Gérer les questionnaires dans Gestionnaire des actifs

Vous pouvez évaluer vos actifs et enregistrements en envoyant des questionnaires aux utilisateurs. Vous pouvez effectuer des évaluations du risque et de la criticité de vos actifs.

L’application Gestionnaire des actifs nécessite un abonnement à Gestion des risques informatiques ou à Gestion des risques tiers.

Configurer les questionnaires

Contactez votre représentant Diligent pour configurer les questionnaires en fonction des besoins de votre organisation. Vous pouvez ensuite commencer et lancer les questionnaires en fonction de votre flux de travail.

Important

L'onglet Questionnaires s'affiche dans les actifs et les enregistrements uniquement lorsqu'il est configuré.

Envoyer un questionnaire à partir d'un actif et d'un enregistrement d'actif

Dans l'application Gestionnaire des actifs, vous pouvez envoyer un questionnaire à partir d'un actif ou d'un enregistrement, et obtenir des réponses de la part des utilisateurs.

Avant de commencer

Avant d'envoyer un questionnaire, veillez à ce qui suit :

  • Les questionnaires doivent être configurés pour le type d'actif / d'enregistrement dans lequel vous souhaitez lancer un questionnaire.
  • L'actif / l'enregistrement doit se trouver dans l'état de flux de travail approprié. Vous pouvez lancer un questionnaire uniquement dans un état de flux de travail spécifique en fonction de la configuration de votre flux de travail. Pour plus d'informations, consultez la section Gérer des flux de travail dans le Gestionnaire des actifs
  • Vous connaissez le nom du bouton d'événement configuré pour le questionnaire à lancer. Il s'agit du bouton sur lequel vous devez cliquer pour lancer le questionnaire.

Étapes à suivre pour l'envoi d'un questionnaire

  1. Ouvrez l’application Gestionnaire des actifs.

    La page d’accueil du Gestionnaire des actifs s’ouvre.

  2. Cliquez sur le type d’actif à utiliser.

    La liste des actifs s'ouvre.

  3. Cliquez sur le nom de l'actif à utiliser.

    La page de l'actif s'ouvre avec l'onglet Détails.

  4. Pour envoyer un questionnaire :

    À partir d'un actif

    1. Accédez à l'onglet Questionnaires et cliquez sur le bouton en haut à droite.

      2. Remarque

      • L'onglet Questionnaires s'affiche uniquement lorsqu'il est configuré.
      • Le nom du bouton dépend de la configuration de votre organisation. Par exemple : pour lancer une évaluation du risque, le nom du bouton peut être Lancer une évaluation du risque.

    À partir d'un enregistrement

    1. À partir de la page des actifs, accédez à l'onglet Enregistrements et cliquez sur l'enregistrement de votre choix.

      2. Important

      • Assurez-vous d'avoir sélectionné un actif pour lequel un onglet d'enregistrement a été créé. Sans cela, vous ne pourrez pas voir l'onglet d'enregistrement.
      • Le nom de l'onglet d'enregistrement est configurable. Il peut ainsi s'agir de Découvertes, Enregistrements, etc.
    2. Accédez à l'onglet Questionnaires et cliquez sur le bouton en haut à droite.

      3. Remarque

      • L'onglet Questionnaires s'affiche uniquement lorsqu'il est configuré.
      • Le nom du bouton dépend de votre configuration. Par exemple : pour lancer une évaluation du risque, le nom du bouton peut être Lancer une évaluation du risque.
  5. Dans le panneau Envoyer le questionnaire, sélectionnez le questionnaire que vous souhaitez envoyer.

    Remarque

    Si vous souhaitez apporter des modifications à un questionnaire, vous pouvez cliquer sur son nom pour accéder à l'application Résultats et effectuer les modifications nécessaires.

    Astuce

    Cliquez sur Prévisualiser le questionnaire pour prévisualiser le questionnaire avant de l'envoyer.

  6. Sélectionnez le destinataire auquel envoyer le questionnaire.
  7. Cliquez sur Envoyer.

    Résultat Le questionnaire est envoyé par e-mail au destinataire sélectionné.

Remarque

Les enregistrements sont générés en fonction des réponses au questionnaire d'évaluation si des omissions ont été trouvées.

Est-il possible de modifier un questionnaire dans l'application Gestionnaire des actifs ?

Vous ne pouvez pas modifier un questionnaire dans l'application Gestionnaire des actifs, mais vous pouvez accéder à l'application Résultats à partir de Gestionnaire des actifs. Pour cela, cliquez sur le nom du questionnaire, puis effectuez les modifications requises.

Afficher les réponses à un questionnaire

Après avoir envoyé un questionnaire à un utilisateur, l'utilisateur répond et envoie les réponses.

Pour afficher les réponses à un questionnaire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l’application Gestionnaire des actifs.

    La page d’accueil du Gestionnaire des actifs s’ouvre.

  2. Cliquez sur le type d’actif à utiliser.

    La liste des actifs s'ouvre.

  3. Cliquez sur le nom de l'actif à utiliser.

    La page de l'actif s'ouvre avec l'onglet Détails.

  4. Pour voir le questionnaire :

    Lié à un actif

    1. Accédez à l'onglet Questionnaires, puis cliquez sur le questionnaire à afficher.

      2. Remarque

      L'onglet Questionnaires s'affiche uniquement lorsqu'il est configuré.

    Lié à un enregistrement

    1. À partir de la page des actifs, accédez à l'onglet Enregistrements et cliquez sur l'enregistrement de votre choix.

      2. Important

      • Assurez-vous d'avoir sélectionné un actif pour lequel un onglet d'enregistrement a été créé. Sans cela, vous ne pourrez pas voir l'onglet d'enregistrement.
      • Le nom de l'onglet d'enregistrement est configurable. Il peut ainsi s'agir de Découvertes, Enregistrements, etc.
    2. Accédez à l'onglet Questionnaires, puis cliquez sur le questionnaire à afficher.
  5. Cliquez sur la date de publication pour afficher les réponses au questionnaire.