Assigner des tâches

Assignez des tâches pour configurer des rappels, créer des commentaires d'examens et collaborer avec les autres.

Fonctionnement

Les tâches sont un outil de collaboration entre les membres de l'équipe et les examinateurs. Vous pouvez affecter un élément Tâche à un utilisateur Diligent One dans un projet ou un cadre.

Lorsque vous affectez une tâche, elle est ajoutée à votre liste des tâches ainsi qu'à celle de la personne affectée. La personne à laquelle la tâche est affectée est informée par e-mail et peut mettre à jour la tâche et publier un commentaire. Si vous affectez une tâche à vous-même, vous ne recevez pas d'e-mail.

Si vous publiez un commentaire sur une tâche, la personne assignée est informée par e-mail. De même, si la personne assignée publie un commentaire, vous êtes informé par e-mail.

Remarque

Pour conserver l'intégrité de la piste d'audit, vous ne pouvez pas supprimer de commentaire.

Icônes

Les tâches s'affichent avec les icônes suivants :

Icône Description Emplacement d'affichage de l'icône
Tâches dont le statut est Ouvert : l'icône affiche également le nombre de tâches ouvertes.

Le panneau latéral Tâches, accessible en cliquant sur Tâches dans la barre d'utilitaires de droite sur :

  • Pages de travail de terrain
  • L'onglet Planification
  • L'onglet Résultats
Nouvelles tâches ou non lues
  • Page d'accueil de Projets (Priorités)
  • Outil de suivi des tâches
Tâches échues

Statuts

Les tâches peuvent avoir les statuts suivants :

Statut Description Que se passe-t-il dans Projets ?
Ouvert S'affiche lorsque vous créez et affectez une tâche

La personne à laquelle la tâche est affectée est informée par e-mail.

La personne assignée peut cliquer sur le lien dans l'e-mail afin de mettre à jour la tâche ou publier un commentaire.
Effacé S'affiche lorsque vous confirmez que la tâche est terminée et peut être clôturée.

Le statut de la tâche est mis à jour et passe d'Ouvert(e) à Effacé(e).

La personne qui détient la tâche reçoit un e-mail pour confirmer la suppression de la tâche et la possibilité de clôturer la tâche.
Fermé S'affiche lorsque vous clôturez une tâche

Le statut de la tâche est mis à jour et passe d'Effacé(e) à Fermé(e).

L'assigné reçoit un e-mail pour confirmer la suppression de la tâche. La tâche est supprimée du panneau Tâches mais reste dans les listes de tâches du projet (accessible via l'onglet de gestion du projet des tâches) et l'outil de suivi des tâches .

Création de tâches intégrées avec mode Citation

Les rapports d'audit sont souvent scrutés à la loupe par de nombreuses personnes. Pendant que vous élaborez la version préliminaire de votre rapport final, vous devez collaborer avec d'autres membres de l'équipe afin de vous assurer que le message final est transmis avec le ton, les détails, les faits et le positionnement appropriés.

Pour simplifier le processus d'examen, vous pouvez proposer des conseils à l'auteur d'origine du rapport en créant des tâches intégrées avec le mode Citation.

Pour plus d'informations, consultez la section Citer des preuves.

Exemple

Créer un commentaire d'examen

Scénario

Votre collègue vous a affecté à l'examen des résultats dans le cadre d'une procédure d'audit. Pendant l'examen, vous constatez que la documentation des résultats n'est pas aussi exhaustive qu'elle devrait l'être. Vous voulez créer un commentaire d'examen à l'attention de votre collègue afin qu'il puisse avoir un suivi et fournir des informations complémentaires.

Processus

À partir de la page Procédure d'exécution, vous cliquez sur Ajouter dans le panneau latéral Tâches. Vous apportez les informations suivantes dans la note d'examen :

  • Description Veuillez fournir les données de l'outil d'analyse associées à cette procédure d'audit.
  • Affecté(e) à votre collègue
  • Date d'échéance Date d'achèvement attendue

Résultat

La tâche est créée et le statut Ouvert lui est automatiquement affecté. La personne à laquelle la tâche est affectée est informée par e-mail et peut mettre à jour la tâche et publier un commentaire.

Autorisations

Les responsables professionnels, utilisateurs professionnels ou responsables de la supervision peuvent affecter et gérer les tâches de tous les projets et cadres dans l'instance Diligent One.

Les utilisateurs collaborateurs, testeurs collaborateurs ou responsables collaborateurs peuvent créer, modifier ou voir des tâches à n'importe quel emplacement accessible à l'aide du tableau de bord du collaborateur. Par exemple, si l'utilisateur est propriétaire de contrôle, il peut créer une tâche dans la page de contrôle.

Créer et assigner une tâche

Créez une nouvelle tâche et affectez la personne appropriée pour la traiter.

  1. Faites une des opérations suivantes :

    Dans un projet

    1. Ouvrez l'application Projets.

    2. Ouvrez un projet.

    Dans un cadre

    1. Ouvrez l'application Cadres.
    2. Ouvrez un cadre.
  2. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Créer une tâche dans un projet À partir d'une page contextuelle Travail de terrain, ou à partir de l'onglet Planification ou Résultats :
      1. Dans la barre d'utilitaires sur la droite, cliquez sur Tâches.
      2. Dans le panneau latéral Tâches, cliquez sur + Ajouter une tâche.
    • Créer une tâche dans un cadre À partir d'une page contextuelle Travail de terrain, ou d'un onglet Planification : 
      1. Dans la barre d'utilitaires sur la droite, cliquez sur Tâches.
      2. Dans le panneau latéral Tâches, cliquez sur + Ajouter une tâche.
  3. Saisissez les informations dans le formulaire Créer tâche.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

    Résultat La tâche s'affiche sous le panneau Tâches.

Gérer une liste des tâches

Gérer les tâches dans un projet ou un cadre individuel.

  1. Faites une des opérations suivantes :

    Dans un projet

    1. Ouvrez l'application Projets.

    2. Ouvrez un projet.

    Dans un cadre

    1. Ouvrez l'application Cadres.
    2. Ouvrez un cadre.
  2. Cliquez sur l'onglet de gestion de projet Tâches.

    Une liste des tâches s'affiche.

  3. Localisez une tâche en effectuant une des opérations suivantes :
    • Recherchez ou appliquez des filtres afin de limiter la liste des tâches.
    • Triez des tâches en cliquant sur le titre de colonne.
  4. Gérez les tâches en effectuant l'une des opérations suivantes :
    • Voir la page dans laquelle la tâche a été créée cliquez sur Aller à.
    • Mettre à jour le statut d'une tâche ou publier des commentaires Cliquez sur Mettre à jour en regard de la tâche.
    • Supprimer une tâche Cliquez sur Supprimer et sur OK.

      Résultat La liste des tâches est mise à jour.

Gérer toutes les tâches

Gérez les tâches qui vous sont affectées et celles que vous avez affectées dans plusieurs projets et cadres.

  1. Ouvrez l'application Outil de suivi des problèmes.

    La page Outil de suivi des tâches s'affiche avec une liste des tâches en cours, qui vous sont affectées et triées par date d'échéance la plus récente.

    L'horloge jaune représente les éléments échus. Le point rouge représente les éléments non lus.

  2. Localisez une tâche en effectuant une des opérations suivantes :
    • Recherchez ou appliquez des filtres afin de limiter la liste des tâches.
    • Trier des tâches en cliquant sur en regard du titre de colonne.
  3. Adaptez le statut d'une tâche, visualisez les informations dans la table ou cliquez sur la description de tâche pour mettre à jour la tâche.
    Astuce

    Vous pouvez naviguer jusqu'au projet dans lequel la tâche a été créée ou à la page source sur laquelle la tâche a été créée en cliquant respectivement sur le lien sous les colonnes Projet ou Source.

    Remarque

    Les éléments de la tâche peuvent uniquement être réaffectés aux utilisateurs de Diligent One qui ont accès au projet qui contient la tâche.

    Résultat Les tâches sont mises à jour.