Trabajo con adjuntos

Prepare y consolide los archivos de soporte dentro de un proyecto.

Cómo funciona

Los adjuntos son una colección de archivos que pueden usarse como documentación o evidencia de apoyo en un proyecto. Puede trabajar con adjuntos desde cualquiera de las siguientes páginas:

Nota

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de HighBond, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.

  • Archivos de planificación
  • Narraciones
  • Procedimientos de ejecución
  • Revisiones de confiabilidad
  • Pruebas
  • Asuntos
  • Acciones
  • Solicitudes
  • Archivos de resultados

Aprobar páginas

Una vez que una persona se convierte en Preparador en una página, la página se vuelve de solo lectura y ya no es posible cargar, actualizar o eliminar archivos de la página. Sin embargo, aún podrá ver la información del archivo y descargar archivos de las páginas en las que haya sido aprobado.

Si desea obtener más información, consulte Revisión y aprobación del trabajo.

Actualización y eliminación de archivos enlazados en Modo de cita

Cuando enlaza un archivo en Modo de cita, el archivo se marca automáticamente como evidencia para preservar la integridad del archivo. Cuando un archivo está marcado como evidencia, usted no puede:

  • editar el archivo en línea
  • cargar nuevas versiones del archivo con el mismo nombre
  • eliminar el archivo

Para actualizar o eliminar el archivo, debe desenlazar el archivo de todas las áreas en el Modo de cita, donde se hace referencia al archivo. Del mismo modo, antes de que pueda eliminar una página que contiene archivos enlazados al Modo de cita (como archivos de planificación, narraciones, etc.), debe desenlazar el archivo de todas las áreas en el Modo de cita donde se hace referencia al archivo.

Consejo

Puede ver dónde está enlazado el archivo haciendo clic en el icono de enlace al lado del archivo apropiado en la sección Archivos de soporte.

Ejemplo

Carga de archivos de soporte

Escenario

Como parte del proyecto de Administración del ciclo de vida del proveedor recientemente usted probó el siguiente control:

Identificador del control Descripción
VCM-002 El sistema de registros de los proveedores se configura con un flujo de trabajo de notificaciones y resoluciones efectivo para asegurar que todas las partes recuerden renovar los términos mucho antes de la fecha de vencimiento. La notificación inicia un flujo de trabajo de resolución para asegurar que la tarea de renovación se complete.

Ahora, para respaldar los resultados de su prueba de control, desea adjuntar los resultados de los estudios analíticos de los proveedores a las próximas renovaciones de los contratos.

Proceso

Arrastre los archivos de soporte a la página de prueba para el control.

Resultado

Los archivos se cargan en el proyecto y se asocian con la prueba de control aplicable.

Permisos

  • Los gerentes profesionales y usuarios profesionales tienen acceso de lectura y escritura a los archivos.
  • Los ejecutivos supervisores y revisores supervisores tienen acceso de solo lectura y únicamente podrán ver la información del archivo y descargar archivos.
  • Los gerentes colaboradores, los probadores colaboradores y los usuarios colaboradores tienen privilegios limitados y solo pueden actualizar y eliminar archivos que ellos mismos hayan cargado.

Cargar archivos

Cargue archivos para incluir documentación de apoyo en un proyecto.

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde quiera cargar los archivos.
  4. En la sección Adjuntos, cargue los archivos a un proyecto realizando una de las siguientes acciones:
    • Arrastre archivos a la página.
    • Haga clic en Elija los archivos para seleccionar los archivos en su computadora.
      Nota

      El tamaño máximo de archivo para cada adjunto es de 1 GB.

      Nota

      Por razones de seguridad, HighBond no acepta archivos adjuntos con las siguientes extensiones: .bat, .com, .dmg, .exe, or .src.

  5. Resultado Los archivos se cargan al proyecto y se muestran en la página. Por valor predeterminado, los archivos se ordenan alfabéticamente.

Actualizar archivos

Cargue nuevas versiones de los archivos para actualizarlos.

Nota

Puede actualizar un archivo en un proyecto si:

  • la página en la que se cargó el archivo no fue aprobada Y
  • la versión del archivo anterior no está enlazada en el Modo de cita
  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se encuentra la versión del archivo que se cargó anteriormente.
  4. Asegúrese de que la versión nueva del archivo que desea cargar tenga el mismo nombre que el archivo cargado previamente.
  5. En la sección Adjuntos, cargue el archivo al proyecto realizando una de las siguientes acciones:
    • Arrastre archivos a la página.
    • Haga clic en Elija los archivos para seleccionar los archivos en su computadora.
      Nota

      El tamaño máximo de archivo para cada adjunto es de 1 GB.

  6. Actualice la página.

    Resultado Se muestra la nueva versión del archivo.

    Consejo

    También puede actualizar los archivos editándolos en línea en la aplicación Proyectos. Si desea obtener más información, consulte Edición de documentos en línea.

Ver información del archivo

Ordene archivos y vea información detallada de los archivos como la fecha en que se cargó, con qué está asociado el archivo en Modo de cita y el historial de las versiones de archivos.

Ordenar archivos

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. En la sección Archivos de soporte, haga clic en la lista desplegable Ordenar  y seleccione una de las siguientes opciones:
    • Más recientes: Ordena los adjuntos por la fecha en la que se modificó por última vez el archivo.
    • Alfabético: Predeterminado. Ordena los adjuntos de la A a la Z.
    • Agregado por Ordena los adjuntos por la persona que agregó el archivo.

Ver la fecha en la que se cargó el archivo

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. En la sección Adjuntos, pase el cursor encima de la marca de hora asociada con el archivo.

    Resultado Se muestra la fecha en que se cargó el archivo.

Ver información acerca de los archivos asociados en Modo de cita

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. En la secciónAdjuntos, haga clic en el ícono del enlace junto al archivo correspondiente.

    Resultado Se muestra información detallada acerca de dónde se encuentra enlazado el archivo.

Ver historial de versiones del archivo

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. En la secciónArchivos de soporte, haga clic en el ícono de tiempo junto al archivo correspondiente.
    Nota

    El ícono de tiempo solo está disponible si:

    • se cargaron al menos dos archivos con el mismo nombre
    • editó anteriormente el archivo en línea

    Es posible que tenga que actualizar su navegador para que el ícono de tiempo se muestre.

    Resultado Los archivos se ordenan con la versión más reciente en la parte superior de la lista.

Descargar archivos

Descargue un solo archivo o todos los archivos de la página.

Descargar un solo archivo

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la sección Adjuntos de la página donde se cargó previamente el archivo.
  4. Opcional. Para buscar un archivo, ingrese una palabra clave o frase en el cuadro de búsqueda.

    Los resultados se filtran automáticamente a medida que escribe.

  5. Haga clic en el nombre del archivo.
  6. Abra el archivo o guarde el archivo en su computadora.

Descargar todos los archivos de la página.

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. En la sección Adjuntos, haga clic en Más ...
  5. Seleccione Descargar todo.
  6. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Descargar.

    Se genera un archivo comprimido con todos los adjuntos:

    • El nombre de la carpeta se basa en el nombre del elemento y el título, la descripción o el identificador del elemento (por ejemplo: Revisión de confiabilidad - C01 o Asunto - Entrada Oeste abierta).
    • El nombre de la carpeta que contiene los adjuntos tiene una longitud limitada de 60 caracteres.
  7. Abra el archivo comprimido o guárdelo en su computadora.

Eliminar archivos

Elimine archivos para quitarlo permanentemente de un proyecto.

Nota

Puede eliminar un archivo si:

  • la página en la que se cargó el archivo no fue aprobada Y
  • el archivo no está enlazado en el Modo de cita

Eliminar un archivo individual

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. Opcional. Para buscar un archivo, ingrese una palabra clave o frase en el cuadro de búsqueda.

    Los resultados se filtran automáticamente a medida que escribe.

  5. Haga clic en la papelera  junto al archivo.
  6. Seleccione si desea eliminar una sola versión del archivo o todas las versiones del archivo.
  7. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.

Eliminar todos los archivos en una página

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Vaya a la página donde se cargó el archivo anteriormente.
  4. En la sección Adjuntos, haga clic en Más ...
  5. Seleccione Eliminar todos.
  6. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.