Travailler avec des attributs dans Gestionnaire des actifs

Les attributs décrivent des actifs et des enregistrements pour fournir des données contextuelles détaillées. Chaque attribut correspond à une donnée ou une métadonnée et peut constituer des informations permanentes ou temporaires. Il est possible d'avoir une large étendue d'attributs, différents types d'actif et types d'enregistrement peuvent avoir des attributs très différents. Voici quelques exemples :

• Nom
• ID
• Description
• Numéro de série
• Des informations sur le contact ou le propriétaire
• Date de création de l'actif ou de l'enregistrement
• Date de la dernière mise à jour de l'actif ou de l'enregistrement
• L'emplacement physique d'un serveur
• La personne affectée à un ordinateur de la société
• Relations avec d’autres objets
• Pièces jointes justificatives

L’application Gestionnaire des actifs nécessite un abonnement à Gestion des risques informatiques ou à Gestion des risques tiers.

Fonctionnement

Vous enregistrez des attributs dans des actifs et des enregistrements.

Tous les attributs sont des instances d’un type d’attribut. Le type d'attribut est une classe qui définit le format et le comportement de ses attributs : les types d'actifs et d'enregistrements dans lesquels ils apparaissent, le type de données qu'ils stockent, s'il s'agit de données obligatoires, ainsi que leur apparence et leur fonctionnement dans l'interface utilisateur de Diligent One.

Créer des types d’attributs

1. Ouvrez la Barre de lancement.
   Remarque

   Si votre entreprise utilise plus d’une instance dans Diligent One, assurez-vous que la bonne instance est active.

2. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Configuration.
3. Cliquez sur Types d'attributs dans le panneau latéral ou dans la brique. La page Types d'attributs s'ouvre.
4. Pour ajouter un type d’attribut, cliquez sur Ajouter un type d’attribut.
5. Entrez le nom de l'admin et le nom d'affichage.
6. Facultatif. Entrez une info-bulle. Elle apparaîtra en dessous du nom de l'attribut.
7. Dans Options de configuration, sélectionnez Obligatoire si vous souhaitez que cet attribut soit obligatoire lorsqu’il est utilisé dans une condition de gestionnaire. Sinon, vous pouvez laisser la case décochée.
8. Sélectionnez le type de réponse. Par exemple : texte, numéro, valeur booléenne, etc.
9. Cliquez sur Ajouter. Ce type d'attribut est ajouté à la liste.

Mettre à jour les types d'attributs

1. Ouvrez la Barre de lancement.
   Remarque

   Si votre entreprise utilise plus d’une instance dans Diligent One, assurez-vous que la bonne instance est active.

2. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Configuration.
3. Cliquez sur Types d'attributs dans le panneau latéral ou dans la brique. La page Types d'attributs s'ouvre.
4. Cliquez sur le nom du type d'attribut à modifier. La page des détails de l'attribut s'ouvre.
5. Cliquez sur Modifier. La section Informations générales devient modifiable, ce qui vous permet de modifier les champs Nom d’affichage, Infobulle, Options de configurationet Type de réponse.
   Remarque

   Les champs statiques, tels que Nom de l’admin, Créé(e) par, Dernière mise à jour par et Type de réponse, ne peuvent pas être modifiés. Le type de réponse en lui-même ne peut pas être changé. Il est toutefois possible d'en modifier certains aspects. Par exemple, si Type de réponse est défini sur Booléen, vous pouvez modifier le champ Valeur par défaut en l'activant ou en le désactivant.

6. Cliquez sur Enregistrer. Vos modifications apparaissent sur la page des détails du type d’attribut.

Organiser les types d'attributs

Les consultants de Diligent peuvent également vous aider à organiser les types d'attributs associés à un type d'actif ou d'enregistrement donné. Voici comment cela fonctionne :

• Les types d’attributs peuvent apparaître dans plusieurs sections. Par exemple, si vous configurez un type d'actif pour avoir une Vue d'ensemble et une section Personnes clés, vous pouvez inclure le type d'attribut Propriétaire commercial dans les deux. Si vous mettez à jour le propriétaire commercial d'un actif dans une section, la valeur mise à jour apparaîtra automatiquement dans l'autre.
• Vous pouvez masquer les types d’attributs en ne les associant à aucune section. Toutefois, cela ne supprime pas le type d’attribut ou les valeurs qui leur sont associées.

Types d’attributs de métadonnées

Certains attributs indiquant la date de création et de dernière mise à jour de l'actif ou de l'enregistrement (par exemple : le type d'attribut Créé(e) par), et les utilisateurs à l'origine de ces actions. Ils figurent dans l'onglet Détails (sur le côté droit) de chaque actif et enregistrement.

Supprimer des types d’attributs

Vous ne pouvez pas supprimer des types d'attributs par vous-même, mais vous pouvez faire appel à notre équipe de conseil pour qu'elle le fasse à votre place.

Mettre à jour des attributs

Pour mettre à jour un attribut, ouvrez l'actif ou l'enregistrement à modifier, puis changez la valeur de l'attribut.

Utiliser des attributs pièces jointes

Le type d'attribut pièce jointe permet aux utilisateurs de charger des fichiers dans les actifs ou enregistrements.

Chargement dans des attributs pièces jointes

Selon la configuration du type d'attribut, vous pouvez être autorisé à charger plusieurs fichiers ou être limité à un seul fichier.

1. Ouvrez l'actif/enregistrement de votre choix.
2. Dans la section Pièce jointe, glissez-déposez les fichiers ou cliquez sur [Sélectionner des fichiers à charger]. Le fichier apparaît dans l'attribut pièce jointe.

Télécharger des pièces jointes

Pour télécharger une pièce jointe, cliquez sur l'icône Télécharger.

Supprimer des pièces jointes

Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur l'icône Supprimer, puis sur Confirmer.