Ajouter et gérer des groupes

Créez des groupes pour organiser et gérer efficacement l’accès aux ressources sur la plateforme Diligent One.

Fonctionnement

Les groupes représentent une fonction de sécurité dans Barre de lancement grâce à laquelle vous pouvez affecter le même niveau d'accès à plusieurs utilisateurs simultanément. Chaque groupe doit avoir un nom unique et au moins une personne indiquée comme le propriétaire du groupe.

Remarque

S’il n’existe qu’un seul propriétaire de groupe, vous ne pouvez pas supprimer cette personne du groupe jusqu’à ce qu’un nouveau propriétaire soit désigné. Consultez la section Supprimer les membres d’un groupe.

Vous pouvez avoir 200 groupes maximum.

Groupes par défaut

Il existe deux groupes par défaut. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les groupes par défaut, mais ils peuvent servir pour affecter des ressources dans Diligent One.

L’adhésion aux groupes de la barre de lancement par défaut est automatiquement actualisée lorsque des utilisateurs sont ajoutés à la barre de lancement ou en sont supprimés, ou lorsque les rôles utilisateur changent.

Groupes par défaut Description
Admins système professionnel contient tous les utilisateurs qui disposent du type d'utilisateur admin système dans la barre de lancement et de l'abonnement Professionnel
Tous les utilisateurs contient tous les utilisateurs qui ont été ajoutés à la Barre de lancement

Ressources pouvant être affectées aux groupes

Les ressources correspondent à des éléments dans Diligent One. Elles peuvent être affectées à un groupe ou à un individu.

Les ressources comprennent :

  • Projets dans l'application Projets
  • Cadres dans l'application Cadres

Pour plus d'informations, consultez la section Affecter des rôles utilisateur dans les projets et les cadres.

Les autorisations se cumulent.

L'accès à un projet dont dispose un utilisateur comprend tous les accès que ses rôles individuels et de groupe lui permettent. De plus, il peut disposer d'autre accès s'il est affecté en tant que propriétaire à des parties spécifiques du projet. Pour plus d'informations, consultez la section Affecter des rôles utilisateur dans les projets et les cadres.

Remarque

Ces autorisations ne s'appliquent qu'aux groupes dans Projets. Elles ne s'appliquent pas à la fonction des groupes de flux de travail dans Résultats.

Méthodes conseillées

Vous disposez d'une variété de stratégies pour exploiter les groupes de manière optimale.

Attribution de nom aux groupes

Normaliser la manière d'attribuer des noms aux groupes est une des meilleures solutions pour gérer les utilisateurs.

Astuces

  • Placez les utilisateurs dans des groupes que votre entreprise connaît déjà. Vous êtes ainsi sûr d'ajouter les bonnes personnes aux groupes correspondants et de leur accorder un accès approprié dans Diligent One.
  • Commencez par créer des noms de groupes généraux, puis affinez-les si nécessaire.
  • Créez et distribuez un guide sur l'attribution de nom aux groupes avec votre entreprise.
  • Prenez en compte un ensemble de préfixes standard pour conserver des noms de groupes cohérents et descriptifs :
    Exemple de préfixeUtilisationExemples
    département- ou équipe -pour les groupes afin de coordonner les activités du département ou de l'équipe
    • conformité-équipe
    • audit-interne-équipe
    projet -pour des équipes inter-fonctionnels qui travaillent ensemble
    • projet-RGPD
    • projet-IT-Contrôles-Généraux

Gestion des groupes existants

Alors que votre entreprise évolue, des personnes peuvent rejoindre ou quitter les équipes. De plus, il est possible de renommer des projets, de les retarder ou voire même de les annuler complètement. Il est important de s'assurer que vos groupes reflètent votre structure organisationnelle actuelle et la charge de travail.

Astuces

  • Examinez les groupes régulièrement.
  • Renommez les groupes afin de vous assurer que leur objectif est clair.
  • Désignez les propriétaires de groupe appropriés pour gérer l'adhésion et l'accès au sein du groupe.
  • Désactivez les groupes qui ne sont plus utiles.
  • Après une brève période d'attente, supprimez les groupes désactivés afin de les supprimer de Diligent One.

Exemple

Créer des groupes

Scénario

Votre département informatique doit prévoir un accès à Diligent One pour un grand nombre d'utilisateurs de l'entreprise. Il doit pouvoir créer des groupes d'utilisateurs et déléguer la gestion de ces groupes aux propriétaires concernés dans l'entreprise.

Processus

Le département informatique crée les groupes suivants dans la barre de lancement et désigne un propriétaire pour chaque groupe :

Nom du groupe Objectif Propriétaire
Conseil Définit l'appétence au risque organisationnel et l'aligne avec la stratégie du programme ERM. John Doe
Audit interne Développe des programmes et implémente des mesures pour atténuer le risque. Jane Smith

Résultat

Les groupes sont créés. Les propriétaires de groupe peuvent gérer les membres et leur accès à différentes ressources dans les applications individuelles de Diligent One.

Autorisations

Les admins système et les utilisateurs peuvent être indiqués comme propriétaires ou membres. Ils peuvent également ne pas appartenir à un groupe (non-membre).

La combinaison du type d’utilisateur dans le système de la personne et le type d’utilisateur de groupe définit leur niveau d’accès aux groupes dans la barre de lancement.

Type d'utilisateur dans le système Rôle de groupe Accès disponible
Admin système Propriétaire
  • Afficher des groupes par défaut
  • Voir et mettre à niveau les détails du groupe (nom de groupe, objectif, propriétaires et membres)
  • Gérer les rôles de groupe
Membre ou non-membre
  • Voir les détails de groupe
  • Gérer les rôles de groupe
Utilisateur Propriétaire
  • Voir et mettre à niveau les détails du groupe (nom de groupe, objectif, propriétaires et membres)
  • Gérer les rôles de groupe
Membre ou non-membre Non applicable

Pour plus d'informations, consultez la section Rôles de groupe et types d’utilisateur dans le système.

Accéder à la page Groupes

  1. Ouvrez la Barre de lancement.
    2. Remarque

    Si votre entreprise utilise plus d’une instance dans Diligent One, assurez-vous que la bonne instance est active.

  2. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Groupes. La page Groupes s’ouvre.

Voir les détails de groupe

  1. Sur la page Groupes, sélectionnez ou recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à afficher. Le panneau latéral Modifier le groupe s’ouvre.

    Vous pouvez aussi afficher l’ID du groupe ajouté en suffixe à l’URL. Par exemple : https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, où 11594 = ID du group.

Créer un groupe et ajouter des membres

Si vous êtes un admin système, vous pouvez créer de nouveaux groupes.

  1. Sélectionnes + Nouveau groupe. Le panneau latéral Créer un groupe s’ouvre.
  2. Dans la section Informations sur le groupe, saisissez les informations suivantes :
    • Nom Indiquez le nom du groupe. Sa longueur est limitée à 255 caractères.
    • Objet Facultatif. Décrivez le motif du groupe. Le nombre de caractères est limité à 500.
    • Propriétaires Sélectionnez au moins une personne comme responsable de la gestion du groupe. Par défaut, vous êtes le propriétaire du groupe.
  3. Sélectionnez Continuer. Cette action vous redirige vers la section Membres du groupe.
  4. Facultatif. Vous pouvez passer à l’étape 7 si vous souhaitez uniquement créer le groupe et prévoyez d’y ajouter des membres ultérieurement. Vous êtes le propriétaire du groupe créé.
  5. Sélectionnez + Ajouter des membres. Cette action ouvre un menu déroulant vous permettant de rechercher des personnes par nom et de sélectionner des membres du groupe.
  6. Recherchez et sélectionnez les utilisateurs appropriés à ajouter au groupe. Les noms, adresses e-mail et types de licence des membres de groupe sélectionnés s’affichent sous Membres.
  7. Sélectionnez Enregistrer et terminer. Cette action crée un groupe et en informe les propriétaires par e-mail.

Ajouter des membres à un groupe existant

Si vous êtes propriétaire de groupe, vous pouvez ajouter des membres à votre groupe à tout moment.

  1. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à mettre à jour. Cette action ouvre le panneau latéral Modifier le groupe.
  3. Sélectionnez + Ajouter des membres.
  4. Dans la zone de recherche, commencez à saisir le nom de la personne à ajouter. Sélectionnez son nom lorsqu’il apparaît.
  5. Lorsque vous avez terminé l’ajout de membres, sélectionnez Fermer, puis Enregistrer et terminer. Cette action crée un groupe et en informe les propriétaires par e-mail.

Supprimer les membres d’un groupe

Si vous êtes un propriétaire de groupe, vous pouvez retirer les membres qui n’ont plus besoin d’en faire partie.

Remarque

Les groupes doivent disposer d’un propriétaire. S’il n’y a qu’un seul propriétaire de groupe, vous devez soit faire passer un membre existant du groupe en propriétaire de ce groupe, soit ajouter un nouveau membre et le désigner comme nouveau propriétaire du groupe. Vous ne pouvez pas supprimer l’unique propriétaire du groupe tant qu’il n’y en a pas d’autre. Consultez la section Modifier le rôle d’une personne dans le groupe.

  1. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à mettre à jour. Cette action ouvre le panneau latéral Modifier le groupe.
  3. Sélectionnez à côté de l’abonnement du membre que vous souhaitez retirer du groupe.
  4. Sélectionnez Supprimer l’utilisateur.
  5. Lorsque vous avez terminé la suppression des membres, sélectionnez Enregistrer et terminer. Cette action retire du groupe les membres sélectionnés et en informe les propriétaires dudit groupe par e-mail.

Modifier le rôle d’une personne dans un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez nommer des membres comme propriétaires et des propriétaires comme membres. Vous ne pouvez pas vous nommer vous-même propriétaire de groupe dans un groupe existant. Si un groupe n’a qu’un seul propriétaire, vous ne pouvez pas modifier le rôle de cette personne tant qu’il n’y a pas d’autre propriétaire.

  1. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à mettre à jour.
  3. Sélectionnez en regard de l’abonnement de la personne.
  4. Sélectionnez Passer en membre de groupe ou sur Passer en propriétaire de groupe.
  5. Lorsque vous avez terminé la modification des rôles, sélectionnez Enregistrer et terminer. Cette action modifie les rôles et en informe les propriétaires de groupe par e-mail.

Modifier le nom et l’objectif d’un groupe

Si vous êtes propriétaire de groupe, vous pouvez renommer votre groupe et modifier la description de son objectif.

  1. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à modifier. Cette action ouvre le panneau latéral Modifier le groupe.
  3. Mettez à jour les champs Nom et Objectif.
    Remarque

    Les noms sont limités à 255 caractères. Les objectifs sont limités à 500 caractères.

  4. Sélectionnez Enregistrer et terminer. Cette action met à jour le groupe et en informe les propriétaires par e-mail.

Désactiver un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez désactiver un groupe. Vous empêchez ainsi les membres d’accéder aux ressources qu’ils avaient via ce groupe. Vous pouvez réactiver ce groupe ultérieurement, si nécessaire.

  1. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à désactiver. Cette action ouvre le panneau latéral Modifier le groupe.
  3. Sélectionnez Désactiver le groupe. Cette action ouvre une boîte de dialogue Désactiver le groupe ? .
  4. Sélectionnez Désactiver. Cette action désactive le groupe et en informe les propriétaires par e-mail. Le groupe est identifié par une étiquette Désactivé jusqu’à sa suppression ou sa réactivation.

Réactiver un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez réactiver un groupe précédemment désactivé. Vous restaurez ainsi l’accès des membres du groupe aux ressources qu’ils avaient via ce groupe.

  1. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  2. Sélectionnez le nom de groupe à activer. Cette action ouvre le panneau latéral Modifier le groupe.
  3. Sélectionnez Réactiver le groupe.
  4. Sélectionnez Enregistrer et terminer. Cette action réactive le groupe et en informe les propriétaires par e-mail.

Supprimer un groupe

Si vous êtes un admin système, vous pouvez supprimer un groupe si vous êtes certain qu'il n'est plus nécessaire.

Attention

La suppression d’un groupe est permanente.

  1. Désactiver le groupe Consultez la section Désactiver un groupe.
    Remarque

    Vous pouvez uniquement supprimer des groupes une fois qu’ils ont été désactivés. Nous recommandons de laisser passer quelques jours entre la désactivation et la suppression d’un groupe afin que personne ne perde l’accès aux ressources nécessaires.

  2. Sur la page Groupes, recherchez un groupe par nom.
  3. Sélectionnez le nom de groupe à mettre à jour. Cette action ouvre le panneau latéral Modifier le groupe.
  4. Sélectionnez Supprimer le groupe.
  5. Cochez la case pour indiquer que vous voulez supprimer définitivement l’accès aux ressources liées associées aux membres du groupe, puis sélectionnez Supprimer le groupe. Cette action supprime définitivement le groupe.