電子メールによるレポートのブロードキャスト

レポートをブロードキャストして、定期スケジュールで指定された受信者にレポートを電子メールで送ります。レポートをレポートユーザーと、レポートアプリへのアクセス権がない社外関係者にブロードキャストできます。

機能の仕組み

レポートのブロードキャストは、定期的に他のユーザーとデータを共有する効果的な方法です。単一レポートに複数のブロードキャスト スケジュールを設定できるため、必要に応じてさまざまなユーザーを対象とすることができます。保存してアクティブ化されたレポートのみをブロードキャストできます。

レポートを保存すると、そのレポートに関連する配信とセキュリティの設定を定義できます。これらの設定により、レポートをブロードキャスト可能かどうか、および電子メールでブロードキャストされたレポートをユーザーが受信できるようにする必要なアクセス レベルを指定できます。

レポートの社外関係者へのブロードキャスト

レポートアプリへのアクセス権がないユーザーにレポートをブロードキャストするには、レポートの保存時に次の設定を定義する必要があります:

  • 詳細]タブから、 レポート アクセス共有に設定します。
  • 配信]タブから、[電子メールとブロードキャストのセキュリティ]を制限なしに設定します。

配信とセキュリティの設定を構成したら、レポートをブロードキャストできます。

Diligent One データへのアクセス

レポートのブロードキャスト配信先ユーザーをどのように入力するか(左記)によって、右記の動作が行われます。

配信先ユーザーの入力方法 動作

ユーザーをドロップダウンリストから選択した場合

メモ

レポートアプリにアクセスしたユーザーのみがリストされます。

レポートアプリでは、ユーザーのトークンを使って、Diligent One データへのそのユーザーのアクセスを認証し、決定します。

レポートには、Diligent One 内でユーザーがアクセスできるデータのみが表示されます。

その他の場合

  • ユーザーがレポート アプリにアクセスした場合に、後で Launchpad 内でレポートアクセスレベルとしてアクセス権なしを付与されたときでも、そのユーザーは引き続き、ドロップダウンリストに含まれ、他の Diligent One アプリにおけるアクセス許可に基づいてデータにアクセスできます。
  • ユーザーがレポート アプリにアクセスした場合に、後で Diligent One インスタンスから削除されたときでも、そのユーザーは引き続きドロップダウンに含まれますが、レポートデータを閲覧することができなくなります(「結果はありません」というメッセージが表示されます)。

シナリオ Diligent One インスタンスに 5 つのプロジェクトがありますが、 ユーザーには 1 つのプロジェクトへのアクセス許可だけがあるとします。

結果 当該の配信先ユーザーに対するレポートには、1 つのプロジェクトだけが表示されます。

電子メール アドレスを手動で入力した場合

レポート アプリでは、このアドレスは外部電子メールアドレスとして扱われます。この扱いは、ライセンスを供与されていない外部ユーザーに限らず、Diligent One のライセンスを供与されたユーザーにも適用されます。

レポートには、そのレポートの作成者がブロードキャストするデータや、そのレポートのブロードキャスト内容を最後に編集したユーザーが Diligent One においてアクセス許可を持っているデータが表示されます。

シナリオ Diligent One インスタンスに 5 つのプロジェクトがありますが、 ユーザーには 1 つのプロジェクトへのアクセス許可だけがあるとします。レポートのブロードキャスト内容を送信するユーザーは、管理者であり、5 つすべてのプロジェクトへのアクセス許可を持っています。

結果 当該の配信先ユーザーに対するレポートには、5 つすべてのプロジェクトが表示されます。

送信者の電子メール アドレス

受信者には送信者として notifications@highbond.com が表示されます。組織がカスタム送信者を設定した場合、これらの設定はレポートアプリでサポートされません。

アクセス許可

レポート管理者とレポート作成者のみが、レポートをブロードキャストできます。

新しいブロードキャストを作成する

  1. レポートアプリを開きます

    閲覧]ページが開きます。

  2. ブロードキャストするレポートを開きます。
  3. ブロードキャスト ]をクリックします。

    ブロードキャストする]ダイアログ ボックスが開きます。有効化されたブロードキャストの設定がレポートにない場合は、ブロードキャストをオンにして、[保存]をクリックして続行する必要があります。

  4. 新規作成 > ブロードキャスト]を選択します。

レポートの受信者を定義する

次のオプションのいずれかを選択し、[受信者]フィールドをクリックして、レポートの受信者を定義します。

メモ

Diligent One プラットフォームでは、アクセント記号またはアルファベット以外の文字が含まれる電子メールアドレスはサポートされません。

オプション 説明 備考
基本 ブロードキャスト レポートを受信するユーザー、ユーザー グループ、および電子メールアドレスを指定します

電子メール アドレスを指定するには、[受信者]フィールドに電子メール アドレスを入力し、[入力]を選択します。

必要に応じて、自分自身を受信者として定義できます。

高度

レポートをブロードキャストするために使用可能な電子メール アドレスの一覧を含む既存のレポートを表示します

電子メール アドレスはユーザーに属している必要はありません。

レポートの他の列をマスター レポートにフィルターとしてリンクできます。そうすることで、一意のフィルター処理されたレポートが各電子メール アドレスに送信されます。

電子メール アドレスの一覧を含むレポートの列は、電子メールとして書式設定される必要があります。詳細については、レポートでの列の書式設定を参照してください。

ブロードキャスト メールを設定する

  1. 電子メールの件名]フィールドに電子メールの件名を入力します。
  2. 次のオプションのいずれかを選択して、電子メールでのレポートの書式を指定します:

    • ブロードキャスト日付の追加 HTML 以外のオプションを選択した場合は、文書の名前の最後にレポート ブロードキャスト日を追加できます。
    • PDF の保護 PDF を選択する場合は、文書を開くために必要なパスワードを指定できます。
    • オプションを選択しない場合は、レポートは電子メールの本文に HTML コンテンツとして含まれます。
  3. 省略可能。[電子メール本文]フィールドで、レポートを伴う追加のメッセージを入力します。

レポート フィルターを指定する

レポートにフィルターが含まれている場合は、ブロードキャスト レポートに適用されるフィルターを指定します。

  • 現在のフィルター値 レポートが実行されるときの値に基づきデータがフィルター処理されます

    レポートの受信者がレポートを開き、さまざまな値を入力した場合、次回レポートを実行すると、レポートには最新の値が保存されています。

  • デフォルトのフィルター値フィルターの書式設定 > 入力スタイル > デフォルト値]から定義されたデフォルトのフィルター値を返します

    値が定義されていない場合は、フィルター処理されていないレポートが返されます。

配信ルールを定義する

  1. 次のいずれかのオプションを選択します。
    • 連続 レポートは定義されたスケジュールに基づいて配信されます
    • アラート 万が一結果がアラート ルールに一致する場合、レポートは定義されたスケジュールに基づいて配信されます
  2. アラート]を指定したら、次の手順を実行します。
    1. アラート配信ルール追加]をクリックします。

      配信ルール]ダイアログ ボックスが開きます。

    2. 次のいずれかのオプションを選択します。
      • ひとつ以上の行と一致 条件は、フィールドの各行で見つかった値に適用されます
      • 結果セット全体に対して集約 条件はフィールドの集約値に適用されます
    3. 条件の適用先フィールドを選択し、[+ フィールド追加]をクリックし、条件ロジックを定義します。
    4. 送信]をクリックします。

      結果 条件ロジックは、[アラートに基づいたブロードキャスト]で表示されます。

ブロードキャスト スケジュールを定義する

  1. 頻度]から、レポートをブロードキャストする頻度と時を定義します。
  2. 省略可能。ブロードキャスト スケジュールの指定時刻とタイムゾーンを定義するには、[高度な設定]をクリックし、必要に応じて、ブロードキャスト スケジュールを定義します。
    • スケジュール期間の制限 ブロードキャスト スケジュールを、設定された期間内でのみ実行するよう制限します
      メモ

      エラー通知]オプションはサポートされていません。

  3. 送信]をクリックします。

    結果 ブロードキャスト スケジュールが設定されます。

ブロードキャスト スケジュールを編集または削除する

  1. 編集または削除するブロードキャスト スケジュールを含むレポートを開きます。
  2. ブロードキャスト ]をクリックします。

    ブロードキャスト]ダイアログ ボックスが開きます。

  3. 該当するブロードキャストをクリックします。

    受信者、スケジュール情報、および過去 90 日間でレポートがブロードキャストされた回数が表示されます。

  4. 次のいずれかを実行します。
    • ブロードキャスト スケジュールを編集するには、[編集]をクリックし、必要に応じて、ブロードキャスト スケジュールを更新します。
    • ブロードキャスト スケジュールを削除するには、[削除][削除]の順にクリックし、確認します。