Monitorear y administrar acciones

Las acciones ayudan a identificar, asignar y monitorear los siguientes pasos de las acciones correctivas de los asuntos asociados con riesgos y controles. Puede utilizar las tarjetas de acción en Evaluaciones para actualizar, monitorear y administrar acciones.

Agregar y ver comentarios, atributos y archivos de una acción en Evaluaciones

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Evaluaciones para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Evaluaciones.

2. En Mis actividades, seleccione Acciones.
3. Seleccione la flecha para expandir para abrir la tarjeta de Acción.
4. La ficha Comentarios muestra una lista de todos los comentarios que se han agregado a la acción anteriormente.
5. Para agregar un nuevo comentario, escríbalo en el campo Agregar un comentario.
6. Para adjuntar un archivo al comentario, seleccione Adjuntar archivos y, a continuación, elija el archivo que desee agregar.
7. Seleccione Enviar para registrar el comentario y cargar el archivo, si ha agregado uno.
8. Seleccione la ficha Archivos para ver una lista de todos los archivos que se han agregado anteriormente a la acción. Seleccione el icono de descarga junto a un archivo para guardarlo en su dispositivo.

Enviar notificaciones de acción en Evaluaciones

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Evaluaciones para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Evaluaciones.

2. En Mis actividades, seleccione Acciones.
3. Seleccione la flecha para expandir para abrir la tarjeta de Acción.
4. Para enviar una notificación de acción directamente al propietario y a cualquier persona asignada o que esté en copia en la acción, seleccione Enviar notificación ahora.
5. Seleccione Administrar notificaciones para establecer notificaciones recurrentes y controlar la información que aparece en el correo electrónico de notificación.
6. Configure las siguientes opciones y, a continuación, seleccione Guardar:

   Opción	Descripción
   Enviar recordatorio recurrente opcional	Seleccione esta opción para enviar un correo electrónico de recordatorio recurrente para las acciones pendientes. La frecuencia predeterminada es semanal. Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden configurar la frecuencia recurrente. Si desea obtener más información sobre los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios recurrentes de acciones. Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes. Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
   Enviar recordatorio 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento opcional	Seleccione esta opción para enviar recordatorios por correo electrónico al propietario y a las personas que quiera agregar en copia con la frecuencia especificada antes de la fecha de vencimiento. La configuración predeterminada de esta opción es enviar recordatorios por correo electrónico 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento, pero puede variar según el tipo de proyecto.
   Incluir el título del asunto/encabezado y la descripción opcional	Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales del asunto al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción. Consejo Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignado una acción manteniendo el control sobre la información confidencial del proyecto.
   Incluir el plan de acciones correctivas y la fecha límite opcional	Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la corrección al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción. Consejo Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignado una acción manteniendo el control sobre la información confidencial del proyecto.
   CC opcional	le permite agregar una o más personas que recibirán una notificación. También podrán contribuir a la acción. Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador. Nota Se puede copiar a cualquier persona en una acción. Si esa persona no tiene acceso a Diligent One o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción. Consejo Puede pulsar Intro., barra espaciadora, coma, tabulación o punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC.

Cerrar una acción en Evaluaciones

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Evaluaciones para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Evaluaciones.

2. En Mis actividades, seleccione Acciones.
3. Seleccione la flecha para expandir para abrir la tarjeta de Acción.
4. Seleccione Cerrar acción.
5. Seleccione la fecha en la que se completó la acción y haga clic en Confirmar.

Eliminar una acción en Evaluaciones

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Evaluaciones para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Evaluaciones.

2. En Mis actividades, seleccione Acciones.
3. Seleccione la flecha para expandir para abrir la tarjeta de Acción.
4. Seleccione Eliminar acción.
5. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Eliminar. La acción se elimina permanentemente.