Travailler avec des enregistrements d'actif dans l'application Gestionnaire des actifs

Les enregistrements reflètent la manière dont vous capturez et documentez les tâches, événements et les éléments dans le contexte d'un actif. Un enregistrement peut être un incident tel qu'une panne de serveur, un contrat pour un tiers, une brèche de sécurité et le plan de remédiation correspondant, ou tout autre élément pertinent pour un actif.

Remarque

Alors que les enregistrements partagent le même nom que ceux figurant dans l'application Résultats, les enregistrements des actifs ne sont pas liés à ceux de Résultats.

Fonctionnement

Vous créez des enregistrements qui sont liés aux actifs.

Tous les enregistrements sont des instances d'un type d'enregistrement. Ils ne sont pas subordonnés à ce type d'enregistrement (les enregistrements sont subordonnés à l'actif dans lequel ils ont été créés). Le type d'enregistrement correspond à une classe qui définit les données et le comportement que ses enregistrements doivent avoir : leurs attributs, le flux de travail par lequel ils passent au cours de leur cycle de vie, ainsi que les personnes qui peuvent les consulter et travailler dessus. Le comportement exact de chaque type d'enregistrement est déterminé par sa relation avec un flux de travail, des types d'actif, des types d'attribut et des rôles.

De certaines manières, un type d'enregistrement est à l'enregistrement ce qu'un type d'actif est à un actif. Un enregistrement est également semblable à un actif : on enregistre des attributs pour les deux, et les deux sont utilisés dans les flux de travail d'atténuation des risques. Toutefois, vous n'avez pas besoin d'évaluer les risques associés aux enregistrements.

Créer, mettre à jour et supprimer des types d'enregistrement

Nous proposons des types d'enregistrement dans le cadre de votre solution. Vous ne pouvez pas créer, mettre à jour ou supprimer des types d'enregistrement par vous-même mais vous pouvez faire appel à notre équipe de conseil pour personnaliser votre environnement.

Afficher des enregistrements

Vous pouvez afficher des enregistrements dans l'actif auquel ils appartiennent ou afficher une table qui répertorie tous les enregistrements d'un type d'enregistrement défini. L'option de table plate s'avère utile si vous n'êtes pas sûr de la localisation d'un enregistrement ou que vous ne voulez pas cliquer dans plusieurs niveaux pour accéder à un élément.

Afficher les enregistrements dans un actif

Ouvrez l’application Gestionnaire des actifs.
Sous Tous les types d’actifs, cliquez sur le type d’actif de votre choix.
Dans la liste des actifs, cliquez sur le nom de l'actif de votre choix. Si vous disposez d'un grand nombre d'actifs, vous pouvez les rechercher, les trier et les filtrer pour trouver celui qui convient.
Cliquez sur l'onglet Type d'enregistrement, puis sur le nom de l'enregistrement que vous souhaitez afficher dans la liste des enregistrements. L'onglet Type d'enregistrement est configurable, de sorte que le nom de l'onglet peut être Découvertes, Enregistrements, etc.

Afficher les enregistrements dans une table plate

Ouvrez l’application Gestionnaire des actifs.
Sur la gauche, cliquez sur le bouton de développement pour ouvrir le panneau latéral.
Sous Enregistrements, cliquez sur le type d'enregistrement de votre choix. Les types d'enregistrement sont configurables, de sorte que leur nom peut être Découvertes, Enregistrements, etc.
Cliquez sur le nom de l'enregistrement que vous souhaitez afficher dans la liste des enregistrements.

Créer des enregistrements

Ouvrez l’application Gestionnaire des actifs.
Cliquez sur le type d'actif qui contient l'actif auquel vous voulez ajouter un enregistrement.
Cliquez sur l'actif auquel vous voulez ajouter un enregistrement.
Cliquez sur le type d'enregistrement auquel vous voulez ajouter un enregistrement, puis sur Ajouter [type d'enregistrement].
Saisissez un nom pour cet enregistrement et cliquez sur Ajouter. Diligent One crée l'enregistrement.
Saisissez les attributs nécessaires pour décrire cet enregistrement.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Résultat Votre enregistrement a été créé. Vous pouvez commencer à le déplacer dans son cycle de vie en lui attribuant un autre statut.

Mettre à jour des enregistrements

Recherchez l'enregistrement à mettre à jour.
Dans la page de cet enregistrement, mettez à jour les attributs nécessaires pour décrire cet enregistrement.
Cliquez sur Enregistrer. L'enregistrement est mis à jour.

Ajouter un propriétaire d'enregistrement ou le modifier

Pour ajouter un propriétaire d'enregistrement ou le modifier, procédez comme suit :

Recherchez l'enregistrement dont vous souhaitez ajouter ou modifier le propriétaire
Dans l'onglet Détails, recherchez le champ de propriétaire que vous souhaitez mettre à jour et cliquez dessus. Par exemple : Propriétaire commercial, Propriétaire technique, etc.
Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Résultat L'enregistrement est attribué à l'utilisateur sélectionné et une notification par e-mail lui est envoyée.

Attribuer un autre statut à des enregistrements

Attribuer un autre statut aux enregistrements correspond à la manière dont vous déplacer les enregistrements dans leur cycle de vie. Selon le flux de travail qu'un type d'enregistrement utilise, plusieurs actions peuvent se produire pendant une transition.

Recherchez l'enregistrement à mettre à jour.
En haut à droite, cliquez sur le bouton pour faire passer l'enregistrement au statut suivant. Par exemple, après avoir créé une découverte, cliquez sur Commencer pour faire passer la découverte au statut En cours de progression.
Remarque
Divers changements de statut peuvent exiger différentes conditions, telles que le renseignement de certains attributs, ou peuvent déclencher des événements. Si vous rencontrez des problèmes pour attribuer un autre statut à votre enregistrement, contactez un admin système ou votre représentant Diligent pour obtenir de l'aide.

Lier des enregistrements d'actif avec d'autres enregistrements d'actif ou avec d'autres actifs

Vous pouvez créer des relations personnalisées entre les enregistrements d'actif et d'autres objets, tels que des enregistrements d'actif, des actifs, des risques ou des contrôles. Pour plus d’informations, consultez la section Gérer des relations dans l'application Gestionnaire des actifs.

Supprimer des enregistrements

Vous pouvez supprimer des enregistrements de manière définitive. En règle générale, sous réserve qu'un enregistrement n'ait pas été créé par erreur, il est préférable d'effectuer sa transition via son cycle de vie normal.

Attention

Vous ne pouvez pas annuler la suppression d'un enregistrement. Assurez-vous de ne pas avoir besoin d'un enregistrement avant de procéder à sa suppression.

Recherchez l'enregistrement à mettre à jour.
Dans la page de cet enregistrement, cliquez sur en haut à droite, puis sur Supprimer.
Cliquez sur Supprimer pour confirmer. L'enregistrement est supprimé.