電子メールによるレポートのブロードキャスト

レポートをブロードキャストして、定期スケジュールで指定された受信者にレポートを電子メールで送ります。レポートをレポートユーザーと、レポートアプリへのアクセス権がない社外関係者にブロードキャストできます。

機能の仕組み

レポートのブロードキャストは、定期的に他のユーザーとデータを共有する効果的な方法です。単一レポートに複数のブロードキャスト スケジュールを設定できるため、必要に応じてさまざまなユーザーを対象とすることができます。保存してアクティブ化されたレポートのみをブロードキャストできます。

レポートを保存すると、そのレポートに関連する配信とセキュリティの設定を定義できます。これらの設定により、レポートをブロードキャスト可能かどうか、および電子メールでブロードキャストされたレポートをユーザーが受信できるようにする必要なアクセス レベルを指定できます。

レポートの社外関係者へのブロードキャスト

レポートアプリへのアクセス権がないユーザーにレポートをブロードキャストするには、レポートの保存時に次の設定を定義する必要があります:

• ［詳細］タブから、レポート アクセスを共有に設定します。
• ［配信］タブから、［電子メールとブロードキャストのセキュリティ］を制限なしに設定します。

配信とセキュリティの設定を構成したら、レポートをブロードキャストできます。

Diligent One データへのアクセス

レポートのブロードキャスト配信先ユーザーをどのように入力するか（左記）によって、右記の動作が行われます。

配信先ユーザーの入力方法	動作	例
ユーザーをドロップダウンリストから選択した場合 メモ レポートアプリにアクセスしたユーザーのみがリストされます。	レポートアプリでは、ユーザーのトークンを使って、Diligent One データへのそのユーザーのアクセスを認証し、決定します。 レポートには、Diligent One 内でユーザーがアクセスできるデータのみが表示されます。 その他の場合 ユーザーがレポート アプリにアクセスした場合に、後で Launchpad 内でレポートアクセスレベルとしてアクセス権なしを付与されたときでも、そのユーザーは引き続き、ドロップダウンリストに含まれ、他の Diligent One アプリにおけるアクセス許可に基づいてデータにアクセスできます。 ユーザーがレポート アプリにアクセスした場合に、後で Diligent One インスタンスから削除されたときでも、そのユーザーは引き続きドロップダウンに含まれますが、レポートデータを閲覧することができなくなります（「結果はありません」というメッセージが表示されます）。	シナリオ Diligent One インスタンスに 5 つのプロジェクトがありますが、 ユーザーには 1 つのプロジェクトへのアクセス許可だけがあるとします。 結果 当該の配信先ユーザーに対するレポートには、1 つのプロジェクトだけが表示されます。
電子メール アドレスを手動で入力した場合	レポート アプリでは、このアドレスは外部電子メールアドレスとして扱われます。この扱いは、ライセンスを供与されていない外部ユーザーに限らず、Diligent One のライセンスを供与されたユーザーにも適用されます。 レポートには、そのレポートの作成者がブロードキャストするデータや、そのレポートのブロードキャスト内容を最後に編集したユーザーが Diligent One においてアクセス許可を持っているデータが表示されます。	シナリオ Diligent One インスタンスに 5 つのプロジェクトがありますが、 ユーザーには 1 つのプロジェクトへのアクセス許可だけがあるとします。レポートのブロードキャスト内容を送信するユーザーは、管理者であり、5 つすべてのプロジェクトへのアクセス許可を持っています。 結果 当該の配信先ユーザーに対するレポートには、5 つすべてのプロジェクトが表示されます。

送信者の電子メール アドレス

受信者には送信者として notifications@highbond.com が表示されます。組織がカスタム送信者を設定した場合、これらの設定はレポートアプリでサポートされません。

アクセス許可

レポート管理者とレポート作成者のみが、レポートをブロードキャストできます。

新しいブロードキャストを作成する

1. レポート アプリを開きます。

   ［閲覧］ページが開きます。

2. ブロードキャストするレポートを開きます。
3. ［ブロードキャスト ］をクリックします。

   ［ブロードキャスト］ダイアログ ボックスが開きます。有効化されたブロードキャストの設定がレポートにない場合は、ブロードキャストをオンにして、［保存］をクリックして続行する必要があります。

4. ［新規作成 > ブロードキャスト］を選択します。

レポートの受信者を定義する

次のオプションのいずれかを選択し、［受信者］フィールドをクリックして、レポートの受信者を定義します。

オプション	説明	備考
基本	ブロードキャスト レポートを受信するユーザー、ユーザー グループ、および電子メールアドレスを指定します	電子メール アドレスを指定するには、［受信者］フィールドに電子メール アドレスを入力し、［入力］を選択します。 必要に応じて、自分自身を受信者として定義できます。
高度	レポートをブロードキャストするために使用可能な電子メール アドレスの一覧を含む既存のレポートを表示します	電子メール アドレスはユーザーに属している必要はありません。 レポートの他の列をマスター レポートにフィルターとしてリンクできます。そうすることで、一意のフィルター処理されたレポートが各電子メール アドレスに送信されます。 電子メール アドレスの一覧を含むレポートの列は、電子メールとして書式設定される必要があります。詳細については、「レポートでの列の書式設定」を参照してください。

ブロードキャスト メールを設定する

1. ［電子メールの件名］フィールドに電子メールの件名を入力します。
2. 次のオプションのいずれかを選択して、電子メールでのレポートの書式を指定します:

   

   • ブロードキャスト日付の追加 HTML 以外のオプションを選択した場合は、文書の名前の最後にレポート ブロードキャスト日を追加できます。
   • PDF の保護 PDF を選択する場合は、文書を開くために必要なパスワードを指定できます。
   • オプションを選択しない場合は、レポートは電子メールの本文に HTML コンテンツとして含まれます。
3. 省略可能。［電子メール本文］フィールドで、レポートを伴う追加のメッセージを入力します。

レポート フィルターを指定する

レポートにフィルターが含まれている場合は、ブロードキャスト レポートに適用されるフィルターを指定します。

• 現在のフィルター値 レポートが実行されるときの値に基づきデータがフィルター処理されます

  レポートの受信者がレポートを開き、さまざまな値を入力した場合、次回レポートを実行すると、レポートには最新の値が保存されています。

• デフォルトのフィルター値 ［フィルターの書式設定 > 入力スタイル > デフォルト値］から定義されたデフォルトのフィルター値を返します

  値が定義されていない場合は、フィルター処理されていないレポートが返されます。

配信ルールを定義する

1. 次のいずれかのオプションを選択します。
   • 連続 レポートは定義されたスケジュールに基づいて配信されます
   • アラート 万が一結果がアラート ルールに一致する場合、レポートは定義されたスケジュールに基づいて配信されます
2. ［アラート］を指定したら、次の手順を実行します。
   1. ［アラート配信ルール追加］をクリックします。

      ［配信ルール］ダイアログ ボックスが開きます。

   2. 次のいずれかのオプションを選択します。
      • ひとつ以上の行と一致 条件は、フィールドの各行で見つかった値に適用されます
      • 結果セット全体に対して集約 条件はフィールドの集約値に適用されます
   3. 条件の適用先フィールドを選択し、［+ フィールド追加］をクリックし、条件ロジックを定義します。
   4. ［送信］をクリックします。

      結果 条件ロジックは、［アラートに基づいたブロードキャスト］で表示されます。

ブロードキャスト スケジュールを定義する

1. ［頻度］から、レポートをブロードキャストする頻度と時を定義します。
2. 省略可能。ブロードキャスト スケジュールの指定時刻とタイムゾーンを定義するには、［高度な設定］をクリックし、必要に応じて、ブロードキャスト スケジュールを定義します。
   • スケジュール期間の制限 ブロードキャスト スケジュールを、設定された期間内でのみ実行するよう制限します
     メモ

     ［エラー通知］オプションはサポートされていません。

3. ［送信］をクリックします。

   結果 ブロードキャスト スケジュールが設定されます。

ブロードキャスト スケジュールを編集または削除する

1. 編集または削除するブロードキャスト スケジュールを含むレポートを開きます。
2. ［ブロードキャスト ］をクリックします。

   ［ブロードキャスト］ダイアログ ボックスが開きます。

3. 該当するブロードキャストをクリックします。

   受信者、スケジュール情報、および過去 90 日間でレポートがブロードキャストされた回数が表示されます。

4. 次のいずれかを実行します。
   • ブロードキャスト スケジュールを編集するには、［編集］をクリックし、必要に応じて、ブロードキャスト スケジュールを更新します。
   • ブロードキャスト スケジュールを削除するには、［削除］［削除］の順にクリックし、確認します。