Trabajar con tablas

Las tablas almacenan registros de datos en filas y columnas. En casos específicos, las tablas también almacenan datos y metadatos que admiten otras características en Diligent One. Una vez que cree una colección y un análisis para contener una tabla, cree un tipo de tabla apropiado e importe datos o distribuya el cuestionario asociado para recopilar respuestas.

Tipos de tablas

Existen varios tipos de tablas en la aplicación Resultados. Cada tipo es adecuado para tipos particulares de tareas y datos, así que siempre elija el tipo que mejor se adapte a sus necesidades.

• Estudio analítico de datos almacena datos importados desde Analytics o un formato de archivo compatible. Este tipo es ideal para administrar y automatizar la corrección de registros, recopilar más información sobre los registros y almacenar datos que puede utilizar para crear visualizaciones y reportes.

• Encuesta almacena las respuestas a un cuestionario que se distribuyen por correo electrónico o un enlace anónimo.

• Reporte de acontecimiento almacena las respuestas a un cuestionario distribuido como un enlace anónimo.

• Proyectos son tablas que almacenan datos y metadatos que admiten funciones en la aplicación Proyectos de Diligent One. Se parecen a las tablas estándares, pero tienen ciertas características o limitaciones basadas en el propósito de esa tabla. Diligent One las genera por sí sola, según sea necesario, y es posible que no pueda modificarlas o eliminarlas a través de la aplicación Resultados. Por ejemplo:

  • Resultados utiliza estas tablas para almacenar las respuestas a cuestionarios de rendimiento del control o certificación para proyectos activos. Estas tablas se crean automáticamente cuando activa el rendimiento del control o las certificaciones en la aplicación Proyectos. Puede identificarlas mediante el hipervínculo Ver proyecto enlazado en la colección a la cual pertenece esta tabla.

• Sistema En casos específicos, las tablas tienen un tipo diferente. Estas tablas generalmente almacenan datos y metadatos que admiten otras características en Diligent One y pueden tener ciertas características o limitaciones basadas en el propósito de esa tabla. Diligent One genera estas tablas por sí sola, según sea necesario, y es posible que no pueda modificarlas o eliminarlas a través de la aplicación Resultados. Por ejemplo:

  • Las tablas de referencia almacenan datos de otro sistema, rellenadas por un robot, que usted puede ver y utilizar en Diligent One.

Limitaciones al tamaño de las tablas

Cada tabla contiene un máximo de:

• 100.000 registros
• 500 columnas

  Nota

  Puede importar hasta 100 columnas a la vez. A continuación, se pueden agregar más columnas utilizando cuestionarios enlazados o exportaciones de Analytics que utilizan una clave primaria. La cantidad combinada de columnas de datos y columnas de cuestionarios no puede exceder 500. Este límite no aplica a las columnas de metadatos.

• 256 caracteres por nombre de campo, incluidos los caracteres en blanco (no se aplica a campos de datos individuales)

Antes de comenzar

Cada tabla debe ser parte de un análisis y colección. Antes de comenzar a trabajar con tablas, asegúrese de que existan estas estructuras de datos principales.

• Crear una colección
• Crear un análisis

Crear una tabla

Dependiendo del flujo de trabajo de su empresa, puede crear tablas a partir de la aplicación Resultados, o en el caso de tablas de estudios analíticos de datos, también puede crearlas desde Analytics.

Crear una tabla desde Resultados

1. Abra la aplicación Resultados.

2. Navegue a la colección y el análisis donde desea que exista esta tabla.

3. Seleccione Agregar tabla > Tipodetabla. Dependiendo del producto Diligent One que esté utilizando, el botón Nueva tabla podría ser Agregar encuesta o Agregar reporte de acontecimiento.

4. Ingrese los detalles de la tabla:

   • En el campo Nombre, ingrese un nuevo nombre.

   • Opcional. En el cuadro de texto Descripción, escriba cualquier información adicional acerca de la tabla.

5. Complete los campos específicos al tipo de tabla:

   Tipo de tabla	Campo	Descripción
   Estudio analítico de datos	Nombre del script (opcional)	El nombre del script o proceso utilizado para generar el conjunto de resultados. No existe una asociación física entre el nombre del script en este campo y el procesamiento del script en Analytics.
   Reporte de acontecimiento	Cuestionario	El cuestionario enlazado que se utiliza para recopilar las respuestas que se almacenan en la tabla. Puede seleccionar un cuestionario existente o hacer clic en Crear nuevo para crear un nuevo cuestionario. Si desea obtener más información, consulte Recolección de las respuestas de los cuestionarios.
   Encuesta

6. Haga clic en Crear.

   • Si está creando un estudio analítico de datos, se le redirige a la página Importar datos, donde puede comenzar el proceso de importación de datos. Si desea obtener más información, consulte Importación y exportación de los datos.

   • Si está creando un reporte de acontecimiento o una encuesta, se le redirige a la colección donde puede distribuir el cuestionario para comenzar a recopilar respuestas. Si desea obtener más información, consulte Distribución de cuestionarios

Crear una tabla fuera de Resultados

Puede crear un estudio analítico de datos desde Analytics con el comando EXPORT. Consulte Exportar excepciones a Diligent One.

Cambiar la configuración de una tabla

1. Abra la aplicación Resultados.

2. Navegue hasta la colección y el análisis que contiene la tabla que desea actualizar.

3. Para esa tabla, haga clic en y haga clic en Configuración.

4. Para actualizar los detalles de la tabla:

   • En el campo Nombre, ingrese un nuevo nombre.

   • En el cuadro de texto Descripción, escriba cualquier información adicional acerca de la tabla.

5. Actualice los campos específicos al tipo de tabla:

   Tipo de tabla	Campo	Descripción
   Estudios analíticos de datos y algunas tablas del sistema (rendimiento del control y certificaciones)	Nombre del script (opcional)	El nombre del script o proceso utilizado para generar el conjunto de resultados. No existe una asociación física entre el nombre del script en este campo y el procesamiento del script en Analytics.
   	Clave primaria	El campo que identifica únicamente los registros. Si desea obtener más información, consulte Especificación de una clave primaria.
   	Información del registro de correo electrónico y cuestionario	Los campos que los destinatarios pueden ver en los cuestionarios y las notificaciones por correo electrónico de asignación de cuestionarios. Puede seleccionar cualquier dato importado, campos de metadatos de Resultados y campos de cuestionarios. Debe seleccionar al menos un campo. Si desea obtener más información, consulte Personalización de los correos electrónicos de cuestionarios y Envío de cuestionarios desde registros. Nota Si se trata de una tabla de Certificaciones, los destinatarios de las certificaciones secuenciales siempre ven las respuestas anteriores, incluso si desactiva los campos del cuestionario aquí.
   Reportes de acontecimientos	Administrar el cuestionario	Configuración del cuestionario enlazado que se utiliza para recopilar respuestas almacenadas en la tabla. Si desea obtener más información, consulte Recolección de las respuestas de los cuestionarios.
   Encuestas

6. Opcional. Seleccione Publique automáticamente los datos de esta tabla como conjunto de datos en el Centro de actividades para publicar continuamente los datos más actualizados para uso en la creación de tableros de mando. Si quiere pausar la publicación automática, no seleccione esta opción.

Nota

Una vez creado un conjunto de datos, los administradores de Reportes en el Centro de actividades tienen acceso a todos los registros de la tabla. La tabla de la aplicación Resultados se publicará automáticamente a intervalos regulares; la configuración predeterminada es cada 24 horas.

7. Haga clic en Guardar.

Publicar los datos de la aplicación Resultados en la aplicación Centro de actividades

Puede publicar los datos de Resultados como conjuntos de datos en la aplicación Centro de actividades, donde los usuarios con acceso de administrador en Reportes pueden utilizarlos para crear tableros de mando personalizados y, de manera opcional, publicarlos en el sitio de Boards.

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Vaya a la colección que contiene los datos que quiere publicar en la aplicación Centro de actividades y selecciónela. Se abre la tabla.
3. Para esa tabla, haga clic en y seleccione Publicar en el Centro de actividades. Se abre el cuadro de diálogo Publicar en el Centro de actividades.
4. Haga clic en Publicar. Se cierra el cuadro de diálogo y el conjunto de datos pasa a estar disponible en la aplicación Centro de actividades.
Nota

En función del tamaño del conjunto de datos, puede tardar un tiempo hasta que aparezca en la aplicación Centro de actividades. Una vez creado o actualizado el conjunto de datos, los administradores de Reportes tienen acceso a todos los registros de la tabla publicada en la aplicación Centro de actividades.

Importante

El conjunto de datos de la aplicación Centro de actividades no se actualiza automáticamente cuando se hacen cambios en la tabla correspondiente en Resultados. En ese caso, deberá volver a publicar el conjunto de datos en la aplicación Centro de actividades para que los cambios aparezcan en el conjunto de datos de Reportes y generar informes actualizados.

5. Opcional. Si tiene acceso de administrador en Reportes, puede crear y compartir tableros de mando personalizados desde la aplicación Centro de actividades y conectarlos con los sitios de Boards. Consulte Administrar tableros de mando en la aplicación Centro de actividades y Diligent One: conexión de tableros de mando del Centro de actividades con sitios de Boards .

Publicar los datos de la aplicación Resultados en el Centro de actividades automáticamente

Un administrador de la aplicación Resultados puede activar la publicación automática de los conjuntos de datos de esa aplicación a fin de garantizar que los datos disponibles sean recientes. Así, no será necesario publicar manualmente nuevos datos que haya que compartir con la aplicación Centro de actividades para la creación de tableros de mando actualizados.

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue hasta la colección y el análisis que contiene la tabla que desea actualizar.
3. Para esa tabla, haga clic en y haga clic en Configuración.
4. Seleccione Publique automáticamente los datos de esta tabla como conjunto de datos en el Centro de actividades para publicar continuamente los datos más actualizados para uso en la creación de tableros de mando.
Nota

Una vez creado un conjunto de datos, los administradores de Reportes en el Centro de actividades tienen acceso a todos los registros de la tabla. La tabla de la aplicación Resultados se publicará automáticamente a intervalos regulares; la configuración predeterminada es cada 24 horas.

5. Haga clic en Guardar.

Pausar la publicación automática de los datos de la aplicación Resultados en el Centro de actividades

Un administrador de la aplicación Resultados puede pausar en cualquier momento la publicación automática de los datos de esa aplicación en el Centro de actividades.

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue hasta la colección y el análisis que contiene la tabla que desea actualizar.
3. Para esa tabla, haga clic en y haga clic en Configuración.
4. Anule la selección de Publique automáticamente los datos de esta tabla como conjunto de datos en el Centro de actividades para pausar la publicación automática.
5. Haga clic en Guardar.

Eliminar una tabla

Al eliminar una tabla, todos los disparadores y registros asociados se eliminan de manera permanente.

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue hasta la colección y el análisis que contiene la tabla que desea eliminar.
3. Para esa tabla, haga clic en y haga clic en Configuración.
4. En la parte inferior de la página, complete una de las siguientes acciones:
   • Para eliminar todos los registros de la tabla, haga clic en Eliminar registros.
     Nota

     Esta opción quita todos los registros de la tabla y todas las columnas de datos importados de otro origen. No quita:

     • Las columnas generadas por Diligent One como metadatos o columnas de cuestionarios enlazados
     • La configuración para esa tabla
     • Interpretaciones y visualizaciones (no podrá abrir ninguna interpretación hasta que los datos necesarios para generar la interpretación estén disponibles)
     • Medidas
     • Disparadores
   • Para eliminar todos los registros y la tabla, haga clic en Eliminar todo.
5. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Eliminar.

Mostrar u ocultar los identificadores de la tabla

De vez en cuando, necesita conocer el identificador de una tabla para poder interactuar con ella mediante la automatización, como cuando está utilizando la API de Diligent One, escribiendo un script o configurando un robot. Puede mostrar estos identificadores junto al nombre de cada tabla en cualquier colección en Resultados.

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue a la colección que contiene la tabla con un identificador que necesita.
3. Cerca de la parte superior de la página, haga clic en Mostrar los identificadores de la tabla para activarlos o desactivarlos. Cuando está activado, cada identificador de tabla aparece junto a su nombre.