Distribución de cuestionarios

Una vez que crea un cuestionario, existen varias maneras de distribuirlo.

• Al corregir registros para recopilar información adicional sobre los datos en un registro.
• Como una encuesta, enviado desde una tabla de encuesta como un correo electrónico o un enlace.
• Como un reporte de acontecimiento, enviado desde una tabla de reporte de acontecimiento como un enlace anónimo.
• Como parte de una encuesta de evaluación, un rendimiento del control o un programa de certificación.

Cambiar lo que ven los destinatarios de los datos

Cuando envía un cuestionario desde un registro o como parte de una certificación o un rendimiento del control, los datos de las columnas de la tabla se muestran para el destinatario como detalles del registro junto con el cuestionario. Todos los destinatarios (incluidas las personas que no utilizan Diligent One) pueden ver los datos del registro y descargar los archivos adjuntos. Esto incluye lo siguiente:

• archivos de soporte (denominados Archivos relacionados para los destinatarios)
• archivos adjuntos en campos del registro actual
• archivos adjuntos en campos de otros registros (cuando se envía un cuestionario para múltiples registros al mismo tiempo)
• archivos adjuntos de encuestados anteriores a ese cuestionario (incluidos los borradores de las respuestas)

Para cambiar los datos y archivos adjuntos que aparecen en el cuestionario, debe cambiar algunas configuraciones en el cuestionario que está enviando, así como en la tabla desde la cual se envía.

Paso 1: Considerar los datos que desea que vean sus destinatarios

Antes de enviar cuestionarios, considere qué datos desea que vean los destinatarios y cuáles no desea que vean. Preste especial atención tanto a los aspectos de seguridad o privacidad como al contexto. Los destinatarios necesitan suficiente contexto para comprender lo que les está solicitando pero demasiada información podría confundirlos o exponer información que no está destinada a ellos.

Paso 2: Cambiar la configuración del cuestionario

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Abra la colección que contiene, o contendrá, el cuestionario que desea cambiar.
3. Agregue o edite el cuestionario que desea enviar.
4. Al configurar el cuestionario, en Detalles del cuestionario, elija Mostrar campos seleccionados del registro para la Vista del encuestado.
   

   Nota

   También puede elegir Ocultar todos los campos del registro. Pero si hace esto, se quita el contexto que el destinatario podría necesitar para responder a las preguntas de manera efectiva. Además, esto no necesariamente impide que aparezcan campos en el correo electrónico que inviten a alguien a hacer un cuestionario. Cambiará esto en el siguiente paso.

5. Guarde el cuestionario.

Paso 3: Cambiar la configuración de la tabla

1. Regresar a la colección que contiene la tabla desde la cual está enviando el cuestionario.
2. Cambiar la configuración para la tabla desde la cual desea enviar el cuestionario.
3. Al configurar la tabla, en Información del registro de correo electrónico y cuestionario, elija los campos que desea incluir en el cuestionario.
4. Haga clic en Guardar.

Paso 4: Distribuir el cuestionario

Consulte Enviar un cuestionario desde un registro o Otras maneras de enviar cuestionarios, a continuación.

Enviar un cuestionario desde un registro

Puede enviar un cuestionario desde un registro para recabar información adicional sobre los datos de ese registro. Puede hacerlo con un solo registro o con varios registros al mismo tiempo.

Para registros individuales

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue a la tabla apropiada en una colección.
3. En la tabla, haga clic en el registro sobre el cual desea enviar un cuestionario. Se abre el panel Procesar registros en el lado derecho de la pantalla. Puede desplazarse por los registros utilizando las flechas hacia arriba y hacia abajo en la esquina superior derecha del panel. Sin embargo, si ha seleccionado registros utilizando la columna de la izquierda, estas flechas se desplazan a través de todos los registros visibles, no solo de los registros que ha seleccionado.
4. En la parte inferior del panel, haga clic en Procesar registro No.n.
5. Haga clic en Enviar cuestionario. Se abre el panel Enviar un cuestionario.
6. En la sección Destinatario, especifique el usuario que desea que responda el cuestionario. Si se selecciona usted mismo, no hay invitación por correo electrónico y el cuestionario se abre en una nueva ficha.
7. En la lista del Cuestionario, seleccione el cuestionario a enviar.

   Nota

   Si usted es un Ejecutivo supervisor o un Usuario colaborador solo puede seleccionar los cuestionarios que ya están enlazados a la tabla.

8. Opcional. En Agregar archivos a las instrucciones, cargue uno o más archivos de soporte para adjuntarlos al envío del cuestionario. Los archivos se incluyen en una columna reservada en la tabla asociada.

   Nota

   Por razones de seguridad, Diligent One no acepta archivos adjuntos con las siguientes extensiones: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

9. Opcional. En la sección Correo electrónico del cuestionario, personalice el mensaje de correo electrónico que recibe el destinatario cuando envía el cuestionario:
   1. En el campo Asunto del correo electrónico, ingrese el texto de la línea del asunto.
   2. En el campo Mensaje del correo electrónico, ingrese el texto del mensaje del correo electrónico.

   Nota

   Esta es una personalización del correo electrónico ad-hoc. El texto que usted proporciona se usa una vez y no afecta a la plantilla predeterminada que se usa con el cuestionario. Para personalizar la plantilla predeterminada del cuestionario, consulte Personalización de los correos electrónicos de cuestionarios.

10. Realice una de las siguientes acciones:
    • Si asigna el cuestionario a usted mismo, haga clic en Abrir. El cuestionario se abre en una nueva ventana del navegador.
    • Si envía el cuestionario a un destinatario designado, haga clic en Enviar.

    Las respuestas son capturadas en la tabla especificada, con cada respuesta a una pregunta definida como un campo distinto. Si desea obtener más información, consulte Enlace de cuestionarios a las tablas.

Para registros masivos

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue a la tabla apropiada en una colección.
3. Para seleccionar los registros sobre los cuales enviar cuestionarios en forma masiva, realice una de las siguientes acciones:
   • Para procesar todos los registros visibles, seleccione la casilla de verificación en el encabezado de la columna.
   • Para procesar un subconjunto de registros visibles, seleccione dos o más registros.

   Se abre el panel Procesar registros en el lado derecho de la pantalla. Puede desplazarse por los registros utilizando las flechas hacia arriba y hacia abajo en la esquina superior derecha del panel. Sin embargo, estas flechas se desplazan a través de todos los registros visibles, no solo de los registros que ha seleccionado.

4. En la parte inferior del panel Procesar registros, haga clic en Procesar n registros marcados. La Vista de la tabla solo muestra los registros seleccionados y puede ver qué registros están sujetos a alguna acción de procesamiento en forma masiva que realice. Puede salir de la revisión haciendo clic en Volver a todos los registros en el panel Procesar registros.
5. Haga clic en Enviar cuestionario. Se abre el panel Enviar un cuestionario.
6. En la sección Destinatario, especifique el usuario que desea que responda el cuestionario. Si se selecciona usted mismo y un cuestionario para todos los registros, no hay invitación por correo electrónico y el cuestionario se abre en una nueva ficha.
7. En la lista del Cuestionario, seleccione el cuestionario a enviar.

   Nota

   Si usted es un Ejecutivo supervisor o un Usuario colaborador solo puede seleccionar los cuestionarios que ya están enlazados a la tabla.

8. Opcional. En Agregar archivos a las instrucciones, cargue uno o más archivos de soporte para adjuntarlos a cada envío del cuestionario. Los archivos se incluyen en una columna reservada en la tabla asociada.

   Nota

   Por razones de seguridad, Diligent One no acepta archivos adjuntos con las siguientes extensiones: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

9. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Un cuestionario por registro el destinatario debe responder un cuestionario por cada registro que se seleccione. Cada respuesta se registra individualmente para cada registro
   • Un cuestionario para todos los registros el destinatario debe responder un cuestionario. La única respuesta se registra para todos los registros seleccionados
10. Opcional. En la sección Correo electrónico del cuestionario, personalice el mensaje de correo electrónico que recibe el destinatario cuando envía el cuestionario:
    1. En el campo Asunto del correo electrónico, ingrese el texto de la línea del asunto.
    2. En el campo Mensaje del correo electrónico, ingrese el texto del mensaje del correo electrónico.

    Nota

    Esta es una personalización del correo electrónico ad-hoc. El texto que usted proporciona se usa una vez y no afecta a la plantilla predeterminada que se usa con el cuestionario. Para personalizar la plantilla predeterminada del cuestionario, consulte Personalización de los correos electrónicos de cuestionarios.

11. Realice una de las siguientes acciones:
    • Si asigna el cuestionario a usted mismo, haga clic en Abrir. El cuestionario se abre en una nueva ventana del navegador.
    • Si envía el cuestionario a un destinatario designado, haga clic en Enviar.

Enviar un cuestionario como una encuesta

Las encuestas son tablas que almacenan las respuestas a cuestionarios. Puede enviar el cuestionario a una lista de destinatarios conocidos o distribuir un enlace anónimo a encuestados desconocidos para que lo completen. Cada respuesta se almacena como un registro en la encuesta y puede procesar o generar reportes sobre estos registros.

Antes de comenzar

Antes de implementar un cuestionario como una encuesta, debe:

1. Crear un cuestionario y agregarle preguntas consulte Creación de cuestionarios
2. Crear una tabla Encuesta consulte Trabajar con tablas

Qué ven los destinatarios de los datos

Cuando envía un cuestionario desde una tabla de reportes de acontecimientos, los encuestados no ven información de campo específica, incluso si el cuestionario está configurado para mostrar campos.

Opciones de distribución

Puede distribuir cuestionarios de encuesta a una dirección de correo electrónico o como un enlace anónimo.

Direcciones de correo electrónico

Usted proporciona una lista de destinatarios conocidos, incluidos los usuarios ajenos a Diligent One, que reciben un correo electrónico que contiene un enlace único y seguro al cuestionario. Los encuestados pueden responder una vez y usted puede hacer el seguimiento del estado de respuesta.

Enlace anónimo

Usted hace un solo enlace seguro disponible para los encuestados potenciales en una ubicación central, como un formulario web. Los encuestados acceden al cuestionario haciendo clic en el enlace y pueden contestar el cuestionario varias veces hasta que deshabilite el enlace. Las respuestas son anónimas y no se puede hacer el seguimiento del estado del encuestado.

Una vez que haga clic en Distribuir encuesta, el enlace anónimo estará activo hasta que lo desactive.

Distribuir la encuesta

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Vaya a la colección que contiene la encuesta.
3. Debajo del nombre de la encuesta, haga clic en Distribuir encuesta.

   Nota

   Si, en cambio, ve un botón Agregar preguntas, significa que el cuestionario enlazado no tiene preguntas. Agregue preguntas antes de distribuir el reporte de acontecimiento.

4. Distribuya la encuesta utilizando uno de los siguientes métodos:
   • Para obtener un enlace anónimo que puede poner a disposición de posibles encuestados, haga clic en Copiar y pegue el enlace en su ubicación de distribución.
     

     Nota

     Cuando entre a un enlace de distribución, se lo redireccionará a una instancia única de la encuesta que tiene su propia URL. Asegúrese de distribuir el enlace que copie directamente de la página de la colección. No comparta la URL que vea después de hacer clic en el enlace de distribución.

   • Para enviar la encuesta a los encuestados conocidos, en el campo Enviar a destinatarios, escriba una lista de direcciones de correo electrónico separadas por una coma, un espacio o una nueva línea y, a continuación, haga clic en Enviar.

Seguir el estado de las respuestas

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Vaya a la colección que contiene la encuesta.
3. Debajo del nombre de la encuesta, haga clic en Distribuir encuesta.
4. Haga clic en la ficha Seguir. Aparece el mensaje Respondida junto a los destinatarios que han enviado respuestas a la encuesta. Aparece el mensaje Pendiente junto a los destinatarios que aún no han enviado respuestas a la encuesta.
5. Opcional. Para recordar a los destinatarios que deben responder a la encuesta, haga clic en Reenviar.

Deshabilitar un enlace anónimo

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Vaya a la colección que contiene la encuesta.
3. Debajo del nombre de la encuesta, haga clic en Distribuir encuesta.
4. Haga clic en Desactivar. Se genera un nuevo enlace y el enlace original se deshabilita en cualquier ubicación en la que se implemente. Los encuestados que hacen clic en el enlace original ya no pueden acceder a la encuesta.

Enviar un cuestionario como un reporte de acontecimiento

Los reportes de acontecimientos son tablas que almacenan las respuestas a cuestionarios. Puede enviar el cuestionario distribuyendo un enlace anónimo para que lo completen los encuestados desconocidos. Cada respuesta se almacena como un registro en el reporte de acontecimiento y puede procesar o generar reportes sobre estos registros.

Antes de comenzar

Antes de implementar un cuestionario, debe:

• Crear un cuestionario y agregarle preguntasconsulte Creación de cuestionarios
• Crear una tabla de reportes de acontecimientosconsulte Trabajar con tablas

Qué ven los destinatarios de los datos

Cuando envía un cuestionario desde una tabla de reportes de acontecimientos, los encuestados no ven información de campo específica, incluso si el cuestionario está configurado para mostrar campos.

Distribuir el reporte de acontecimiento

Una vez que ha enlazado el reporte de acontecimiento con el cuestionario, puede distribuir el reporte de acontecimiento.

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Vaya a la colección que contiene el reporte de acontecimiento.
3. Debajo del nombre del reporte de acontecimiento, haga clic en Distribuir reporte de acontecimiento. El enlace anónimo permanece activo hasta que lo desactive.

   Nota

   Si, en cambio, ve un botón Agregar preguntas, significa que el cuestionario enlazado no tiene preguntas. Agregue preguntas antes de distribuir el reporte de acontecimiento.

4. Para obtener un enlace anónimo que puede poner a disposición de posibles encuestados, haga clic en Copiar y pegue el enlace en su ubicación de distribución.

   Nota

   Cuando entre a un enlace de distribución, se lo redireccionará a una instancia única de reporte de acontecimientos que tiene su propia URL. Asegúrese de distribuir el enlace que copie directamente de la página de la colección. No comparta la URL que vea después de hacer clic en el enlace de distribución.

Deshabilitar un enlace anónimo

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Vaya a la colección que contiene el reporte de acontecimiento.
3. Debajo del nombre del reporte de acontecimiento, haga clic en Distribuir reporte de acontecimiento. El enlace anónimo permanece activo hasta que lo desactive.
4. Para desactivar el enlace anónimo existente, haga clic en Desactivar. Se genera un nuevo enlace y el enlace original se deshabilita en cualquier ubicación en la que se implemente. Los encuestados que hacen clic en el enlace original no pueden acceder al reporte de acontecimiento.

Otras maneras de enviar cuestionarios

También puede distribuir un cuestionario como parte de una encuesta de evaluación, un rendimiento del control o una certificación, si está utilizando esas funciones.