfachen Workflow in der Projekte-App: Das erste Projekt erstellen
