Premiers pas avec l’application Projets
Utilisez ce guide afin de comprendre les différentes relations qui composent l’application Projets et les flux de travail associés à l’application Projets.
Qu'est-ce que Projets ?
Projets est une application vous permettant de planifier, de gérer et d'exécuter votre projet ainsi que de créer des rapports pour votre équipe et votre organisation. L'application Projets fournit une solution de documents de travail entièrement automatisée destinée à la gestion des audits, à la gestion de la conformité, à la gestion des risques opérationnels et à la surveillance des risques et des contrôles.
En quoi consiste Projets ?
L'application Projets se compose d'une série de relations entre différents composants.
Il existe deux flux de travail dans l'application Projets : Plan de travail et Contrôle interne. Le schéma ci-dessous présente les relations définies par un flux de travail de contrôle interne. Si nécessaire, la terminologie peut être personnalisée.
Composants
Chaque composant de l'application Projets répond à un objectif particulier et se rapporte à d'autres composants.
Projet
Un projet est un système de gestion qui vous permet de définir des objectifs, des risques et des contrôles, qui exécute des tests et qui rassemble des informations à des fins d'établissement de rapports. Les projets sont également appelés programmes ou engagements.
Objectif
Les objectifs sont les zones clés d'un projet, et les conteneurs d'organisation pour un travail effectué dans un projet. Chaque objectif indique quel est le sujet qui est examiné et comment la performance sera évaluée. Les objectifs sont également appelés sections, cycles ou objectifs de contrôle.
Description
Une description est la description d'un objectif ou d'un domaine examiné. Les descriptions sont également appelées politiques, descriptions de processus ou guides de contrôle.
Risque
Un risque est un effet d'incertitude sur un objectif, dont l'effet est d'obtenir un écart positif ou négatif par rapport à ce qui a été prévu. Les risques sont organisés par objectifs et peuvent être associés à un ou plusieurs contrôles.
Contrôle
Un contrôle est un programme, une politique, une routine ou une activité censé réduire un risque. Les contrôles sont organisés par objectifs, et peuvent être associés à un ou plusieurs risques. La combinaison des risques identifiés et des contrôles correspondants définit la matrice de contrôle du risque. Les contrôles sont également appelés procédures.
Plan de test
Un plan de test est un document détaillant la manière dont les contrôles sont évalués. Les plans de test identifient la méthode de test ou le type de preuve obtenu, précisent la taille totale de l'échantillonnage (fractionné parmi les sessions de test), et illustrent des étapes ou des attributs de test.
Revue générale
Une revue générale est une série d'étapes que vous effectuez afin d'établir la fiabilité des contrôles et de tester leur conception. Chaque contrôle que vous définissez a une revue générale correspondante qui est utilisée pour vérifier que le contrôle est conçu de façon appropriée. Les revues générales sont également appelées résultats ou résultats de procédure.
Test
Un test est une évaluation garantissant l'efficacité du fonctionnement des contrôles internes au sein d'une organisation. Chaque contrôle que vous définissez a un test correspondant (ou des séries de tests, s'il y a plusieurs sessions de tests).
Problème
Un problème est un point problématique ou une exception ayant été identifiée dans un projet. Vous pouvez identifier des problèmes à n'importe quel moment de votre travail de projet. Les problèmes sont également appelés déficiences, observations ou découvertes.
Action
Une action est une activité ou un plan de suivi censée remédier à un problème. Les actions sont également appelées activités de remédiation ou recommandations.
Relations entre entité
Le diagramme des relations entre les entités peut vous aider à cartographier vos processus jusqu'à l'application Projets.
Il y a trois types de relations entre entités :
- Relation un-à-un : se produit lorsqu'une entité mère a zéro ou une seule entité qui dépend d'elle.
- Relation un-à-plusieurs : se produit lorsqu'une entité mère a de multiples entités secondaires.
- Relation plusieurs-à-plusieurs : se produit lorsque de multiples entités mères ont de multiples entités qui dépendent d’elles.
Commentaires
- Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
- Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.
Mode de connexion de l’application Projets aux autres applications
L'application Projets se connecte à toute une gamme d'autres applications.
Remarque
Les applications dont vous disposez dépendent de l'édition de Diligent One (standard ou premium) que vous utilisez et de l'achat ou non d'applications complémentaires par votre organisation. Pour plus d’informations, consultez la section Abonnements, éditions et fonctionnalités.
Mode de fonctionnement de l'application Projets
Avant d'utiliser l'application Projets, un administrateur système doit ajouter des utilisateurs à la Barre de lancement et attribuer aux utilisateurs l'accès adapté dans l'application Projets.
Une fois que l'accès adapté est accordé aux utilisateurs, ceux-ci peuvent commencer leur travail dans l'application Projets. Une installation et les tâches administratives supplémentaires sont facultatives et peuvent être effectuées à tout moment.
Le schéma suivant montre un flux de travail simple en vue de réaliser un travail dans l'application Projets :
1. Créer un projet
Créer des projets implique de choisir un type de projet adéquat et de centraliser vos documents de travail et vos communications. Vous pouvez créer un projet à partir de rien, à partir d'un modèle de projet, ou en réutilisant un projet déjà existant (rollforward).
2. Planifier un projet
Planifier des projets implique d'attribuer l'accès adéquat que chacun aura dans un projet, de saisir des informations de base à propos du projet et de joindre des fichiers de planification.
Une fois la documentation de la planification achevée, vous pouvez commencer à définir des objectifs, des risques et des contrôles dans le projet.
3. Collecter et évaluer des preuves
Collecter et évaluer des évidences impliquent diverses activités comme la réalisation de revues générales, les tests des contrôles, la documentation des observations et des problèmes, l'examen et l'analyse des évidences, la rédaction d'avant-projets de conclusions d'intérim et de recommandations et la demande d'informations supplémentaires à des clients ou à d'autres membres de l'équipe, si nécessaire.
4. Planifier et suivre un projet
Planifier et suivre des projets implique de gérer les chronologies et les dates associées avec tous les projets actifs dans l'organisation, d'enregistrer le temps passé sur un projet et en dehors pour établir des rapports, et de suivre l'avancement du projet.
5. Conclure et gérer un projet
Conclure et gérer des projets implique de tirer des conclusions factuelles sur le travail effectué dans le projet, en incluant des recommandations si nécessaire, et d’organiser le travail de projet pour qu’il soit facilement récupéré, réutilisé ou abandonné.
Utilisation des projets dans des environnements hors connexion
Si vous devez travailler dans un environnement distant ou hors connexion, vous avez deux possibilités :
| Option | Informations détaillées |
|---|---|
| Diligent HighBond pour iOS ou Android | Diligent HighBond pour iOS ou Android |
| Projets hors connexion | Utiliser Projets hors connexion |
Prochaine étape
Essayez un flux de travail simple dans l'application Projets : Créer votre premier projet
