Administrar tableros de mando en la aplicación Centro de actividades

Aproveche fácilmente los conjuntos de datos de la aplicación Proyectos y la aplicación Resultados para crear sus propios tableros de mando personalizados en la aplicación Centro de actividades. Elabore visualizaciones de datos que pueda publicar y compartir con otras personas de su organización y directiva para las fases de colaboración y detección. La aplicación Centro de actividades cuenta con la tecnología de Amazon QuickSight. Para obtener más información, consulte la documentación de Amazon QuickSight.

Cómo funciona

En la aplicación Centro de actividades, puede crear tableros de mando a partir de los conjuntos de datos disponibles en la aplicación Proyectos y la aplicación Resultados. Entre los conjuntos de datos de la aplicación Proyectos, se encuentran Acciones, Certificaciones, Controles, Rendimientos de control, Pruebas de control, Trabajo de campo, Asuntos, Archivos de planificación, Proyectos, Solicitudes, Revisiones, Riesgos, Planillas de horas y Tareas. Los conjuntos de datos de la aplicación Resultados disponibles para la creación de tableros de mandos dependen de lo que publique un administrador de Resultados en la aplicación Centro de actividades. Consulte Publicar los datos de la aplicación Resultados en la aplicación Centro de actividades.

Con estos conjuntos de datos, puede crear un análisis. En el análisis, se preparan los datos, se agregan elementos visuales y filtros y, luego, se publican como un tablero de mando que se puede compartir. Estos tableros de mando opcionalmente también se pueden conectar y compartir con los sitios de Boards. Para obtener más información sobre los orígenes de donde se reciben los conjuntos de datos de la aplicación Proyectos, consulte Conjuntos de datos de la aplicación Proyectos.

Roles y permisos

Para crear tableros de mando personalizados, debe ser administrador de reportes o redactor de reportes (como se define en Roles disponibles) en la aplicación Reportes para crear y administrar un tablero de mando en la aplicación Centro de actividades. Solo los usuarios que tienen roles apropiados dentro de un proyecto pueden leer los conjuntos de datos para los datos de la Planificación de proyectos. Tales roles son los siguientes: revisor de supervisión, ejecutivo de supervisión, usuario profesional limitado, gerente profesional y administrador gerente de proyectos. Para obtener más información sobre qué accesos tienen los diversos roles y permisos, consulte Roles y permisos.

Crear un tablero de mando del Centro de actividades

Para crear un tablero de mando, debe realizar un análisis. Un análisis es un borrador de tablero de mando al que solo usted tiene acceso hasta que elija compartirlo. Puede crear un análisis nuevo o usar uno existente para generar un tablero de mando que se pueda compartir.

1. Abra la aplicación Centro de actividades.
2. Haga clic en Administrar tableros de mando. Se abre la página Análisis.

3. Realice una de las siguientes acciones:

   • Haga clic en un análisis existente si quiere generar un nuevo tablero de mando a partir de una sesión anterior.
   • Haga clic en Nuevo análisis para generar un tablero de mando completamente nuevo empezando con la selección de conjuntos de datos.

     Nota

     Para crear tableros de mando que aprovechen los datos de la aplicación Resultados, un administrador de Resultados debe publicar los datos como conjuntos de datos desde la aplicación Resultados. El administrador de la aplicación Resultados también puede activar la publicación automática de conjuntos de datos, lo que significa que de manera predeterminada publica actualizaciones de datos cada intervalos regulares de 24 horas. Consulte Publicar los datos de la aplicación Resultados en la aplicación Centro de actividades.

     Por una cuestión de integridad de datos, los nombres visibles de los conjuntos de datos de Resultados deben ser únicos. De lo contrario, al abrir un análisis en Centro de actividades para crear un tablero de mando, sería difícil diferenciar entre campos que tuvieran el mismo nombre. Para evitar esta situación, si se detecta un conflicto, el conector de Resultados deja de usar el nombre visible automáticamente y comienza a usar un nombre de columna único para los campos afectados. Como resultado, los nombres visibles pueden aparecer de manera diferente para facilitar el seguimiento y garantizar que los nombres de los campos sean únicos.

   Muéstreme cómo

   1. Haga clic en Nuevo análisis. Se abre la página Sus conjuntos de datos.

      Nota

      La tasa de actualización predeterminada para el conjunto de datos es de 45 minutos.

   2. Seleccione el conjunto de datos para el que desea diseñar un tablero de mando. Se abre la página Conjuntos de datos.

   ¡Precaución!

   Cuando use ciertos conjuntos de datos para sus tableros de mando, si comparte el tablero de mando con todos los usuarios de su organización, concederá acceso sin límite a sus datos a los usuarios. Para generar tableros de mando con restricciones de acceso a los datos, use los siguientes conjuntos de datos: Acciones, Certificaciones, Pruebas de control, Controles, Rendimientos del control, Trabajo de campo, Asuntos, Archivos de planificación, Proyectos, Solicitudes, Revisiones, Riesgos, Planillas de horas y/o Tareas.

   3. Haga clic en Utilizar en análisis. Esto produce una nueva página de análisis para el conjunto de datos seleccionado donde puede diseñar un gráfico. Para obtener más información sobre los conjuntos de datos, incluyendo cómo eliminar conjuntos de datos, consulte Eliminar conjuntos de datos.

      Atención

      La eliminación de un conjunto de datos es irreversible y puede ocasionar la pérdida irrevocable de trabajo. Cuando se elimina un conjunto de datos, no se eliminan los objetos dependientes. Sin embargo, aunque reemplace el conjunto de datos por un conjunto de datos idéntico, los objetos dependientes dejan de funcionar. Debido a estas dependencias y consecuencias, no es recomendable eliminar conjuntos de datos. Si debe eliminarse un conjunto de datos, tendrá que evaluar su impacto y realizar una planificación acorde.

4. Para crear un gráfico, arrastre y suelte campos de atributos en el área del gráfico desde la lista Campos.
Nota

Si los datos anteriores no están actualizados o no existen, es posible que haya que publicar el tablero de mando para actualizar los datos. Si este es el caso, siga el paso 7 para publicar el tablero de mando. La actualización de los datos en un tablero de mando publicado puede tardar hasta 45 minutos. Una vez actualizados, podrá ver los datos en el tablero de mando publicado y en el análisis.

5. Opcional. Hay varias características disponibles que sirven para aprovechar al máximo los datos, por ejemplo, los filtros y temas. Para utilizar las herramientas y características de QuickSight que maximizan los datos para proporcionar tableros de mando mejorados, consulte Datos de visualización. Como mínimo, se recomienda hacer lo siguiente:
• Opcional. Confirme que el gráfico que se aplica automáticamente sea apropiado para su propósito o elija otra opción en Tipos de objetos visuales, como gráfico de barras, mapa de riesgo, gráfico circular, etc. A medida que genera su visualización de datos, se aplica un tipo de objeto visual automáticamente. Puede probar varios tipos para ver cuál funciona mejor. Consulte tipos de elementos visuales.
• Opcional. Renombre el análisis para poder reubicarlo más adelante. Un análisis tiene un nombre predeterminado basado en el conjunto de datos utilizado. En el cuadro Nombre del análisis en la barra de la aplicación, seleccione el nombre actual e introduzca uno nuevo.

6. Realice todos los cambios que sean necesarios y lleve a cabo una de las siguientes acciones:

   • Guarde el análisis si no está listo para publicar un tablero de mando que se pueda compartir. Un análisis es un borrador de tablero de mando. Guarde de forma manual el análisis mediante Guardar como; si la función Autoguardado está activada, no tendrá que realizar ninguna otra acción.
   Nota

   Puede activar o desactivar la función Autoguardado. Esta es una manera flexible de trabajar, ya que tiene ambas opciones. Si la función Autoguardado está desactivada, puede seguir diferentes líneas de investigación sin alterar el análisis. De manera alternativa, con la función Autoguardado activada, los cambios se guardan automáticamente, pero puede deshacer o volver a hacer hasta 200 cambios. Para obtener más información sobre cómo utilizar Autoguardado, consulte Guardar cambios en los análisis.

   • Si está listo para publicar, haga clic en Compartir y seleccione Publicar tablero de mando. Se abre el cuadro de diálogo Publicar un tablero de mando.

7. Para publicar un tablero de mando, realice una de las siguientes acciones:

   • Para crear un nuevo tablero de mando, seleccione Publicar un nuevo tablero de mando como, introduzca un nombre y haga clic en Publicar tablero de mando. Se crea y publica un tablero de mando, que se encuentra disponible en el panel de navegación izquierdo de la aplicación Centro de actividades.
   • Para reemplazar un tablero de mando existente, seleccione Reemplazar un tablero de mando existente, seleccione el tablero de mando que desea reemplazar en la lista desplegable, renombre el tablero si lo desea y haga clic en Publicar tablero de mando. El tablero de mando existente seleccionado se reemplaza con el nuevo, que se encuentra disponible en el panel de navegación izquierdo de la aplicación Centro de actividades.
   Nota

   La publicación puede tardar. Si no ve los cambios en algunos minutos, actualice la página.

Para obtener más información sobre cómo publicar un tablero de mando en QuickSight, consulte Publicar tableros de mando.

Administrar límites de autores del tablero de mando del Centro de actividades.

Actualmente, el límite de autores para los tableros de mando es para los primeros 64 autores de tableros de mando y no se puede aumentar en este momento. Los autores incluidos en el límite se deciden por orden de llegada. Sin embargo, si recibe un mensaje de error que le informa que se ha alcanzado el límite y necesita acceso de autor, un administrador del sistema tendrá que quitar a uno de los autores existentes para permitir que un nuevo autor acceda a la creación del tablero de mando. Consulte Agregar y administrar usuarios.

Compartir tableros de mando del Centro de actividades

Si tiene suscripción profesional y acceso a reportes como administrador o redactor, puede compartir sus tableros de mando con otros usuarios de su organización. Los tableros de mando también se pueden conectar y compartir con los sitios de Boards. Consulte Conectar tableros de mando del Centro de actividades con sitios de Boards.

1. Abra la aplicación Centro de actividades.
2. En el panel de navegación izquierdo, seleccione el tablero de mando personalizado que desea compartir.
3. En el tablero de mando, haga clic en Compartir. Se abre un cuadro de diálogo Compartir [nombre del tablero de mando].
4. Seleccione Compartir con todos los usuarios para compartirlo con todas las personas de su organización que tengan acceso a la aplicación Centro de actividades. Esto también permite a los administradores de Reportes editar, compartir y conectarse a Boards hayan creado el tablero de mando o no.
   Nota

   Si selecciona Compartir con todos los usuarios, se habilitan capacidades importantes de administración de tableros de mando. Esto permite que los administradores de Reportes colaboren y creen conjuntamente un mismo tablero de mando. Además, las capacidades de administración dejan de pertenecer exclusivamente al creador del tablero de mando y se pueden transferir para evitar tableros de mando huérfanos.

   Si esta opción no está seleccionada, solo podrá compartir el tablero de mando con usted mismo. Sin embargo, esta opción será de utilidad si necesita dejar de compartir un tablero de mando.

¡Precaución!

Cuando use ciertos conjuntos de datos para sus tableros de mando, si comparte el tablero de mando, concederá acceso a los datos a todos los usuarios de su organización. Los usuarios tendrán acceso para ver los datos sin restricciones. Para generar tableros de mando con restricciones de acceso a los datos, use los siguientes conjuntos de datos: Acciones, Certificaciones, Pruebas de control, Controles, Rendimientos del control, Trabajo de campo, Asuntos, Archivos de planificación, Proyectos, Solicitudes, Revisiones, Riesgos, Planillas de horas y/o Tareas.

5. Haga clic en Compartir. Esto hace que el cuadro de diálogo se cierre y el tablero de mando esté disponible para todas las personas de su organización que tengan acceso a la aplicación Centro de actividades. El tablero de mando compartido aparece en el panel de navegación izquierdo cuando se abre Centro de actividades. Los otros administradores de Reportes también pueden editar, compartir y conectarse a Boards en este tablero de mando.

Editar un tablero de mando del Centro de actividades

Siga estos pasos para realizar una de las siguientes acciones:

• Crear un tablero de mando nuevo a partir de uno existente.
• Reemplazar un tablero de mando existente por uno nuevo.

1. Abra la aplicación Centro de actividades.
2. En el panel de navegación izquierdo, seleccione el tablero de mando personalizado al que desea realizarle cambios.
3. Haga clic en Editar. Se abre la página Editar tablero de mando.
4. Haga los cambios, haga clic en Compartir y seleccione Publicar tablero de mando.

   Se abre el cuadro de diálogo Publicar un tablero de mando.

5. Realice una de las siguientes acciones:

   • Para crear un nuevo tablero de mando, seleccione Publicar un nuevo tablero de mando como, introduzca un nombre y haga clic en Publicar tablero de mando. Se crea y publica un tablero de mando, que se encuentra disponible en el panel de navegación izquierdo de la aplicación Centro de actividades
   • Para reemplazar un tablero de mando existente, seleccione Reemplazar un tablero de mando existente, seleccione el tablero de mando que desea reemplazar en la lista desplegable, renombre el tablero si lo desea y haga clic en Publicar tablero de mando. El tablero de mando existente seleccionado se reemplaza con el nuevo, que se encuentra disponible en el panel de navegación izquierdo de la aplicación Centro de actividades.
     Nota

     La publicación puede tardar. Si no ve los cambios en algunos minutos, actualice la página.

Para obtener más información sobre cómo publicar un tablero de mando en QuickSight, consulte Publicar tableros de mando.

6. Opcional. Consulte Compartir tableros de mando para saber cómo se hace.

¡Precaución!

Si un tablero de mando se ha conectado a sitios de Boards con un estado aprobado, el estado aprobado se revoca una vez que se actualiza el tablero de mando. Como resultado, los directores ya no podrán ver el tablero de mando y tendrá que volver a pasar por el proceso de aprobación.

Eliminar un tablero de mando del Centro de actividades

Siga estos pasos para eliminar un tablero de mando.

1. Abra la aplicación Centro de actividades.
2. Haga clic en Administrar tableros de mando. Se abre la página Análisis.
3. Haga clic en Tableros de mando. Se abre la página Tableros de mando y se muestran los tableros de mando disponibles.
4. Haga clic en los tres puntos en el tablero de mando que desea eliminar y seleccione Eliminar, y luego haga clic en Eliminar. El tablero de mando se elimina y se quita del panel de navegación izquierdo de la aplicación Centro de actividades.

¡Precaución!

Al seleccionar Eliminar, se elimina de forma permanente el tablero de mando de la cuenta y desaparece de todas las carpetas (si utiliza carpetas para organizar sus tableros de mando). Esto no se puede deshacer. Sin embargo, todavía puede acceder y crear otros tableros de mando desde el análisis desde el que se publicó el tablero de mando eliminado.

Conjuntos de datos de la aplicación Proyectos

En la siguiente tabla se resume la conexión entre los conjuntos de datos de la aplicación Proyectos utilizados para la creación de tableros de mando y de dónde se toman los datos en la aplicación Proyectos. Cada proyecto de la aplicación Proyectos tiene las siguientes categorías de fichas para organizar y administrar proyectos: Tablero de mando, Planificación, Trabajo de campo, Controles, Revisiones, Resultados y Asuntos. Los conjuntos de datos que se utilizan para tableros de mandos provienen de los datos que se siguen en estas fichas (y las subfichas y secciones que hay en ellas).

Conjunto de datos de la aplicación Proyectos	Captura de datos correspondiente de la aplicación Proyectos
Archivos de planificación	Este conjunto de datos toma sus datos del subconjunto de la subficha Archivos de planificación de la ficha Planificación.
Trabajo de campo	Este conjunto de datos toma sus datos de la ficha Trabajo de campo.
Controles	Los datos de controles se administran en la ficha Trabajo de campo. Este conjunto de datos toma sus datos desde la opción Control de la matriz de control de riesgos.
Riesgos	Los datos de riesgos se administran en la ficha Trabajo de campo. Este conjunto de datos toma sus datos desde la opción Riesgo de la matriz de control de riesgos.
Rendimiento del control	Los datos de rendimiento del control se administran en la ficha Trabajo de campo. Este conjunto de datos toma sus datos de la sección Rendimiento del control de la subficha Revisión de confiabilidad de un control.
Pruebas de control	Los datos de prueba de control se administran en la ficha Trabajo de campo.
Revisiones	Este conjunto de datos toma sus datos de la ficha Revisiones.
Resultados	Este conjunto de datos toma sus datos de la ficha Resultados.
Asuntos	Este conjunto de datos toma sus datos de la ficha Asuntos.
Tareas	Los datos de tareas se administran en la ficha Asuntos. Este conjunto de datos toma sus datos de la sección Listas de tareas del proyecto de la subficha Tareas.
Solicitudes	Los datos de solicitudes se administran en la ficha Asuntos. Este conjunto de datos toma sus datos de la sección Rastreo de la lista de solicitudes de la subficha Solicitudes.
Planillas de horas	Los datos de planillas de horas se administran en la ficha Asuntos. Este conjunto de datos toma sus datos de la sección Rastreo del tiempo y presupuesto de la subficha Planillas de horas.
Acciones	Este conjunto de datos toma sus datos de la sección Acciones de la subficha Seguimiento y acciones correctivas, que es parte de la sección Detalles del asunto de la ficha Asuntos.
Certificaciones	Este conjunto de datos toma sus datos de la sección Certificación de la ficha Tablero de mando.
Proyectos	Este conjunto de datos toma sus datos de la tabla Todos los proyectos.