Notificaciones por correo electrónico desde Proyectos

Se envían mensajes de correo electrónico desde Proyectos para notificar a los usuarios acerca de:

  • solicitudes, revisiones, tareas o acciones asignadas
  • cambios en los proyectos
Nota

Los usuarios que informan no haber recibido las notificaciones por correo electrónico, tal vez deban revisar su filtro de correo no deseado. Las notificaciones por correo electrónico se envían desde notifications@highbond.com, a menos que su organización haya configurado un remitente personalizado. Si desea obtener más información, consulte Configurar un remitente de correo electrónico personalizado.

Activar o desactivar notificaciones por correo electrónico

Puede activar o desactivar las notificaciones por correo electrónico en Launchpad. Si desea obtener más información, consulte Activar o desactivar las notificaciones de correo electrónico.

Idioma del correo electrónico

Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra en la configuración de idioma del usuario. Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que no pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra utilizando la configuración de idioma predeterminado de la organización.

Configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios

Si necesita enviar recordatorios recurrentes sobre acciones y solicitudes, puede configurar la frecuencia con la que deben enviarse las notificaciones por correo electrónico a los propietarios y personas que reciben la copia.

Puede enviar recordatorios recurrentes:

  • programados de forma diaria, semanal o mensual
  • en un horario personalizado basado en "la cantidad x" de días antes de la fecha de vencimiento

Ejemplo

Configuración de recordatorios recurrentes

Escenario

Usted crea una solicitud y especifica como fecha de vencimiento el 3 de mayo de 2019. También configura sus ajustes de las notificaciones de la siguiente manera:

  • Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente
  • Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento 5, 3, 1, blanco, blanco

Resultado

Los correos electrónicos de recordatorio para la solicitud se envían semanalmente (todos los lunes) antes del 3 de mayo de 2019. También se envían correos electrónicos recordatorios adicionales para la solicitud 5 días, 3 días y 1 día antes del 3 de mayo de 2019.

Después del 3 de mayo de 2019, los correos electrónicos de recordatorio continúan enviándose semanalmente, hasta que la solicitud se cierre, elimine o asigne a otra persona. Si la persona asignada a la solicitud se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.

Pasos

  1. Abra la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. En Administración del sistema, haga clic en Administrar tipos de proyectos.
  3. Vaya al tipo de proyecto adecuado y haga clic en Editar.

    Se abre la página Tipos de proyectos del sistema.

  4. Haga clic en la ficha Notificaciones.
  5. Configure los siguientes campos y haga clic en Guardar:
    CampoPredeterminadoComentarios
    Enviar recordatorios recurrentesSemanalmente

    Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos como recordatorios de elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas).

    Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes.

    Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.

    Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento

    Seleccione esta opción para establecer una programación personalizada para notificaciones de recordatorio sobre la base de un número "x" de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas.

    Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).

    Nota

    Si activa solo los correos electrónicos de recordatorio que se repiten regularmente sin recordatorios programados adicionales "x" días antes de la fecha de vencimiento, Diligent One envía los recordatorios que se repiten regularmente tanto antes como después de la fecha de vencimiento.

    Sin embargo, si activa ambos tipos de notificación, Diligent One envía solo los recordatorios en la programación personalizada antes de la fecha de vencimiento y envía solo los recordatorios adicionales que se repiten regularmente después de que haya pasado la fecha de vencimiento.

Tipos de notificaciones por correo electrónico

Tipo de notificación Asunto del correo electrónico Ocurrencia del correo electrónico Roles que pueden recibir el correo electrónico
Restablecer la contraseña del usuario Restablecer su contraseña

cuando un administrador del proyecto restablece la contraseña de un usuario

Nota

Los administradores del proyecto pueden restablecer la contraseña de un usuario en Administración del sistema > Administrar usuarios.

 Cualquier rol
Carga en forma masiva Elementos cargados cuando los riesgos o controles se cargan en forma masiva en un proyecto o marco o los asuntos se cargan en forma masiva en un proyecto Gerente profesional
Copia de seguridad Descargue la copia de seguridad de su proyecto. cuando la copia de seguridad de un proyecto está completa Gerente profesional
Error en la copia de seguridad del proyecto: inténtelo de nuevo cuando se produce un problema durante el proceso de copia de seguridad de un proyecto Gerente profesional
Creación del proyecto Error en la creación del proyecto: inténtelo de nuevo cuando ocurre un problema durante el proceso de creación de un proyecto dentro de un plan de aseguramiento
  • Administrador del proyecto
  • Creador del proyecto
Proyecto archivado o propagado Proyecto archivado cuando se archiva un proyecto Gerente profesional
Error al archivar nombre_del_proyecto : inténtelo de nuevo cuando se archiva un proyecto y ocurre un problema Gerente profesional
La propagación del proyecto se completó cuando se ha propagado un proyecto Gerente profesional
Proyecto eliminado Proyecto eliminado cuando un proyecto se ha eliminado y automáticamente se eliminará de forma permanente en 30 días
  • Administrador del proyecto
  • Creador del proyecto
Importación, clonación y copia Estándares y normas importados cuando los estándares o las normas se importan con éxito a un mapa de cumplimiento
  • Gerente profesional
  • Usuario profesional
Error en la importación al mapa de cumplimiento: vuelva a intentarlo cuando los estándares o normas no se importan con éxito a un mapa de cumplimiento
  • Gerente profesional
  • Usuario profesional
Error al importar desde la Biblioteca de contenidos: inténtelo de nuevo cuando ocurre un problema durante el proceso de importación desde la biblioteca de contenidos
  • Gerente profesional
  • Usuario profesional
  • Error en el proceso de importación: inténtelo de nuevo
  • Error en el proceso de clonación: inténtelo de nuevo
  • Error en el proceso de propagación: inténtelo de nuevo
  • Error al copiar la certificación: intente nuevamente
 Cuando se produce un problema durante el proceso de importación, clonación, propagación o copiado
  • Gerente profesional
  • Usuario profesional
Evaluaciones automatizadas Actualizaciones a evaluaciones automatizadas
  • cuando un controlador de evaluación ha actualizado las evaluaciones de riesgos y controles
  • si se ha desactivado algún controlador de evaluación debido a un error
  • Gerente profesional
  • Usuario profesional
Revisar Nombre_de_usuario lo asignó como revisor

cuando se asigna al siguiente revisor para revisar uno de los siguientes:

  • un archivo de planificación
  • una narración
  • una matriz de control de riesgos o plan de proyecto
  • una lista de revisiones de confiabilidad o procedimientos de ejecución
  • una sola revisión de confiabilidad o procedimiento de ejecución
  • una lista de planes de pruebas
  • un solo plan de pruebas
  • una ronda de pruebas
  • una sola prueba
  • un asunto (información detallada, acciones correctivas o información de las nuevas pruebas)
  • Gerente profesional
  • Usuario profesional
  • Ejecutivo supervisor
Tareas Nombre_de_usuario le asignó una tarea cuando se le ha asignado una tarea a usted Cualquier rol
Nombre_de_usuario comentó sobre una tarea cuando una persona publica un comentario sobre una tarea Cualquier rol

Cerrar una tarea

cuando una persona borra una tarea

 Cualquier rol
Nombre_de_usuario cerró una tarea cuando una persona cierra una tarea Cualquier rol
Acciones, solicitudes, certificaciones y asignaciones

Nombre_de_quien_asigna asignó un elemento de acción a Nombre_del_asignado

 cuando se le ha asignado responder o contribuir a una acción Cualquier rol
Nombre_de_usuario actualizó un elemento de acción

cuando alguien actualiza una acción

Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que actualizó la acción no recibe este correo electrónico.

 Cualquier rol
Nombre_de_usuario comentó sobre un elemento de acción

cuando alguien publica un comentario sobre una acción

Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico.

 Cualquier rol

Responda a una solicitud

Nota

Este asunto del correo electrónico es personalizable.

 cuando ha sido asignado para responder o contribuir a una solicitud Cualquier rol
Nombre_de_usuario actualizó una solicitud

cuando se adjunta un archivo a una solicitud

Este correo electrónico se envía al creador de la solicitud, al propietario de la solicitud y a todos los usuarios copiados. La persona que adjunto el archivo no recibe este correo electrónico.

 Cualquier rol
Nombre_de_usuario comentó sobre una solicitud

cuando se realiza una acción en una solicitud (comentario agregado)

Este correo electrónico se envía al creador de la solicitud, al propietario de la solicitud y a todos los usuarios copiados. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico.

 Cualquier rol

Nombre_de_usuario le asignó a un(a) Nombre_de_elemento

 cuando se asigna a un usuario como Propietario, Propietario ejecutivo o Usuario asignado de un objetivo, un control, una prueba de control o un asunto publicado
  • Propietario o propietario ejecutivo Cualquier rol
  • Usuario asignado solo Gerente profesional, Usuario profesional o Probador colaborador

Responda a Nombre_del_cuestionario

cuando se envía una tarea de rendimiento del control a un encargado del control

 Cualquier rol
Responda a Nombre_de_encuesta_de_evaluación cuando se envía una encuesta de evaluación a un propietario de control Cualquier rol

userName solicita su certificación

Nota

Este asunto del correo electrónico es personalizable.

 cuando se envía a alguien una solicitud de certificación Cualquier rol
Recordatorio Responda a los elementos de acción

cuando el estado de una acción es "Abierto", se envían recordatorios reiterados según los ajustes que se configuraron

 Cualquier rol
  • Acción requerida sobre un elemento abierto de la solicitud
  • Responda a múltiples solicitudes

cuando el estado de una solicitud es "Abierto", se envían recordatorios recurrentes según los ajustes que se configuraron

 Cualquier rol