Utilisation des collections

Une collection est un conteneur servant à organiser les analyses associées à différents services, processus opérationnels ou jeux de données. Les collections sont le niveau d'organisation le plus élevé dans l'application Résultats.

Types de collections

• Collections standards Collections utilisées pour organiser les données importées d'un fichier source ou d'un script Analytics. Ces collections sont créées directement dans l'application Résultats.
• Collections de Projets En règle générale, ces collections stockent les données et métadonnées qui supportent des fonctionnalités dans l'application Projets de Diligent One. Elles ressemblent aux collections standard, mais elles peuvent avoir des fonctionnalités ou des limitations par rapport à l'objet de cette collection. Diligent One génère ces tables de manière autonome si nécessaire, et vous ne pouvez pas les modifier ou les supprimer via l'application Résultats. Par exemple :
  • Résultats utilise des collections pour organiser les réponses du questionnaire des performances du contrôle ou du questionnaire de certification pour les projets actifs. Ces collections sont automatiquement créées lorsque vous activez les performances du contrôle ou les certifications dans l'application Projets. Vous pouvez les identifier grâce au lien hypertexte Voir le projet lié dans la liste de collections.
• Collections spéciales Ces collections stockent généralement des données et des métadonnées qui prennent en charge d'autres fonctionnalités dans Diligent One et qui peuvent présenter des fonctions ou des restrictions en fonction de l'objectif de cette collection. Diligent One génère ces tables de manière autonome si nécessaire, et vous ne pouvez pas les modifier ou les supprimer via l'application Résultats. Selon votre rôle et vos autorisations, il est possible que vous ne voyiez pas ces collections. Par exemple :
  • La collection de référence contient des tables de référence. Importez les données spécifiques, telles qu'une liste de contacts, d'une source externe vers ces tables afin que les utilisateurs puissent la référencer dans Diligent One. Nous recommandons l'utilisation de Robots pour conserver cette table à jour.
• Collections archivées Collections archivées manuellement ou qui stockent les réponses du questionnaire sur les performances du contrôle ou du questionnaire de certification pour les projets archivés ou supprimés. Les collections des performances du contrôle et des certifications sont archivées automatiquement lorsque vous archivez ou supprimez un projet pour lequel les performances du contrôle ou les certifications sont activées dans l'application Projets.

Autorisations

Seuls des admins de Résultats peuvent créer des collections. Les admins de Résultats et les responsables professionnels peuvent mettre à jour et supprimer des collections.

Créer une collection

1. Ouvrez l’application Résultats.
2. Sur la page d’accueil de Résultats, cliquez sur +Ajouter une collection.
3. Saisissez les informations suivantes :
   • Nom - Saisissez un titre significatif pour la collection. Le nombre maximum de caractères est de 255.
   • Description Facultatif. Saisissez une brève description pour la collection. Vous pouvez choisir parmi différentes options de mise en forme pour donner un style au texte. Le texte de la description s’affiche au-dessous du nom de la collection sur la page d’accueil de Résultats et sur la page de la collection.
4. Facultatif. Sous Flux de travail, sélectionnez l'option appropriée dans la liste. Pour plus d'informations, consultez la section Créer des flux de travail dans l'application Résultats.
5. Cliquez sur Créer une collection.

Rechercher et ouvrir une collection

Pour ouvrir une collection qui n'est pas archivée :

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Facultatif. Saisissez le titre d'une liste de collections dans la barre de recherche.
3. Cliquez sur la collection que vous voulez ouvrir.

Pour ouvrir une collection qui est archivée :

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Dans le coin inférieur gauche, dans le panneau latéral de navigation, cliquez sur Archive de collection.
3. Facultatif. Saisissez le titre d'une liste de collections dans la barre de recherche.
4. Cliquez sur la collection que vous voulez ouvrir.

Modifier un paramètre de collection

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Facultatif. Saisissez le titre d'une liste de collections dans la barre de recherche.
3. Recherchez la collection que vous voulez modifier, cliquez sur , puis sur Paramètres.
4. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour mettre à jour le nom de la collection, saisissez un nouveau nom dans la zone de texte Nom. 
   • Pour mettre à jour la description de la collection, saisissez des informations complémentaires sur la collection dans la zone de texte Description. Le texte de la description s’affiche en dessous du nom de la collection sur la page d’accueil de Résultats.
   • Pour appliquer un flux de travail à la collection, sélectionnez le flux de travail approprié dans la liste.
5. Cliquez sur Enregistrer. Une notification vous informera que la collection a bien été mise à jour.

Supprimer une collection

Lorsque vous supprimez une collection, l'ensemble des analyses et des tables associés à la collection sont supprimés de façon permanente.

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Facultatif. Saisissez le titre d'une liste de collections dans la barre de recherche.
3. Recherchez la collection que vous voulez supprimer, cliquez sur , puis sur Paramètres.
4. Cliquez sur Supprimer la collection. Une boîte de dialogue s'affichera avec un message d'avertissement vous demandant de confirmer la suppression de la collection.

Attention

Si vous décidez de supprimer une collection, tous les éléments associés (tables, déclencheurs, mesures et visualisations) seront supprimés définitivement et vous ne pourrez plus y accéder ni les restaurer.

5. Cliquez sur Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation. La collection sera supprimée et retirée de la liste.

Archiver une collection

Lorsque vous avez terminé avec une collection, vous pouvez archiver la collection et tout son contenu en lecture seule. Les collections archivées sont stockées dans l'archive Collection et elles maintiennent l'intégrité de vos données une fois que vous avez terminé votre tâche.

Si vous disposez d'un rôle de responsable professionnel, vous pouvez archiver une collection depuis la page Paramètres de collection. Lorsque la collection est archivée, elle est retirée de la page d'accueil et déplacée vers l'archive de collection. Toutes les données et configurations contenues dans la collection archivée passent en lecture seule.

Quelles actions sont disponibles une fois que vous avez archivé une collection ?

Si vous avez accès à la collection, vous pouvez visualiser les données auxquelles votre rôle vous donne accès. Il n'existe que deux autres types de modifications que les utilisateurs disposant du rôle responsable professionnel peuvent effectuer :

• Gérer l'accès utilisateur à la collection archivée
• Annuler l'archivage de la collection

Que deviennent les données contenues dans la collection archivée ?

Les collections archivées sont protégées en étant en lecture seule. Lorsqu'une collection est archivée, aucune donnée ne peut y être ajoutée ou modifiée. Cela comprend les exportations d'Analytics ou d'Analytics Exchange.

Les éléments provenant des collections archivées ne sont pas disponibles dans d'autres applications telles que Storyboards, Stratégie ou Projets. Tout lien à un questionnaire en attente est désactivé et tous les déclencheurs arrêtent leur exécution.

Comment archiver la collection

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Facultatif. Saisissez le titre d'une liste de collections dans la barre de recherche.
3. Recherchez la collection que vous voulez archiver, cliquez sur , puis sur Paramètres.
4. Dans la page Paramètres de collection, dans le coin inférieur droit, cliquez sur Archiver. Une boîte de dialogue s'affichera avec un message d'avertissement vous demandant de confirmer l'archivage de la collection.

Attention

Si vous décidez d'archiver une collection, vous ne pouvez plus modifier ou supprimer les données de cette collection.

5. Cliquez sur Archiver. Une notification vous informera que la collection a bien été archivée.

Désarchiver une collection

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Dans le coin inférieur gauche, dans le panneau latéral de navigation, cliquez sur Archive de collection.
3. Facultatif. Saisissez le titre d'une liste de collections dans la barre de recherche.
4. Accédez à la collection que vous voulez désarchiver, cliquez sur , puis sur Paramètres.
5. Dans la page Paramètres de collection, dans le coin inférieur droit, cliquez sur Désarchiver. La collection redevient alors modifiable. Une notification vous informera ensuite que la collection a bien été désarchivée et que les déclencheurs reprendront bientôt.