Importación de solicitudes de forma masiva

Importe solicitudes de forma masiva a un proyecto si necesita evitar la tediosa entrada o migración de datos manual desde otro sistema.

También puede actualizar varias solicitudes a la vez utilizando sesiones en Importador de forma masiva. Si desea obtener más información, consulte Actualizar solicitudes existentes en forma masiva.

Cómo funciona

Abre una nueva sesión del Importador de forma masiva y descarga la plantilla de Excel de la página del Importador de forma masiva en el Launchpad. Se preparan los datos en la plantilla y luego se carga la plantilla en la página Importador de forma masiva.

Puede cargar solicitudes en forma masiva a proyectos o a un componente dentro de un proyecto, como un objetivo, narración, etc.

¿Dónde están las solicitudes cargadas?

Una vez que carga las solicitudes, los datos están disponibles en:

• la ficha Solicitudes
• la aplicación Rastreador de tareas
• el componente dentro del proyecto, como ser, el objetivo, la narración, etc. (si targetType y targetId se mencionan en la plantilla). Si desea obtener más información, consulte Preparar los datos en la plantilla.

Antes de comenzar

Antes de poder empezar a importar solicitudes, debe crear un proyecto con el Importador de forma masiva rellenando la hoja de cálculo Proyectos o en la interfaz de usuario.

Flujo de trabajo

Permisos

Solo los administradores del sistema pueden cargar recursos de Diligent One en forma masiva desde el Importador de forma masiva.

Cargar nuevas solicitudes en forma masiva

Abrir una nueva sesión del Importador de forma masiva y descargar la plantilla de Excel

1. Abra Launchpad.

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Organización.

   Si no ve Organización como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.

3. En Importador de forma masiva, haga clic en Administrar recursos en forma masiva.

   Se abre una nueva sesión del Importador de forma masiva con el identificador de sesión anexado a la URL.

   ¡Precaución!

   Abra siempre una nueva sesión si va a agregar recursos nuevos, de los contrario puede perder los datos cargados anteriormente.

   Más información

   Por ejemplo, quiere importar 200 entidades en dos lotes (100 + 100). Si carga un lote detrás del otro en la misma sesión, después de cargar el segundo lote los datos cargados en el primer lote serán reemplazados por los datos del segundo. Para que esto no ocurra, siempre cargue el primer lote en una sesión y abra una nueva para cargar el otro lote. Del mismo modo, abra una nueva sesión para agregar más recursos nuevos.

   Nota

   Puede utilizar sesiones anteriores para actualizar datos cargados anteriormente. Para obtener más información, consulte Actualización de funcionalidades en el Importador de forma masiva.

4. En Seleccionar recurso, en el tipo de recurso, seleccione Todos los recursos.

5. Haga clic en Descargar plantilla .xlsx.

   La plantilla de Excel se guarda en su equipo local.

Preparar los datos en la plantilla

1. Abra la plantilla descargada (HighBond_Template.xlsx) y vaya a la hoja de cálculo Requests.
2. Copie y pegue o ingrese sus datos en la plantilla. Para obtener ayuda a la hora de introducir datos, consulte Consejos para preparar el contenido.
   Nota

   • Si utiliza Add-In para Excel, asegúrese de que la opción ACL Add-In esté desactivada antes de modificar la plantilla de Excel. Si desea conocer cómo hacerlo, consulte Configuración de Add-In para Excel.
   • No cambie el nombre de la hoja de cálculo ni de los campos. Estos distinguen entre mayúsculas y minúsculas y no deben modificarse.
   • La cantidad máxima de filas que se pueden cargar a la vez es 2000 (incluidas todas las hojas de cálculo).

   Field	Description
   referenceId obligatorio	Especifica un identificador único para el recurso. Debe ser único para cada fila de la hoja de cálculo. Puede contener una combinación de texto y números, y la longitud máxima es de 255 caracteres. Este campo es la clave principal para cada fila de la plantilla. Necesitará esta clave si desea actualizar este recurso nuevamente. Importante Puede usar identificadores de referencia para asociar recursos entre ellos sobre la marcha. Por ejemplo, puede crear un proyecto nuevo y un objetivo nuevo asociados a ese proyecto en la misma carga. Para ello, puede rellenar el campo referenceId correspondiente para crear un enlace entre el proyecto y el objetivo. Para obtener más información sobre la asociación de recursos de Diligent One en el Importador de forma masiva, consulte Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva. Nota Los identificadores de la referencia son necesarios cuando agrega o actualiza recursos mediante el Importador de forma masiva. No están disponibles cuando agrega o actualiza recursos desde la interfaz de usuario de Diligent One.
   ccContacts	Especifica los identificadores de correo electrónico de los usuarios responsables de cumplir con la solicitud. Consejo Puede agregar varios identificadores de correo electrónico separados por una coma.
   description obligatorio	Describe la información solicitada, como el nombre del documento, el número de versión o el departamento donde espera encontrar la información. Consejo Use etiquetas HTML para dar formato al texto. Por ejemplo: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Para obtener más información acerca de las solicitudes, consulte Solicitud de documentación.
   dueDate	Especifica cuándo debe cumplirse la solicitud. La fecha debe tener el formato AAAA-MM-DD.
   emailMessage	Ofrece la posibilidad de personalizar el cuerpo del correo electrónico.
   emailSubject	Proporciona la capacidad de personalizar la línea de asunto del correo electrónico.
   owner condicionalmente obligatorio	Especifica el nombre de la persona responsable de completar la solicitud. Es el más adecuado para agregar usuarios que no son de Diligent One. Este campo se convierte en obligatorio si el campo ownerUser se deja vacío.
   ownerEmail condicionalmente obligatorio	Especifica el identificador del correo electrónico de la persona responsable de completar la solicitud. Es el más adecuado para agregar usuarios que no son de Diligent One.
   ownerUser condicionalmente obligatorio	Especifica el identificador de usuario (UID) o el identificador de correo electrónico de la persona responsable de completar la solicitud. Descubra cómo obtener el identificador único (UID) de un usuario. No puede agregar usuarios que no sean de Diligent One a este campo. Este campo se vuelve obligatorio si owner se deja en blanco. Tenga en cuenta que especificar un valor para ownerUser anula los valores proporcionados en los campos owner y ownerEmail. Nota Asegúrese de que el usuario que desea agregar a este campo ya haya sido asignado al proyecto/marco respectivo. Si desea obtener información sobre la asignación de funciones de usuario, consulte Asignación de roles de usuario en proyectos y marcos
   position	Especifica el orden en que se muestra la solicitud.
   projectId obligatorio	Especifica el identificador del proyecto donde se debe colocar esta solicitud. Por ejemplo:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/dashboard, donde 90305 es el identificador del proyecto. Nota También puede proporcionar en este campo el identificador de referencia de un nuevo proyecto que haya agregado en la plantilla actual. De esta forma, la solicitud se asociará al proyecto al cargar la plantilla. Para obtener más información sobre la asociación de recursos de Diligent One en el Importador de forma masiva, consulte Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva.
   received	Especifica el estado de la solicitud: True: Recibida. False: Abierto. El valor predeterminado es falso.
   requestorUser obligatorio	Especifica el identificador de usuario (UID) o el identificador de correo electrónico de la persona que solicita la documentación. Descubra cómo obtener el identificador único (UID) de un usuario.
   sendRecurrentNotifications	Especifica si enviar o no un correo electrónico al propietario de la solicitud y a las personas que reciben copia con una frecuencia programada específica. True: Envía el correo electrónico de forma recurrente. False: Desactiva la programación del correo electrónico. Para obtener más información acerca de los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios de solicitudes recurrentes.
   ccUsers	Especifica el identificador de usuario (UID) o el identificador de correo electrónico de los usuarios internos que forman parte de la organización responsable de completar la solicitud. Descubra cómo obtener el identificador único (UID) de un usuario.
   targetType	Especifica el tipo de componente donde se debe colocar esta solicitud. El tipo de destino debe ser uno de los siguientes: projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests issues walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds el predeterminado es proyectos. Importante Utilice la terminología exacta, tal como se menciona más atrás. Nota Utilice únicamente los valores predeterminados en inglés para este campo. Los valores personalizados en inglés y los valores localizados (que no están en inglés) no son compatibles con el Importador de forma masiva. Si desea obtener información sobre qué tipo de ID de destino utilizar para qué componente, consulte ID y tipo de destino para los componentes de un proyecto
   targetId obligatorio	Especifica el identificador del recurso donde se debe colocar esta solicitud. Puede encontrar el identificador del recurso en la URL. Por ejemplo:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/objectives/94778, donde 90305 es el identificador del proyecto y 94778 es el identificador del objetivo. En el campo targetId, puede realizar una de las siguientes acciones: especifique el identificador del proyecto si desea colocar el asunto en el proyecto (este sería el mismo identificador que se menciona en el campo projectId). especifique el identificador del componente (identificador del objetivo en el ejemplo anterior) si desea colocar el asunto bajo el componente de un proyecto. Tenga en cuenta que el identificador del proyecto debe mencionarse en el campo projectId. Si desea obtener información sobre qué tipo de ID de destino utilizar para qué componente, consulte ID y tipo de destino para los componentes de un proyecto

3. Guarde y cierre la plantilla.

Consejos para preparar el contenido

La preparación del contenido consiste en:

• copiar y pegar sus datos de origen en la plantilla de Excel
• introducir datos, de corresponder, en la plantilla de Excel
• guardar la plantilla para preparar la carga en forma masiva

Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva

El identificador de referencia es un campo incluido en la plantilla de Excel del Importador de forma masiva. Es el primer campo de todas las hojas de cálculo y está disponible para todos los recursos. Hay un identificador único para cada registro de la hoja de cálculo.

Con los identificadores de referencia, puede asociar unos recursos de Diligent One con otros sobre la marcha. Por ejemplo, puede crear un proyecto y un objetivo asociado al proyecto en la misma importación. Para ello, debe introducir el identificador de referencia, referenceId, en el campo correspondiente.

ID y tipo de destino para los componentes de un proyecto

En la siguiente sección, se muestra el identificador y tipo de destino para el respectivo componente del proyecto.

Basándose en el componente donde desea colocar la solicitud, use el ID y tipo de destino pertinente en la plantilla de Excel.

Cargar datos

Realice una de las siguientes acciones:

• Arrastre y suelte la plantilla en la ventana del navegador.
• Haga clic en Elija de su computadora y seleccione la plantilla actualizada de su computadora.

  Solo se puede cargar una plantilla de Excel a la vez (cada archivo se valida por separado).

Resultado Aparece un mensaje de éxito o error según el resultado del proceso y la última sesión se actualiza en la tabla Sesiones.

Sesiones en Importador de forma masiva

Una sesión en el Importador de forma masiva es una serie de interacciones del usuario para importar recursos de Diligent One. Cada sesión de usuario se registra en la tabla Sesiones.

La tabla Sesiones contiene la siguiente información.

Nombre del campo	Descripción
Sesiones web	Muestra la lista de sesiones web. Una sesión web se refiere a una sesión completada desde la interfaz de usuario del Importador de forma masiva. Se abre una nueva sesión cada vez que abre la página del Importador de forma masiva.
Sesiones de API	Muestra la lista de sesiones de API. Una sesión de API se refiere a una sesión completada desde una plataforma de API, como Postman, etc.
Actualizar	Vuelve a cargar la tabla Sesiones.
ID de la sesión	Identificador de la sesión. En las sesiones web, puede hacer clic en el ID de la sesión para ir a una sesión concreta. El ID de la sesión se anexa a la dirección URL. Por ejemplo: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, donde bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc es el identificador de la sesión. Nota Los identificadores de sesión de las sesiones web y de las de API son parecidos. Asegúrese de no intercambiarlos para evitar cualquier tipo de error.
Fecha	Muestra la fecha y la hora de la sesión. Puede ordenar los datos en orden ascendente o descendente.
Cargado por	Muestra el nombre del usuario.
Estado	Muestra el estado de la carga, si fue exitosa o no exitosa. Puede hacer clic en el estado para ver los detalles de la importación completada.
Nombre del archivo	Muestra el nombre del log de errores/la plantilla cargada. Por ejemplo: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Plantilla: Puede hacer clic y descargar la plantilla para corregir cualquier dato cargado anteriormente. Log de errores: Un log de errores se genera cuando una carga falla. Puede comprobar el log de errores para corregir los errores y volver a cargar la plantilla. Nota Las plantillas y logs de errores se pueden descargar hasta 18 meses después de la fecha de carga. El enlace para descargar la plantilla está disponible para las sesiones del Importador de forma masiva desde el 13 de mayo de 2022. No se puede descargar la plantilla para las sesiones antes de esta fecha.

Actualizar solicitudes existentes en forma masiva

Puede actualizar varios elementos a la vez en Importador de forma masiva mediante sesiones.

Resolución de problemas

Puede descargar y comprobar el log de errores desde la tabla Sesiones. Comprenda los errores comunes de carga en forma masiva y aprenda a corregirlos.

La siguiente tabla proporciona una lista de posibles errores que pueden ocurrir al cargar la plantilla.

Error	Solución(es)
Puede haber más de 2000 filas en el archivo cargado (incluidas todas las hojas de cálculo).	Quite las filas adicionales de la plantilla y vuelva a cargar.
Los campos obligatorios pueden estar en blanco o faltar en el archivo cargado.	Asegúrese de que se completen todos los campos obligatorios (marcados con los nombres de las columnas en rojo y naranja en la plantilla). Nota Si no proporciona datos en los campos obligatorios, la fila no se procesa.
El formato de los datos puede ser incorrecto.	Asegúrese de que los datos en los campos de texto sean válidos y no excedan la longitud máxima del campo: 255 caracteres. Los campos de texto enriquecido no tienen un límite de caracteres.
Los valores de los datos pueden no ser válidos o no coincidir con los valores de la lista desplegable.	Por ejemplo: El valor para los campos received y sendRecurrentNotifications en la hoja Requests debe ser True o False.
Campos no válidos en la plantilla.	No agregue nuevos campos a la plantilla. No quite los campos obligatorios de la plantilla.
Es posible que la plantilla no tenga el formato esperado.	Asegúrese de que el formato del archivo sea .xlsx.
Nombres de hojas de trabajo no válidos.	No cambie el nombre de la hoja de cálculo.
La sesión puede haber expirado.	Actualice la página e intente cargar de nuevo.
Puede que el ID de la sesión no sea válido.	Asegúrese de estar utilizando un ID de sesión web.