Trabajo con adjuntos

Prepare y consolide los archivos de soporte dentro de un proyecto.

Cómo funciona

Los adjuntos son una colección de archivos que pueden usarse como documentación o evidencia de apoyo en un proyecto. Puede trabajar con adjuntos desde cualquiera de las siguientes páginas:

Archivos de planificación
Narraciones
Procedimientos de ejecución
Revisiones de confiabilidad
Pruebas
Asuntos
Acciones
Solicitudes
Archivos de resultados

Notas

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Aprobar páginas

Una vez que se realice la primera aprobación en una página, esta se vuelve de solo lectura y ya no es posible cargar, actualizar o eliminar archivos de la página. Sin embargo, aún podrá ver la información del archivo y descargar archivos de las páginas en las que haya sido aprobado.

Si desea obtener más información, consulte Revisión y aprobación del trabajo.

Actualización y eliminación de archivos enlazados en Modo de cita

Cuando enlaza un archivo en Modo de cita, el archivo se marca automáticamente como evidencia para preservar la integridad del archivo. Cuando un archivo está marcado como evidencia, usted no puede:

editar el archivo en línea
cargar nuevas versiones del archivo con el mismo nombre
eliminar el archivo

Para actualizar o eliminar el archivo, debe desenlazar el archivo de todas las áreas en el Modo de cita, donde se hace referencia al archivo. Del mismo modo, antes de que pueda eliminar una página que contiene archivos enlazados al Modo de cita (como archivos de planificación, narraciones, etc.), debe desenlazar el archivo de todas las áreas en el Modo de cita donde se hace referencia al archivo.

Consejo

Puede ver dónde está enlazado el archivo haciendo clic en el icono de enlace al lado del archivo apropiado en la sección Archivos de soporte.

Ejemplo

Carga de archivos de soporte

Escenario

Como parte del proyecto de Administración del ciclo de vida del proveedor recientemente usted probó el siguiente control:

Identificador del control	Descripción
VCM-002	El sistema de registros de los proveedores se configura con un flujo de trabajo de notificaciones y resoluciones efectivo para asegurar que todas las partes recuerden renovar los términos mucho antes de la fecha de vencimiento. La notificación inicia un flujo de trabajo de resolución para asegurar que la tarea de renovación se complete.

Ahora, para respaldar los resultados de su prueba de control, desea adjuntar los resultados de los estudios analíticos de los proveedores a las próximas renovaciones de los contratos.

Proceso

Arrastre los archivos de soporte a la página de prueba para el control.

Resultado

Los archivos se cargan en el proyecto y se asocian con la prueba de control aplicable.

Permisos

Los gerentes profesionales y usuarios profesionales tienen acceso de lectura y escritura a los archivos.
Los ejecutivos supervisores y revisores supervisores tienen acceso de solo lectura y únicamente podrán ver la información del archivo y descargar archivos.
Los gerentes colaboradores, los probadores colaboradores y los usuarios colaboradores tienen privilegios limitados y solo pueden actualizar y eliminar archivos que ellos mismos hayan cargado.

Cargar archivos

Cargue archivos para incluir documentación de apoyo en un proyecto. Si carga un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente, el archivo anterior se reemplaza y la acción aparece en el historial de versiones .

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde quiera cargar los archivos.
En la sección Adjuntos, cargue los archivos a un proyecto realizando una de las siguientes acciones:
- Arrastre archivos a la página.
- Haga clic en Elija los archivos para seleccionar los archivos en su computadora.
  Nota
  El tamaño máximo de archivo para cada adjunto es de 1 GB.
  Nota
  Por razones de seguridad, Diligent One no acepta archivos adjuntos con las siguientes extensiones: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

Resultado Los archivos se cargan al proyecto y se muestran en la página. Por valor predeterminado, los archivos se ordenan alfabéticamente.

Renombrar un archivo

Después de cargar un archivo, puede cambiarle el nombre.

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Navegue a la página donde se muestra el archivo.
Seleccione el nombre de archivo.
Edite el nombre.
Seleccione la marca de verificación para guardar el nombre. Se agrega una nueva versión al historial de documentos. Consulte Ver historial de versiones del archivo.

Copie el nombre de archivo actual y el enlace del archivo

Después de haber cargado un archivo, puede copiar el nombre de archivo más reciente y el enlace del archivo y pegarlos como referencia.

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Navegue a la página donde se muestra el archivo.
En la sección Archivos de soporte, haga clic en el icono para copiar el nombre de archivo y la URL junto al archivo correspondiente.
Pegue el nombre de archivo y el enlace según sea necesario.

Descargar una versión histórica de un archivo

Se puede descargar una versión histórica de un archivo.

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Navegue a la página donde se muestra el archivo.
En la sección Archivos de soporte, haga clic en el icono del historial de versiones para ver los archivos históricos.
Realice una de las siguientes acciones:
- Para descargar el archivo, haga clic en el nombre de archivo.
- Si quiere copiar el nombre de archivo y la URL para descargar el archivo en otro momento, seleccione el nombre de archivo y presione Ctrl+C. Presione Ctrl+V para pegar el nombre de archivo y la URL en el destino. Cuando se seleccione el enlace, el documento se descarga.

Actualizar archivos

Cargue nuevas versiones de los archivos para actualizarlos.

Nota

Puede actualizar un archivo en un proyecto si:

la página en la que se cargó el archivo no fue aprobada Y
la versión del archivo anterior no está enlazada en el Modo de cita

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde se encuentra la versión del archivo que se cargó anteriormente.
Asegúrese de que la versión nueva del archivo que desea cargar tenga el mismo nombre que el archivo cargado previamente.
En la sección Adjuntos, cargue el archivo al proyecto realizando una de las siguientes acciones:
- Arrastre archivos a la página.
- Haga clic en Elija los archivos para seleccionar los archivos en su computadora.
  Nota
  El tamaño máximo de archivo para cada adjunto es de 1 GB.
Actualice la página.
Resultado Se muestra la nueva versión del archivo.
Consejo
También puede actualizar los archivos editándolos en línea en la aplicación Proyectos. Si desea obtener más información, consulte Edición de documentos en línea.

Ver información del archivo

Ordene archivos y vea información detallada de los archivos como la fecha en que se cargó, con qué está asociado el archivo en Modo de cita y el historial de las versiones de archivos.

Ordenar archivos

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
En la sección Archivos de soporte, haga clic en la lista desplegable para ordenar por:
- Más recientes: Ordena los adjuntos por la fecha en la que se modificó por última vez el archivo.
- Alfabético: Predeterminado. Ordena los adjuntos de la A a la Z.
- Agregado por Ordena los adjuntos por la persona que agregó el archivo.

Ver la fecha en la que se cargó el archivo

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
En la sección Adjuntos, pase el cursor encima de la marca de hora asociada con el archivo.
Resultado Se muestra la fecha en que se cargó el archivo.

Ver información acerca de los archivos asociados en Modo de cita

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
En la secciónAdjuntos, haga clic en el ícono del enlace junto al archivo correspondiente.
Resultado Se muestra información detallada acerca de dónde se encuentra enlazado el archivo.

Ver historial de versiones del archivo

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
En la secciónArchivos de soporte, haga clic en el ícono de tiempo junto al archivo correspondiente.
Nota
El ícono de tiempo solo está disponible si:
- se cargaron al menos dos archivos con el mismo nombre
- editó anteriormente el archivo en línea
Es posible que tenga que actualizar su navegador para que el ícono de tiempo se muestre.
Resultado Los archivos se ordenan con la versión más reciente en la parte superior de la lista.

Descargar archivos

Descargue un solo archivo o todos los archivos de la página.

Descargar un solo archivo

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la sección Adjuntos de la página donde se cargó previamente el archivo.
Opcional. Para buscar un archivo, ingrese una palabra clave o frase en el cuadro de búsqueda.
Los resultados se filtran automáticamente a medida que escribe.
Haga clic en el icono junto al archivo.
Abra el archivo o guarde el archivo en su computadora.

Descargar todos los archivos de la página.

Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

Se abre la página de inicio de Proyectos.
Abra un proyecto.
Se abre el tablero de mando del proyecto.
Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
En la sección Adjuntos, haga clic en Más ...
Seleccione Descargar todo.
En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Descargar.
Se genera un archivo comprimido con todos los adjuntos:
- El nombre de la carpeta se basa en el nombre del elemento y el título, la descripción o el identificador del elemento (por ejemplo: Revisión de confiabilidad - C01 o Asunto - Entrada Oeste abierta).
- El nombre de la carpeta que contiene los adjuntos tiene una longitud limitada de 60 caracteres.
Abra el archivo comprimido o guárdelo en su computadora.

Eliminar archivos

Elimine archivos para quitarlo permanentemente de un proyecto.