Enlace de los estados de los registros a cuestionarios
Para personalizar su flujo de trabajo, enlace uno o más estados a un cuestionario. Cuando un registro se cambia a un estado enlazado, se muestra el cuestionario.
Nota
Únicamente los Gerentes profesionales y los Usuarios profesionales pueden completar esta tarea.
Cómo funciona
Enlace al cuestionario de estado
En la página Detalles del cuestionario, puede enlazar uno o más estados a un cuestionario. Cuando ocurre cualquiera de las siguientes situaciones, se solicita al usuario que procesa el registro que complete el cuestionario:
- el estado de un registro se cambia a uno de los estados enlazados
- se procesa un registro con un estado enlazado
Esto puede ocurrir cuando un disparador establece el registro en un estado enlazado. El cuestionario se muestra cuando el asignado intenta procesar el registro posteriormente.
Un estado solo puede estar enlazado a un cuestionario a la vez. Una vez que se responde al cuestionario, el cuestionario se enlaza a la tabla y los ejecutivos supervisores y los usuarios colaboradores no pueden enviar el cuestionario enlazado al procesar los registros.
Nota
Si un registro se cambia a un estado enlazado después de estar previamente en este estado, entonces una vez más se requiere el cuestionario. El cuestionario está completado con las respuestas que se registraron la última vez que se contestó para el registro. El usuario que procesa el registro puede actualizar las respuestas según sea necesario.
Estados enlazados y procesamiento de registros en forma masiva
Al procesar registros en forma masiva, se aplica una única respuesta al cuestionario de estado para todos los registros seleccionados. Sin embargo, dependiendo de cómo su empresa configure los flujos de trabajo y los grupos de flujo de trabajo, la actualización del estado puede no aplicarse a todos los registros:
- si sus reglas de flujo de trabajo permiten que todos los registros seleccionados pasen al estado seleccionado, las respuestas al cuestionario se aplican a todos los registros
- si sus reglas de flujos de trabajo permiten que solo algunos registros seleccionados pasen al estado seleccionado, las respuestas al cuestionario se aplican únicamente a los registros permitidos y los registros que quedan fuera de las reglas de los flujos de trabajo no se procesan
- si selecciona varios registros para procesar y no cambia el estado antes de responder el cuestionario, la respuesta al cuestionario se aplica únicamente al último registro seleccionado.
Nota
Si aplica el filtro Estado es Abierto a la tabla y luego cambia los registros en forma masiva al estado Cerrado con un cuestionario enlazado, el cuestionario no se muestra dado que los registros ya no están incluidos en la tabla filtrada.
Ejemplo
Cuestionario de aprobación de gastos
Su flujo de trabajo de acciones correctivas incluye un estado llamado Requiere aprobación. Cuando se cargan nuevos registros de gastos, se ejecuta un disparador y hace lo siguiente para todos los registros donde el monto del gasto exceda los $ 100:
- establece el estado del registro en Requiere aprobación
- asigna el registro al gerente responsable de las aprobaciones
Crea un cuestionario de aprobación que reúne la información necesaria para justificar la aprobación de los gastos. A continuación, enlaza el estado Requiere aprobación al cuestionario.
Cuando el gerente de aprobaciones revisa los registros e intenta procesarlos, se muestra el cuestionario de aprobaciones en la Vista de la tabla y la respuesta se asocia con los registros de gastos en la tabla.
Enlazar un estado a un cuestionario
- Abra la aplicación Resultados.
- Haga clic en el nombre de la colección que tiene el cuestionario con el que desea trabajar.
- Haga clic en Cuestionarios.
- Haga clic en el cuestionario adecuado y ábralo.
- En la esquina superior derecha, haga clic en Editar.
- En la lista Estados enlazados, seleccione uno o más estados para enlazar al cuestionario.
Un estado solo puede estar enlazado a un cuestionario.
- En la parte inferior de la página, haga clic en Guardar.
