Trabajo con atributos en Gestor de activos

Los atributos describen activos y registros para proporcionar datos contextuales detallados. Cada atributo es una porción de datos o metadatos y puede representar información permanente o temporal. Puede existir una amplia gama de atributos, y los diferentes tipos de activos y tipos de registros pueden tener atributos muy diferentes. Aquí hay algunos ejemplos:

Nombre
Identificador
Descripción
Número de serie
Información de contacto o del propietario
Cuándo se creó el activo o el registro
Cuándo se actualizó por última vez el activo o registro
La ubicación física de un servidor
La persona asignada a una computadora portátil de la empresa.
Relación con otros objetos
Archivos adjuntos de apoyo

Cómo funciona

Usted registra atributos en los activos y los registros.

Todos los atributos son instancias de un tipo de atributo. El tipo de atributo es una clase que define el formato y el comportamiento de sus atributos: en qué tipos de activos y qué tipos de registros aparecen, qué tipos de datos almacenan, si son datos obligatorios y cómo se ven y funcionan en la interfaz de usuario de Diligent One.

Ejemplo

Escenario

Su colega, Jorgeo, está incluido como propietario de varios elementos de terceros y su equipo utiliza las herramientas allí incluidas. Jorgeo está a punto de retirarse, por eso usted necesita que otro integrante del equipo, Ashley, pase a ser la propietaria de esos elementos de terceros.

Proceso

Navegue hasta el tipo de activo Terceros.
Abra el elemento de terceros que desea reasignar.
En la ficha Detalles, busque el atributo Propietario del negocio y cambie Jorgeo por Ashley.
Repita este paso para cada activo que deba reasignar a Ashley.

Resultado

Ahora Ashley aparece como la propietaria de todos los activos de Jorgeo y será responsable de la gestión de riesgos de esos activos de aquí en adelante.

Creación de tipos de atributos

Abra Launchpad.
Nota
Si su empresa utiliza más de una instancia en Diligent One, asegúrese de que la instancia apropiada esté activa.
Seleccione Configuración de la plataforma > Configuración.
Haga clic en Tipos de atributos en el panel lateral o en el mosaico. Se abre la página Tipos de atributos.
Para agregar un tipo de atributo, haga clic en Agregar tipo de atributo.
Ingrese el Nombre del administrador y el Nombre visible.
Opcional. Ingrese información sobre herramientas Esto aparecerá debajo del nombre del atributo.
En Opciones de configuración, seleccione Obligatorio si desea que este atributo sea obligatorio al utilizarlo como controlador. De otro modo, puede dejarlo sin seleccionar.
Seleccione el Tipo de respuesta. Por ejemplo: Texto, número, booleano, etc.
Haga clic en Agregar. El tipo de atributo se agrega a la lista.

Actualización de los tipos de atributos

Abra Launchpad.
Nota
Si su empresa utiliza más de una instancia en Diligent One, asegúrese de que la instancia apropiada esté activa.
Seleccione Configuración de la plataforma > Configuración.
Haga clic en Tipos de atributos en el panel lateral o en el mosaico. Se abre la página Tipos de atributos.
Haga clic en el nombre del tipo de atributo que desea editar. Se abre la página de detalles del atributo.
Haga clic en Editar. La sección de Información general se activa, y así puede editar Nombre visible, Información sobre herramientas, Opciones de configuración y Tipo de respuesta.
Nota
Los campos estáticos, como Nombre del administrador, Creado/a por, Actualizado/a por y Tipo de respuesta no se pueden cambiar. El Tipo de respuesta en sí no se puede cambiar, pero algunos de sus aspectos se pueden editar. Por ejemplo, si Tipo de respuesta es Booleano, Verdadero predeterminado se puede activar o desactivar.
Haga clic en Guardar. Sus cambios aparecerán en la página de detalles del tipo de atributo.

Organización de los tipos de atributos

Los consultores de Diligent también pueden ayudarlo a organizar los tipos de atributos asociados con un tipo de registro o activo determinado. Cómo funciona:

Los tipos de atributos pueden aparecer en varias secciones. Por ejemplo, si configura un tipo de archivo para que tenga una sección Panorama y Personas clave, puede incluir el tipo de atributo Propietario del negocio en ambas secciones. Si actualiza un propietario de negocio de un activo en una sección, el valor actualizado aparecerá automáticamente en la otra.
Puede ocultar los tipos de atributos evitando asociarlos con alguna sección; sin embargo, esto no elimina el tipo de atributo ni los valores asociados a él.

Tipos de atributos de metadatos

Algunos atributos indican cuándo se creó y cuándo se actualizó por última vez el activo o el registro (p. ej. el tipo de atributo Creado por) y los usuarios que realizaron esas acciones. Estos atributos aparecen en la ficha Detalles (del lado derecho) de cada activo y registro.

Eliminación de los tipos de atributos

No puede eliminar tipos de atributos por su cuenta, pero puede contratar a nuestro equipo de consultores para que lo hagan por usted.

Actualización de los atributos

Para actualizar un atributo, abra el activo o registro que desea modificar y cambie el valor del atributo.

Trabajar con atributos de archivos adjuntos

El tipo de atributo adjunto permite a los usuarios cargar archivos en activos o registros.

Carga a atributos de archivos adjuntos

Dependiendo de cómo esté configurado el tipo de atributo, es posible que se le permita cargar varios archivos o que se solo pueda cargar uno.

Abra el activo o registro deseado.
En la sección Adjunto, arrastre y suelte los archivos o haga clic en [Seleccione los archivos que desea cargar]. El archivo aparece en el atributo del archivo adjunto.

Descarga de archivos adjuntos

Para descargar un archivo adjunto, haga clic en el icono Descargar .

Eliminación de archivos adjuntos

Para eliminar un archivo adjunto, haga clic en el icono Eliminar y, a continuación, haga clic en Confirmar.