問題の一括アップロード

時間のかかる手動のデータ入力を避けたい、あるいは別のシステムからデータを移行する場合には、問題をプロジェクトに一括でアップロードします。

機能の仕組み

プロジェクトアプリから問題テンプレートをダウンロードし、そのテンプレートでデータを準備します。次に、このテンプレートをプロジェクトアプリにアップロードします。作業計画ワークフローや内部統制ワークフローのいずれかに関連付けられたプロジェクトに対し、問題を一括でアップロードできます。

アップロードした問題はどこにあるか?

問題をアップロードしたら、そのデータは次の場所で利用できます。

• ［問題］タブ
• 問題の追跡ツール
• 組織名プロジェクト レポート（最終監査レポート）
• ダウンロード可能なすべての問題レポート

制限と考慮事項

• 問題の一括更新はサポートされていません。
• 問題の一括アップロードを行い、所有者フィールド（所有者、管理職所有者、プロジェクト所有者）に Diligent One ユーザーの電子メールを指定した場合、プロジェクト アプリで問題がその人物に自動的に割り当てられます。ただし、その人物は問題の割り当てに関する電子メールの通知は受信しません。
• Diligent One ユーザーに属していないユーザー名または電子メールアドレスを指定すると、その人物の氏名と電子メールのみがプロジェクト アプリの所有者フィールドに表示されます。担当者に、問題が自動的に割り当てられ、電子メールで通知されることはありません。

作業を開始する前に

問題のテンプレートをダウンロードする前に、プロジェクトを作成する必要があります。

詳細については、「プロジェクトの作成」を参照してください。

ワークフロー

アクセス許可

Professional 部門長のみが、プロジェクトに問題を一括アップロードできます。

手順

Excel テンプレートのダウンロード

1. Launchpad ホームページ (www.highbond.com) からプロジェクト アプリを選択して開きます。

   すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。

   プロジェクトのホームページが開きます。

2. プロジェクトを開きます。

   プロジェクトダッシュボードが開きます。

3. プロジェクト管理用の［設定］タブをクリックします。
4. ［一括アップロード］サブタブをクリックします。

   ［一括アップロード］ページが開きます。

5. ［.xslx テンプレートのダウンロード］をクリックします。

   Excel テンプレートはローカル マシンに zip ファイル（templates.zip）として保存されます。

6. Excel テンプレートを zip ファイルから抽出します。
   

   Risk_template.xlsx、Control_template.xlsx、および Issue_template.xlsx が抽出ファイルです。プロジェクトで目標を作成していない場合は、Issue_template.xlsx のみが利用可能です。

問題テンプレートにデータを準備する

1. Issue_template.xlsx を開きます。
2. 問題テンプレートにデータをコピー＆ペーストするか、データを入力します。
   • 必須フィールドはアスタリスクでマークされます。
   • プロジェクトアプリの問題 ID フィールドに 10 進整数を適切に表示するには、Excel の 10 進整数の前に一重引用符「'」を追加します。

   問題テンプレートでの特定のフィールドの情報については、問題の記録を参照してください。

   メモ

   問題テンプレートに含められ、プロジェクトアプリにアップロードできる最大レコード数は 1000 件です。データは、問題テンプレートで利用可能な単一のワークシートにのみ入力する必要があります。追加のワークシートは処理されません。

3. 問題テンプレートを保存します。

データをアップロード

1. 次のいずれかを実行します。
   • 問題テンプレートをブラウザー ウィンドウにドラッグ＆ドロップします。
   • ［ファイルの選択］をクリックして、コンピューターから問題テンプレートを選択します。

     .xlsx ファイルは最大で 1MB サポートされます。1 つの Excel テンプレートのみを一度にアップロードできます（各ファイルは別々に検証されます）。

2. 省略可能。重複をスキップ 重複した問題をアップロードするのを回避するためにこのオプションを選択します。

   デフォルトでこのオプションが選択されます。

   メモ

   メモ重複した問題をアップロードしないようにするには、問題テンプレートの［問題 ID］フィールドに値を指定する必要があります。

3. ［アップロード］をクリックします。

   完了の確認のために電子メール通知が送信されます。電子メール通知には［一括アップロード］ページへのリンクが含まれています。ここでは、処理が成功したレコード数と、失敗の可能性があるものを表示することができます。

   問題テンプレートがアップロードされると、プロジェクトアプリはリッチテキストフィールドの書式設定を維持します。

4. 1 つまたは複数の問題がプロジェクトに追加されなかった場合は、次のステップを実行します。
   1. ［一括アップロード］ページで［ダウンロード エラー］をクリックします。
   2. エラー ファイルの問題を修正します。
   3. ［一括アップロード］ページにエラー ファイルをアップロードします。

トラブルシューティング

一般的な一括アップロード エラーと原因について理解し、エラーの修正方法を学びます。

一括アップロードを元に戻せますか?

元に戻すオプションはありません。ただし、正確にアップロードされなかった問題を検出した場合は、次の手順を実行できます。

1. エラーが見つかったプロジェクトアプリの問題を削除します。
2. テンプレートでは、エラーを見つけた問題を更新します。

   重複した問題をアップロードしないように、テンプレートの［問題 ID］フィールドに値を指定するようにします。

3. プロジェクトアプリにこのテンプレートをもう一度アップロードし、［重複をスキップ］を選択します。

結果 修正された問題が、プロジェクトアプリの既存の問題の下に追加されます。問題について望ましい順序に到達したら、プロジェクトアプリで問題を手動で並び替える必要があります。

エラー ファイル

問題テンプレートにエラーがある場合は、プロジェクトアプリはその問題テンプレートを却下して、以下を含むエラー ファイルを生成します:

• 正常に処理された問題の一覧
• 失敗した問題一覧
• 各レコードが失敗した理由（エラーフィールドで特定される）
• エラー発生の原因となった各フィールドの値

一括アップロードを実行したユーザーは、エラー ファイルをダウンロードし（該当する場合）、エラー ファイルに修正を加え、エラー ファイルの処理をアップロードできます。

エラーファイルがアップロードされると、プロジェクトアプリの既存のレコードの下に修正済みレコードが追加されます。問題について望ましい順序に到達したら、エラーファイルをアップロード後に、プロジェクトアプリで問題を手動で並び替える必要があります。

エラー

以下の表は、問題テンプレートをアップロードする際に発生する場合のある潜在的なエラーの一覧です。1 レコードに複数のエラーがある場合は、エラー メッセージは結合され、［エラー］フィールド内にカンマで区切られます。

エラー	説明	ソリューション
アップロードされたファイルに 1000 件を超えるレコードがあります。レコード数を減らしもう一度お試しください。	1000 件を超えるレコードのある問題テンプレートのアップロードを試みる場合に発生します。	問題テンプレートからレコードを削除し、問題テンプレートをプロジェクトアプリに再びアップロードします。
問題テンプレートに必須フィールドがない	問題テンプレートの必須フィールドに入力しない場合に発生します。	すべての必須フィールド（問題テンプレートにアスタリスクの印あり）には必ず入力するようにしてください。 メモ 必須フィールドにデータを入力しない場合は、レコードは処理されません。
データ フォーマットが正しくない	このエラーが発生するのは、データが項目長の上限を超えている場合か、無効のデータ フォーマットをアップロードする場合です。	テキスト フィールドのデータの項目長が上限の 255 文字を超えないようにしてください。 リッチ テキスト フィールドには文字制限がありません。
データの値がドロップダウンの値に一致しない	このエラーが発生するのは、ドロップダウンフィールドに無効の値のアップロードを試みた場合です。	公開済み?、問題の種類、重要度、範囲、エスカレーションレベル、全体の進捗状況、改善の状態、およびカスタムの問題属性は、プロジェクトの種類内で定義されたとおり、ドロップダウンリストから利用できる必要があります。
フィールドが存在しない	問題テンプレートに新しいフィールドを追加する、またはフィールド名を変更する場合に発生します。	問題テンプレートからフィールドを削除し、ファイルを再びアップロードします。 ファイル名をオリジナルの値に更新し、ファイルを再びアップロードします。
テンプレートが予期していたフォーマットではない	プロジェクトの種類が問題テンプレートをダウンロードしたあとに変更されている場合や、問題テンプレートがサポートされていないフォーマット（.xls または .csv）に変更されている場合です。	プロジェクトの種類を問題テンプレートのデータと一致するように更新します。 .xlsx ファイルをアップロードします。
Excel テンプレートのエラーでは、［問題 ID］フィールドにテキストとして保存されている数値が記載されています。	［問題 ID］フィールドに 10 進整数を指定した場合に発生します。	次のいずれかを実行します。 エラーを無視する そのエラーをクリックして、オプションをチェック中のエラー...を選択し、テキストとしてフォーマットされた数値を選択解除することで、エラーを解除します。