Lier les statuts d'enregistrement aux questionnaires
Pour personnaliser votre flux de travail, liez un ou plusieurs statuts au questionnaire. Lorsqu'un enregistrement prend la valeur d'un statut lié, le questionnaire s'affiche.
Remarque
Seuls les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent effectuer cette tâche.
Fonctionnement
Créer un lien statut - questionnaire
Dans la page Détails du questionnaire, vous pouvez lier un ou plusieurs statuts à un questionnaire. Lorsque l'une des situations suivantes apparaît, l'utilisateur qui traite l'enregistrement doit remplir le questionnaire :
- un statut de l'enregistrement prend l'un des statuts liés ;
- un enregistrement avec un statut lié est traité
Cette situation peut intervenir lorsqu'un déclencheur définit l'enregistrement sur un statut lié. Le questionnaire s'affiche lorsque la personne affectée tente ensuite de traiter l'enregistrement.
Vous ne pouvez lier un statut qu'à un seul questionnaire à la fois. Une fois que vous avez répondu au questionnaire, celui-ci est lié à la table et les responsables de la supervision et les utilisateurs collaborateur ne peuvent pas envoyer le questionnaire lié lors du traitement des enregistrements.
Remarque
Si un enregistrement prend un statut lié après avoir précédemment été dans cet état, le questionnaire est alors à nouveau nécessaire. Le questionnaire est prérempli avec les réponses enregistrées au cours de la dernière saisie des réponses. L'utilisateur qui traite l'enregistrement peut ensuite mettre à jour les réponses si nécessaire.
Statuts liés et traitement d'enregistrement de masse
Lorsque le traitement des enregistrements s'effectue en masse, la réponse du questionnaire avec le statut individuel s'applique à tous les enregistrements sélectionnés. Toutefois, selon la manière dont votre entreprise configure les flux de travail et les groupes de flux de travail, la mise à jour des statuts risque de ne pas s'appliquer à tous les enregistrements :
- Si vos règles de flux de travail permettent à tous les enregistrements sélectionnés d'adopter le statut sélectionné, les réponses du questionnaire s'appliquent à tous les enregistrements.
- Si vos règles de flux de travail permettent uniquement à certains enregistrements sélectionnés d'adopter le statut sélectionné, les réponses du questionnaire s'appliquent uniquement aux enregistrements autorisés et ceux qui ne respectent pas les règles du flux de travail ne sont pas traités.
- Si vous sélectionnez plusieurs enregistrements à traiter et que vous ne modifiez pas le statut avant de répondre au questionnaire, la réponse au questionnaire ne s'applique qu'au dernier enregistrement sélectionné.
Remarque
Si vous appliquez le filtre Le statut est ouvert à la table puis modifiez les enregistrements de masse en un statut fermé avec un questionnaire lié, celui-ci ne s'affiche pas tant que les enregistrements ne plus inclus dans la table filtrée.
Exemple
Questionnaire de validation des dépenses
Le flux de travail de remédiation comprend un statut intitulé Requiert validation. Lorsque vous chargez de nouveaux enregistrements de dépenses, un déclencheur s'exécute et procède ainsi pour tous les enregistrements dont le montant des dépenses dépasse 100 $ :
- Définition du statut sur Requiert validation
- Affectation de l'enregistrement au responsable des validations
Vous créez un questionnaire d'approbation qui regroupe les informations nécessaires pour justifier la validation des dépenses. Ensuite, vous liez le statut Requiert validation au questionnaire.
Lorsque que le responsable des validations examine les enregistrements et tente de les traiter, le questionnaire de validation s'affiche dans la vue Table et la réponse est associée aux enregistrements de dépenses dans la table.
Lier un statut à un questionnaire
- Ouvrez l'application Résultats.
- Cliquez sur le nom de la collection avec le questionnaire que vous voulez utiliser.
- Cliquez sur Questionnaires.
- Cliquez sur le questionnaire approprié pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit.
- Dans la liste Statuts liés, sélectionnez un ou plusieurs statuts à lier au questionnaire.
Vous ne pouvez lier un statut qu'à un seul questionnaire.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
