Trabajar con colecciones

Una colección es un contenedor utilizado para organizar los estudios analíticos que se relacionan con los diferentes departamentos, procesos de negocios o conjuntos de datos. Las colecciones son el nivel más alto de organización en la aplicación Resultados.

Tipos de colecciones

Colecciones estándar Colecciones que se utilizan para organizar los datos importados desde un archivo de origen o desde un script de Analytics. Estas colecciones se crean directamente en la aplicación Resultados.
Colecciones de Proyectos Estas colecciones suelen almacenar datos y metadatos que admiten funciones en la aplicación Proyectos de Diligent One. Se parecen a las colecciones estándares, pero pueden tener ciertas características o limitaciones basadas en el propósito de esa colección. Diligent One las genera por sí sola, según sea necesario, y es posible que no pueda modificarlas o eliminarlas a través de la aplicación Resultados. Por ejemplo:
- Resultados utiliza colecciones para organizar las respuestas a cuestionarios de rendimiento del control o certificación para proyectos activos. Estas colecciones se crean automáticamente cuando activa el rendimiento del control o las certificaciones en la aplicación Proyectos. Puede identificarlas mediante el hipervínculo Ver proyecto enlazado en la lista de la colección.
Colecciones especiales Estas colecciones generalmente almacenan datos y metadatos que admiten otras características en Diligent One y pueden tener ciertas características o limitaciones basadas en el propósito de esa colección. Diligent One las genera por sí sola, según sea necesario, y es posible que no pueda modificarlas o eliminarlas a través de la aplicación Resultados. Dependiendo de su rol y sus permisos, es posible que ni siquiera vea estas colecciones. Por ejemplo:
- La Colección de referencia contiene tablas de referencia. Importe datos personalizados, como una lista de contactos, desde un origen externo a estas tablas para que las personas puedan hacer referencia a ellos en Diligent One. Recomendamos usar Robots para mantener actualizada esta tabla.
Colecciones archivadas Colecciones que se archivan manualmente o que almacenan respuestas al cuestionario de certificación o rendimiento del control para proyectos archivados o eliminados. Las colecciones de certificación y rendimiento del control se archivan automáticamente cuando usted archiva o elimina un proyecto que tiene activado el rendimiento del control o las certificaciones en la aplicación Proyectos.

Permisos

Solo los administradores de Resultados pueden crear colecciones. Los administradores de Resultados y los gerentes profesionales pueden actualizar y eliminar colecciones.

Crear una colección

Abra la aplicación Resultados.
En la página de inicio de Resultados, haga clic en +Agregar colección.
Escriba la siguiente información:
- Nombre Escriba un título significativo para la colección. El máximo es de 255 caracteres.
- Descripción Opcional. Escriba una breve descripción acerca de la colección. Puede seleccionar diferentes opciones de formato (negrita, cursiva, subrayado) para darle estilo al texto. El texto de descripción aparece debajo del nombre de la colección en la página de inicio de Resultados y en la página de la colección.
Opcional. En Flujo de trabajo, seleccione la opción adecuada de la lista. Si desea obtener más información, consulte Creación de flujos de trabajo en la aplicación Resultados.
Haga clic en Crear colección.

Buscar y abrir una colección

Para abrir una colección que no está archivada:

Abra la aplicación Resultados.
Opcional. Utilice la barra de búsqueda para buscar en la lista de colecciones por título.
Haga clic en la colección que desea abrir.

Para abrir una colección que ha sido archivada:

Abra la aplicación Resultados.
En la esquina inferior izquierda, en el panel lateral de navegación, haga clic en Archivo de colección.
Opcional. Utilice la barra de búsqueda para buscar en la lista de colecciones por título.
Haga clic en la colección que desea abrir.

Cambiar la configuración de una colección

Nota

Únicamente los gerentes profesionales y los administradores de Resultados asignados a la colección pueden completar esta tarea.

Abra la aplicación Resultados.
Opcional. Utilice la barra de búsqueda para buscar en la lista de colecciones por título.
Encuentre la colección que desea modificar, haga clic en y haga clic en Configuración.
Complete cualquiera de las siguientes:
- Para actualizar el nombre de la colección, escriba un nuevo nombre en el cuadro de texto Nombre.
- Para actualizar la descripción de la colección, ingrese cualquier información adicional sobre la colección en el cuadro de texto Descripción. El texto de descripción aparece debajo del nombre de la colección en la página de inicio de Resultados.
- Para aplicar un flujo de trabajo a la colección, seleccione el flujo de trabajo adecuado en la lista.
Haga clic en Guardar. Aparecerá una notificación para hacerle saber que la colección se ha actualizado correctamente.

Eliminar una colección

Cuando se elimina una colección, todos los análisis y tablas asociados con la colección también se eliminan de forma permanente.

Nota

Para eliminar una colección del proyecto, debe eliminar permanentemente el proyecto enlazado. Si desea obtener más información, consulte Eliminación y restauración de proyectos.

Abra la aplicación Resultados.
Opcional. Utilice la barra de búsqueda para buscar en la lista de colecciones por título.
Encuentre la colección que desea eliminar, haga clic en y haga clic en Configuración.
Haga clic en Eliminar colección. Aparecerá un cuadro de diálogo con un mensaje de advertencia pidiéndole que confirme la eliminación de la colección.

¡Precaución!

Si elige eliminar una colección, también se borrará todo el trabajo asociado (tablas, disparadores, medidas y visualizaciones), y no podrá acceder a ninguno de esos elementos ni restaurarlos.

En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Eliminar. La colección se eliminará y se quitará de la lista.

Archivar una colección

Una vez que haya terminado con una colección, puede archivarla junto con todo su contenido en un estado de solo lectura. Las colecciones archivadas se almacenan en el Archivo de colecciones y mantienen la integridad de sus datos una vez que su trabajo está completo.

Si tiene un rol de gerente profesional, puede archivar una colección desde la página Configuración de la colección. Una vez que se archiva la colección, se quita de la página de inicio y se mueve al Archivo de colección. Todos los datos y configuraciones dentro de la colección archivada pasan a ser de lectura solamente.

¿Qué acciones están disponibles una vez que se archiva una colección?

Si tiene acceso a la colección, puede ver los datos que su rol le permita. Solo hay otros dos tipos de cambios que pueden hacer los usuarios con un rol de gerente profesional:

Administrar el acceso de los usuarios a la colección archivada
Desarchivar la colección

¿Qué pasa con los datos en mi colección archivada?

Las colecciones archivadas están protegidas en un estado de solo lectura. Una vez que se archiva una colección, no es posible agregar datos ni cambiarlos. Esto incluye las exportaciones desde Analytics o Analytics Exchange.

Los elementos de las Colecciones archivadas no están disponibles en otras aplicaciones, como Storyboards, Estrategia o Proyectos. Todos los enlaces de cuestionario pendientes se desactivan y todos los disparadores dejan de ejecutarse.

Cómo archivar la colección

Abra la aplicación Resultados.
Opcional. Utilice la barra de búsqueda para buscar en la lista de colecciones por título.
Encuentre la colección que desea archivar, haga clic en y haga clic en Configuración.
En la página Configuración de la colección, en la esquina inferior derecha, haga clic en Archivar. Aparecerá un cuadro de diálogo con un mensaje de advertencia pidiéndole que confirme que quiere archivar la colección.