Creación y administración de una carpeta de robots

Una carpeta de robots es un contenedor con uno o varios robots. Puede usar las carpetas de robots para dos propósitos principales:

• Contener y organizar los robots individuales en el tablero de mando de Robots.

• Estandarizar el acceso de los usuarios a un grupo de robots.

Si desea obtener información acerca de la creación de robots, consulte Creación y administración de un robot.

Uso de carpetas para organizar robots individuales

A medida que crece la colección de robots de su organización, puede resultar complicado mantenerlos bien organizados utilizando únicamente el tablero de mando de Robots. Al igual que pasa con las carpetas de Windows, las carpetas de robots proporcionan un nivel adicional de organización que puede aprovechar para agrupar y contener robots relacionados.

No es obligatorio usar carpetas. Puede guardar los robots de la organización sin más en el tablero de mando de Robots o puede contener algunos o todos en carpetas.

Solo se admite un nivel único de carpetas de robots. No puede crear una carpeta dentro de otra. Las carpetas se dividen según el tipo de robot, es decir, hay un conjunto diferente de carpetas para robots ACL, robots HighBond y robots de flujo de trabajo. Hay un límite de 100 carpetas para cada tipo de robot como máximo.

Uso de carpetas para estandarizar el acceso a grupos de robots

Además de la organización básica, las carpetas de robots le permiten estandarizar el acceso a los grupos de robots. Una vez que tiene un robot en una carpeta, puede asignar permisos de acceso al robot en el nivel de carpeta, nunca en el nivel de robot. Los permisos en el nivel de carpeta se aplican directamente a todos los robots de la carpeta.

Este comportamiento en cascada se traduce en que puede agregar colaboradores para un grupo de robots y configurar sus permisos desde un único lugar. A continuación, puede colocar cualquier robot que requiera un conjunto concreto de colaboradores y permisos en la carpeta correspondiente.

Si desea obtener más información acerca de los permisos en Robots, consulte Permisos de la aplicación Robots.

Ventajas del comportamiento en cascada de los permisos

El comportamiento en cascada de los permisos a nivel de carpeta de los robots presenta las siguientes ventajas:

• Se mantienen los permisos de acceso en un único lugar. Le permite mantener los colaboradores y permisos de un grupo de robots en una ubicación en lugar de en múltiples robots individuales.

• Se reducen los errores. Le permite reducir la probabilidad de error al configurar los colaboradores y permisos una sola vez en lugar de varias veces.

• Se reduce el trabajo. Le permite reducir el trabajo a la hora de incorporar un nuevo usuario de Robots, ya que se agrega como colaborador únicamente en el nivel de carpeta, en lugar de agregarse en múltiples robots individuales.

Cómo afecta el traslado de un robot a los permisos de acceso

Hay dos reglas que determinan cómo se asignan los permisos de acceso al mover un robot:

• Los robots heredan los colaboradores y los permisos de la carpeta

  Cuando mueve un robot a una carpeta, el robot hereda los permisos de acceso de la carpeta (comportamiento en cascada de los permisos de acceso de las carpetas). Se modifica la lista de colaboradores del robot, así como sus roles específicos, para que coincida con la lista de la carpeta. Se agregan o eliminan colaboradores individuales y se actualizan los roles de los colaboradores según sea necesario.

  Si va a mover el robot desde el tablero de mando de Robots, no podrá mantener los colaboradores y permisos en el nivel de robot.

  Si crea un robot nuevo dentro de una carpeta, se aplica el mismo comportamiento para los permisos. Los colaboradores y los permisos de la carpeta se asignan al robot nuevo.

• Los robots conservan los colaboradores y los permisos de la carpeta

  Cuando mueve un robot de una carpeta al tablero de mando de Robots, no se realiza ningún cambio en los colaboradores del robot y sus permisos. Los colaboradores y los permisos no vuelven al estado que tenían antes de que el robot se moviera a la carpeta. Ahora puede conservar los colaboradores y los permisos en el nivel de robot si necesita realizar algún cambio.

En la siguiente tabla se describe cómo afecta el traslado de un robot entre el tablero de mando de Robots y las diferentes carpetas a los colaboradores del robot.

Secuencia de movimientos		Conservar a los colaboradores en el nivel de robot	Quién puede ver el robot y acceder a él
			Colaboradores de la carpeta 1 (Rol de Robots: Usuario)	Colaboradores de la carpeta 2 (Rol de Robots: Usuario)	Administradores de Robots (acceso global)
1	Robot del tablero de mando
2	Mover robot a la carpeta 1
3	Mover robot a la carpeta 2
4	Mover robot al tablero de mando

Realización de acciones en carpetas de robots

Las carpetas de robots con las que tiene permiso para trabajar aparecen en el tablero de mando de Robots. Puede crear, editar o eliminar una carpeta de robots, o administrar los colaboradores de una carpeta de robots, según sus necesidades. Su rol asignado para cada carpeta de robots controla cuál de estas acciones puede realizar usted en la carpeta.

Si desea obtener más información acerca de los roles y las acciones permitidas, consulte Acceso a robots y carpetas de robots.

Asignación de nombres a carpetas de robots

En el tablero de mando de Robots, aparecen carpetas de robots debajo de los robots individuales. De manera predeterminada, las carpetas se ordenan por orden alfabético. Una convención de nomenclatura consistente lo ayuda a organizar la colección de carpetas. Por ejemplo:

• Utilizar un prefijo para cada nombre de carpeta le permite incluir futuras carpetas en puntos apropiados del criterio de ordenación. Por ejemplo: A_01, A_02, B_01, B_02 y así sucesivamente.
• Al utilizar el prefijo xxx_ en las carpetas a las que se accede con menos frecuencia, estas se sitúan en las posiciones inferiores del criterio de ordenación.
• Al utilizar el prefijo zzz_ en las carpetas que no se utilizan actualmente, estas se posicionan en las últimas posiciones del criterio de ordenación.

Crear una carpeta de robot

1. Abra la aplicación Robots.
2. Desde el tablero de mando de Robots, seleccione la ficha para el tipo de robot que desea organizar mediante carpetas:
   • Robots ACL
   • Robots HighBond
   • Robots de flujo de trabajo

   Robots de flujo de trabajo solo aparece si usted es un administrador del sistema con una suscripción profesional.

3. Haga clic en Agregar carpeta y escriba un nombre para la carpeta.

   Nota

   No utilice símbolos de moneda en los nombres de carpetas (por ejemplo: $ o €). Los nombres de carpetas tienen un límite de 250 caracteres.

4. Haga clic en Agregar carpeta para crear la carpeta.

   Se crea la carpeta y se agrega al tablero de mando. Si abre la carpeta, verá el mensaje No hay robots en esta carpeta, dado que la carpeta está vacía al principio.

   Nota

   Si aparece el mensaje Esta carpeta ya existe, deberá especificar un nombre diferente para la carpeta. Ya existe una carpeta con el mismo nombre.

   Si no es colaborador con permisos para la carpeta existente, no podrá ver la carpeta.

Modificar el nombre de una carpeta de robots

1. Abra la aplicación Robots.
2. En el tablero de mando de Robots, seleccione la ficha del tipo de robot adecuado.
3. Ubique la carpeta cuyo nombre desea cambiar y haga clic en en la esquina superior derecha de la carpeta.
4. Haga clic en Renombrar.
5. Actualice el nombre de la carpeta y haga clic en Renombrar carpeta.

   Se cambia el nombre de la carpeta.

   Nota

   Si aparece el mensaje Esta carpeta ya existe, deberá especificar un nombre diferente para la carpeta. Ya existe una carpeta con el mismo nombre.

   Si no es colaborador con permisos para la carpeta existente, no podrá ver la carpeta.

Administrar los colaboradores de una carpeta de robots

Los colaboradores son usuarios de Diligent One con permiso para acceder a una carpeta en particular. Si no se ha agregado un usuario como colaborador para una carpeta, la carpeta es invisible para el usuario.

Las actividades que un colaborador puede realizar en una carpeta dependen de su rol asignado en la carpeta:

• Un propietario puede controlar la carpeta y administrar los colaboradores, además de tener todos los permisos de edición.

• Un editor puede cambiar el nombre de la carpeta, además de tener todos los permisos de revisor.

• Un revisor puede acceder a la carpeta y a los robots que contiene.

Para obtener información detallada sobre los roles de carpetas de robots y los permisos asociados, consulte Permisos de la aplicación Robots.

Los propietarios de carpetas de robots pueden administrar colaboradores para robots ACL y carpetas de robots HighBond. Debido a que el acceso a los robots de flujo de trabajo está restringido al tipo de usuario Administrador del sistema con una suscripción Profesional, la lista de colaboradores en una carpeta de robots de flujo de trabajo es de solo lectura.

1. Abra la aplicación Robots.
2. En el tablero de mando de Robots, seleccione la ficha del tipo de robot adecuado.
3. Haga clic en la carpeta del robot para el cual desea administrar los colaboradores.
4. En el panel lateral, en Detalles de la carpeta, haga clic en Agregar colaboradores o en Administrar.

   Se abre el panel lateral Colaboradores.

5. Para administrar los colaboradores, realice una de las siguientes acciones:
   Use
   • Agregar para agregar un usuario a la carpeta, haga clic en Agregar colaboradores y seleccione el usuario.

     De forma predeterminada, el usuario se agrega como Revisor, el rol con menos permisos. Si es necesario, actualice el rol del usuario.

   • Actualizar para cambiar el rol de un usuario, seleccione un nuevo rol en la lista desplegable junto al nombre del usuario.
   • Quitar para quitar un usuario, haga clic en la X junto a la lista desplegable.
6. Cuando haya terminado, haga clic en la X en la esquina superior derecha del panel lateral Colaboradores.

Mover robots entre carpetas de robots

Tiene las siguientes opciones para mover un robot.

• Desde el tablero de mando de Robots hasta una carpeta

• Desde una carpeta hasta el tablero de mando de Robots

• Entre carpetas

El traslado de un robot afecta a los colaboradores del robot. Si desea obtener más información, consulte Cómo afecta el traslado de un robot a los permisos de acceso.

1. Abra la aplicación Robots.
2. Desde el tablero de mando de Robots, seleccione la ficha para el tipo de robot que desea mover:
   • Robots ACL
   • Robots HighBond
   • Robots de flujo de trabajo

   Robots de flujo de trabajo solo aparece si usted es un administrador del sistema con una suscripción Profesional.

   Los robots y carpetas se dividen por tipos de robots. Solo puede mover robots del mismo tipo.

3. Si el robot está en una carpeta, haga clic en la carpeta para abrirla.

4. Ubique el robot que desea mover y haga clic en en la esquina superior derecha del robot.
5. Haga clic en Mover a carpeta.

   Aparece el cuadro de diálogo Mover robot a carpeta.

6. Seleccione una carpeta de destino, o el tablero de mando de Robots, y haga clic en Mover aquí.

   El robot se traslada al destino seleccionado.

7. Si aparece el mensaje El robot ya existe, cambie el nombre del robot y haga clic en Renombrar y mover.

   El robot se traslada al destino seleccionado.

   Consejo

   Si prefiere conservar el nombre del robot actual, la otra opción es cambiarle el nombre al robot del destino antes de mover el robot actual.

Eliminar una carpeta de robots

Cuando elimina una carpeta de robots, elimina todo el contenido que abarca la carpeta, tanto en el modo de desarrollo como en el modo de producción:

• todos los robots
• todas las versiones de scripts
• tareas configuradas
• historial de ejecución de tareas
• todos los datos de resultados y de trabajo: tablas, archivos y logs

1. Abra la aplicación Robots.
2. En el tablero de mando de Robots, seleccione la ficha del tipo de robot adecuado.
3. Ubique la carpeta de robots que desea eliminar y haga clic en en la esquina superior derecha de la carpeta.
4. Haga clic en Eliminar.
5. Escriba el nombre exacto de la carpeta que desea eliminar y haga clic en Eliminar carpeta.

   Resultado: La carpeta se elimina, así como todo su contenido.

6. Si el indicador Eliminando... continúa visible, vuelva a cargar la página manualmente.