Asignación de las tareas

Asigne tareas para configurar recordatorios, crear notas de revisión y colaborar con otros.

Cómo funciona

Las tareas son una herramienta de colaboración entre compañeros de equipo y revisores. Puede asignar un elemento de una tarea a un usuario de Diligent One en un proyecto o marco.

Cuando se asigna una tarea, se agrega la tarea a la lista de tareas del proyecto, así como a la lista de tareas de la persona asignada. La persona a la que se ha asignado la tarea se notifica por correo electrónico y puede actualizar la tarea y publicar un comentario. Si asigna la tarea a usted mismo, no recibirá un correo electrónico.

Si publica un comentario en una tarea, se notifica al asignado por correo electrónico. Del mismo modo, si el asignado publica un comentario, a usted se le notifica por correo electrónico.

Iconos

Las tareas van acompañadas de los siguientes iconos:

Icono	Descripción	Dónde se muestra el icono
	las tareas con estado Abierto: el icono también muestra el número de tareas abiertas	El panel lateral de tareas, al que se puede acceder haciendo clic enTareas en la barra de herramientas de utilidad de la derecha: páginas de trabajo de campo la ficha Planificación la ficha Resultados
	tareas nuevas o no leídas	Página de inicio de Proyectos (Prioridades) Rastreador de tareas
	tareas vencidas

Estados

Las tareas pueden tener los siguientes estados:

Estado	Descripción	¿Qué ocurre en Proyectos?
Abierto	se muestra cuando crea y asigna una tarea	La persona a la que se le asignó la tarea es notificada por correo electrónico. El asignado puede hacer clic en el enlace del correo electrónico para actualizar la tarea o publicar un comentario.
Resuelto	se muestra cuando confirma que la tarea fue completada y lista para ser cerrada	El estado de la tarea se actualiza de Abierto a Resuelto. La persona que es propietaria de la tarea recibe un mensaje de correo electrónico para confirmar que la tarea fue borrada y que la tarea está lista para ser cerrada.
Cerrado	se muestra cuando cierra una tarea	El estado de la tarea se actualiza de Resuelto a Cerrado. El usuario asignado recibe un correo electrónico para confirmar que la tarea se cerró. La tarea se quita del panel Tareas pero se conserva dentro de las Listas de tareas del proyecto (accesible a través de la ficha de gestión del proyecto Tareas) y en Rastreador de tareas.

Creación de tareas en línea con Modo de cita

Los reportes de auditoría a menudo se enfrentan a un gran escrutinio por parte de diferentes públicos. Al redactar su reporte final, generalmente necesita colaborar con otros miembros del equipo para asegurarse de que el mensaje final se transmita con el tono, los detalles, los hechos y el posicionamiento adecuados.

Para facilitar el proceso de revisión, puede proporcionar notas de capacitación al autor original del reporte mediante la creación de tareas en línea con el Modo de cita.

Si desea obtener más información, consulte Cita de la evidencia.

Ejemplo

Permisos

Los gerentes profesionales, los usuarios profesionales y los ejecutivos supervisores pueden asignar y administrar las tareas en todos los proyectos y marcos de la instancia de Diligent One.

Los gerentes colaboradores, los probadores colaboradores y los usuarios colaboradores pueden crear, actualizar o ver las tareas en cualquier lugar al que tengan acceso usando el Tablero de mando del colaborador. Por ejemplo, si el usuario es un Propietario del control, puede crear una tarea en la página de control.

Crear y asignar una tarea

Cree una nueva tarea y asigne la persona apropiada para actuar sobre ella.

1. Realice una de las siguientes acciones:

   En un proyecto

   1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

      Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   2. Abra un proyecto.

   En un marco

   1. Abra la aplicación Marcos.
   2. Abra un marco.
2. Realice una de las siguientes acciones:
   • Crear una tarea en un proyecto Desde una página Trabajo de campo de contexto específico o desde la ficha Planificación o Resultados:
     1. En la barra de herramientas de utilidad de la derecha, haga clic en Tareas.
     2. En el panel lateral Tareas, haga clic en + Agregar tarea.
   • Crear una tarea en un marco Desde una página Trabajo de campo de contexto específico o desde la ficha Planificación: 
     1. En la barra de herramientas de utilidad de la derecha, haga clic en Tareas.
     2. En el panel lateral Tareas, haga clic en + Agregar tarea.
3. Escriba los detalles en el formulario Crear tarea.
4. Haga clic en Guardar.

   Resultado La tarea se muestra en el panel Tareas.

Mantener una lista de tareas

Administre tareas en un solo proyecto o marco.

1. Realice una de las siguientes acciones:

   En un proyecto

   1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

      Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   2. Abra un proyecto.

   En un marco

   1. Abra la aplicación Marcos.
   2. Abra un marco.
2. Haga clic en la ficha de gestión del proyecto Tareas.

   Se muestra una lista de tareas.

3. Ubique una tarea haciendo lo siguiente:
   • Busque o aplique filtros para restringir la lista de tareas.
   • Ordene tareas haciendo clic en el título de la columna.
4. Administre tareas haciendo lo siguiente:
   • Vea la página donde se creó la tarea haga clic en Ir a.
   • Actualice el estado de una tarea o publique comentarios haga clic en Actualizar junto a la tarea.
   • Elimine una tarea haga clic en Eliminar y Aceptar.

     Resultado Se actualiza la lista de tareas.

Administrar todas las tareas

Administre las tareas que le hayan asignado a usted y que usted haya asignado en varios proyectos y marcos.

1. Abra la aplicación Rastreador de tareas.

   La página Rastreador de tareas se muestra con una lista de las tareas abiertas, ordenadas por fecha de vencimiento más reciente.

   El reloj amarillo representa a elementos vencidos. El punto rojo representa a elementos no leídos.

2. Ubique una tarea haciendo lo siguiente:
   • Busque o aplique filtros para restringir la lista de tareas.
   • Ordene tareas haciendo clic al lado del título de la columna.
3. Ajuste el estado de una tarea, vea información en la tabla o haga clic en la descripción de las tareas para actualizar la tarea.
   Consejo:

   Puede navegar hasta el proyecto donde se creó la tarea o a la página de origen donde se creó la tarea haciendo clic en el enlace debajo de la columna Proyecto u Origen, respectivamente.

   Nota

   Los elementos de las tareas solo se pueden reasignar a los usuarios de Diligent One que tienen acceso al proyecto que contiene la tarea.

   Resultado Se actualizan las tareas.