Enviar reportes por correo electrónico

Envíe un reporte por correo electrónico para compartir datos con otros usuarios de Reportes, así como con partes interesadas externas que no tienen acceso a la aplicación Reportes. Solo se pueden enviar reportes que se han guardado y activado.

Cómo funciona

Cuando guarda un reporte, puede definir las configuraciones de distribución y seguridad asociadas con el reporte. Estas configuraciones le permiten especificar si el reporte se puede enviar por correo electrónico o no y el nivel de acceso requerido para que las personas reciban el reporte por correo electrónico.

Envío de reportes por correo electrónico a partes interesadas externas

Para enviar un reporte por correo electrónico a una persona que no tiene acceso a la aplicación Reportes, debe definir la siguiente configuración cuando guarde el reporte:

• En la ficha Detalles, establezca Acceso al reporte en Público.
• En la ficha Distribución, establezca Seguridad de difusión y de correo electrónico en No seguro.

Una vez que haya configurado la distribución y la configuración de seguridad, puede enviar el reporte por correo electrónico.

Acceder a los datos de Diligent One

Dependiendo de cómo ingrese los destinatarios del reporte, ocurre lo siguiente:

Cómo se ingresó el destinatario	Qué ocurre	Ejemplo
Usted selecciona un usuario de la lista desplegable Nota Solo se enumeran los usuarios que han accedido a Reportes.	La aplicación Reportes utiliza el token del usuario para autenticar y determinar su acceso a los datos de Diligent One. El reporte solo muestra los datos a los que el usuario tiene acceso en Diligent One. Otras situaciones Si un usuario accedió a la aplicación Reportes y luego se le otorgó Sin acceso como su nivel de acceso a Reportes en Launchpad, el usuario seguirá apareciendo en la lista desplegable y podrá acceder a los datos en función de sus permisos en otras aplicaciones de Diligent One. Si un usuario accedió a la aplicación Reportes y luego se lo quita de la instancia de Diligent One, el usuario seguirá apareciendo en la lista desplegable, pero no podrá ver ningún dato de reporte (Sin resultados).	Escenario Hay cinco proyectos en la instancia de Diligent One, pero el usuario solo tiene acceso a uno. Resultado El reporte solo muestra un proyecto al destinatario.
Escribe manualmente una dirección de correo electrónico	La aplicación Reportes lo trata como una dirección de correo electrónico externa. Esto se aplica tanto a los usuarios con licencia de Diligent One como a los usuarios externos (sin licencia). El reporte muestra los datos a los que tiene acceso el creador del reporte o la última persona que lo editó en Diligent One.	Escenario Hay cinco proyectos en la instancia de Diligent One, pero el usuario solo tiene acceso a uno. La persona que envía el reporte es un administrador y tiene acceso a los cinco proyectos. Resultado El reporte muestra los cinco proyectos al destinatario

Permisos

Solo los administradores de reportes y los redactores de reportes pueden enviar un reporte por correo electrónico.

Dirección de correo electrónico del remitente

Los destinatarios verán su nombre y su correo electrónico como el remitente del reporte. Si su organización ha configurado un remitente personalizado, esos ajustes no se admiten en la aplicación Reportes.

Verifique la configuración de distribución y de seguridad

1. Abra la aplicación Reportes.

   Se abre la página Explorar.

2. Abra el reporte que desea enviar por correo electrónico.
3. En la barra de herramientas, haga clic en Compartir .

   Se abre el cuadro de diálogo Compartir.

4. Haga clic en Ajustes de uso compartido.
5. Asegúrese de que la configuración Correo electrónico esté activada y que la configuración de Seguridad de difusión y de correo electrónico sea la correcta.

   Ajuste	Descripción
   Correo electrónico	le permite distribuir el reporte por correo electrónico
   Seguridad del correo electrónico y la difusión	le permite especificar el nivel de acceso requerido para que las personas puedan recibir el reporte por correo electrónico: Todos los usuarios todos los usuarios de Reportes pueden recibir el reporte por correo electrónico No seguro el reporte puede enviarse a partes interesadas externas que no tienen acceso a la aplicación Reportes Usuarios validados todos los usuarios con acceso a la carpeta de la ficha del reporte pueden recibir el reporte por correo electrónico

6. Haga clic en Volver a compartir.

Enviar el reporte por correo electrónico

1. Haga clic en el campo Añadir destinatarios y especifique el o los destinatarios del correo electrónico:
   • Para enviar el reporte a una parte interesada externa que no tiene acceso a la aplicación Reportes, ingrese el correo electrónico en el cuadro de búsqueda y presione Entrar.
   • Para enviar el reporte a un usuario o grupo específico, ingrese el nombre del usuario o grupo y seleccione el usuario o grupo apropiado.
   • Para ver una lista de todos los usuarios y grupos, haga clic en Todos y seleccione el usuario o grupo apropiado.
   • Para seleccionar un destinatario de una lista de usuarios, haga clic en Solo personas y seleccione el usuario apropiado.
   • Para seleccionar un destinatario de una lista de grupos, haga clic en Solo grupos y seleccione el grupo apropiado.
2. En el campo Nombre, introduzca el asunto del correo electrónico.

   Por valor predeterminado, el nombre del reporte se muestra en el asunto del correo electrónico.

3. Especifique el formato del reporte en el correo electrónico seleccionando una de las siguientes opciones:

   

   Nota

   Consideraciones:

   • Si no selecciona una opción, el reporte se incluye como contenido HTML en el cuerpo del correo electrónico.
   • Si selecciona la opción Enlazar al contenido , a los destinatarios se les envía un enlace por correo electrónico al reporte. Después de iniciar sesión en Diligent One, pueden utilizar ese enlace para ir al reporte en la aplicación Reportes. Los destinatarios que no tienen acceso a la aplicación Reportes no pueden acceder al enlace.
4. Opcional. Escriba un mensaje adicional para acompañar el reporte.
5. Haga clic en Enviar.

   Resultado El reporte se envía al o a los destinatarios especificados por correo electrónico.