Berichte per E-Mail versenden
Sie können einen Bericht per E-Mail versenden, um die Daten mit anderen Benutzern der Berichte-App sowie externen Interessensgruppen ohne Zugriff auf die Berichte-App zu teilen. Sie können nur Berichten per E-Mail versenden, die gespeichert wurden und aktiviert sind.
Funktionsweise
Wenn Sie einen Bericht speichern, können Sie die Verteilung und Sicherheitseinstellungen im Zusammenhang mit dem Bericht definieren. Mit Hilfe dieser Einstellungen können Sie festlegen, ob der Bericht per E-Mail versendet werden kann, sowie die erforderliche Zugriffsebene der Personen, die den Bericht per E-Mail erhalten.
Berichte an externe Beteiligte per E-Mail senden
Wenn Sie einen Bericht an eine Person per E-Mail senden möchten, die keinen Zugriff auf die Berichte-App hat, müssen Sie die folgenden Einstellungen beim Speichern des Berichts definieren:
- Legen Sie auf der Registerkarte Details für Berichtszugriff die Option Öffentlich fest.
- Legen Sie auf der Registerkarte Verteilung für E-Mail- und Übertragungssicherheit die Option Unsicher fest.
Nachdem Sie die Einstellungen für Verteilung und Sicherheit konfiguriert haben, können Sie den Bericht per E-Mail versenden.
Zugriff auf Diligent One-Daten
Je nachdem, wie Sie Berichtsempfänger eingeben, tritt Folgendes auf:
| Die Art und Weise, wie der Empfänger eingegeben wurde | Was geschieht | Beispiel |
|---|---|---|
|
Wählen Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste aus. Hinweis Nur Benutzer, die auf die Berichte-App zugegriffen haben, werden aufgeführt. |
Die Berichte-App verwendet den Token des Benutzers, um dessen Zugriff auf Diligent One-Daten zu authentifizieren und festzulegen. Der Bericht zeigt nur die Daten an, auf die der Benutzer in Diligent One Zugriff hat. Andere Situationen
|
Szenario Es gibt fünf Projekte in der Diligent One-Instanz, aber der Benutzer hat nur Zugriff auf ein Projekt. Ergebnis Der Bericht zeigt dem Empfänger nur das eine Projekt an. |
| Sie geben eine E-Mail-Adresse manuell ein. |
Die Berichte-App behandelt diese als eine externe E-Mail-Adresse. Dies trifft sowohl auf lizenzierte Diligent One-Benutzer als auch auf externe Benutzer (ohne Lizenz) zu. Der Bericht zeigt die Daten an, auf die der Ersteller des Berichts oder die letzte Person, die den Bericht bearbeitet hat, Zugriff in Diligent One hat. |
Szenario Es gibt fünf Projekte in der Diligent One-Instanz, aber der Benutzer hat nur Zugriff auf ein Projekt. Die Person, die den Bericht sendet, ist Administrator und hat somit Zugriff auf alle fünf Projekte. Ergebnis Der Bericht zeigt dem Empfänger alle fünf Projekte an. |
Berechtigungen
Nur Berichte-App-Administratoren und Berichtsersteller können einen Bericht per E-Mail versenden.
E-Mail-Adresse des Absenders
Empfänger werden Ihren Namen und Ihre E-Mail als Quelle des Berichts sehen. Wenn Ihre Organisation einen benutzerdefinierten Absender eingerichtet hat, werden diese Einstellungen von der Berichte-App nicht unterstützt.
Verbreitungs- und Sicherheitseinstellungen überprüfen
- Öffnen Sie die Berichte-App.
Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.
- Öffnen Sie den Bericht, der per E-Mail versendet werden soll.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Teilen
.Das Dialogfeld Freigeben wird geöffnet.
- Klicken Sie auf Einstellungen teilen.
- Vergewissern Sie sich, dass die Einstellung E-Mail aktiviert ist und die Einstellung E-Mail- und Übertragungssicherheit korrekt ist.
Einstellung Beschreibung E-Mail Ermöglicht die Verteilung des Berichts per E-Mail E-Mail- und Übertragungssicherheit Ermöglicht die Angabe der erforderlichen Zugriffsebene für Personen, die in der Lage sind, den Bericht per E-Mail zu erhalten:
- Alle Benutzer Alle Benutzer der Berichte-App können den Bericht per E-Mail erhalten
- Unsicher Der Bericht kann an externe Interessensgruppen gesendet werden, die keinen Zugriff auf die Berichte-App haben
- Geprüfte Benutzer Alle Benutzer, die auf den Ordner zugreifen können, in dem sich der Bericht befindet, können den Bericht per E-Mail erhalten
- Klicken Sie auf Zurück zur Freigabe.
Bericht per E-Mail versenden
- Klicken Sie in das Feld Empfänger hinzufügen und geben Sie den oder die E-Mail-Empfänger an:
- Um den Bericht an eine externe Interessengruppe zu senden, die keinen Zugriff auf die Berichte-App hat, geben Sie die E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
- Um den Bericht an einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe zu senden, geben Sie den Namen des Benutzers oder der Gruppe ein und wählen den entsprechenden Benutzer oder die Gruppe.
- Um eine Liste aller Benutzer und Gruppen in der Berichte-App anzuzeigen, klicken Sie auf Alle und wählen Sie dann den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus der Liste aus.
- Um einen Empfänger aus der Liste der Benutzer in der Berichte-App auszuwählen, klicken Sie auf Nur Personen, und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
- Um eine Gruppe aus der Liste der Gruppen auszuwählen, klicken Sie auf Nur Gruppen und wählen Sie die gewünschte Gruppe aus.
- Geben Sie in das Feld Name den Betreff der E-Mail ein.
Standardmäßig wird der Name des Berichts in dem E-Mailbetreff angezeigt.
- Geben Sie das Format des Berichtes an, indem Sie eine der folgenden Optionen wählen:
HinweisÜberlegungen:
- Wenn Sie keine Option wählen, wird der Bericht als HTML-Inhalt in den Text der E-Mail eingefügt.
- Wenn Sie die Option Link zum Inhalt
auswählen, wird den Empfängern ein Link zum Bericht per E-Mail zugeschickt. Nachdem sie sich bei Diligent One angemeldet haben, können sie über diesen Link zum Bericht in der Berichte-App gelangen. Empfänger ohne Zugriff auf die Berichte-App, können den Link nicht verwenden.
- Optional. Geben Sie eine Begleitmitteilung zum Bericht ein.
- Klicken Sie auf Senden.
Ergebnis Der Bericht wird an den oder die angegebenen Empfänger per E-Mail gesendet.
