Notificaciones por correo electrónico desde Proyectos
Se envían mensajes de correo electrónico desde Proyectos para notificar a los usuarios acerca de:
- solicitudes, revisiones, tareas o acciones asignadas
- cambios en los proyectos
Los usuarios que informan no haber recibido las notificaciones por correo electrónico, tal vez deban revisar su filtro de correo no deseado. Las notificaciones por correo electrónico se envían desde notifications@highbond.com, a menos que su organización haya configurado un remitente personalizado. Si desea obtener más información, consulte Configurar un remitente de correo electrónico personalizado.
Activar o desactivar notificaciones por correo electrónico
Puede activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico en Launchpad. Si desea obtener más información, consulte Administración de notificaciones por correo electrónico.
Idioma del correo electrónico
Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra en la configuración de idioma del usuario. Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que no pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra utilizando la configuración de idioma predeterminado de la organización.
Configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios
Si necesita enviar recordatorios recurrentes sobre acciones y solicitudes, puede configurar la frecuencia con la que deben enviarse las notificaciones por correo electrónico a los propietarios y personas que reciben la copia.
Puede enviar recordatorios recurrentes:
- programados de forma diaria, semanal o mensual
- en un horario personalizado basado en "la cantidad x" de días antes de la fecha de vencimiento
Ejemplo
Configuración de recordatorios recurrentes
Escenario
Usted crea una solicitud y especifica como fecha de vencimiento el 3 de mayo de 2019. También configura sus ajustes de las notificaciones de la siguiente manera:
- Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente
- Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento 5, 3, 1, blanco, blanco
Resultado
Los correos electrónicos de recordatorio para la solicitud se envían semanalmente (todos los lunes) antes del 3 de mayo de 2019. También se envían correos electrónicos recordatorios adicionales para la solicitud 5 días, 3 días y 1 día antes del 3 de mayo de 2019.
Después del 3 de mayo de 2019, los correos electrónicos de recordatorio continúan enviándose semanalmente, hasta que la solicitud se cierre, elimine o asigne a otra persona. Si la persona asignada a la solicitud se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Pasos
-
Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Seleccione la ficha Notificaciones.
- Configure los siguientes campos y seleccione Guardar:
Campo Predeterminado Comentarios Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos como recordatorios de elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas).
Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes.
Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento Seleccione esta opción para establecer una programación personalizada para notificaciones de recordatorio sobre la base de un número "x" de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas.
Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).
Nota
Si activa solo los correos electrónicos de recordatorio que se repiten regularmente sin recordatorios programados adicionales "x" días antes de la fecha de vencimiento, Diligent One envía los recordatorios que se repiten regularmente tanto antes como después de la fecha de vencimiento.
Sin embargo, si activa ambos tipos de notificación, Diligent One envía solo los recordatorios en la programación personalizada antes de la fecha de vencimiento y envía solo los recordatorios adicionales que se repiten regularmente después de que haya pasado la fecha de vencimiento.
Tipos de notificaciones por correo electrónico
| Tipo de notificación | Asunto del correo electrónico | Ocurrencia del correo electrónico | Roles que pueden recibir el correo electrónico |
|---|---|---|---|
| Restablecer la contraseña del usuario | Restablecer su contraseña |
cuando un administrador del proyecto restablece la contraseña de un usuario Nota
Los administradores del proyecto pueden restablecer la contraseña de un usuario en Administración del sistema > Administrar usuarios. |
Cualquier rol |
| Carga en forma masiva | Elementos cargados | cuando los riesgos o controles se cargan en forma masiva en un proyecto o marco o los asuntos se cargan en forma masiva en un proyecto | Gerente profesional |
| Copia de seguridad | Descargue la copia de seguridad de su proyecto. | cuando la copia de seguridad de un proyecto está completa | Gerente profesional |
| Error en la copia de seguridad del proyecto: inténtelo de nuevo | cuando se produce un problema durante el proceso de copia de seguridad de un proyecto | Gerente profesional | |
| Creación del proyecto | Error en la creación del proyecto: inténtelo de nuevo | cuando ocurre un problema durante el proceso de creación de un proyecto dentro de un plan de aseguramiento |
|
| Proyecto archivado o propagado | Proyecto archivado | cuando se archiva un proyecto | Gerente profesional |
| Error al archivar nombre_del_proyecto: inténtelo de nuevo | cuando se archiva un proyecto y ocurre un problema | Gerente profesional | |
| La propagación del proyecto se completó | cuando se ha propagado un proyecto | Gerente profesional | |
| Proyecto eliminado | Proyecto eliminado | cuando un proyecto se ha eliminado y automáticamente se eliminará de forma permanente en 30 días |
|
| Importación, clonación y copia | Estándares y normas importados | cuando los estándares o las normas se importan con éxito a un mapa de cumplimiento |
|
| Error en la importación al mapa de cumplimiento: vuelva a intentarlo | cuando los estándares o normas no se importan con éxito a un mapa de cumplimiento |
|
|
| Error al importar desde la Biblioteca de contenidos: inténtelo de nuevo | cuando ocurre un problema durante el proceso de importación desde la biblioteca de contenidos |
|
|
|
Cuando se produce un problema durante el proceso de importación, clonación, propagación o copiado |
|
|
| Evaluaciones automatizadas | Actualizaciones a evaluaciones automatizadas |
|
|
| Revisar | Nombre_de_usuario lo asignó como revisor |
cuando se asigna al siguiente revisor para revisar uno de los siguientes:
|
|
| Tareas | Nombre_de_usuario le asignó una tarea | cuando se le ha asignado una tarea a usted | Cualquier rol |
| Nombre_de_usuario comentó sobre una tarea | cuando una persona publica un comentario sobre una tarea | Cualquier rol | |
|
Cerrar una tarea |
cuando una persona borra una tarea |
Cualquier rol | |
| Nombre_de_usuario cerró una tarea | cuando una persona cierra una tarea | Cualquier rol | |
| Acciones, solicitudes, certificaciones y asignaciones |
Nombre_de_quien_asigna asignó un elemento de acción a Nombre_del_asignado |
cuando se le ha asignado responder o contribuir a una acción | Cualquier rol |
| Nombre_de_usuario actualizó un elemento de acción |
cuando alguien actualiza una acción Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que actualizó la acción no recibe este correo electrónico. |
Cualquier rol | |
| Nombre_de_usuario comentó sobre un elemento de acción |
cuando alguien publica un comentario sobre una acción Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico. |
Cualquier rol | |
|
Responda a una solicitud Nota
Este asunto del correo electrónico es personalizable. |
cuando ha sido asignado para responder o contribuir a una solicitud | Cualquier rol | |
| Nombre_de_usuario actualizó una solicitud |
cuando se adjunta un archivo a una solicitud Este correo electrónico se envía al creador de la solicitud, al propietario de la solicitud y a todos los usuarios copiados. La persona que adjunto el archivo no recibe este correo electrónico. |
Cualquier rol | |
| Nombre_de_usuario comentó sobre una solicitud |
cuando se realiza una acción en una solicitud (comentario agregado) Este correo electrónico se envía al creador de la solicitud, al propietario de la solicitud y a todos los usuarios copiados. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico. |
Cualquier rol | |
|
Nombre_de_usuario le asignó a un(a) Nombre_de_elemento |
cuando se asigna a un usuario como Propietario, Propietario ejecutivo o Usuario asignado de un objetivo, un control, una prueba de control o un asunto publicado |
|
|
|
Responda a Nombre_del_cuestionario |
cuando se envía una tarea de rendimiento del control a un encargado del control |
Cualquier rol | |
| Responda a Nombre_de_encuesta_de_evaluación | cuando se envía una encuesta de evaluación a un propietario de control | Cualquier rol | |
|
Nombre_de_usuario solicita su certificación Nota
Este asunto del correo electrónico es personalizable. |
cuando se envía a alguien una solicitud de certificación | Cualquier rol | |
| Recordatorio | Responda a los elementos de acción |
cuando el estado de una acción es "Abierto", se envían recordatorios reiterados según los ajustes que se configuraron |
Cualquier rol |
|
cuando el estado de una solicitud es "Abierto", se envían recordatorios recurrentes según los ajustes que se configuraron |
Cualquier rol |
