Enlace de evidencia desde Resultados
Enlace los datos de Resultados a su documentación en Proyectos para consolidar la información, informar las evaluaciones y aprobar cuando las acciones correctivas se hayan completado.
Antes de comenzar
Su organización debe utilizar tanto Proyectos como Resultados y debe completar las siguientes tareas en cada aplicación:
| Aplicación | Tareas |
|---|---|
| Proyectos/marcos |
|
| Resultados |
Cómo funciona
Durante cualquier fase de evaluación, puede enlazar diferentes tipos de evidencia para apoyar su documentación. Al enlazar la evidencia, usted resalta las excepciones o la información importante que pertenece a una falla de control y elimina la subjetividad en las evaluaciones de los riesgos.
También puede enlazar la evidencia para ver los estados de las acciones correctivas y aprobar fácilmente cuando se hayan corregido todas las excepciones.
¿Qué tipo de evidencia se puede enlazar?
La siguiente tabla muestra los diferentes tipos de datos de Resultados que puede enlazar a los elementos de Proyectos:
| Datos de Resultados | Elementos de Proyectos |
|---|---|
|
Medida Consejo
Las medidas monitorean los datos en una sola columna de una tabla (estudio analítico de datos, encuesta o reporte de acontecimiento) durante un período utilizando una función agregada. |
Flujo de trabajo del plan de trabajo:
Flujo de trabajo de control interno:
|
|
Tablas:
|
Flujo de trabajo del plan de trabajo:
Flujo de trabajo de control interno:
|
Ejemplos
Escenario
Debe realizar un seguimiento de posibles pagos duplicados realizados con la misma factura para detectar y evitar pagos indebidos. Como parte de sus funciones, debe monitorear el riesgo de forma continua e informar de cualquier trimestre en el que los posibles pagos duplicados representen más del 11 % del total de los pagos.
Proceso
Para monitorear este umbral, configura un indicador clave de riesgo en Resultados mediante:
- Filtrado de los datos de la medida respecto de posibles pagos duplicados, de modo que solo se midan los posibles pagos duplicados.
- Establecimiento del período de cálculo de medición a trimestral.
- Creación de una medida % del total que calcula posibles pagos duplicados como un porcentaje del total de los pagos.
- Establecimiento del umbral de medición a uno mayor a 11.
Para mostrar la medida en Proyectos, usted enlaza la medida al riesgo apropiado en un proyecto.
Resultado
Si los posibles pagos duplicados representan más del 11 % de los pagos totales, por trimestre, la medida indica que se ha excedido el umbral.
Puede establecer disparadores para notificar a las partes interesadas cuando la medida está dentro del umbral o lo excede. Si desea obtener más información, consulte Activación de la actividad automatizada.
Escenario
Usted crea un estudio analítico de datos que muestrea 100 facturas. Como parte de su análisis, identifica dos facturas que no fueron aprobadas por el personal apropiado y crea una interpretación que visualiza los datos de excepción.
Usted desea adjuntar esta información como evidencia dentro de una prueba de control para que:
- el total de los 100 registros de las facturas sean visibles Y
- las dos excepciones son claramente notadas
Proceso
Para mostrar el estudio analítico de datos en Proyectos, enlace el estudio analítico de datos y la interpretación asociada a la prueba relevante.
Resultado
El estudio analítico de datos se muestra en la prueba relevante. El estudio analítico de datos muestra toda la población de las facturas muestreadas, mientras que la interpretación resalta los registros importantes del análisis.
Permisos
Para enlazar los datos de Resultados a un elemento en Proyectos, debe:
- tener asignado el rol de Gerente Profesional o Usuario Profesional dentro del proyecto o marco en Proyectos
- tener acceso de visualización a los datos apropiados dentro de la colección en Resultados
Pasos
Vaya al elemento adecuado en un proyecto o marco
| Elemento | Pasos |
|---|---|
| Riesgo |
|
| Procedimiento de ejecución |
|
| Revisión de confiabilidad |
|
| Prueba |
|
Enlazar evidencia
No puede enlazar evidencia de colecciones archivadas en Resultados. Si anteriormente enlazó alguna evidencia y archivó la colección en Resultados donde se encuentra la evidencia, esta está protegida en un estado de solo lectura.
- En Archivos de soporte, haga clic en Agregar/quitar junto a Medidas, Estudio analítico de datos, Encuestas o Reportes de acontecimientos.
- Busque una medida por nombre o haga clic en la lista desplegable Todas las colecciones y complete una de las siguientes acciones:
- Para buscar una tabla, escriba una palabra clave.
- Para filtrar tablas por colección, seleccione la opción apropiada de la lista desplegable.
- Seleccione la medida o tabla apropiada de la lista.
Si selecciona un estudio analítico de datos, se seleccionan todas las interpretaciones por valor predeterminado.
NotaPuede enlazar los resultados desde Resultados a nivel del estudio analítico de datos o la interpretación. Un estudio analítico de datos puede contener toda la población del estudio analítico de datos, mientras que se puede usar una interpretación para resaltar registros importantes desde un análisis.
- Opcional. Si ha seleccionado un estudio analítico de datos, quite la selección a las interpretaciones que no desea incluir:
- Haga clic en el título de la prueba.
- Quite la selección de las interpretaciones adecuadas.
- Haga clic en Guardar.
La evidencia enlazada aparece en Medidas, Estudio analítico de datos, Encuestas o Reportes de acontecimientos.
Ver, agregar o eliminar evidencias enlazadas
Realice una de las siguientes acciones:
- Para ver la información resumida de la prueba, haga clic en la flecha hacia abajo
o simplemente vea el número de registros activos y resueltos en la prueba. - Para ver la información detallada del estado de los registros Activos y Resueltos, pase el ratón sobre el icono de información
. - Para ir a la configuración de las medidas en Resultados, haga clic en Ver datos.
- Para ir a los registros en Resultados, haga clic en el enlace de prueba.
- Para ir a la página de visualización en Resultados, haga clic en el enlace de interpretaciones.
- Para agregar o eliminar medidas o tablas enlazadas, haga clic en Agregar/Quitar.
Si se quitan medidas o tablas, solo se elimina el enlace en Proyectos. Se conservan los datos de Resultados.
