Activación de la actividad automatizada

Los disparadores son herramientas de automatización que monitorean datos de los registros o medidas. Los disparadores realizan un conjunto de acciones siempre que se cumplen condiciones o umbrales específicos. Utilice disparadores cuando desee automatizar aspectos del flujo de trabajo de su empresa.

Tipos de disparadores

Tipo Descripción Casos de uso
Registro Ejecuta un conjunto de acciones basadas en datos o información de registros.
  • mover un registro a través del proceso de revisión
  • actualizar las prioridades del registro basadas en el tiempo de inactividad o datos de campos
  • notificar a los usuarios cuando surgen asuntos o cuando un registro requiere una acción
  • asignar registros a un usuario, a un grupo de flujo de trabajo o a un correo electrónico desde un campo en una tabla
  • enviar solicitudes para completar los cuestionarios
Medida Ejecuta un conjunto de acciones cuando los datos agregados de las medidas cruzan un umbral.

Monitorear los indicadores claves y notificar a las partes interesadas de los cambios.

Ejemplo de disparador en los registros

Escenario

Necesita crear un disparador que detecte cuándo se asigna una prioridad de Crítica a un registro y notifica al gerente que supervisa el proyecto (Jane Doe) cada vez que esto ocurre. El disparador debe ejecutarse cada lunes a las 8 a.m., hora del este (EST).

Proceso

Usted configura el disparador de la siguiente forma:

  • Condiciones Registro: Prioridad es Crítica
  • Acciones Notificar: Jane Doe
  • Frecuencia Programar: Semanalmente, lunes, 8 a.m., hora estándar del este (GMT -5: 00)

Resultado

Cuando se le asigna una prioridad a Crítica, Jane Doe es notificada por correo electrónico. El disparador debe ejecutarse cada lunes a las 8 a. m., hora del este (EST).

Ejemplo de disparador en una medida

Escenario

Debe crear un disparador que detecte un riesgo de pérdida de los mejores talentos para su empresa. Si 15 empleados dejan la empresa en un período de 30 días, el gerente general (CEO), Max Wells, y la Vicepresidenta de Talento, Linda Tang, deben ser notificados por correo electrónico.

Proceso

Usted configura el disparador de la siguiente forma:

  • Nombre de la medida KRI - Pérdida de los mejores talentos
  • Condiciones Métrica
    • Medida: Empleados desvinculados
    • Condición: Mayor que
    • Valor: 15
    • Color del umbral: Rojo
  • Acciones Notificar: Max Wells, Linda Tang
  • Frecuencia Programar: Mensual, viernes, 9 a. m., hora estándar del este (GMT -5: 00)

Resultado

Cuando la medida alcanza un umbral que es mayor de 15 en un período de cálculo de 30 días, el disparador se ejecuta, y tanto Max Wells como Linda Tang reciben una notificación por correo electrónico.

Cómo se activan los disparadores

Los disparadores se ejecutan en función de las condiciones que defina. Para un disparador de registros, una condición puede ser una expresión simple, única o un grupo de expresiones más complejo. Los disparadores de medidas utilizan una única condición que define un umbral.

Siempre que las condiciones de un disparador se evalúen como verdaderas, las acciones que configure en el disparador se ejecutarán automáticamente.

Expresión simple

Una expresión simple es una prueba condicional única que se ejecuta en una sola columna. El disparador se ejecuta contra aquellos registros que se evalúan como verdaderos.

Dependiendo del tipo de datos del campo y si el campo es un campo de datos o de información, los operadores disponibles en cada expresión condicional cambian.

Ejemplo

Grupo de expresiones

Un grupo de expresiones es un conjunto de varias expresiones simples unidas en un grupo. El disparador se ejecuta contra aquellos registros donde el grupo se evalúa como verdadero.

Al crear un grupo, seleccione uno de los siguientes operadores lógicos para definir cómo evalúa el grupo:

  • TODO cada expresión simple en el grupo debe evaluarse como verdadera para que el grupo se evalúe como verdadero
  • CUALQUIERA un mínimo de una expresión simple en el grupo debe evaluarse como verdadera para que el grupo se evalúe como verdadero

Ejemplos de grupos de expresiones

Expresión combinada

Una expresión combinada es un conjunto de varios grupos de expresiones. El disparador se ejecuta contra aquellos registros en los cuales la expresión combinada se evalúa como verdadera.

Cuando se crean varios grupos de expresiones, se selecciona uno de los siguientes operadores lógicos para definir cómo evalúa la expresión combinada:

  • Y cada grupo de expresión en la expresión combinada debe evaluarse como verdadero para que la expresión combinada se evalúe como verdadera
  • O un mínimo de un grupo de expresiones en la expresión combinada debe evaluarse como verdadero para que la expresión combinada se evalúe como verdadera

Ejemplos de expresión combinada

Umbrales de las medidas

Cuando configura un disparador de una medida, define una condición de umbral que prueba el valor del cálculo en la medida para el período de cálculo actual. Si la condición se evalúa como verdadera, el disparador se ejecuta y notifica a las partes interesadas configuradas en el área de acciones del disparador.

Si desea obtener más información, consulte Disparar acciones desde las medidas.

Cuándo se activan los disparadores

Opción Descripción Ejemplos
Tiempo real

Los disparadores que se ejecutan en tiempo real se ejecutan cuando se produce el evento o el cambio sobre el cual se basa el disparador.

Nota

Debido a que los disparadores en tiempo real se basan en cambios de los registros para ejecutarse, los disparadores que usan condiciones de registro inactivas deben configurarse utilizando un momento programado, no en tiempo real.

Disparador de una medida

Para un disparador de una medida, si el cálculo de la medida se actualiza y el valor cruza el umbral del disparador, la acción del disparador se ejecuta y notifica a las partes interesadas pertinentes del cambio.

Disparador de un registro

Para un disparador basado en la prioridad de registro, si un usuario cambia la prioridad de un registro a la prioridad utilizada en la condición del disparador, la acción del disparador se ejecuta cuando se realiza la actualización.

Disparador del cuestionario

Para un disparador del cuestionario, si un usuario responde al cuestionario seleccionado para la tabla en la que se configura el disparador, se evalúan las condiciones de activación y se ejecuta la acción disparadora.
Programa

Los disparadores que se ejecutan en forma programada se ejecutan conforme el tiempo de ejecución especificado.

  • Diariamente
  • Semanalmente
  • Mensualmente
  • Trimestralmente
  • Cada n días

Los intervalos se miden a partir de la fecha de inicio que especifique.

Si se configura un disparador programado, puede controlar la frecuencia en la que recibe notificaciones por correo electrónico de los disparadores.

Nota

Para los disparadores que se configuraron antes del 31 de agosto de 2016, la hora de ejecución predeterminada es 5:00 a. m. UTC en Canadá y 12:00 a. m. UTC para las demás regiones.

Nota

Los cambios de hora debidos al horario de verano pueden hacer que los disparadores nocturnos se ejecuten de maneras no esperadas. Si desea obtener más información, consulte Cómo el horario de verano afecta los disparadores programados.

Disparador de una medida

Para un disparador de una medida, el disparador se ejecuta con una frecuencia mensual el día 15 del mes a las 9 a. m. Si el valor de la medida está por encima del umbral del disparador, en esta fecha y hora se ejecuta la acción del disparador y notifica a las partes interesadas relevantes del cambio.

Disparador de un registro

Para un disparador basado en una prioridad del registro, el disparador se ejecuta con una frecuencia diaria a la 1 p. m. Si la prioridad de un registro es la misma que la prioridad utilizada en la condición del disparador en este momento, se ejecuta la acción del disparador.