Ressourcen einplanen

Der Ablaufplaner ist eine App in Diligent One. Sie können Ressourcen für Projekte und Phasen einplanen, um die Kontrolle über die Arbeitsverpflichtungen und die Verfügbarkeit Ihres Teams zu erlangen und sicherzustellen, dass die Teams nicht vorzeitig überfordert oder unterbesetzt sind.

Funktionsweise

Die Registerkarte Personen im Ablaufplaner bietet einen umfassenden Überblick darüber, wer für die Arbeit zur Verfügung steht, wer eingeplant ist und wann sie eingeplant sind sowie wie lange ihr jeweiliger Arbeitseinsatz dauert.

Ressourcen (Benutzer)

Ressourcen sind Benutzer in Ihrer Organisation. Nur Benutzer, denen die folgenden Rollen zugewiesen wurden, werden im Ablaufplaner aufgeführt:

• Fachmanager

• Fachbenutzer

Wenn ein Benutzer zuvor für ein Projekt oder eine Phase eingeteilt wurde und die Rolle dieses Benutzers zu einem späteren Zeitpunkt zurückgestuft wird, muss ein Benutzer mit der Rolle „Fachmanager” dem Benutzer eine höhere Rolle zuweisen, damit er oder sie auf das Projekt zugreifen und Arbeiten ausführen kann.

Projekte, Phasen und projektunabhängige Verpflichtungen

Sie können Benutzer für Projekte und Phasen einplanen, um sicherzustellen, dass Sie über ausreichende Kapazitäten zur Durchführung der geplanten Projekte verfügen. Außerdem können Sie Benutzer für eine projektunabhängige Verpflichtung einplanen, um Abwesenheiten zu berücksichtigen, die nicht auf Projektfunktionen basieren.

Komponente	Beschreibung
Projekt	Ein geplantes Vorhaben, das mehrere Phasen umfassen kann
Phase	Eine signifikante Etappe, die Teil eines Projekts ist: Planungsaktivitäten im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Konsolidierung von Projektplanungsinformationen Aktivitäten zu Einsatz vor Ort im Zusammenhang mit dem Sammeln, Bewerten und Dokumentieren von Belegen Aktivitäten in der Ergebnisse-App im Zusammenhang mit der Berichterstellung in Projekten
Nicht-Projekt	Eine Aktivität, die nicht auf einer Projektfunktion basiert

Termine

Projekttermine werden von allen Benutzern gemeinsam genutzt, da die Termine in den Projekteinstellungen festgelegt werden (als Startdatum Einsatz vor Ort und Zielfertigstellung).

Die Phasentermine können unabhängig von den Projektterminen sein und werden den Benutzern individuell zugewiesen. Das bedeutet, dass Sie mehrere Benutzer für dasselbe Projekt oder dieselbe Phase einplanen können. Sie können auch Phasen außerhalb der Projekttermine einplanen.

Überlappende Ablaufpläne

Ein überlappender Ablaufplan bedeutet, dass das Startdatum einer Verpflichtung vor dem Enddatum einer anderen Verpflichtung liegt.

Überlappende Ablaufpläne werden automatisch im Seitenbereich Details planen angezeigt, wenn Sie Benutzer terminieren. Auf diese Weise vermeiden Sie Doppelbuchungen, die mit mehreren Projekte und Phasen verbunden sind, oder Buchungen zusätzlich zu Abwesenheitszeiten.

Arbeitstage und -stunden

Projekte-App-Administratoren können jetzt die Standard-Arbeitstage und -Vollzeitstunden für Benutzer in ihrer Organisation konfigurieren. Sie können auch individuelle Stunden festlegen, wenn sie für bestimmte Benutzer andere Arbeitszeiten festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitstage und -zeiten für alle Benutzer konfigurieren.

Anhand dieser Informationen wird berechnet, wie viele Stunden ein Benutzer voraussichtlich arbeiten wird und wie viel der Zeit des Benutzers für die Projektarbeit aufgewendet werden kann.

Beschränkungen

• maximal 50 Benutzer können pro Projekt eingeplant werden
• Ein einzelner Benutzer kann für maximal 100 Phasen eingeplant werden

Anwendungsfälle

Berechtigungen

Nur Projekte-App-Administratoren können die Einstellungen für den Ablaufplaner konfigurieren.

Benutzer mit der Rolle „Fachmanager” können Benutzer einplanen und die Einplanung von Benutzern rückgängig machen. Nur „Fachbenutzer“ oder „Fachmanager“ können Projekte und Phasen einplanen.

Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” haben einen Nur-Lesen-Zugriff auf den Ablaufplaner.

Zum Ablaufplaner navigieren

Navigieren Sie zu dem Bereich, in dem Sie Ablaufpläne für mehrere Projekte verwalten können.

1. Öffnen Sie die Ablaufplaner-App.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Personen.

   Ergebnis Das Gantt-Diagramm zeigt eine Liste der Fachmanager und Fachbenutzer in der Diligent One-Instanz an.

Benutzer filtern

Auf der Registerkarte Personen in der Ablaufplaner-App können Sie sehen, wie die einzelnen Benutzer mit projektbezogenen und projektfremden Aktivitäten beschäftigt sind: Standardmäßig werden nur Benutzer angezeigt, die mit aktiven Projekten verbunden sind. Sie können jedoch Ihre eigenen individuellen Ansichten erstellen, die für alle in Ihrer Organisation sichtbar sind.

1. Um eine bestehende Ansicht anzuwenden oder zu ändern, wählen Sie eine Ansicht aus der Auswahlliste. Standardmäßig wird die Ansicht Nur aktive Projekte angewendet.
2. Um die angewandten Filter zu ändern, klicken Sie auf x Filter angewendet. Der Bereich Gespeicherte Ansicht wird geöffnet.
3. Wenn Sie eine bestehende Anzeige ändern möchten, wählen Sie unter Name die Ansicht aus, die geändert werden soll.
4. Sie können die Benutzerliste nach Benutzern, Projektnamen, Status und Tags filtern. Die Benutzerliste wird aktualisiert, sobald Sie Filter anwenden.
5. Sie können die Filter anwenden, ohne sie zu speichern, oder Ihre Änderungen in einer neuen oder bestehenden Ansicht speichern.
   • Um Ihre Filter anzuwenden, ohne sie zu speichern, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Bereichs Gespeicherte Ansicht auf die Schaltfläche Schließen. Ein Hinweis auf nicht gespeicherte Änderungen, die auf die aktuelle Ansicht angewendet wurden, wird angezeigt.
   • Wenn Sie eine gespeicherte Ansicht geöffnet haben, klicken Sie auf Speichern, um die Ansicht mit den aktuellen Filtern zu aktualisieren.
   • Um Ihre Filter als eine neue Ansicht zu speichern, klicken Sie auf Speichern unter. Wenn eine gespeicherte Ansicht geöffnet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche ..., um die Option Ansicht speichern unter aufzurufen. Alternativ können Sie aktuelle Ansicht auch umbenennen oder löschen.

   Ergebnis Die Ablaufplaner-App zeigt entsprechend der angewendeten Filter die zutreffenden Benutzer an.

Diagrammansicht anpassen

Neben dem Filtern der Benutzer, die in der Liste angezeigt werden, können Sie auch den gewünschten Zeitrahmen für die Ansicht anpassen:

• Zeitschritte im Gantt-Diagramm wählen Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Woche, Monat, Quartal oder Geschäftsjahr.

  Hinweis

  Die Vorgabe für das Enddatum des Geschäftsjahres ist der 31. Dezember. Systemadministratoren können in Launchpad das Enddatum des Geschäftsjahres für die Organisation festlegen.

  Weitere Informationen finden Sie unter Organisationseinstellungen aktualisieren.

• Zu einem bestimmten Datum springen oder durch die Zeit blättern Klicken Sie auf Heute oder Springe zu, um zum heutigen Tag oder einem bestimmten Datum zu springen, oder klicken Sie auf die Vorwärts- und Rückwärts-Schaltflächen, um das Gantt-Diagramm in den von Ihnen gewählten Zeitschritten zu durchlaufen.

Arbeitstage und -zeiten für alle Benutzer konfigurieren

Konfigurieren Sie die Standard-Arbeitstage und -Vollzeitstunden für Benutzer in Ihrer Organisation.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Personen der Ablaufplaner-App auf Einstellungen.

   Der Seitenbereich Einstellungen wird geöffnet.

2. Geben Sie die folgenden Informationen an:
   • Vollzeit Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die Vollzeitbeschäftigte in Ihrer Organisation pro Woche arbeiten sollen.

     Der Standardwert beträgt 40 Stunden. Sie können eine auf 2 Dezimalstellen gerundete Zahl angeben. Beispiel: 37,25

   • Arbeitstage Wählen Sie die typischen Wochentage aus, an denen die Mitarbeiter in Ihrer Organisation arbeiten sollen.

     Sie müssen mindestens einen Arbeitstag auswählen. Montags bis freitags sind standardmäßig als Arbeitstage ausgewählt.

     Hinweis

     Die arbeitsfreien Tage sind im Gantt-Diagramm ausgegraut.

3. Klicken Sie auf Speichern.

   Ergebnis Die Standardarbeitstage und -vollzeitstunden für Benutzer in Ihrer Organisation sind festgelegt.

Geplante und verfügbare Arbeitsstunden für jeden Benutzer anzeigen

In der Spalte Ablaufplanung pro [Zeitrahmen] (verbleibende Stunden) wird für jeden Benutzer angezeigt, wie viele Stunden während der im Gantt-Diagramm angezeigten Zeit geplant wurden und wie viele Arbeitsstunden noch geplant werden müssen. Der Name der Spalte wird aktualisiert, je nachdem, ob Sie Wochen, Monate, Quartale oder Geschäftsjahre im Gantt-Diagramm anzeigen möchten.

Die Anzahl der Stunden wird wie folgt berechnet:

• Verfügbare Stunden = Erwartete Arbeitsstunden für die Ressource – Geplante Projektstunden – Geplante nicht projektbezogene Stunden

• Geplante Zeit (in Prozent) = Geplante Projektstunden / verfügbare Stunden * 100

• Verbleibende Stunden = Verfügbare Stunden – Geplante Projektstunden – Geplante nicht projektbezogene Stunden

Diese Werte werden automatisch jedes Mal aktualisiert, wenn Sie im Gantt-Diagramm im ausgewählten Zeitrahmen die Anzahl der geplanten oder verfügbaren Stunden ändern, und jedes Mal, wenn Sie den Zeitrahmen ändern.

Arbeitsstunden eines einzelnen Benutzers angeben

Geben Sie die Gesamtanzahl der Arbeitsstunden pro Woche für einen einzelnen Benutzer an.

1. Klicken Sie in der Ablaufplaner-App auf die Registerkarte Personen auf den Namen des Benutzers, für den Sie andere Arbeitszeiten angeben möchten.

   Der Seitenbereich Benutzerdetails wird geöffnet.

2. Geben Sie Informationen in die folgenden Felder ein:

   Feld	Beschreibung
   Vollzeit	Gibt den Benutzer als Vollzeitbeschäftigten innerhalb der Organisation an
   Benutzerdefiniert	Gibt an, dass der Benutzer im Vergleich zu Vollzeitbeschäftigten eine andere Anzahl von Stunden pro Woche arbeitet
   Stunden/Woche	Gibt die Anzahl der Stunden an, die der Benutzer pro Woche arbeiten soll Sie können eine auf 2 Dezimalstellen gerundete Zahl angeben. Beispiel: 10,25 Wenn Sie Vollzeit gewählt haben, basiert der Standardwert auf den für die Organisation konfigurierten Vollzeit-Arbeitsstunden. Wenn Sie Benutzerdefiniert gewählt haben, können Sie einen benutzerdefinierten Wert angeben.
   Stundensatz optional	Der Geldbetrag, den der Benutzer für jede Arbeitsstunde verdient

3. Klicken Sie auf Speichern.

   Ergebnis Sie haben unterschiedliche Arbeitszeiten für den Benutzer festgelegt.

Benutzer einplanen

Planen Sie einen Benutzer für ein Projekt, eine Phase oder eine nicht prüfungsbezogene Verpflichtung ein.

Benutzer für ein Projekt einplanen

1. Klicken Sie in der Ablaufplaner-App auf der Registerkarte Personen neben dem Namen des Benutzers auf Diesen Benutzer einplanen.
2. Wählen Sie im Seitenbereich Projekt aus.
3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Projekt	Plant den Benutzer für ein bestimmtes Projekt ein Hinweis Wenn dem Benutzer keine der folgenden Rollen zugewiesen wurde, werden Sie aufgefordert, eine höhere Rolle zuzuweisen: Fachmanager Fachbenutzer
   Projekttermine	Definiert das Start- und Enddatum des Projekts Startdatum = Startdatum für Einsatz vor Ort Enddatum = Zielfertigstellung

4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um den Ablaufplan zu speichern und zum Diagramm zurückzukehren, klicken Sie auf Speichern und schließen.
   • Um den Ablaufplan zu speichern und einen weiteren hinzuzufügen, klicken Sie auf Speichern und weitere hinzufügen.

   Ergebnis Der Benutzer wird für das Projekt eingeplant. Das aktualisierte Diagramm zeigt den reservierten Zeitraum an.

Benutzer für eine Phase einplanen

1. Führen Sie in der Ablaufplaner-App auf der Registerkarte Personen eine der folgenden Aktionen aus: 
   • Klicken Sie neben dem Namen des Benutzers auf Diesen Benutzer einplanen und wählen Sie das entsprechende Projekt aus.
   • Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers und dann auf den Projektnamen neben dem entsprechenden Projekt.
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Phase	Plant den Benutzer für eine der folgenden Phasen innerhalb des Projekts ein: Planung Einsatz vor Ort Ergebnis Hinweis Wenn es mehr als einen Ablaufplan für die Phase gibt, können Sie auf den Pfeil klicken, um zum nächsten Ablaufplan zu navigieren und alle erforderlichen Details zu aktualisieren.
   Termine	Definiert das Start- und Enddatum der Phase Alle vorhandenen, sich überschneidenden Ablaufpläne werden automatisch angezeigt. Tipp Sie können Phasentermine direkt in der Diagrammansicht anpassen, indem Sie die Endpunkte der Zeitachse anklicken und an die entsprechende Stelle ziehen oder einen Gantt-Balken verschieben.
   Stunden/Tag optional	Gibt die Anzahl der Stunden pro Tag an, die der Benutzer arbeiten soll Die folgenden Informationen werden automatisch berechnet: Stunden/Tag Arbeitsstunden pro Woche geteilt durch Arbeitstage Der Standardwert basiert auf den für die Organisation konfigurierten Vollzeit-Arbeitsstunden. Der Mindestwert ist „1“ und der Höchstwert „24“. Sie können eine auf zwei Dezimalstellen gerundete Zahl angeben. Beispiel: 7,25 Dauer Anzahl der Tage zwischen den Terminen Gesamtstunden pro Tag multipliziert mit der Dauer

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um den Ablaufplan zu speichern und zum Diagramm zurückzukehren, klicken Sie auf Speichern und schließen.
   • Um den Ablaufplan zu speichern und einen weiteren hinzuzufügen, klicken Sie auf Speichern und weitere hinzufügen.

   Ergebnis Der Benutzer wird für die Phase eingeplant. Im aktualisierten Diagramm werden der reservierte Zeitraum angezeigt.

Benutzer für eine projektunabhängige Verpflichtung einplanen

1. Führen Sie in der Ablaufplaner-App auf der Registerkarte Personen eine der folgenden Aktionen aus:
   • Klicken Sie neben dem Namen des Benutzer auf Aufgabenplanung für Benutzer. Wählen Sie im Seitenbereich Nicht Projekt.
   • Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers und dann auf Nicht Projekt .
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   Feld	Beschreibung
   Nicht-Projekt-Typ	Gibt eine Kategorie an, um die projektunabhängige Zeit zu klassifizieren Nicht projektbezogene Zeit bezieht sich auf allgemeine Verwaltungsaufgaben, berufliche Weiterbildung, Urlaub oder Freistellung, organisatorische Maßnahmen oder andere Aktivitäten, die nicht im Zusammenhang mit Projektfunktionen stehen.
   Termine optional	Definiert das Start- und Enddatum der projektunabhängigen Verpflichtung Alle vorhandenen, sich überschneidenden Ablaufpläne werden automatisch angezeigt. Tipp Sie können projektunabhängige Termine direkt in der Diagrammansicht anpassen, indem Sie die Endpunkte der Zeitachse anklicken und an die entsprechende Stelle ziehen oder einen Gantt-Balken verschieben.
   Stunden/Tag optional	Gibt die Anzahl der Stunden pro Tag an, die der Benutzer für eine projektunabhängige Verpflichtung eingeplant ist Die folgenden Informationen werden automatisch berechnet: Stunden/Tag Arbeitsstunden pro Woche geteilt durch Arbeitstage Der Standardwert basiert auf den für die Organisation konfigurierten Vollzeit-Arbeitsstunden. Der Mindestwert ist „1“ und der Höchstwert „24“. Sie können eine auf zwei Dezimalstellen gerundete Zahl angeben. Beispiel: 7,25 Dauer Anzahl der Tage zwischen den Terminen Gesamtstunden pro Tag multipliziert mit der Dauer

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um den Ablaufplan zu speichern und zum Diagramm zurückzukehren, klicken Sie auf Speichern und schließen.
   • Um den Ablaufplan zu speichern und einen weiteren hinzuzufügen, klicken Sie auf Speichern und weitere hinzufügen.

   Ergebnis Der Benutzer wird für die projektunabhängige Verpflichtung eingeplant. Das aktualisierte Diagramm zeigt den geblockten Zeitraum in grauen Streifen an, um anzugeben, dass der Benutzer nicht verfügbar ist.

Ablaufplan eines Benutzers aktualisieren

Wenn für einen Benutzer bereits ein Ablaufplan vorliegt, können Sie seine spezifischen Termine und Arbeitszeiten anpassen. Um den Ablaufplan eines Benutzers zu aktualisieren, können Sie den Start- und Endpunkt oder einen ganzen Balken anklicken und ziehen, um ihn in den sichtbaren Bereich des Gantt-Diagramms zu verschieben. Alternativ können Sie auch wie folgt vorgehen:

1. Klicken Sie in der Ablaufplaner-App auf der Registerkarte Personen neben dem Namen des Benutzers auf den Pfeil .
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Ablaufplan im Zusammenhang mit einem Projekt aktualisieren Klicken Sie im Gantt-Diagramm auf den Namen des Projekts oder die zugehörige Projektleiste.
   • Ablaufplan im Zusammenhang mit einer Projektphase aktualisieren Klicken Sie im Gantt-Diagramm auf den Namen der Phase oder die zugehörige Phasenleiste.
   • Ablaufplan im Zusammenhang mit einer projektunabhängigen Verpflichtung aktualisieren Klicken Sie im Gantt-Diagramm auf eine Nicht-Projekt-Kategorie oder die zugehörige Nicht-Projekt-Leiste.

   Der Seitenbereich Details planen wird geöffnet.

3. Nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen vor.
4. Optional. Wenn Sie einen Ablaufplan im Zusammenhang mit einer Projektphase aktualisieren und der Benutzer auf mehr als eine Instanz der Phase eingeplant ist, klicken Sie auf den Pfeil , um zum nächsten Ablaufplan zu navigieren und alle Details zu aktualisieren.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen Sie den Seitenbereich.

Ablaufplanung für einen Benutzer rückgängig machen

Sie können einen eingeplanten Benutzer von einem Projekt, einer Phase oder einer nicht projektbezogenen Verpflichtung entfernen.

1. Klicken Sie in der Ablaufplaner-App auf der Registerkarte Personen neben dem Namen des betreffenden Benutzers auf den Pfeil .
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Eingeplanten Benutzer aus einem Projekt entfernen Klicken Sie auf den Namen des Projekts, klicken Sie auf Planung entfernen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Planung entfernen.
   • Eingeplanten Benutzer von einer Phase entfernen Klicken Sie neben dem Namen des Projekts auf den Pfeil , klicken Sie auf eine Phase, klicken Sie auf Planung entfernen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Planung entfernen.
   • Eingeplanten Benutzer von einer projektunabhängigen Verpflichtung entfernen Klicken Sie auf eine Nicht-Projekt-Kategorie, klicken Sie auf Planung entfernen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Planung entfernen.

   Ergebnis Die Einplanung des Benutzer wurde rückgängig gemacht. Im aktualisierten Diagramm wird der Benutzer während des angegebenen Zeitraums als verfügbar angezeigt.