Berichte per E-Mail übertragen

Sie können einen Bericht per E-Mail übertragen, indem Sie ihn in festgelegten Intervallen an die angegebenen Empfänger per E-Mail versenden. Sie können Berichte an die Benutzer der Berichte-App und an externe Beteiligte ohne Zugriff auf die Berichte-App verteilen.

Funktionsweise

Die Übertragung eines Berichts ist eine effiziente Methode, um Daten in festgelegten Intervallen für andere Personen freizugeben. Sie können für einen Bericht mehrere Übertragungszeitpläne festlegen, um nach Bedarf mehrere Zielgruppen zu berücksichtigen. Sie können nur Berichte übertragen, die gespeichert wurden und aktiviert sind.

Wenn Sie einen Bericht speichern, können Sie die Verteilung und Sicherheitseinstellungen im Zusammenhang mit dem Bericht definieren. Mit Hilfe dieser Einstellungen können Sie festlegen, ob der Bericht übertragen werden kann, sowie die erforderliche Zugriffsebene der Personen, die den übertragenen Bericht per E-Mail erhalten.

Berichte an externe Beteiligte übertragen

Wenn Sie einen Bericht an eine Person übertragen möchten, die keinen Zugriff auf die Berichte-App hat, müssen Sie die folgenden Einstellungen beim Speichern des Berichts definieren:

• Legen Sie auf der Registerkarte Details für Berichtszugriff die Option Öffentlich fest.
• Legen Sie auf der Registerkarte Verteilung für E-Mail- und Übertragungssicherheit die Option Unsicher fest.

Nachdem Sie die Einstellungen für Verteilung und Sicherheit konfiguriert haben, können Sie den Bericht übertragen.

Zugriff auf Diligent One-Daten

Je nachdem, auf welche Weise Sie die Empfänger von Berichtsübertragungen eingeben, tritt Folgendes auf:

Die Art und Weise, wie der Empfänger eingegeben wurde	Was geschieht	Beispiel
Wählen Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste aus. Hinweis Nur Benutzer, die auf die Berichte-App zugegriffen haben, werden aufgeführt.	Die Berichte-App verwendet den Token des Benutzers, um dessen Zugriff auf Diligent One-Daten zu authentifizieren und festzulegen. Der Bericht zeigt nur die Daten an, auf die der Benutzer in Diligent One Zugriff hat. Andere Situationen Wenn ein Benutzer auf die Berichte-App zugegriffen hat und später diesem Benutzer in Launchpad als Zugriffsebene für die Berichte-App Kein Zugriff zugewiesen wird, dann wird der Benutzer weiterhin in der Dropdown-Liste aufgeführt und kann auch auf Daten auf Grundlage der Berechtigungen in anderen Diligent One-Apps zugreifen. Wenn ein Benutzer auf die Berichte-App zugegriffen hat und später wieder aus der Diligent One-Instanz entfernt wird, wird dieser Benutzer weiterhin in der Dropdown-Liste aufgeführt, kann aber keine Berichtsdaten mehr anzeigen (Keine Ergebnisse).	Szenario Es gibt fünf Projekte in der Diligent One-Instanz, aber der Benutzer hat nur Zugriff auf ein Projekt. Ergebnis Der Bericht zeigt dem Empfänger nur das eine Projekt an.
Sie geben eine E-Mail-Adresse manuell ein.	Die Berichte-App behandelt diese als eine externe E-Mail-Adresse. Dies trifft sowohl auf lizenzierte Diligent One-Benutzer als auch auf externe Benutzer (ohne Lizenz) zu. Der Bericht zeigt die Daten an, auf die der Ersteller der Berichtsübertragung oder die letzte Person, die die Berichtsübertragung bearbeitet hat, Zugriff in Diligent One hat.	Szenario Es gibt fünf Projekte in der Diligent One-Instanz, aber der Benutzer hat nur Zugriff auf ein Projekt. Die Person, die die Berichtsübertragung sendet, ist Administrator und hat somit Zugriff auf alle fünf Projekte. Ergebnis Der Bericht zeigt dem Empfänger alle fünf Projekte an.

E-Mail-Adresse des Absenders

Empfänger sehen als Absender notifications@highbond.com. Wenn Ihre Organisation einen benutzerdefinierten Absender eingerichtet hat, werden diese Einstellungen von der Berichte-App nicht unterstützt.

Berechtigungen

Nur Berichte-App-Administratoren und Berichtersteller können Berichte verbreiten.

Neue Übertragung erstellen

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Öffnen Sie den Bericht, der übertragen werden soll.
3. Klicken Sie auf Verbreitung .

   Das Dialogfeld Übertragung wird geöffnet. Wenn für den Bericht keine Übertragungseinstellungen aktiviert wurden, können Sie erst fortfahren, nachdem Sie Übertragung aktiviert und auf Speichern geklickt haben.

4. Wählen Sie Neu erstellen > Übertragung.

Berichtsempfänger definieren

Wählen Sie eine der folgenden Optionen, und klicken Sie in das Feld Empfänger, um die Empfänger des Berichts zu definieren:

Option	Beschreibung	Bemerkungen
Einfach	Gibt die Benutzer, Benutzergruppen und E-Mail-Adressen an, die den übertragenen Bericht erhalten werden	Um eine E-Mail-Adresse anzugeben, geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld Empfänger ein und drücken Sie die Eingabetaste. Bei Bedarf können Sie sich selbst als Empfänger definieren.
Erweitert	Zeigt vorhandene Berichte an, die eine Liste der E-Mail-Adresse enthalten, die zur Übertragung des Berichts verwendet werden kann	Die E-Mail-Adressen müssen nicht ausgewiesenen Benutzer gehören. Andere Spalten im Bericht können als Filter mit einem Master-Bericht verknüpft werden. Das Ergebnis ist ein einzigartig gefilterter Bericht, der an jede E-Mail-Adresse gesendet wird. Die Spalte im Bericht, welche die Liste der E-Mail-Adresse enthält, muss als E-Mail formatiert sein. Weitere Informationen finden Sie unter Spalten in Berichten formatieren.

Übertragungs-E-Mail-Adresse einrichten

1. Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff den Betreff der E-Mail ein.
2. Geben Sie das Format des Berichts an, indem Sie eine der folgenden Optionen wählen:

   

   • Übertragungsdatum anhängen Falls Sie eine andere Option als HTML auswählen, können Sie das Datum der Berichtsübertragung an den Namen des Dokuments anhängen.
   • Sicheres PDF Bei der Auswahl von PDF können Sie ein Kennwort festlegen, das zum Öffnen des Dokuments benötigt wird.
   • Wenn Sie keine Option wählen, wird der Bericht als HTML-Inhalt in den Text der E-Mail eingefügt.
3. Optional. Geben Sie in das Feld E-Mail-Hauptteil eine begleitende Nachricht für den Bericht ein.

Berichtsfilter angeben

Wenn Ihr Bericht Filter enthält, geben Sie an, welche Filter auf den verbreteten Bericht angewendet werden sollen:

• Aktuelle Filterwerte Filtert Daten auf Grundlage der Werte, wenn der Bericht ausgeführt wird

  Wenn ein Empfänger des Berichts den Bericht öffnet und andere Werte eingibt, hat der Bericht, wenn er das nächste Mail ausgeführt wird, diese letzten Werte.

• Standardfilterwerte Gibt die Standardfilterwerte zurück, die unter Filterformatierung > Eintragsform > Standardwert definiert wurden.

  Wenn keine Werte definiert wurden, wird der ungefilterte Bericht zurückgegeben.

Übergaberegeln definieren

1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Laufend Der Bericht wird übermittelt (gemäß definiertem Zeitplan)
   • BenachrichtigungDieser Bericht wird übermittelt (gemäß definiertem Zeitplan), falls die Ergebnisse die Benachrichtigungsregeln erfüllen
2. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Benachrichtigung angegeben haben:
   1. Klicken Sie auf Übergaberegeln für Benachrichtigungen hinzufügen.

      Das Dialogfeld Übergaberegeln wird geöffnet.

   2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      • Eine oder mehrere Zeilen müssen übereinstimmen Die Bedingung wird auf den Wert angewendet, der in jeder Zeile des Feldes gefunden wird
      • In Abhängigkeit von der gesamten Ergebnismenge aggregieren Die Bedingung wird auf den aggregierten Wert im Feld angewendet
   3. Wählen Sie das Feld, auf das die Bedingung angewendet werden soll, klicken Sie auf + Feld hinzufügen und definieren Sie die bedingte Logik.
   4. Klicken Sie auf Senden.

      Ergebnis Die bedingte Logik wird unter Benachrichtigungsbasierte Übertragung angezeigt.

Zeitplan für die Übertragung definieren

1. Definieren Sie unter Frequenz, wie oft der Bericht übertragen werden sollte.
2. Optional. Um eine bestimmte Zeit und Zeitzone für den Übertragungszeitplan zu definieren, klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen und definieren Sie den Übertagungszeitplan nach Bedarf:
   • Zeitraum begrenzen Begrenzt den Übertragungszeitplan, sodass dieser nur innerhalb einer bestimmten Zeitperiode ausgeführt wird
     Hinweis

     Die Option Fehlerbenachrichtigung wird nicht unterstützt.

3. Klicken Sie auf Senden.

   Ergebnis Der Übertragungszeitplan wird festgelegt.

Übertragungszeitplan bearbeiten oder löschen

1. Öffnen Sie den Bericht mit dem Übertragungszeitplan, der bearbeitet oder gelöscht werden soll.
2. Klicken Sie auf Verbreitung .

   Das Dialogfeld Übertragung wird geöffnet.

3. Klicken Sie auf die entsprechende Übertragung.

   Die Empfänger, Informationen zum Zeitplan und wie oft der Bericht innerhalb der letzten 90 Tage übertragen wurde, wird angezeigt.

4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um den Übertragungszeitplan zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten und aktualisieren Sie den Übertragungszeitplan nach Bedarf.
   • Um den Übertragungszeitplan zu löschen, klicken Sie auf Löschen und zur Bestätigung erneut auf Löschen.