Adición de solicitudes

Solicitar documentación a los propietarios del negocio u otras partes interesadas.

Consejo

Si necesita agregar una gran cantidad de solicitudes a Proyectos, puede cargar las solicitudes en forma masiva. Si desea obtener más información, consulte Importación de solicitudes de forma masiva.

Cómo funciona

Los auditores a menudo necesitan solicitar documentación de los propietarios del negocio y otras partes interesadas para reunir más información.

Para solicitar documentación, agregue una solicitud y asígnela a la persona adecuada. Una vez asignada, la persona recibe una notificación por correo electrónico con un enlace para acceder a la solicitud, y tiene la opción de agregar un archivo adjunto o publicar un comentario.

Ejemplo

Solicitud de documentación a Recursos Humanos

Escenario

Necesita recopilar información adicional del Departamento de Recursos Humanos correspondiente a los empleados que han sido incorporados durante el año pasado.

Proceso

Usted envía una solicitud a Recursos Humanos, solicitando una lista de empleados recién contratados:

  • Solicitante suNombre
  • CC Ninguno
  • Descripción Una lista generada por el sistema de empleados contratados durante el período de auditoría (se seleccionará una muestra para la prueba)
  • Origen Prueba de control
  • Propietario Recursos Humanos
  • Fecha de vencimiento 2 de abril de 2018
  • Estado Abierto

Resultado

Recursos humanos recibe la solicitud y puede proporcionar la documentación pertinente adjuntando un archivo.

Permisos

Solo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales y los probadores colaboradores pueden agregar solicitudes.

Los probadores colaboradores pueden agregar solicitudes desde la ficha Solicitudes y desde los controles y procedimientos de su propiedad. Solo pueden ver y actualizar las solicitudes que crearon o a las que están asignados como propietario de la solicitud, y solo pueden eliminar las solicitudes que crearon.

Pasos para agregar una nueva solicitud

Nota

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de HighBond, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Desde la ficha Planificación, Trabajo de campo, o Resultados, haga clic enSolicitudes en la barra de herramientas de utilidad.
  4. Una vez que se abra el panel lateral Solicitudes, haga clic en el botón + Agregar solicitud.
  5. En el cuadro de diálogo de Solicitudes, ingrese la siguiente información y haga clic en Guardar:
    CampoDescripción
    Solicitante

    especifica el nombre de la persona que solicita la documentación

    Descripción

    describe la información solicitada, como el nombre del documento, número de versión o departamento donde podría esperar encontrar la información

    Nota

    Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

    Consejo

    Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

    • Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
    • Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
    Propietario

    especifica el nombre de la persona responsable de cumplir la solicitud

    El campo de búsqueda opera con el nombre y/o apellido de la persona.

    Seleccione Especifique un usuario... y realice una de las siguientes acciones:

    • Especifique un usuario Seleccione una persona en la lista Usuarios si la persona es un usuario con licencia dentro de la instancia de HighBond.
    • Especifique un contacto Si su organización utiliza la aplicación Resultados y ha configurado una Colección de referencia, seleccione una persona en la lista Contactos para especificar a uno de los contactos de su organización como propietario de la solicitud.
    • Escriba manualmente el nombre de la persona y presione Intro Utilice esta opción si la persona no es un usuario o contacto en una instancia de HighBond. Además del nombre de la persona, puede escribir manualmente su correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico.

    Si existen correos electrónicos duplicados porque la persona es tanto un usuario como un contacto, el correo electrónico de contacto se filtra de los resultados de búsqueda y solo se muestra el correo electrónico del usuario.

    Nota

    Si el usuario no tiene acceso o si se le asignó el rol de Revisor supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la solicitud, que le permite acceder para responder a la solicitud.

    CC

    opcional

    especifica una o más personas que pueden contribuir a la solicitud

    Las personas que reciben copia no necesitan ser agregados como usuarios en una instancia de HighBond.

    Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador.

    Nota

    Si el usuario no tiene acceso o si se le asignó el rol de Revisor supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la solicitud, que le permite acceder para responder a la solicitud.

    Consejo

    Puede pulsar Intro., la barra espaciadora, la coma, la tabulación o el punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC. Las direcciones de correo electrónico se validan antes de ser guardadas.

    Notificación
    Nota

    Este campo solo está disponible si está actualizando un elemento de solicitud existente.

    • Enviar ahora envía un correo electrónico inmediato al propietario de la solicitud y a quienes lo reciben en copia
    • Enviar recordatorio [frecuencia] envía un correo electrónico al propietario de la solicitud y a las personas que reciben copia en un programa recurrente especificado

      Si desea obtener más información sobre recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios de solicitudes recurrentes.

    Fecha de vencimiento

    opcional

    especifica cuándo debe ser cumplida la solicitud por

    Asunto del correo electrónico

    opcional

    proporciona la capacidad de personalizar la línea del asunto del correo electrónico

    Mensaje de correo electrónico

    opcional

    proporciona la capacidad de personalizar el cuerpo del correo electrónico

Agregar varias solicitudes

Si desea obtener información sobre cómo agregar varias solicitudes a la vez, consulte Importación de solicitudes de forma masiva.