Envoyer des rapports par e-mail

Envoyez un rapport par e-mail pour partager des données avec d'autres utilisateurs de Rapports ainsi qu'avec des intervenants externes qui n'ont pas accès à l'application Rapports. Vous pouvez uniquement envoyer par e-mail les rapports qui sont sauvegardés et activés.

Fonctionnement

Lorsque vous enregistrez un rapport, vous pouvez définir des paramètres de distribution et de sécurité associés au rapport. Ces paramètres vous permettent d'indiquer si le rapport peut être envoyé par e-mail ou non et le niveau d'accès que les personnes doivent avoir pour être en mesure de recevoir le rapport par e-mail.

Envoyer des rapports par e-mail aux intervenants externes

Pour envoyer par e-mail un rapport à une personne qui n'a pas accès à l'application Rapports, vous devez définir les paramètres suivants lorsque vous enregistrez le rapport :

• Dans l'onglet Détails, définissez Public pour Accès au rapport.
• Dans l'onglet Distribution, choisissez Non sécurisé pour Sécurité des e-mails et de diffusion.

Une fois que vous avez configuré les paramètres de distribution et de sécurité, vous pouvez envoyer le rapport par e-mail.

Accéder aux données de Diligent One

Selon la manière dont vous saisissez les destinataires des rapports, l'un des résultats suivants se produit :

Manière de saisir le destinataire	Résultat	Exemple
Vous sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante Remarque Seuls les utilisateurs ayant accès à Rapports sont répertoriés.	L'application Rapports utilise le jeton d'authentification de l'utilisateur et détermine son accès aux données de Diligent One. Le rapport affiche uniquement les données auxquelles l'utilisateur a accès dans Diligent One. Autres cas Si un utilisateur avait accès à l'application Rapports et que par la suite son accès lui a été retiré (Aucun accès) dans la barre de lancement, il continuera néanmoins à apparaître dans la liste déroulante et pourra accéder aux données en fonction de ses autorisations dans les autres applications Diligent One. Si un utilisateur avait accès à l'application Rapports et a par la suite été supprimé de l'instance Diligent One, il continuera à apparaître dans la liste déroulante, mais ne pourra pas voir les données des rapports (Aucun résultat).	Scénario il y a cinq projets dans l'instance Diligent One, mais l'utilisateur a uniquement accès à un seul projet. Résultat Le rapport affiche uniquement le projet auquel le destinataire a accès.
Vous saisissez manuellement une adresse e-mail.	L'application Rapports la considère comme une adresse e-mail externe. Ceci s'applique à la fois aux utilisateurs avec licence d'accès à Diligent One et aux utilisateurs externes (sans licence). Le rapport présente les données auxquelles le créateur du rapport ou la dernière personne ayant modifié le rapport a accès dans Diligent One.	Scénario il y a cinq projets dans l'instance Diligent One, mais l'utilisateur a uniquement accès à un seul projet. La personne responsable de la diffusion du rapport est un administrateur et a accès aux cinq projets. Résultats Le rapport présente les cinq projets au destinataire.

Autorisations

Seuls les admins et les auteurs de rapport peuvent envoyer un rapport par e-mail.

Adresse e-mail de l'expéditeur

Les destinataires verront votre nom et votre e-mail comme source du rapport. Si votre organisation a configuré un expéditeur spécifique, l'application Rapports ne prend pas en charge ces paramètres.

Vérifier les paramètres de sécurité et de distribution

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Ouvrez le rapport que vous voulez envoyer par e-mail.
3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Partager.

   La boîte de dialogue Partager s'ouvre.

4. Cliquez sur Partager les paramètres.
5. Assurez-vous que l'option e-mail est activée et que l'option Sécurité des e-mails et de diffusion est correcte.

   Paramètre	Description
   E-mail	vous permet de diffuser le rapport par e-mail
   Sécurité des e-mails et de diffusion	vous permet d'indiquer le niveau d'accès que doivent avoir les personnes pour recevoir le rapport par e-mail : Tous les utilisateurs Tous les utilisateurs de Rapports peuvent recevoir le rapport par e-mail Non sécurisé Il est possible d'envoyer le rapport à des intervenants externes qui n'ont pas accès à l'application Rapports Utilisateurs validés Tous les utilisateurs avec un accès dossier au rapport peuvent recevoir le tableau de bord par e-mail

6. Cliquez sur Retourner pour partager.

Envoyer le rapport par e-mail.

1. Cliquez dans le champ Ajouter des destinataires et indiquez les destinataires de l'e-mail :
   • Pour envoyer le rapport à un intervenant externe qui n'a pas accès à l'application Rapports, saisissez l'e-mail dans la zone de recherche et appuyez sur Entrée.
   • Pour envoyer le rapport à un utilisateur ou à un groupe spécifique, saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe et sélectionnez l'utilisateur ou le groupe approprié.
   • Pour visualiser une liste de tous les utilisateurs et groupes, cliquez sur Tout, et sélectionnez l'utilisateur ou le groupe approprié.
   • Pour sélectionner un destinataire dans une liste d'utilisateurs, cliquez sur Personnes uniquement, et choisissez l'utilisateur approprié.
   • Pour sélectionner un groupe dans une liste de groupes, cliquez sur Groupes uniquement, et choisissez le groupe approprié.
2. Dans le champ Nom, saisissez un objet pour l'e-mail.

   Le nom du rapport s'affiche comme objet de l'e-mail par défaut.

3. Indiquez le format du rapport dans l'e-mail en sélectionnant une des options suivantes :

   

   Remarque

   Considérations :

   • Si vous ne sélectionnez pas une option, le rapport est intégré comme du contenu HTML dans le corps de l'e-mail.
   • Si vous sélectionnez l'option Lier au contenu , les destinataires reçoivent un lien vers le rapport par e-mail. Après s'être connectés à Diligent One, ils peuvent accéder au rapport dans l'application Rapports à l'aide de ce lien. Tout destinataire qui n'a pas accès à l'application Rapports ne peut pas accéder au lien.
4. Facultatif. Saisissez un message supplémentaire pour accompagner le rapport.
5. Cliquez sur Soumettre.

   Résultat Le rapport est envoyé à(aux) destinataire(s) par e-mail.