Planificación de proyectos
Prepare y consolide la información de planificación en un proyecto, incluidos los antecedentes, el propósito, el alcance y los archivos de planificación relevantes del proyecto.
- La ficha Planificación en un proyecto es equivalente en funcionalidad a la ficha Referencia en un marco.
- Cuando dos usuarios están editando el mismo campo, se aplican los cambios que hace el primer usuario que guarda. El segundo usuario recibe un mensaje de advertencia para que copie los cambios que hizo y actualice la página a fin de evitar que se sobrescriba el primer cambio.
Cómo funciona
Planificar un proyecto es el proceso de definir objetivos en un proyecto y establecer todas las tareas que se requieren para lograr los objetivos.
La planificación de un proyecto usualmente incluye lo siguiente:
- definir los antecedentes o el contexto del proyecto
- documentar el propósito del proyecto
- definir las actividades de alto nivel del proyecto dentro del alcance
- preparar todos los archivos de planificación relevantes
Dentro de cada proyecto, puede documentar la información de planificación desde la ficha Planificación y cargar los archivos de soporte que pertenecen al proceso de planificación desde la ficha Archivos de planificación.
Ejemplo
Información de planificación: evaluación y monitoreo de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos (FCPA, por sus siglas en inglés)
Escenario
Usted es responsable de preparar y consolidar toda la documentación de planificación relacionada con un proyecto de Evaluación y monitoreo de la FCPA. Debe capturar esta información en el proyecto para que pueda ser referenciada en una fecha posterior.
Proceso
Primero, vaya a la página Planificación y defina los antecedentes, el propósito y el alcance del proyecto. Luego, agregue la documentación de soporte usando la página Archivos de planificación.
Resultado
La información de planificación se lee de la siguiente manera:
Antecedentes Los riesgos contra el soborno y la corrupción no están bien mitigados por los controles financieros estándares (es decir, enfocados en los reportes). El impacto del no cumplimiento de la legislación antisoborno y anticorrupción es una investigación potencial por parte de las autoridades que lleva a multas de hasta miles de millones.
Las organizaciones con operaciones en los Estados Unidos están sujetas a la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero, y las organizaciones relacionadas con el Reino Unido están sujetas a la Ley contra el soborno del Reino Unido.
La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA, por sus siglas en inglés) de 1977 es una ley federal de EE. UU. cuyo objetivo principal es prohibir los pagos de sobornos a funcionarios y figuras políticas extranjeras (también conocida como Disposición Antisoborno). La segunda disposición requiere que las empresas mantengan los requisitos de transparencia para la contabilidad empresarial tal como se establece en la Ley de la Bolsa de Valores de 1934 (también conocida como la Disposición de Contabilidad).
La Ley contra el soborno de 2010 es una ley del Reino Unido que crea cuatro delitos distintos:
- Sobornar a otro - es decir, ofrecer, prometer o dar una ventaja a otra persona
- Ser sobornado, es decir, solicitar, aceptar recibir o aceptar una ventaja de otra persona
- Sobornar a un funcionario extranjero
- No impedir sobornos (para organizaciones comerciales)
Propósito/objetivo Este programa está destinado a proporcionarle información sobre la prevención y detección de los riesgos de corrupción y soborno, y no debe interpretarse como asesoramiento legal.
La legislación contra el soborno y la corrupción es compleja. Se le advierte que debe obtener asesoría legal y contable independiente y calificada con respecto a las regulaciones que afectan a su organización.
Alcance Este programa proporcionará orientación sobre cómo implementar controles preventivos y detectores en su organización para mitigar los riesgos a nivel de proceso relacionados con la lucha contra el soborno y la corrupción.
Incluiremos todos los procesos claves de negocios y la gobernanza general dentro del alcance del proyecto, específicamente:
- Gobernanza y socios de negocios
- Mayor general
- Gestión de proveedores
- Ciclo de compras (Compra a pago)
- Ciclo de ventas (Pedido a pago)
- Nómina
- Viajes y entretenimiento
Permisos
Solo los gerentes profesionales y usuarios profesionales pueden agregar información de planificación. Los ejecutivos supervisores y los revisores supervisores tienen acceso de lectura a la información de planificación.
Agregar información de la planificación
Agregue información de la planificación para definir los antecedentes, el propósito y el alcance de un proyecto.
-
Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
- Haga clic en la ficha Planificación.
- Ingrese la información relevante y haga clic en Guardar:Nota
Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.
Campo Descripción Antecedentes
opcional
el contexto del proyecto
Propósito/objetivo
opcional
los objetivos del proyecto Alcance
opcional
el alcance del proyecto
Atributos
opcional
especifica los atributos asociados con la planificación o el proyecto general
Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden definir atributos personalizados para la planificación en Administrar tipos de proyectos.
Consejo
Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:
- Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
- Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
Resultado La información de planificación se agrega al proyecto.
- Cobertura de la entidad: Opcional. Etiquete el proyecto a una o más entidades para fines de reportes.Nota
Solo los Gerentes profesionales pueden etiquetar un proyecto con una entidad haciendo clic en Mostrar contenido y seleccionando cada entidad para asociarla con el proyecto. Los cambios se guardan automáticamente.
Agregar una entrada del archivo de planificación
Agregue rápidamente una entrada de archivo de planificación a su proyecto.
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Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Actualizar la información del archivo de planificación
Cuando dos usuarios están editando el mismo campo, se aplican los cambios que hace el primer usuario que guarda. El segundo usuario recibe un mensaje de advertencia para que copie los cambios que hizo y actualice la página a fin de evitar que se sobrescriba el primer cambio.
Actualice la información del archivo de planificación y cargue los archivos de soporte que pertenecen al proceso de planificación.
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Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Después de planificar un proyecto
Después de planificar un proyecto, puede completar las siguientes tareas:
| Tarea | Información |
|---|---|
| 1. Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan el acceso apropiado al proyecto. | |
| 2. Construya el proyecto (defina objetivos, riesgos y controles). | Flujos de trabajo y tipos de proyectos |
|
3. Administre las líneas de tiempo y fechas en las diferentes fases de todos los proyectos activos en una sola vista central. |
