Ajouter et gérer des groupes

Créez des groupes pour contrôler le niveau d'accès qu'ont des groupes de personnes à différentes ressources sur la plateforme Diligent One.

Fonctionnement

Les groupes représentent une fonction de sécurité dans Barre de lancement grâce à laquelle vous pouvez affecter le même niveau d'accès à plusieurs utilisateurs simultanément.

Chaque groupe doit avoir un nom unique et au moins une personne indiquée comme le propriétaire du groupe. S'il n'existe qu'un seul propriétaire de groupe, vous ne pouvez pas supprimer cette personne du groupe jusqu'à ce qu'un nouveau propriétaire soit désigné.

Groupes par défaut

Il existe deux groupes par défaut. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les groupes par défaut, mais ils peuvent servir pour affecter des ressources dans Diligent One.

L'adhésion aux groupes de la barre de lancement par défaut est automatiquement actualisée lorsque des utilisateurs sont ajoutés à la barre de lancement ou en sont supprimés, ou lorsque les rôles utilisateur changent.

Groupes par défaut	Description
Admins système professionnel	contient tous les utilisateurs qui disposent du type d'utilisateur admin système dans la barre de lancement et de l'abonnement Professionnel
Tous les utilisateurs	contient tous les utilisateurs qui ont été ajoutés à la Barre de lancement

Ressources pouvant être affectées aux groupes

Les ressources correspondent à des éléments dans Diligent One. Elles peuvent être affectées à un groupe ou à un individu.

Les ressources comprennent :

• Projets dans l'application Projets
• Cadres dans l'application Cadres

Pour plus d'informations, consultez la section Affecter des rôles utilisateur dans les projets et les cadres.

Les autorisations se cumulent.

L'accès à un projet dont dispose un utilisateur comprend tous les accès que ses rôles individuels et de groupe lui permettent. De plus, il peut disposer d'autre accès s'il est affecté en tant que propriétaire à des parties spécifiques du projet. Pour plus d'informations, consultez la section Affecter des rôles utilisateur dans les projets et les cadres.

Méthodes conseillées

Vous disposez d'une variété de stratégies pour exploiter les groupes de manière optimale.

Attribution de nom aux groupes

Normaliser la manière d'attribuer des noms aux groupes est une des meilleures solutions pour gérer les utilisateurs.

Astuces

• Placez les utilisateurs dans des groupes que votre entreprise connaît déjà. Vous êtes ainsi sûr d'ajouter les bonnes personnes aux groupes correspondants et de leur accorder un accès approprié dans Diligent One.
• Commencez par créer des noms de groupes généraux, puis affinez-les si nécessaire.
• Créez et distribuez un guide sur l'attribution de nom aux groupes avec votre entreprise.
• Prenez en compte un ensemble de préfixes standard pour conserver des noms de groupes cohérents et descriptifs :

  Exemple de préfixe	Utilisation	Exemples
  département- ou équipe -	pour les groupes afin de coordonner les activités du département ou de l'équipe	conformité-équipe audit-interne-équipe
  projet -	pour des équipes inter-fonctionnels qui travaillent ensemble	projet-RGPD projet-IT-Contrôles-Généraux

Gestion des groupes existants

Alors que votre entreprise évolue, des personnes peuvent rejoindre ou quitter les équipes. De plus, il est possible de renommer des projets, de les retarder ou voire même de les annuler complètement. Il est important de s'assurer que vos groupes reflètent votre structure organisationnelle actuelle et la charge de travail.

Astuces

• Examinez les groupes régulièrement.
• Renommez les groupes afin de vous assurer que leur objectif est clair.
• Désignez les propriétaires de groupe appropriés pour gérer l'adhésion et l'accès au sein du groupe.
• Désactivez les groupes qui ne sont plus utiles.
• Après une brève période d'attente, supprimez les groupes désactivés afin de les supprimer de Diligent One.

Exemple

Autorisations

Les admins système et les utilisateurs peuvent être indiqués comme propriétaires ou membres. Ils peuvent également ne pas appartenir à un groupe (non-membre).

La combinaison du type d'utilisateur dans le système de la personne et le type d'utilisateur de groupe définit leur niveau d'accès aux groupes dans la barre de lancement.

Type d'utilisateur dans le système	Rôle de groupe	Accès disponible
Admin système	Propriétaire	Afficher des groupes par défaut Voir et mettre à niveau les détails du groupe (nom de groupe, objectif, propriétaires et membres) Gérer les rôles de groupe
	Membre ou non-membre	Voir les détails de groupe Gérer les rôles de groupe
Utilisateur	Propriétaire	Voir et mettre à niveau les détails du groupe (nom de groupe, objectif, propriétaires et membres) Gérer les rôles de groupe
	Membre ou non-membre	Non applicable

Pour plus d'informations, consultez la section Rôles de groupe et types d'utilisateur dans le système (autorisations).

Accéder à la page Groupes

1. Ouvrez la Barre de lancement.
2. Si votre entreprise utilise plusieurs instances dans la barre de lancement, assurez-vous que la bonne instance est active.
3. Sélectionnez Paramètres de l'organisation > Groupes.

   Résultat La page Groupes s'affiche.

Voir les détails de groupe

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à afficher.
   Résultat Le panneau Informations sur le groupe s'ouvre avec les informations.

   Vous pouvez aussi afficher l'ID du groupe ajouté en suffixe à l'URL. Par exemple : https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, où 11594 = ID du group.

Créer un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez créer de nouveaux groupes.

1. Cliquez sur + Nouveau groupe. Le panneau latéral Créer un groupe s'ouvre.
2. Dans la section Informations sur le groupe, saisissez les informations suivantes :
   • Nom Indiquez le nom du groupe. Sa longueur est limitée à 255 caractères.
   • Objet Facultatif. Décrivez le motif du groupe. Le nombre de caractères est limité à 500.
   • Propriétaires Sélectionnez au moins une personne comme responsable de la gestion du groupe. Par défaut, vous êtes le propriétaire du groupe.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Cliquez sur + Ajouter des membres.
5. Recherchez et sélectionnez le(s) utilisateur(s) approprié(s) à ajouter au groupe et cliquez sur Enregistrer et terminer.
   Résultat Le groupe est créé. Les propriétaires de groupe sont informés par e-mail.

Ajouter des membres à un groupe

Si vous êtes propriétaire de groupe, vous pouvez ajouter des membres à votre groupe.

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à mettre à jour.
3. Cliquez sur + Ajouter des membres.
4. Dans la zone de recherche, commencez à saisir le nom de la personne à ajouter. Lorsque son nom s'affiche, cliquez dessus.
5. Lorsque vous avez terminé l'ajout de membres, cliquez sur Fermer puis sur Enregistrer et terminer.
   Résultat Le groupe est créé. Les propriétaires de groupe sont informés par e-mail.
   

Supprimer les membres d'un groupe

Si vous êtes un propriétaire de groupe, vous pouvez retirer des personnes de ce groupe si elles n'ont plus besoin d'y figurer. Vous ne pouvez pas retirer que le propriétaire de groupe tant que vous n'avez désignez une autre personne pour le remplacer.

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à mettre à jour.
3. Cliquez sur en regard de l'abonnement de la personne.
4. Cliquez sur Supprimer l'utilisateur.
5. Lorsque vous avez terminé la suppression des membres, cliquez sur Enregistrer et terminer.
   Résultat Les membres sont supprimés du groupe.
   

Modifier le rôle d'une personne dans le groupe

Si vous êtes un admin système ou un propriétaire de groupe, vous pouvez nommer des membres comme propriétaires ou passer des propriétaires en membres. Vous ne pouvez pas vous nommer vous-même propriétaire de groupe dans un groupe existant. Vous ne pouvez pas retirer que le propriétaire de groupe tant que vous n'avez désignez une autre personne pour le remplacer.

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à mettre à jour.
3. Cliquez sur en regard de l'abonnement de la personne.
4. Cliquez sur Passer en membre de groupe ou sur Passer en propriétaire de groupe.
5. Lorsque vous avez terminé la modification des rôles, cliquez sur Enregistrer et terminer.
   Résultat Les rôles sont modifiés. Les propriétaires de groupe sont informés par e-mail.

Modifier le nom et l'objectif d'un groupe

Si vous propriétaire de groupe, vous pouvez renommer votre groupe et modifier son objectif.

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à modifier.
3. Mettez à jour les champs Nom et Objectif. Les noms sont limités à 255 caractères. Les objectifs sont limités à 500 caractères.
4. Cliquez sur Enregistrer et terminer.
   Résultat Le groupe est mis à jour.

Désactiver un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez désactiver un groupe. Vous empêchez ainsi les membres d'accéder aux ressources qu'ils avaient via ce groupe. Vous pouvez réactiver ce groupe ultérieurement, si nécessaire.

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à désactiver.
3. Cliquez sur Désactiver le groupe.
4. Cliquez sur Désactiver.
   Résultat Le groupe est désactivé. Les propriétaires de groupe sont informés par e-mail.

Réactiver un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez réactiver un groupe précédemment désactivé. Vous restaurez ainsi l'accès des membres du groupe aux ressources qu'ils avaient via ce groupe.

1. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
2. Cliquez sur le nom de groupe à activer.
3. Cliquez sur Réactiver le groupe.
   Résultat Le groupe est activé. Les propriétaires de groupe sont informés par e-mail.

Supprimer un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez supprimer un groupe si vous êtes certain qu'il n'est plus nécessaire.

1. Désactiver le groupe Vous pouvez uniquement supprimer des groupes une fois qu'ils ont été désactivés. Vous devez attendre quelques jours entre la désactivation et la suppression du groupe. Cela permet de s'assurer que personne ne perd l'accès aux ressources dont il a besoin. Pour plus d'informations, consultez la section Désactiver un groupe.
2. Dans la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
3. Cliquez sur le nom de groupe à supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer le groupe.
5. Cochez la case pour indiquer que vous voulez supprimer définitivement l'accès aux ressources liées associées aux membres du groupe puis cliquez sur Supprimer le groupe.
   Résultat Le groupe est supprimé définitivement.