Agregado y administración de grupos

Cree grupos para organizar y gestionar eficientemente el acceso a recursos en la plataforma Diligent One.

Cómo funciona

Los grupos son una característica de seguridad en Launchpad, que le permite asignar el mismo nivel de acceso a múltiples usuarios simultáneamente. Cada grupo debe tener un nombre único y al menos una persona especificada como propietario del grupo.

Grupos predeterminados

Hay dos grupos predeterminados. No puede modificar ni eliminar los grupos predeterminados, pero puede utilizarlos para asignar recursos en Diligent One.

La membresía dentro de los grupos predeterminados de Launchpad se actualiza automáticamente cuando se agregan o eliminan usuarios desde Launchpad o cuando cambian los roles de los usuarios.

Grupo predeterminado	Descripción
Administradores profesionales de sistemas	contiene todos los usuarios que tienen el tipo de usuario de administrador del sistema en Launchpad y la suscripción Profesional
Todos los usuarios	contiene todos los usuarios que se han agregado a Launchpad

Recursos que se pueden asignar a grupos

Los recursos son elementos de Diligent One que se pueden asignar a un grupo o individuo.

Los recursos incluyen:

• Proyectos en la aplicación Proyectos
• Marcos en la aplicación Marcos

Si desea obtener más información, consulte Asignación de roles de usuario en proyectos y marcos.

Los permisos son acumulativos

El acceso que tiene un usuario a un proyecto incluye todo el acceso que tiene a través de sus roles individuales y grupales. Además, pueden tener más acceso si están asignados como propietarios a partes específicas del proyecto. Si desea obtener más información, consulte Asignación de roles de usuario en proyectos y marcos.

Mejores prácticas

Hay una variedad de estrategias para utilizar los grupos de forma efectiva.

Nombres de grupos

La estandarización de la manera de nombrar los grupos es una de las mejores formas de administrar usuarios.

Consejos

• Organice a los usuarios en grupos que su empresa ya conozca. Esto garantiza que las personas correctas serán agregadas a los grupos correctos y que recibirán el acceso adecuado en Diligent One.
• Comience por crear nombres de grupos amplios y sea más específico según sea necesario.
• Cree y distribuya una guía para nombrar grupos con su empresa.
• Considere utilizar un conjunto de prefijos estándares para mantener los nombres de grupo coherentes y descriptivos:

  Prefijo de ejemplo	Uso	Ejemplos
  departamento o equipo	para grupos a efectos de coordinar actividades relacionadas con el departamento o el equipo	equipo_de_cumplimiento equipo-auditoría-interna
  proyecto-	para equipos multifuncionales que trabajan juntos	proyecto-GDPR proyecto-Controles-generales-de-sistemas

Administración de grupos existentes

A medida que su empresa evoluciona, otras personas podrán unirse o abandonar los equipos. Además, los proyectos pueden cambiar de nombre, posponerse o incluso cancelarse por completo. Es importante asegurarse de que sus grupos reflejen su estructura organizacional actual y su carga de trabajo.

Consejos

• Revise los grupos de forma periódica.
• Cambie los nombres de los grupos para asegurarse de que su propósito sea claro.
• Asigne a los propietarios apropiados del grupo para administrar las membresías y el acceso dentro del grupo.
• Desactive los grupos que ya no sean necesarios.
• Después de un breve período de espera, elimine los grupos deshabilitados para quitarlos de Diligent One.

Ejemplo

Permisos

Los administradores del sistema y los usuarios se pueden especificar como propietarios o miembros. También pueden no pertenecer a un grupo (no miembro).

La combinación del tipo de usuario de todo el sistema de la persona y el tipo de usuario de grupo define su nivel de acceso a los grupos en Launchpad.

Tipo de usuario de todo el sistema	Rol de grupo	Acceso disponible
Administrador del sistema	Propietario	Ver grupos predeterminados Ver y actualizar los detalles del grupo (nombre del grupo, propósito, propietarios y miembros) Administrar roles de grupo
	Miembro o no miembro	Ver detalles del grupo Administrar roles de grupo
Usuario	Propietario	Ver y actualizar los detalles del grupo (nombre del grupo, propósito, propietarios y miembros) Administrar roles de grupo
	Miembro o no miembro	No aplicable

Si desea obtener más información, consulte Roles grupales y tipos de usuario en todo el sistema.

Navegar a la página Grupos

1. Abra Launchpad.
Nota

Si su empresa utiliza más de una instancia, en Diligent One, asegúrese de que la instancia apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Grupos. Se abre la página Grupos.

Ver detalles del grupo

1. Desde la página Grupos, seleccione o busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea ver. Se abre el panel lateral Editar grupo.
   

   También puede ver el identificador del grupo unido al URL. Por ejemplo: https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, donde 11594 = identificador del grupo.

Cree un grupo y agregue miembros

Si usted es un administrador del sistema puede crear nuevos grupos.

1. Seleccione + Nuevo grupo. Se abre el panel lateral Crear nuevo grupo.
2. En la sección Información del grupo, ingrese la siguiente información:
   • Nombre Especifique el nombre del grupo. El límite de caracteres es de 255.
   • Propósito Opcional. Describa la razón por la cual existe el grupo. El límite de caracteres es de 500.
   • Propietarios Seleccione al menos una persona para que sea responsable de administrar el grupo. De forma predeterminada, usted es el propietario del grupo.
3. Seleccione Continuar. Esta acción lo lleva a la sección Miembros del grupo.
4. Opcional. Puede avanzar al paso 7 si solo desea crear el shell del grupo y planea agregar miembros al grupo en otro momento. De esta manera, se crea el grupo con usted como propietario.
5. Seleccione + Agregar miembros. Esta acción abre un menú de lista desplegable donde puede buscar personas por nombre y seleccionar miembros del grupo.
6. Busque y seleccione los usuarios adecuados para agregarlos al grupo. Los nombres, correos electrónicos y tipos de licencia de los miembros de grupo seleccionados aparecen en Miembros.
7. Seleccione Guardar y terminar. Esta acción crea un grupo y les envía una notificación por correo electrónico a los propietarios del grupo.
   

Agregar miembros a un grupo existente

Si usted es el propietario de un grupo, puede agregar miembros a su grupo en cualquier momento.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea actualizar. Esta acción abre el panel lateral Editar grupo.
3. Seleccione + Agregar miembros.
4. En el cuadro de búsqueda, comience a escribir el nombre de la persona que desea agregar. Cuando aparezca su nombre, selecciónelo.
5. Cuando termine de agregar miembros, seleccione Cerrar y luego Guardar y finalizar. Esta acción crea un grupo y les envía una notificación por correo electrónico a los propietarios del grupo.
   

Quitar miembros de un grupo

Si usted es el propietario de un grupo, puede quitar miembros que ya no es necesario que estén allí.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea actualizar. Esta acción abre el panel lateral Editar grupo.
3. Seleccione junto a la suscripción del miembro que desea quitar del grupo.
4. Seleccione Quitar usuario.
5. Cuando termine de quitar miembros, seleccione en Guardar y finalizar. Esta acción quita a los miembros seleccionados del grupo y les envía un correo electrónico de notificación a los propietarios del grupo.
   

Cambiar el rol de alguien en un grupo

Si usted es un administrador del sistema, puede convertir a miembros del grupo en propietarios y a propietarios en miembros. No puede convertirse a sí mismo en propietario de grupo en un grupo existente. Si un grupo tiene un solo propietario, usted no puede cambiar su rol hasta que haya otro propietario en su lugar.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea actualizar.
3. Seleccione junto a la suscripción de la persona.
4. Seleccione Cambiar a miembro del grupo o Cambiar a propietario del grupo.
5. Cuando termine de cambiar roles, seleccione Guardar y finalizar. Esta acción cambia los roles y les envía una notificación por correo electrónico a los propietarios del grupo.
   

Cambiar el nombre y el propósito de un grupo

Si usted es propietario de un grupo, puede cambiar el nombre de su grupo y la descripción de su propósito.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea cambiar. Esta acción abre el panel lateral Editar grupo.
3. Actualice los campos Nombre y Propósito.
   Nota

   Los nombres tienen un límite de 255 caracteres. Los propósitos tienen un límite de 500 caracteres.

4. Seleccione Guardar y terminar. Esta acción actualiza el grupo y les envía una notificación por correo electrónico a los propietarios del grupo.
   

Desactivar un grupo

Si usted es un administrador del sistema, puede desactivar un grupo. Esto previene que los miembros del grupo puedan acceder a los recursos que tenían a través de ese grupo. Podrá volver a activar este grupo más adelante, en caso de ser necesario.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea desactivar. Esta acción abre el panel lateral Editar grupo.
3. Seleccione Desactivar grupo. Esta acción abre un cuadro de diálogo ¿Desactivar grupo? .
4. Seleccione Desactivar. Esta acción desactiva el grupo y les envía una notificación por correo electrónico a los propietarios del grupo. El grupo se identifica con una etiqueta Desactivado hasta que se elimina o reactiva.

Reactivar un grupo

Si usted es un administrador del sistema puede reactivar un grupo que fue desactivado previamente. Esto restaura el acceso de los miembros del grupo a los recursos que tenían a través de ese grupo.

1. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
2. Seleccione el nombre del grupo que desea activar. Esta acción abre el panel lateral Editar grupo.
3. Seleccione Reactivar grupo.
4. Seleccione Guardar y terminar. Esta acción activa el grupo y les envía una notificación por correo electrónico a los propietarios del grupo.

Eliminar un grupo

Si usted es un administrador del sistema puede eliminar un grupo, si está seguro de que ya no lo necesita.

1. Desactive el grupo. Consulte Desactivar un grupo.
   Nota

   Solo puede eliminar grupos después de haberlos desactivado. Es recomendable esperar unos días entre la desactivación y la eliminación de un grupo para ayudar a asegurarse de que nadie pierda acceso a los recursos que necesite.

2. Desde la página Grupos, busque un grupo por nombre.
3. Seleccione el nombre del grupo que desea eliminar. Esta acción abre el panel lateral Editar grupo.
4. Seleccione Eliminar grupo.
5. Seleccione la casilla de verificación para indicar que desea quitar permanentemente el acceso a los recursos relacionados para los miembros del grupo y seleccione Eliminar grupo. Esta acción elimina el grupo permanentemente.