Automatización de las evaluaciones de controles

En la aplicación Proyectos, puede crear controladores de evaluación basados en una medida para automatizar las evaluaciones del control y notificar a las partes interesadas claves cuando ocurren cambios.

Antes de comenzar

Antes de que pueda automatizar una evaluación del control, debe configurar un proyecto con objetivos, riesgos y controles. Para activar el botón Automatizar, usted o alguien de su equipo debe completar las siguientes tareas:

• Crear una medida en Resultados consulte Monitoreo de indicadores clave con medidas
• Enlazar la medida a la evaluación en un proyecto consulte Enlace de evidencia desde Resultados

Cómo funciona

Una vez que haya completado las tareas de requisito previo, cree un controlador de evaluación mediante:

1. seleccionando el procedimiento de ejecución, la revisión de confiabilidad o prueba que desea automatizar
2. definiendo los rangos de las medidas que se usarán para determinar la evaluación del diseño o efectividad de un control:
   • Procedimiento de ejecución ¿Se identificaron asuntos al completar este procedimiento?
   • Revisión de confiabilidad ¿El control fue diseñado en forma apropiada?
   • Prueba ¿Funcionó con eficacia el control?

Una vez que crea el controlador de evaluación, la evaluación se actualiza automáticamente cada vez que el valor de la medida cruza un umbral especificado. El controlador de evaluación determina si el procedimiento de ejecución, la revisión de confiabilidad o prueba es aprobado o falla.

Cada vez que esta evaluación de control cambia, se notifica automáticamente a las partes interesadas a través del correo electrónico de resumen diario de Proyectos, lo que les permite realizar las acciones adecuadas.

¿Qué cambios en Proyectos afectan la forma en que funcionan los controladores de evaluación?

Dependiendo del cambio, los controladores de evaluación se activan, desactivan, bloquean, copian o eliminan permanentemente.

Cambio	Impacto
Eliminación de una medida en Resultados que se ha enlazado a una revisión de confiabilidad o prueba en Proyectos	Una vez que se asocia una medida con un controlador de evaluación, cualquier cambio de configuración de las medidas que realice en la aplicación Resultados desactiva la automatización de la evaluación del control en Proyectos. Se conserva el valor de la evaluación más reciente y la evaluación del control se convierte en un proceso manual. Nota Puede solucionar los problemas en Resultados o Proyectos y volver a habilitar el controlador de evaluación.
Cambio en la configuración de una medida en Resultados
Importación de controles, clonación o importación de objetivos o propagación de proyectos	Se copian los controladores de evaluación asociados y las medidas enlazadas: cuando el tipo de proyecto del proyecto de origen y el proyecto de destino son los mismos desde proyectos archivados hasta activos o proyectos activos a activos dentro de la misma instancia de Diligent One Los controladores de evaluación se activan automáticamente en el proyecto de destino. Si el tipo de proyecto del proyecto de origen y el proyecto de destino son diferentes, los controladores de evaluación no se copian en el proyecto de destino.
Comprobación de una sección en Proyectos sin conexión	Todos los campos que se han automatizado utilizando controladores de evaluación se desactivan y se impide realizar nuevas ediciones.
Sincronización de un proyecto con un marco	Si se configura un controlador de evaluación en el proyecto: la evaluación del control dentro del marco sobrescribe la evaluación del control en el proyecto se desactiva el controlador de evaluación en el proyecto
Desenlace de una medida de un procedimiento de ejecución, una revisión de confiabilidad o una prueba en Proyectos	Todo controlador de evaluación asociado se quita permanentemente. Se conserva el valor de la evaluación más reciente y la evaluación del control se convierte en un proceso manual.
Especificación de una prueba de control como no aplicable (¿Está probando este control clave como parte de esta ronda de pruebas? = No)	El controlador de evaluación asociado con la prueba de control está desactivado.
Aprobación de un procedimiento de ejecución, una revisión de confiabilidad o una prueba	La página del procedimiento de ejecución, de la revisión de confiabilidad o la prueba se convierte en de solo lectura y el controlador de evaluación queda deshabilitado. Puede anular la aprobación y habilitar manualmente el controlador de evaluación, si es necesario. Sin embargo, para preservar la integridad del resultado de la prueba, cuando vuelva a realizar la aprobación, nuevamente se desactiva el controlador de evaluación.
Archivado de un proyecto o borrado de un proyecto temporalmente	Todos los controladores de evaluación asociados se desactivan. Se conserva el valor de evaluación más reciente.
Desarchivo de un proyecto o restauración de un proyecto	Todos los controladores de evaluación asociados que no se desactivaron manualmente o se desenlazaron antes de archivar el proyecto se vuelven a activar automáticamente. Se conserva el valor de evaluación más reciente.
Eliminación de un objetivo (que contiene el control) de un proyecto	Todo controlador de evaluación asociado se quita permanentemente.
Eliminación de un control de un proyecto
Eliminación permanente de un proyecto

Permisos

Los gerentes profesionales y los usuarios profesionales pueden automatizar las evaluaciones de controles. Todos los demás roles solo pueden ver las evaluaciones automatizadas de los controles.

Configurar una evaluación automatizada del control

Navegue a un procedimiento de ejecución, una revisión de confiabilidad o una prueba en un proyecto

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra un proyecto.

   Se abre el tablero de mando del proyecto.

3. Haga clic en la ficha Trabajo de campo.
4. Ubique el objetivo apropiado, haga clic en Ir a y seleccione una de las siguientes opciones:
   • Procedimientos de ejecución
   • Revisiones de confiabilidad
   • Pruebas
5. Realice una de las siguientes acciones:
   • Si seleccionó Procedimientos de ejecución, haga clic en Ver/editar al lado del procedimiento de ejecución que desea automatizar.
   • Si seleccionó Revisiones de confiabilidad, haga clic en Ver/editar al lado de la revisión de confiabilidad que desea automatizar.
   • Si seleccionó Pruebas, haga clic en Actualizar prueba junto a la prueba que desea automatizar.
6. Desplácese hacia abajo en la página y, junto al campo, haga clic en Automatizar Tipo de evaluación (disponible después de haber enlazado una medida a la prueba como evidencia):

   Tipo de evaluación	Campo
   Procedimiento de ejecución	¿Se identificaron asuntos al completar este procedimiento?
   Revisión de confiabilidad	¿El control fue diseñado en forma apropiada?
   Prueba	¿Este control funcionó con eficacia?

   Se abre el panel lateral Controladores de evaluación, con el objetivo, el control y el tipo de evaluación preseleccionados.

Especificar una medida y definir rangos

1. Haga clic en la lista desplegable Seleccione una medida... para especificar la medida que se usará para rellenar el valor del campo asociado con el procedimiento de ejecución, la revisión de confiabilidad o la prueba. La medida debe generar un valor numérico. No puede utilizar medidas basadas en fechas. Solo puede seleccionar las medidas que se han enlazado al procedimiento de ejecución seleccionado, revisión de confiabilidad o prueba.
   Nota:

   Si anteriormente enlazó una medida y archivó la colección en Resultados donde se encuentra la medida, la medida está protegida en estado de solo lectura. No se pueden agregar ni modificar datos.

2. Seleccione el operador apropiado (menor que o mayor que) y defina las condiciones que deben ocurrir para que la evaluación del control se actualice automáticamente al valor especificado.

   Al ingresar valores en la columna derecha, la columna izquierda se rellena automáticamente con el siguiente valor secuencial y el valor del campo cambia de color una vez que haya ingresado un número para la fila.

   Puede introducir cualquier cantidad de decimales para cada valor. Sin embargo, al guardar, los valores solo muestran hasta dos decimales.

   Consejo:

   Puede utilizar el tabulador para moverse rápidamente verticalmente hacia abajo por la columna derecha.

3. Opcional. Desactive el controlador de evaluación si no desea automatizar la evaluación del control inmediatamente.

   De forma predeterminada, el controlador de evaluación está activado y la evaluación se automatiza inmediatamente después de guardarla. Una vez activado el controlador de evaluación, no puede actualizar el valor de la evaluación del control manualmente.

4. Haga clic en Guardar.

   Resultado La evaluación del control se automatiza.

   Nota

   Debe definir todos los rangos de las medidas antes de guardar.

Ver o editar las evaluaciones automatizadas de controles

1. Vaya al procedimiento de ejecución, revisión de confiabilidad o prueba apropiados en el proyecto.
2. Desplácese hacia abajo en la página para ver la información de estado al lado del campo:

   Tipo de evaluación	Campo	Si el campo muestra...
   Procedimiento de ejecución	¿Se identificaron asuntos al completar este procedimiento?	un icono automatizado , la automatización de la evaluación del control está habilitada. un icono de advertencia , la automatización de la evaluación del control está desactivada. un icono bloqueado , la página del procedimiento de ejecución, la revisión de confiabilidad o la prueba se convierte en de solo lectura y el controlador de evaluación queda deshabilitado. un icono de error , se ha producido un error. Para más información, consulte ¿Qué cambios en Proyectos afectan la forma en que funcionan los controladores de evaluación?
   Revisión de confiabilidad	¿El control se diseñó de forma apropiada?
   Prueba	¿Funcionó con eficacia este control?

3. Para editar o activar/desactivar un controlador de evaluación, haga clic en Editar Tipo de evaluación al lado del campo.

   Se abre el panel lateral Controladores de evaluación, que le permite ver o configurar el controlador de evaluación.

Eliminar un controlador de evaluación

1. Vaya al procedimiento de ejecución, revisión de confiabilidad o prueba apropiados en el proyecto.
2. Desplácese hacia abajo en la página y haga clic en Editar Tipo de evaluación al lado del campo:

   Tipo de evaluación	Campo
   Procedimiento de ejecución	¿Se identificaron asuntos al completar este procedimiento?
   Revisión de confiabilidad	¿El control fue diseñado en forma apropiada?
   Prueba	¿Funcionó con eficacia este control?

   Se abrirá el panel lateral Controladores de evaluación.

3. Haga clic en Eliminar y haga clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación para eliminar el controlador de evaluación.

   El controlador de evaluación se elimina permanentemente de la aplicación Proyectos.