Aplicación de acciones correctivas a registros

Aplicar medidas correctivas a los registros actualizando los campos claves de la tabla, como el estado y la prioridad. Desde la aplicación Resultados, puede administrar todo el proceso de corrección de las excepciones de las pruebas, las respuestas a los cuestionarios o los reportes de acontecimientos.

Cómo funciona

¿Qué son los registros?

Los registros son objetos de datos que contienen uno o más atributos, como un título, descripción, persona asignada, valor monetario, respuestas al cuestionario o archivos adjuntos. Dependiendo de para qué utilice Diligent One, un registro podría representar una excepción de una prueba de auditoría, un incidente de seguridad informática o cualquier otra cosa que necesite monitorear o investigar.

¿Dónde ocurren las acciones correctivas?

Dentro de una colección, los registros están disponibles para su procesamiento en cualquier tabla del estudio analítico de datos. Dentro de cualquier colección de Resultados, puede abrir una tabla para acciones correctivas haciendo clic en su título o, a la derecha, en la cantidad de registros que tiene esa tabla.

Cuando selecciona uno o más registros en la tabla, se abre el panel Procesar registros en el lado derecho de la pantalla. Puede revisar y procesar registros de forma individual o en forma masiva desde este panel.

No todas las tablas están diseñadas para que se apliquen acciones correctivas

Algunas tablas, como las de las Colecciones especiales, son generadas por el sistema y no están destinadas a ser corregidas. Almacenan datos que admiten otras funciones en Diligent One.

¿Qué significa aplicar medidas correctivas a un registro?

Al procesar los registros, usted los procesa especificando los valores de las columnas de información claves que se agregan a la tabla y estas columnas siguen el progreso de un registro a través del flujo de trabajo de correcciones de la empresa:

Columna de información	Descripción	Comentarios adicionales
Prioridad (Carácter)	Identifica la importancia relativa o gravedad de los registros.	Al procesar un registro, puede asignar un valor de prioridad para indicar la importancia relativa o gravedad del registro. Hay cuatro prioridades predefinidas: Bajo/a Media Alto/a Crítico/a
Estado (Carácter)	Identifica el estado de los registros desde el momento en que se importan hasta que están completamente procesados de acuerdo con el flujo de trabajo de su empresa. Nota Si un estado está enlazado a un cuestionario de estado, se le pedirá que responda un cuestionario al cambiar el estado del registro al valor enlazado. Si un disparador estableció el registro en el estado enlazado, el cuestionario se muestra cuando intenta procesar el registro posteriormente. Los cuestionarios enlazados se muestran en un panel en la Vista de la tabla. Si desea obtener más información, consulte Enlace de los estados de los registros a cuestionarios.	Al procesar un registro, se puede asignar un estado para identificar el estado del registro. Hay cinco estados predeterminados: Nuevo Abierto En revisión Cerrado Falso positivo
Publicado (Fecha)	Muestra la fecha de creación de los registros
Nombre publicado (Carácter)	Muestra el nombre de la persona que creó el registro
Cargado (Fechahora)	Muestra la fecha y hora en que el registro fue modificado por última vez	El campo Actualizado realiza el seguimiento de cualquier cambio en las columnas de información y datos en la tabla. Nota El campo Actualizado no hace un seguimiento cuando se envían los cuestionarios, cuando se asigna un cuestionario a la misma persona o cuando se hace un comentario sobre un registro.
Cerrado (Fechahora)	Muestra la fecha y hora en que el registro fue trasladado al estado cerrado	Cuando un registro se mueve del estado cerrado al estado abierto, el valor cerrado se actualiza a nulo.
Asignado (Carácter)	Identifica a la persona que es responsable del registro	Si se asigna un grupo de flujo de trabajo, entonces el asignado debe ser un miembro del grupo de flujo de trabajo.
Grupo de flujo de trabajo (carácter)	Controla la visibilidad del registro. Solo los miembros del grupo de flujo de trabajo asignado pueden revisar el registro. Si no se asigna ningún grupo de flujo de trabajo, todos los miembros de la colección con permisos suficientes pueden ver el registro. Nota Los usuarios con roles de administrador profesional o usuario profesional pueden revisar todos los registros de la colección, independientemente de la asignación del grupo de flujo de trabajo.	Si usted no es un gerente profesional o un usuario profesional, no puede cambiar una asignación de grupo de flujo de trabajo.

Automatización de las acciones correctivas

Utilizando disparadores puede automatizar partes del flujo de trabajo de acciones correctivas de su empresa. Cuando se producen eventos que concuerdan con ciertas condiciones, el disparador puede actualizar columnas de información, notificar a alguien o asignar registros a usuarios o grupos de flujos de trabajo. Si desea obtener más información, consulte Activación de la actividad automatizada.

Para una automatización de datos de extremo a extremo más completa, utilice robots para completar sus tablas. La combinación de robots y disparadores puede generar un flujo de extremo a extremo robusto y en gran parte automatizado para cada registro.