Importación de proyectos de forma masiva

Importe proyectos de forma masiva si necesita evitar la tediosa entrada o migración de datos manual desde otro sistema.

También puede actualizar varios proyectos a la vez utilizando sesiones en Importador de forma masiva. Si desea obtener más información, consulte Actualizar proyectos existentes en forma masiva.

Cómo funciona

Abre una nueva sesión del Importador de forma masiva y descarga la plantilla de Excel de la página del Importador de forma masiva en el Launchpad. Se preparan los datos en la plantilla y luego se carga la plantilla en la página Importador de forma masiva.

¿Dónde están los proyectos cargados?

Una vez que cargue los proyectos, los datos están disponibles en la aplicación Proyectos.

Flujo de trabajo

Permisos

Solo los administradores del sistema pueden cargar recursos de Diligent One en forma masiva desde el Importador de forma masiva.

Cargar nuevos proyectos en forma masiva

Abrir una nueva sesión del Importador de forma masiva y descargar la plantilla de Excel

1. Abra Launchpad.

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una instancia en Launchpad, asegúrese de que esté activa la instancia apropiada.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Organización.

   Si no ve Organización como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.

3. En Importador de forma masiva, haga clic en Administrar recursos en forma masiva.

   Se abre una nueva sesión del Importador de forma masiva con el identificador de sesión anexado a la URL.

   ¡Precaución!

   Abra siempre una nueva sesión si va a agregar recursos nuevos, de los contrario puede perder los datos cargados anteriormente.

   Obtener más información

   Por ejemplo, quiere importar 200 entidades en dos lotes (100 + 100). Si carga un lote detrás del otro en la misma sesión, después de cargar el segundo lote los datos cargados en el primer lote serán reemplazados por los datos del segundo. Para que esto no ocurra, siempre cargue el primer lote en una sesión y abra una nueva para cargar el otro lote. Del mismo modo, abra una nueva sesión para agregar más recursos nuevos.

   Nota

   Puede utilizar sesiones anteriores para actualizar datos cargados anteriormente. Para obtener más información, consulte Actualización de funcionalidades en el Importador de forma masiva.

4. En Seleccionar recurso, seleccione una de las siguientes opciones en el tipo de recurso:

   • Para crear proyectos por tipo de proyecto, seleccione Proyectos > Tipos de proyectos. La plantilla es dinámica y presenta configuraciones integradas del tipo de proyecto seleccionado. Con esta opción, puede crear múltiples recursos de Diligent One (proyectos, marcos, objetivos, riesgos, controles y mitigaciones) basados en un tipo de proyecto.
   • Utilice la opción Todos los recursos para importar de forma masiva todos los recursos de una vez: proyectos, marcos, objetivos, riesgos, controles, mitigaciones, asuntos, acciones, solicitudes, entidades y mapas de cumplimiento. La plantilla es estática y completarla le llevará un tiempo, ya que tendrá que ajustar la configuración de los recursos de forma manual.
5. Haga clic en Descargar plantilla .xlsx.

   La plantilla de Excel se guarda en su equipo local.

Preparar los datos en la plantilla

1. Abra la plantilla descargada y diríjase a la hoja de cálculo Projects. Si es una plantilla dinámica, el nombre de la hoja de cálculo es una combinación del recurso y su identificador de tipo de proyecto. Por ejemplo: Proyectos-85692.
2. Copie y pegue o ingrese sus datos en la plantilla. Para obtener ayuda a la hora de introducir datos, consulte Consejos para preparar el contenido.
   Nota

   • Si utiliza Add-In para Excel, asegúrese de que la opción ACL Add-In esté desactivada antes de modificar la plantilla de Excel. Si desea conocer cómo hacerlo, consulte Configuración de Add-In para Excel.
   • No cambie el nombre de la hoja de cálculo ni de los campos. Estos distinguen entre mayúsculas y minúsculas y no deben modificarse.
   • La cantidad máxima de filas que se pueden cargar a la vez es 2000 (incluidas todas las hojas de cálculo).

   Campo	Descripción
   referenceId obligatorio	Especifica un identificador único para el recurso. Debe ser único para cada fila de la hoja de cálculo. Puede contener una combinación de texto y números, y la longitud máxima es de 255 caracteres. Este campo es la clave principal para cada fila de la plantilla. Necesitará esta clave si desea actualizar este recurso nuevamente. Importante Puede usar identificadores de referencia para asociar recursos entre ellos sobre la marcha. Por ejemplo, puede crear un proyecto nuevo y un objetivo nuevo asociados a ese proyecto en la misma carga. Para ello, puede rellenar el campo referenceId correspondiente para crear un enlace entre el proyecto y el objetivo. Para obtener más información sobre la asociación de recursos de Diligent One en el Importador de forma masiva, consulte Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva. Nota Los identificadores de la referencia son necesarios cuando agrega o actualiza recursos mediante el Importador de forma masiva. No están disponibles cuando agrega o actualiza recursos desde la interfaz de usuario de Diligent One.
   name obligatorio	Introduzca un nombre descriptivo para el proyecto. La longitud máxima es de 120 caracteres. Para obtener más información sobre los proyectos, consulte Creación de proyectos
   status	Especifica el estado actual del proyecto. Los siguientes son los estados disponibles. draft proposed active completed El estado predeterminado es activo. Nota Utilice únicamente los valores predeterminados en inglés para este campo. Los valores personalizados en inglés y los valores localizados (que no están en inglés) no son compatibles con el Importador de forma masiva. Para obtener más información sobre los estados de los proyectos, consulte Configuración de los estados de los proyectos.
   description	Especifica una descripción detallada del proyecto. Consejo Use etiquetas HTML para dar formato al texto. Por ejemplo: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Para obtener más información sobre los proyectos, consulte Creación de proyectos
   background	Especifica las circunstancias contextuales del proyecto.
   budget	Especifica el número total de horas que se han asignado para el proyecto.
   certification	Especifica el estado de la característica Certificaciones para el proyecto. True: Activado. False: Desactivado. El valor predeterminado es falso. Para obtener más información, consulte Creación de programas de certificación.
   managementResponse	Especifica la respuesta de la administración a la calificación general del proyecto.
   maxSampleSize	Especifica el tamaño total de la muestra, dividido entre rondas de pruebas, que se ha definido para el proyecto. El valor predeterminado es 0. Este campo depende del tipo de proyecto, que es dependiente del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte Ejecución de procedimientos y pruebas de controles.
   numberOfTestingRounds	Especifica la cantidad de rondas de pruebas realizadas en el proyecto. El valor predeterminado es 0. Este campo depende del tipo de proyecto, que es dependiente del flujo de trabajo. Si desea obtener más información, consulte Ejecución de procedimientos y pruebas de controles.
   opinion	Especifica la calificación final del resultado del proyecto.
   opinionDescription	Especifica una declaración formal sobre el resultado del proyecto, que incluye comentarios o recomendaciones.
   purpose	Especifica los resultados, objetivos o metas previstos del proyecto.
   startDate obligatorio	Especifica la fecha en la que está programado el inicio del proyecto. La fecha debe tener el formato AAAA-MM-DD.
   targetDate obligatorio	Especifica la fecha en la que está programada la finalización del proyecto. La fecha debe tener el formato AAAA-MM-DD.
   projectTypeId obligatorio (solo plantilla estática)	Especifica el tipo de proyecto asociado con el proyecto. El identificador del tipo de proyecto está disponible en la URL cuando navega a ese tipo de proyecto. Por ejemplo: https://stark.projects.highbond.com/audit_types /36245/description, donde 36245 es el identificador del tipo de proyecto. Para obtener más información, consulte Flujos de trabajo y tipos de proyectos.
   scope	Especifica todos los aspectos que cubre el proyecto. Para obtener más información, consulte Planificación de proyectos
   controlPerformance	Especifica el estado de la función Rendimiento del control del proyecto. True: Activado. False: Desactivado. El valor predeterminado es falso. Para obtener más información, consulte Programación del rendimiento del control.
   riskAssurance	Especifica el estado de la función Aseguramiento del riesgo para el proyecto. True: Activado. False: Desactivado. El valor predeterminado es falso. Para obtener más información, consulte Primeros pasos en el aseguramiento de los riesgos.
   entities	Especifica los identificadores de entidad de las entidades etiquetadas en los elementos del proyecto. Cuando navegue a una entidad, encontrará el identificador de entidad en la dirección URL. Por ejemplo: https://stark.projects.highbond.com/ auditable_entities/33055, donde 33055 es el identificador de entidad. Puede facilitar varios identificadores separados por comas. Nota También puede proporcionar en este campo el identificador de referencia de una nueva entidad que haya agregado en la plantilla actual. De esta forma, el proyecto se asociará a la entidad al cargar la plantilla. Para obtener más información sobre la asociación de recursos de Diligent One en el Importador de forma masiva, consulte Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva. Si desea obtener más información sobre las entidades, consulte Configuración del etiquetado de la entidad.
   tagList	Una lista separada por comas de etiquetas asociadas con el proyecto. Si desea obtener más información, consulte Etiquetado de proyectos. Nota Si un valor comienza con un corchete o contiene una coma, un punto y coma o un salto de línea, encierre el valor entre comillas dobles (" ").
   customAttributes_1_term - customAttributes_n_term	Especifica los campos de atributo personalizado 1 a través de n. Los atributos personalizados en la plantilla de Excel dependen del tipo de plantilla, tal y como se indica a continuación: Proyectos > Tipos de proyectos: De manera predeterminada, la plantilla contiene los campos de atributos personalizados definidos en el tipo de proyecto. Todos los recursos: Tiene que revisar e ingresar de forma manual los campos de atributos personalizados, tanto el término como el valor. La plantilla tendrá un par término/valor de atributo personalizado, y puede agregar nueve pares más si lo necesita. Para agregarlos, siga las mismas convenciones de nomenclatura agregando un contador, por ejemplo, customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc. Los atributos personalizados de un proyecto, de un marco y de sus componentes se definen en el tipo de proyecto. Para obtener más información acerca de los atributos personalizados, consulte Personalización de términos, campos y notificaciones.
   customAttributes_1_value - customAttributes_n_value	Especifica los valores de atributo personalizado 1 a través de n. Los atributos personalizados en la plantilla de Excel dependen del tipo de plantilla, tal y como se indica a continuación: Proyectos > Tipos de proyectos: De manera predeterminada, la plantilla contiene los campos de atributos personalizados definidos en el tipo de proyecto. Todos los recursos: Tiene que revisar e ingresar de forma manual los campos de atributos personalizados, tanto el término como el valor. La plantilla tendrá un par término/valor de atributo personalizado, y puede agregar nueve pares más si lo necesita. Para agregarlos, siga las mismas convenciones de nomenclatura agregando un contador, por ejemplo, customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc. Los atributos personalizados de un proyecto, de un marco y de sus componentes se definen en el tipo de proyecto. Para obtener más información acerca de los atributos personalizados, consulte Personalización de términos, campos y notificaciones. Nota Si un valor comienza con un corchete o contiene una coma, un punto y coma o un salto de línea, encierre el valor entre comillas dobles (" "). Por ejemplo: "[2021]", "Primer, segundo activo", "Esto es importante; esto también lo es". Para un campo de opción múltiple, puede agregar varios valores separando cada uno de ellos con una coma. En el caso de una lista desplegable o un campo de selección múltiple, asegúrese de que los valores sean exactamente los mismos que los de las opciones.

   Nota

   En un campo de lista desplegable, en la plantilla dinámica, las opciones de la lista desplegable solo aparecen para la primera fila. Para que esas opciones aparezcan en las demás filas, copie la primera fila y péguela en las demás.

3. Guarde y cierre la plantilla.

Consejos para preparar el contenido

La preparación del contenido consiste en:

• copiar y pegar sus datos de origen en la plantilla de Excel
• introducir datos, de corresponder, en la plantilla de Excel
• guardar la plantilla para preparar la carga en forma masiva

Uso de identificadores de referencia para enlazar recursos en el Importador de forma masiva

El identificador de referencia es un campo incluido en la plantilla de Excel del Importador de forma masiva. Es el primer campo de todas las hojas de cálculo y está disponible para todos los recursos. Hay un identificador único para cada registro de la hoja de cálculo.

Con los identificadores de referencia, puede asociar unos recursos de Diligent One con otros sobre la marcha. Por ejemplo, puede crear un proyecto y un objetivo asociado al proyecto en la misma importación. Para ello, debe introducir el identificador de referencia, referenceId, en el campo correspondiente.

Cargar datos

Realice una de las siguientes acciones:

• Arrastre y suelte la plantilla en la ventana del navegador.
• Haga clic en Elija de su computadora y seleccione la plantilla actualizada de su computadora.

  Solo se puede cargar una plantilla de Excel a la vez (cada archivo se valida por separado).

Resultado Aparece un mensaje de éxito o error según el resultado del proceso y la última sesión se actualiza en la tabla Sesiones.

Sesiones en Importador de forma masiva

Una sesión en el Importador de forma masiva es una serie de interacciones del usuario para importar recursos de Diligent One. Cada sesión de usuario se registra en la tabla Sesiones.

La tabla Sesiones contiene la siguiente información.

Nombre del campo	Descripción
Sesiones web	Muestra la lista de sesiones web. Una sesión web se refiere a una sesión completada desde la interfaz de usuario del Importador de forma masiva. Se abre una nueva sesión cada vez que abre la página del Importador de forma masiva.
Sesiones de API	Muestra la lista de sesiones de API. Una sesión de API se refiere a una sesión completada desde una plataforma de API, como Postman, etc.
Actualizar	Vuelve a cargar la tabla Sesiones.
ID de la sesión	Identificador de la sesión. En las sesiones web, puede hacer clic en el ID de la sesión para ir a una sesión concreta. El ID de la sesión se anexa a la dirección URL. Por ejemplo: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, donde bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc es el identificador de la sesión. Nota Los identificadores de sesión de las sesiones web y de las de API son parecidos. Asegúrese de no intercambiarlos para evitar cualquier tipo de error.
Fecha	Muestra la fecha y la hora de la sesión. Puede ordenar los datos en orden ascendente o descendente.
Cargado por	Muestra el nombre del usuario.
Estado	Muestra el estado de la carga, si fue exitosa o no exitosa. Puede hacer clic en el estado para ver los detalles de la importación completada.
Nombre del archivo	Muestra el nombre del log de errores/la plantilla cargada. Por ejemplo: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Plantilla: Puede hacer clic y descargar la plantilla para corregir cualquier dato cargado anteriormente. Log de errores: Un log de errores se genera cuando una carga falla. Puede comprobar el log de errores para corregir los errores y volver a cargar la plantilla. Nota Las plantillas y logs de errores se pueden descargar hasta 18 meses después de la fecha de carga. El enlace para descargar la plantilla está disponible para las sesiones del Importador de forma masiva desde el 13 de mayo de 2022. No se puede descargar la plantilla para las sesiones antes de esta fecha.

Actualizar proyectos existentes en forma masiva

Puede actualizar varios elementos a la vez en Importador de forma masiva mediante sesiones.

Resolución de problemas

Puede descargar y comprobar el log de errores desde la tabla Sesiones. Comprenda los errores comunes de carga en forma masiva y aprenda a corregirlos.

La siguiente tabla proporciona una lista de posibles errores que pueden ocurrir al cargar la plantilla.

Error	Solución(es)
Puede haber más de 2000 filas en el archivo cargado (incluidas todas las hojas de cálculo).	Quite las filas adicionales de la plantilla y vuelva a cargar.
Los campos obligatorios pueden estar en blanco o faltar en el archivo cargado.	Asegúrese de que se completen todos los campos obligatorios (marcados con los nombres de las columnas en rojo y naranja en la plantilla). Nota Si no proporciona datos en los campos obligatorios, la fila no se procesa.
El formato de los datos puede ser incorrecto.	Asegúrese de que los datos en los campos de texto sean válidos y no excedan la longitud máxima del campo: 255 caracteres. Los campos de texto enriquecido no tienen un límite de caracteres.
Los valores de los datos pueden no ser válidos o no coincidir con los valores de la lista desplegable.	Por ejemplo: El valor para los campos received y sendRecurrentNotifications en la hoja Requests debe ser True o False.
Campos no válidos en la plantilla.	No agregue nuevos campos a la plantilla. No quite los campos obligatorios de la plantilla.
Es posible que la plantilla no tenga el formato esperado.	Asegúrese de que el formato del archivo sea .xlsx.
Nombres de hojas de trabajo no válidos.	No cambie el nombre de la hoja de cálculo.
La sesión puede haber expirado.	Actualice la página e intente cargar de nuevo.
Puede que el ID de la sesión no sea válido.	Asegúrese de estar utilizando un ID de sesión web.