Definición de riesgos y procedimientos
Documente y asegúrese que los riesgos operacionales sean mitigados por los procedimientos. Puede definir los riesgos primero y después los procedimientos, o viceversa.
Puede definir riesgos y procedimientos en un flujo de trabajo del Plan de trabajo, que consiste en un conjunto de pasos o procedimientos que ejecutará el equipo de aseguramiento y la documentación del resultado de cada paso.
Si necesita realizar tipos más complejos de proyectos, puede definir riesgos y controles en un flujo de trabajo de Control interno.
¿Qué son los riesgos y los procedimientos?
Un riesgo es un efecto de incertidumbre de un objetivo, con el efecto de generar una desviación positiva o negativa de lo que se espera.
Un procedimiento es un conjunto de medidas o acciones tomadas para gestionar el riesgo y aumentar la probabilidad de que se logren los objetivos establecidos.
Los términos para "riesgo" o "procedimiento" pueden variar, dependiendo de las configuraciones de su organización. Por ejemplo, un riesgo puede llamarse requisito y un procedimiento puede llamarse control.
Antes de comenzar
Antes de poder definir riesgos y procedimientos, debe:
- Crear un proyecto o un marco
- Definir objetivos.
Dependiendo de la configuración del proyecto o marco de su organización, los objetivos también pueden denominarse secciones, procesos, ciclos, áreas funcionales, sistemas de aplicaciones u otro término personalizado.
Cómo funciona
Cuando se asocia un riesgo con un procedimiento, se especifican las medidas o cursos de acción para la forma en que se mitigará el riesgo. La combinación de los riesgos identificados y los procedimientos correspondientes se denomina Plan del proyecto.
Un riesgo puede estar asociado a muchos procedimientos y un procedimiento puede estar asociado con muchos riesgos. Para cada procedimiento que defina, se crea automáticamente una prueba.
Definición de relaciones complejas entre procedimientos y pruebas
El plan del proyecto crea una relación de uno a uno entre cada procedimiento y la prueba asociada. Si necesita definir relaciones más complejas entre los procedimientos y las pruebas, tiene dos opciones:
| Relación | Descripción | ¿Cómo puedo lograr esto? |
|---|---|---|
| Uno a muchos |
Una relación entre una prueba y muchos resultados de pruebas |
Aplique la prueba a varios elementos (por ejemplo, sistemas de aplicaciones empresariales) y registre los resultados de las pruebas de todos los elementos en la misma prueba. |
| Muchos a uno |
Una relación entre el resultado de una sola prueba y varias pruebas |
Ejecute y registre el resultado de la prueba en la primera prueba y enlace con el resultado de las pruebas de otras pruebas. Nota
Puede copiar la URL de la barra de dirección del navegador y pegarla en el campo Resultados de los procedimientos para el resto de las pruebas a las que se aplican los resultados. |
Limitaciones
Cada objetivo puede contener un máximo de 1000 riesgos y 1000 procedimientos.
Ejemplo
Definición de riesgos y procedimientos
Escenario
Usted es un ejecutivo que posee un proyecto completo de Investigación de Cumplimiento de la FCPA. Uno de los faltantes identificados en el procedimiento está relacionado con gastos corporativos inadecuados y es propiedad de Recursos Humanos. La Junta de directorio desea saber quién es el propietario de las acciones correctivas.
Proceso
La siguiente tabla ilustra los riesgos y procedimientos que definió como parte del plan del proyecto de su organización. Para dar seguimiento al faltante del procedimiento (Viajes y entretenimiento, T&E-01, por sus siglas en inglés), se asigna al miembro del equipo de Recursos Humanos apropiado como propietario del procedimiento.
| Riesgo | Procedimiento(s) asociado(s) |
|---|---|
| T&E-A: Los gastos corporativos inadecuados se ocultan mediante el uso de personal subordinado. | T&E-01: Obtenga una lista de empleados con tarjetas de crédito corporativas, que incluya el cargo del empleado. Escanear la lista para identificar a los empleados a quienes normalmente no se les extendería una tarjeta corporativa. Por ejemplo, personal de oficina o administrativo. |
| T&E-B: Los empleados pagan a los funcionarios extranjeros y ocultan los gastos en sus solicitudes de reembolso de viajes. |
|
Resultado
- El miembro del personal de Recursos Humanos recibe una notificación por correo electrónico y puede ayudar con la actualización de la definición del procedimiento.
- Usted puede entonces reportar a la junta quién es el dueño de las acciones correctivas de T&E-01.
Permisos
Los gerentes profesionales y los usuarios profesionales pueden definir y asociar riesgos y procedimientos.
Definición de riesgos y procedimientos
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
- Realice una de las siguientes acciones:
- Para definir riesgos y procedimientos en un proyecto:
Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
- Abra un proyecto y haga clic en la ficha Trabajo de campo.
- Para definir riesgos y procedimientos en un marco:
- Abra Marcos.
- Abra un marco y haga clic en la ficha Secciones.
- Para definir riesgos y procedimientos en un proyecto:
- Localice el objetivo adecuado, haga clic en Ir a y seleccione Plan del proyecto.
- Realice una de las siguientes acciones:
- Para definir un riesgo, haga clic en Agregar riesgo, introduzca la información necesaria y haga clic en Guardar.
- Para definir un procedimiento, haga clic en Procedimiento junto a la etiqueta Ver por, haga clic en Agregar procedimiento, ingrese la información necesaria y haga clic en Guardar.
- Para asociar riesgos y procedimientos, haga lo siguiente:
- Asegúrese de haber creado al menos un riesgo y un procedimiento.
- Junto al riesgo o procedimiento, haga clic en Asociar riesgo o Asociar procedimiento, defina las asociaciones apropiadas y haga clic en Guardar.
Campos de riesgo
Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.
Consejo
Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:
- Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
- Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
| Campo | Descripción |
|---|---|
|
Título opcional |
un título significativo para el riesgo La longitud máxima es de 255 caracteres. |
| Descripción |
una aseveración acerca del riesgo |
|
Identificador del riesgo opcional |
el número de identificación del riesgo La longitud máxima es de 255 caracteres. |
|
Impacto opcional |
una calificación de las consecuencias de la ocurrencia del riesgo |
|
Probabilidad opcional |
una calificación de la probabilidad de que ocurra el riesgo |
|
Factores de calificación de riesgo personalizados opcional |
especifica los factores de calificación de riesgo personalizados asociados con el riesgo Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden definir los atributos personalizados para los riesgos en Administrar tipos de proyectos. Consejo
Puede automatizar las evaluaciones de riesgos para el impacto, la probabilidad y los factores de calificación de riesgo personalizados. Si desea obtener más información, consulte Automatización de las evaluaciones del riesgo operativo. |
|
Atributos opcional |
especifica los atributos asociados con el riesgo Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden definir los atributos personalizados para los riesgos en Administrar tipos de proyectos. |
|
Evidencia de apoyo opcional |
le permite enlazar los datos de Resultados a su documentación en Proyectos para consolidar la información, aprobar cuando las acciones correctivas se hayan completado e informar las evaluaciones. Nota
Esta opción solo está disponible si su organización utiliza Resultados. |
|
Procedimiento asociado al Riesgo opcional |
le permite asociar un procedimiento al riesgo |
|
Cobertura de la entidad opcional |
le permite etiquetar el riesgo a una o más entidades para los fines de reportes Nota
Solo los Gerentes profesionales y los Usuarios profesionales pueden etiquetar un procedimiento con una entidad haciendo clic en Mostrar contenido y seleccionando cada entidad para asociarla con el procedimiento. Los cambios se guardan automáticamente. |
| Historial |
Vea un historial completo de los cambios a nivel de campo que se han hecho al riesgo |
Campos de procedimientos
Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.
Consejo
Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:
- Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
- Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
| Campo | Descripción |
|---|---|
|
Título opcional |
un título significativo para el procedimiento La longitud máxima es de 255 caracteres. |
| Descripción |
una aseveración acerca del procedimiento |
| Número de referencia del procedimiento |
el número de identificación del procedimiento La longitud máxima es de 255 caracteres. Nota
Este número se anexa al final del prefijo del objetivo. |
|
Propietario opcional |
le permite asignar un usuario con licencia o sin licencia como propietario del procedimiento para fines de seguimiento y reportes A los usuarios a quienes se les asignó el rol de Probador colaborador o Usuario colaborador se les suele asignar como propietarios de un procedimiento. Los Propietarios se pueden asignar según la región, la unidad de negocios o un marco relacionado con el proyecto. Una vez que una persona es asignada como propietario de un procedimiento, recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al procedimiento, que le otorga acceso de escritura al procedimiento asignado y acceso de lectura a los objetivos y riesgos. Las notificaciones enviadas por correo electrónico desde Proyectos redirigen a los usuarios de Diligent One a la aplicación Evaluaciones. Cada ficha de Evaluaciones tiene un enlace que lleva a Proyectos. Los usuarios que no están registrados en Diligent One reciben una URL pública. Nota
Si carga procedimientos en forma masiva y especifica una persona en el campo Propietario, su nombre se muestra en Proyectos, pero no se le asignará automáticamente el procedimiento ni se le notificará por correo electrónico. |
|
Atributos del procedimiento personalizados opcional |
especifica los atributos asociados con el procedimiento Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden definir los atributos personalizados para los procedimientos en Administrar tipos de proyectos. |
|
Afirmaciones relevantes opcional |
le permite etiquetar el procedimiento a una o más Afirmaciones relevantes |
|
Principios de COSO opcional |
le permite etiquetar el procedimiento con uno o más principios de COSO Nota
La aplicación Proyectos admite el marco COSO 2013, que incluye 17 principios de COSO. |
|
Riesgo asociado a este Procedimiento opcional |
le permite asociar un riesgo al procedimiento |
|
Peso del procedimiento opcional |
expresa el porcentaje del riesgo que el procedimiento mitiga La configuración predeterminada para el procedimiento es 100 %. Puede introducir un procedimiento entre 0 % y 100 %. La suma de los pesos del procedimiento puede ascender a cualquier número. Si desea obtener más información, consulte Componentes del aseguramiento. |
|
Cobertura de la entidad opcional |
le permite etiquetar el procedimiento a una o más entidades para los fines de reportes Nota
Solo los Gerentes profesionales y los Usuarios profesionales pueden etiquetar un procedimiento con una entidad haciendo clic en Mostrar contenido y seleccionando cada entidad para asociarla con el procedimiento. Los cambios se guardan automáticamente. |
| Historial |
Vea un historial completo de los cambios a nivel de campo que se han hecho al procedimiento |
