Agregado y administración de grupos

Cree grupos para controlar el nivel de acceso que tienen grupos específicos de personas a diferentes recursos en la plataforma Diligent One.

Cómo funciona

Los grupos son una característica de seguridad en Launchpad, que le permite asignar el mismo nivel de acceso a múltiples usuarios simultáneamente.

Cada grupo debe tener un nombre único y al menos una persona especificada como propietario del grupo. Si solo hay un propietario del grupo, usted no podrá eliminar a esa persona del grupo hasta que haya designado a otro propietario del grupo.

Grupos predeterminados

Hay dos grupos predeterminados. No puede modificar ni eliminar los grupos predeterminados, pero puede utilizarlos para asignar recursos en Diligent One.

La membresía dentro de los grupos predeterminados de Launchpad se actualiza automáticamente cuando se agregan o eliminan usuarios desde Launchpad, o cuando cambian los roles de los usuarios.

Grupo predeterminado	Descripción
Administradores profesionales de sistemas	contiene todos los usuarios que tienen el tipo de usuario de administrador del sistema en Launchpad y la suscripción Profesional
Todos los usuarios	contiene todos los usuarios que se han agregado a Launchpad

Recursos que se pueden asignar a grupos

Los recursos son elementos de Diligent One que se pueden asignar a un grupo o individuo.

Los recursos incluyen:

• Proyectos en la aplicación Proyectos
• Marcos en la aplicación Marcos

Si desea obtener más información, consulte Asignación de roles de usuario en proyectos y marcos.

Los permisos son acumulativos

El acceso que tiene un usuario a un proyecto incluye todo el acceso que tiene a través de sus roles individuales y grupales. Además, pueden tener más acceso si están asignados como propietarios a partes específicas del proyecto. Si desea obtener más información, consulte Asignación de roles de usuario en proyectos y marcos.

Mejores prácticas

Hay una variedad de estrategias para utilizar los grupos de forma efectiva.

Nombres de grupos

La estandarización de la manera de nombrar los grupos es una de las mejores formas de administrar usuarios.

Consejos

• Organice a los usuarios en grupos que su empresa ya conozca. Esto garantiza que las personas correctas serán agregadas a los grupos correctos y que recibirán el acceso adecuado en Diligent One.
• Comience por crear nombres de grupos amplios y sea más específico según sea necesario.
• Cree y distribuya una guía para nombrar grupos con su empresa.
• Considere utilizar un conjunto de prefijos estándares para mantener los nombres de grupo coherentes y descriptivos:

  Prefijo de ejemplo	Uso	Ejemplos
  departamento o equipo	para grupos a efectos de coordinar actividades relacionadas con el departamento o el equipo	equipo_de_cumplimiento equipo-auditoría-interna
  proyecto-	para equipos multifuncionales que trabajan juntos	proyecto-GDPR proyecto-Controles-generales-de-sistemas

Administración de grupos existentes

A medida que su empresa evoluciona, otras personas podrán unirse o abandonar los equipos. Además, los proyectos pueden cambiar de nombre, posponerse o incluso cancelarse por completo. Es importante asegurarse de que sus grupos reflejen su estructura organizacional actual y su carga de trabajo.

Consejos

• Revise los grupos de forma periódica.
• Cambie los nombres de los grupos para asegurarse de que su propósito sea claro.
• Asigne a los propietarios apropiados del grupo para administrar las membresías y el acceso dentro del grupo.
• Desactive los grupos que ya no sean necesarios.
• Después de un breve período de espera, elimine los grupos deshabilitados para quitarlos de Diligent One.

Ejemplo

Permisos

Los administradores del sistema y los usuarios se pueden especificar como propietarios o miembros. También pueden no pertenecer a un grupo (No miembro).

La combinación del tipo de usuario de todo el sistema de la persona y el tipo de usuario de grupo define su nivel de acceso a los grupos en Launchpad.

Tipo de usuario de todo el sistema	Rol de grupo	Acceso disponible
Administrador del sistema	Propietario	Ver grupos predeterminados Ver y actualizar los detalles del grupo (nombre del grupo, propósito, propietarios y miembros) Administrar roles de grupo
	Miembro o no miembro	Ver detalles del grupo Administrar roles de grupo
Usuario	Propietario	Ver y actualizar los detalles del grupo (nombre del grupo, propósito, propietarios y miembros) Administrar roles de grupo
	Miembro o no miembro	No aplicable

Si desea obtener más información, consulte Roles grupales y tipos de usuario en todo el sistema (permisos).

Navegar a la página Grupos

1. Abra Launchpad.
2. Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.
3. Seleccione Configuración de la organización > Grupos.

   Resultado Se abre la página Grupos.

Ver detalles del grupo

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea ver.
   Resultado Se abre el panel Información del grupo con los detalles.

   También puede ver el identificador del grupo unido al URL. Por ejemplo: https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, donde 11594 = identificador del grupo.

Crear un grupo

Si usted es un administrador del sistema puede crear nuevos grupos.

1. Haga clic en + Nuevo grupo. Se abre el panel lateral Crear nuevo grupo.
2. En la sección Información del grupo, ingrese la siguiente información:
   • Nombre Especifique el nombre del grupo. El límite de caracteres es de 255.
   • Propósito Opcional. Describa la razón por la cual existe el grupo. El límite de caracteres es de 500.
   • Propietarios Seleccione al menos una persona para que sea responsable de administrar el grupo. De forma predeterminada, usted es el propietario del grupo.
3. Haga clic en Continuar.
4. Haga clic en + Agregar miembros.
5. Busque y seleccione los usuarios adecuados para agregar al grupo y haga clic en Guardar y terminar.
   Resultado Se crea el grupo. Los propietarios del grupo reciben notificaciones por correo electrónico.

Agregar miembros a un grupo

Si usted es el propietario de un grupo, puede agregar miembros a su grupo.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea actualizar.
3. Haga clic en + Agregar miembros.
4. En el cuadro de búsqueda, comience a escribir el nombre de la persona que desea agregar. Cuando se muestre su nombre, haga clic en él.
5. Cuando termine de agregar miembros, haga clic en Cerrar, luego en Guardar y finalizar.
   Resultado Se crea el grupo. Los propietarios del grupo reciben notificaciones por correo electrónico.
   

Quitar miembros de un grupo

Si usted es el propietario de un grupo, puede quitar personas de su grupo si ya no es necesario que estén allí. No puede quitar a un único propietario de grupo hasta que promueva a otro miembro para reemplazarlo.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea actualizar.
3. Haga clic en junto a la suscripción de la persona.
4. Haga clic en Quitar usuario.
5. Cuando termine de quitar miembros, haga clic en Guardar y finalizar.
   Resultado Se elimina a los miembros del grupo.
   

Cambiar el rol de alguien en el grupo

Si usted es un administrador del sistema o el propietario de un grupo puede promover a miembros para convertirlos en propietarios o degradar propietarios a miembros. No puede convertirse a sí mismo en propietario de grupo en un grupo existente. No puede quitar a un único propietario de grupo hasta que promueva a otro miembro para reemplazarlo.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea actualizar.
3. Haga clic en junto a la suscripción de la persona.
4. Haga clic en Cambiar a miembro del grupo o Cambiar a propietario del grupo.
5. Cuando termine de cambiar roles, haga clic en Guardar y finalizar.
   Resultado Se cambian los roles. Los propietarios del grupo reciben notificaciones por correo electrónico.

Cambiar el nombre y el propósito de un grupo

Si usted es propietario de un grupo, puede cambiar el nombre de su grupo y su propósito.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea cambiar.
3. Actualice los campos Nombre y Propósito. Los nombres tienen un límite de 255 caracteres. Los propósitos tienen un límite de 500 caracteres.
4. Haga clic en Guardar y finalizar.
   Resultado Se actualiza el grupo.

Desactivar un grupo

Si usted es un administrador del sistema puede desactivar un grupo. Esto previene que los miembros del grupo puedan acceder a los recursos que tenían a través de ese grupo. Podrá volver a activar este grupo más adelante, en caso de ser necesario.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea desactivar.
3. Haga clic en Desactivar grupo
4. Haga clic en Desactivar.
   Resultado Se desactiva el grupo. Los propietarios del grupo reciben notificaciones por correo electrónico.

Reactivar un grupo

Si usted es un administrador del sistema puede reactivar un grupo que fue desactivado previamente. Esto restaura el acceso de los miembros del grupo a los recursos que tenían a través de ese grupo.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Haga clic en el nombre del grupo que desea activar.
3. Haga clic en Reactivar grupo.
   Resultado Se activa el grupo. Los propietarios del grupo reciben notificaciones por correo electrónico.

Eliminar un grupo

Si usted es un administrador del sistema puede eliminar un grupo, si está seguro de que ya no lo necesita.

1. Desactive el grupo. Solo puede eliminar grupos después de haberlos desactivado. Deberá esperar unos días entre la desactivación y la eliminación de un grupo. Esto garantiza que nadie pierda acceso a los recursos que necesita. Si desea obtener más información, consulte Desactivar un grupo.
2. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
3. Haga clic en el nombre del grupo que desea eliminar.
4. Haga clic en Eliminar grupo.
5. Seleccione la casilla de verificación para indicar que desea eliminar permanentemente el acceso a los recursos relacionados para los miembros del grupo y haga clic en Eliminar grupo.
   Resultado El grupo se elimina de forma permanente.