Risico's in bulk importeren

Importeer risico's in bulk als u tijdrovende handmatige gegevensinvoer moet vermijden of gegevens vanuit een ander systeem moet migreren.

U kunt ook meerdere risico's tegelijkertijd bijwerken met behulp van sessies in Bulkimporteerprogramma. Voor meer informatie raadpleegt u Bestaande risico's in bulk bijwerken.

Hoe het werkt

U opent een nieuwe sessie voor Bulkimporteerprogramma en downloadt de Excelsjabloon van de pagina Bulkimporteerprogramma in Launchpad. U bereidt gegevens voor in de sjabloon en uploadt de sjabloon vervolgens op de pagina Bulkimporteerprogramma.

Waar zijn de geüploade risico's?

Wanneer u risico's uploadt, zijn de gegevens toegankelijk met het Projectplan of de Risicocontrolematrix van het project of raamwerk.

Risico's zijn ook beschikbaar in de te downloaden Risicocontrolematrix-rapporten en het OrganizationNameProjectrapport (definitieve auditrapport).

Voordat u begint

Voordat u risico's gaat importeren, moet u het volgende doen:

  1. Maak een project via het Bulkimporteerprogramma door het werkblad Projecten in te vullen of via de gebruikersinterface; OF
    Maak een raamwerk via het Bulkimporteerprogramma door het werkblad Raamwerken in te vullen of via de gebruikersinterface.
  2. Definieer doelen via het Bulkimporteerprogramma door het werkblad Doelen in te vullen of via de gebruikersinterface.

Opmerking

Met behulp van het Bulkimporteerprogramma maakt u veel Diligent One-resources in een enkele import. U kunt de werkbladen van alle vereiste bronnen invullen en ze allemaal in één keer importeren.

Workflow

Machtigingen

Alleen systeembeheerders kunnen Diligent One-resources in bulk uploaden vanuit het Bulkimporteerprogramma.

Nieuwe risico's in bulk uploaden

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Een nieuwe sessie in Bulkimporteerprogramma openen en de Excelsjabloon downloaden

  1. Open Launchpad.

    Opmerking

    Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Launchpad, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

  2. Selecteer Platform-instellingen > Organisatie.

    Als u Organisatie niet als een optie ziet, heeft het account dat u hebt gebruikt om u aan te melden, geen beheerdersbevoegdheden.

  3. Klik onder Bulkimporteerprogramma op de optie Bulkbronnen beheren.

    Een nieuwe sessie voor Bulkimporteerprogramma begint, met de sessie-ID toegevoegd aan de URL.

    Let op

    Begin altijd een nieuwe sessie om nieuwe bronnen toe te voegen, want anders verliest u mogelijk eerder geüploade gegevens.

    Bijvoorbeeld: u wilt 200 entiteiten importeren in twee batches (100 +100). Als u de batches na elkaar uploadt in dezelfde sessie, worden na het uploaden van de tweede batch de gegevens die u in de eerste batch hebt geüpload vervangen door de gegevens in de tweede batch. Om dit gegevensverlies te vermijden uploadt u altijd de eerste batch in één sessie en begint u een nieuwe sessie voor de volgende batch. Zo begint u ook een nieuwe sessie om meer nieuwe bronnen toe te voegen.

    Opmerking

    U kunt eerdere sessies gebruiken om eerder geüploade gegevens bij te werken. Voor meer informatie raadpleegt u Bijwerkfunctionaliteit in het Bulkimporteerprogramma.

  4. Onder Bron selecteren selecteert u een van de volgende opties in het brontype:

    • Projecten > Projectnamen Om risico's te maken voor een bepaald project. De sjabloon is dynamisch en heeft ingebouwde configuraties van het geselecteerde project. Met deze methode kunt u meerdere Diligent One-bronnen (doelen, risico's, controles en mitigaties) maken die bij een bepaald project horen.
    • Raamwerken > Raamwerknamen Om risico's te maken voor een bepaald raamwerk. De sjabloon is dynamisch en heeft ingebouwde configuraties van het geselecteerde raamwerk. Met deze methode kunt u meerdere Diligent One-bronnen (doelen, risico's, controles en mitigaties) maken die bij een bepaald project horen.
    • Projecten > Projecttypen Om risico's te maken voor een project of een raamwerk, op basis van een projecttype. De sjabloon is dynamisch en heeft ingebouwde configuraties van het geselecteerde projecttype. Met deze optie kunt u meerdere Diligent One-bronnen (projecten, raamwerken, doelen, risico's, controles en mitigaties) maken op basis van een projecttype. U kunt ook hetzelfde doen met behulp van de Raamwerken > Projecttypen.
    • Alle bronnen Om alle bronnen tegelijkertijd in bulk te importeren: projecten, raamwerken, doelen, risico's, controles, mitigaties, problemen, acties, aanvragen, entiteiten en nalevingskaarten. De sjabloon is statisch en er is wat inspanning voor nodig om te voltooien, omdat u de configuratie van de bronnen handmatig moet uitzoeken.
  5. Klik op .xlsx-sjabloon downloaden.

    De Excelsjabloon wordt opgeslagen op uw lokale machine.

Gegevens voorbereiden in de sjabloon

  1. Open de gedownloade sjabloon en ga naar het werkblad Risico's.
  2. Kopieer uw gegevens naar de sjabloon of voer ze in de sjabloon in. Voor hulp bij het invoeren van gegevens raadpleegt u Tips voor het voorbereiden van inhoud.
    Opmerking
    • Als u de Add-in voor Excel gebruikt, zorg er dan voor dat de optie ACL Add-In is uitgeschakeld voordat u de Excelsjabloon wijzigt. Raadpleeg Add-in voor Excel configureren om te lezen hoe dat moet.
    • Wijzig de naam van het werkblad of de velden niet. Deze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet worden gewijzigd.
    • Het maximale aantal rijen dat tegelijkertijd kan worden geüpload is 2000 (in alle werkbladen gecombineerd).
    VeldBeschrijving

    referenceId

    verplicht

    Geeft een unieke ID op voor de bron. Deze moet uniek zijn voor elke rij in het werkblad.

    Kan een combinatie van tekst en nummers bevatten en de maximale lengte is 255 tekens.

    Dit veld is de primaire sleutel voor elke rij in de sjabloon. U hebt deze sleutel nodig als u deze bron weer wilt bijwerken.

    Belangrijk

    U kunt referentie-ID's gebruiken om snel bronnen aan elkaar te koppelen. U kunt bijvoorbeeld een nieuw project maken en een nieuw doel gekoppeld aan dat project in dezelfde upload. Dit kunt u doen door een koppeling te maken tussen het project en het doel door de referenceId op te geven in het vereiste veld.

    Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulkimporteerprogramma raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma.

    Opmerking

    Referentie-ID's zijn vereist wanneer u bronnen toevoegt of bijwerkt met behulp van het Bulkimporteerprogramma. Ze zijn niet beschikbaar wanneer u bronnen toevoegt/bijwerkt vanuit de gebruikersinterface van Diligent One.

    doel-ID

    verplicht

    Geeft de ID op van het doel waaraan u dit risico wilt koppelen.

    U vindt de doel-ID in de URL wanneer u naar een doel navigeert.

    Bijvoorbeeld: 

    https://stark.projects.highbond.com/
    audits/13659/objectives/6616    , waarbij 6616 de doel-ID is.

    Opmerking

    In dit veld kunt u ook de referentie-ID van een nieuw doel opgeven die u hebt toegevoegd in de actuele sjabloon. Hiermee wordt het risico gekoppeld aan het doel wanneer u de sjabloon uploadt.

    Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulkimporteerprogramma raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma.

    Voor informatie over doelen raadpleegt u Doelen definiëren .

    Titel

    Geeft de titel van het risico op.

    Voor meer informatie over risico's, raadpleegt u Risico's en controles definiëren.

    description

    verplicht

    Geeft de gedetailleerde beschrijving van het risico aan.

    Tip

    Gebruik HTML-tags om tekst op te maken. Bijvoorbeeld: <b>, <i>, <ol>, <ul>.

    Voor meer informatie over risico's, raadpleegt u Risico's en controles definiëren.

    Risico-ID

    Geeft het referentienummer of de code voor het risico aan.

    Voor meer informatie over risico's, raadpleegt u Risico's en controles definiëren.

    impact

    Geeft de gevolgen van het risico aan, als zich dat voordoet.

    De beschikbare opties zijn afhankelijk van het projecttype.

    Waarschijnlijkheid

    Geeft de waarschijnlijkheid aan dat het risico zich voor zal doen.

    De beschikbare opties zijn afhankelijk van het projecttype.

    position

    Geeft de waarde op die de volgorde bepaalt waarin het risico wordt weergegeven.

    Tip

    Vul de waarden in opeenvolgende volgorde in zodat de bronnen na het importeren in dezelfde volgorde worden weergegeven.

    entiteiten

    Geeft entiteits-ID's aan van de entiteiten die zijn getagd in het risico.

    U vindt de entiteits-ID in de URL wanneer u naar een entiteit navigeert.

    Bijvoorbeeld:

    https://stark.projects.highbond.com/
    auditable_entities/33055    , waarbij 33055 de entiteits-ID is.

    U kunt meerdere ID's opgeven, gescheiden door komma's.

    Opmerking

    In dit veld kunt u ook de referentie-ID van een nieuwe entiteit opgeven die u hebt toegevoegd in de actuele sjabloon. Hiermee wordt het risico gekoppeld aan de entiteit wanneer u de sjabloon uploadt.

    Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulkimporteerprogramma raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma.

    Voor meer informatie over entiteiten, raadpleegt u Entiteitstagging instellen.

    customAttributes_1_term - customAttributes_n_term

    Geeft aangepaste attribuutvelden 1 tot en met n aan.

    De aangepaste attributen in de Excelsjabloon zijn afhankelijk van het type sjabloon, als volgt:

    • Projectnamen/Raamwerknamen/Projecttypen: standaard bevat de sjabloon de aangepaste attribuutvelden gedefinieerd in het projecttype.
    • Alle bronnen: u moet de aangepaste attribuutvelden handmatig controleren en invoeren, zowel de termijn als de waarde. De sjabloon heeft één paar met aangepaste attribuuttermijn en -waarde. U kunt indien nodig nog negen paren toevoegen. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie door een teller toe te voegen, bijvoorbeeld: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc.

    De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Voor meer informatie over aangepaste attributen raadpleegt u Termen, velden en meldingen aanpassen.

    customAttributes_1_value - customAttributes_n_value

    Geeft aangepaste attribuutwaarden 1 tot en met n aan.

    De aangepaste attributen in de Excelsjabloon zijn afhankelijk van het type sjabloon, als volgt:

    • Projectnamen/Raamwerknamen/Projecttypen: standaard bevat de sjabloon de aangepaste attribuutvelden gedefinieerd in het projecttype.
    • Alle bronnen: u moet de aangepaste attribuutvelden handmatig controleren en invoeren, zowel de termijn als de waarde. De sjabloon heeft één paar met aangepaste attribuuttermijn en -waarde. U kunt indien nodig nog negen paren toevoegen. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie door een teller toe te voegen, bijvoorbeeld: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc.

    De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Voor meer informatie over aangepaste attributen raadpleegt u Termen, velden en meldingen aanpassen.

    Opmerking
    • Als een waarde begint met een vierkant haakje of een komma, puntkomma of regeleinde bevat, omsluit u de waarde met dubbele aanhalingstekens (" ").
      Bijvoorbeeld: "[2021]", "Eerste, tweede asset", "Dit is belangrijk; dit ook".
    • Voor een meerkeuzeveld kunt u meerdere waarden toevoegen door elke waarde met een komma te scheiden.
    • Zorg er voor een vervolgkeuzelijst of een meerkeuzeveld voor dat de waarden precies hetzelfde zijn zoals opgegeven in de opties.

    customFactors_1_term - customFactors_n_term

    Geeft aangepaste risicoscorefactoren 1 tot en met n aan.

    De aangepaste risicoscorefactoren in de Excel-sjabloon zijn afhankelijk van het type sjabloon, als volgt

    • Projectnamen/Raamwerknamen/Projecttypen: standaard bevat de sjabloon de aangepaste factoren gedefinieerd in het projecttype.
    • Alle bronnen: u moet de aangepaste factoren handmatig controleren en invoeren, zowel de termijn als de waarde. De sjabloon heeft één paar met aangepaste termijn en waarde, en u kunt handmatig nog vier paren toevoegen indien nodig. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie door een teller toe te voegen, bijvoorbeeld: customFactors_2_term, customFactors_2_value, etc.

    De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Voor meer informatie over aangepaste attributen raadpleegt u Termen, velden en meldingen aanpassen.

    customFactors_1_value - customFactors_n_value

    Geeft aangepaste risicoscorefactoren 1 tot en met n aan.

    De aangepaste risicoscorefactoren in de Excel-sjabloon zijn afhankelijk van het type sjabloon, als volgt

    • Projectnamen/Raamwerknamen/Projecttypen: standaard bevat de sjabloon de aangepaste factoren gedefinieerd in het projecttype.
    • Alle bronnen: u moet de aangepaste factoren handmatig controleren en invoeren, zowel de termijn als de waarde. De sjabloon heeft één paar met aangepaste termijn en waarde, en u kunt handmatig nog vier paren toevoegen indien nodig. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie door een teller toe te voegen, bijvoorbeeld: customFactors_2_term, customFactors_2_value, etc.

    De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Voor meer informatie over aangepaste attributen raadpleegt u Termen, velden en meldingen aanpassen.

    Opmerking
    • Als een waarde begint met een vierkant haakje of een komma, puntkomma of regeleinde bevat, omsluit u de waarde met dubbele aanhalingstekens (" ").
      Bijvoorbeeld: "[2021]", "Eerste, tweede asset", "Dit is belangrijk; dit ook".
    • Voor een meerkeuzeveld kunt u meerdere waarden toevoegen door elke waarde met een komma te scheiden.
    • Zorg er voor een vervolgkeuzelijst of een meerkeuzeveld voor dat de waarden precies hetzelfde zijn zoals opgegeven in de opties.
    Opmerking

    In de dynamische sjabloon worden voor een vervolgkeuzeveld de opties in de vervolgkeuzelijst alleen weergegeven voor de eerste rij. Als u deze opties voor meer rijen wilt krijgen, kopieert u de eerste rij en plakt u deze in de vereiste rijen.

  3. Sla de sjabloon op en sluit deze.

Tips voor het voorbereiden van inhoud

Het voorbereiden van inhoud omvat:

  • het kopiëren en plakken van uw brongegevens in de Excelsjabloon
  • het invoeren van gegevens, waar van toepassing, in de Excelsjabloon
  • het opslaan van de sjabloon ter voorbereiding op het in bulk uploaden

In de onderstaande tabel vindt u verschillende tips die u kunt gebruiken om snel en efficiënt uw inhoud voor te bereiden in de Excelsjablonen.

Taak Stappen
Bekijk zowel de sjabloon als uw brondocument op één scherm

Windows-gebruikers:

Druk op Windows-toets + pijl naar rechts of naar links

Mac-gebruikers:

Versleep het venster om één helft van het scherm te vullen.
Kopieer/plak gegevens van meerdere cellen in de sjabloon
  1. Selecteer in Excel de juiste cellen.
  2. Druk op CTRL + C.
  3. Klik op de juiste cel waarin u de gegevens wilt plakken.
  4. Druk op CTRL + V om te plakken.
Een cijfer of formule als tekst behandelen Voer in Excel een apostrof in vóór het cijfer in de formule.
Wijzig de kolombreedte of rijhoogte om zodat deze automatisch wordt aangepast aan uw gegevens
Voer in Excel een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer de kolom die u wilt wijzigen en dubbelklik op de grens aan de rechterkant van een geselecteerde kolomkop.
  • Selecteer de rij die u wilt wijzigen en dubbelklik op de grens onderaan een geselecteerde rij.
Opeenvolgende numerieke gegevens invoeren
  1. Voer in Excel het eerste cijfer van de sequentie in de juiste cel in.
  2. Selecteer de cel.
  3. Verplaats uw cursor naar de rechterbenedenhoek van de cel en sleep het omrande gebied naar waar de sequentie moet eindigen.
  4. Klik op Opties voor automatisch doorvoeren.
  5. Selecteer Doorvoerreeks.
Formules gebruiken om gegevens te berekenen
  1. Klik in Excel op de juiste cel.
  2. Voer uw formule in het veld fx in.

    Hieronder vindt u enkele veelgebruikte formules:

    • SUM - Hiermee kunt u twee of meer cijfers samen toevoegen.

      Voorbeeld: =SUM(A1:B5)

    • COUNT - Telt het aantal cellen in een bereik dat cijfers bevat.

      Voorbeeld: =COUNT(A1:A10)

    • TRIM - Verwijdert alle spaties in een cel, behalve de spaties tussen woorden.

      Voorbeeld: =TRIM(A1)

    • LEN - Telt het aantal tekens in een cel.

      Voorbeeld: =LEN(A1)
Gegevens in een enkele kolom sorteren of filteren
  1. Voer in Excel een van de volgende handelingen uit:
    1. Klik op Start > Sorteren en filteren.
    2. Klik op Gegevens > Filter.

      De kolomkoppen hebben een pijl naast de kopnaam.

  2. Ga naar de kolom die u wilt filteren en klik op de pijl naast de koptekst.

    Het venster Sorteren en filteren wordt geopend.

  3. Sorteer of filter gegevens in de kolom indien nodig.

Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma

Referentie-ID is een veld in de Excelsjabloon Bulkimporteerprogramma. Het is het eerste veld in alle werkbladen en is beschikbaar voor alle bronnen. Het is een unieke identificator voor elke record in het werkblad.

Met behulp van referentie-ID's  kunt u Diligent One-bronnen aan elkaar koppelen. U kunt bijvoorbeeld een project maken en een doel dat is gekoppeld aan het project in dezelfde import. Dit kunt u doen door de referenceId op te geven in het vereiste veld.

Voorbeeld 1

Scenario

Met behulp van het Bulkimporteerprogramma wilt u het volgende bewerkstelligen in een enkele upload:

  • Maak een nieuw project.
  • Maak een nieuw doel en koppel dit aan het nieuwe project.

Proces

U downloadt en opent de Excelsjabloon. U gaat naar het werkblad Projecten en vult de vereiste velden, inclusief de referenceId in. U kopieert de referenceId van het nieuwe project.

Vervolgens gaat u naar het werkblad Doelen, voegt u de details van het nieuwe doel in en plakt u in het veld parentResourceId de referenceId die u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Projecten. Hiermee koppelt u het nieuwe doel aan het nieuwe project.

Resultaat

Wanneer u de sjabloon uploadt, gebeurt het volgende:

  • Er wordt een nieuw project gemaakt.
  • Er wordt een nieuw doel gemaakt en het nieuwe doel wordt gekoppeld aan het nieuwe project.

Voorbeeld 2

Scenario

Met behulp van het Bulkimporteerprogramma wilt u het volgende bewerkstelligen in een enkele upload:

  • Maak 1 nieuw project.
  • Maak 1 nieuw doel en koppel dit aan het nieuwe project.
  • Maak 2 nieuwe risico's en 2 nieuwe controles en koppel deze aan het nieuwe doel.

Proces

U downloadt en opent de Excelsjabloon, gaat naar het werkblad Projecten en voegt de details van het nieuwe project toe, zoals de referenceId en andere vereiste velden. U kopieert de referenceId van het nieuwe project.

Vervolgens gaat u naar het werkblad Doelen en voegt u het nieuwe doel toe. In het veld parentResourceId van het doel plakt u de referenceId van het nieuwe project die u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Projecten. Nu kopieert u de referenceId van het nieuwe doel.

Vervolgens gaat u naar het werkblad Risico's, voegt u de nieuwe risico's toe en plakt u in het veld objectiveId van elk risico de referenceId van het nieuwe doel dat u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Doelen.

Ten slotte gaat u naar het werkblad Controles, voegt u de nieuwe controles toe en plakt u in het veld objectiveId van elke controle de referenceId van het nieuwe doel dat u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Doelen.

Resultaat

Wanneer u de sjabloon uploadt, gebeurt het volgende:

  • Er wordt 1 nieuw project gemaakt.
  • Er wordt 1 nieuw doel gemaakt en het wordt gekoppeld aan het nieuwe project.
  • Er worden 2 nieuwe risico's en 2 nieuwe controles gemaakt, en ze worden gekoppeld aan het nieuwe doel.

Gegevens uploaden

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Sleep de sjabloon naar het browservenster.
  • Klik op Kies vanaf uw computer en selecteer de bijgewerkte sjabloon op uw computer.

    Er kan slechts één Excelsjabloon tegelijkertijd worden geüpload (elk bestand wordt afzonderlijk gevalideerd).

    • Resultaat Een bericht over de uitkomst (gelukt of mislukt) wordt weergegeven, afhankelijk van de uitkomst van het proces, en de nieuwste sessie wordt bijgewerkt in de tabel Sessies.

Sessies in Bulkimporteerprogramma

Een sessie in het Bulkimporteerprogramma is een reeks gebruikersinteracties om HighBond-bronnen te importeren. Elke gebruikerssessie wordt vastgelegd in de tabel Sessies.

De tabel Sessies bevat de volgende informatie.

Veldnaam

Beschrijving

Websessies

Toont de lijst met websessies.

Een websessie verwijst naar een sessie die wordt voltooid met behulp van de gebruikersinterface van het Bulkimporteerprogramma. Een nieuwe sessie begint elke keer dat u de pagina Bulkimporteerprogramma opent.

API-sessies

Toont de lijst met API-sessies.

Een API-sessie verwijst naar een sessie die wordt voltooid met behulp van een API-platform, zoals Postman etc.

Vernieuwen

 Hiermee wordt de pagina Sessies opnieuw geladen.

Sessie-ID

Sessie-identificator.

In Websessies kunt u op de sessie-ID klikken om naar een specifieke sessie te gaan, en wordt de sessie-ID toegevoegd aan de URL.

Bijvoorbeeld: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, waarbij
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc de sessie-ID is.

Opmerking

Sessie-ID's van zowel de web- als API-sessies zien er hetzelfde uit. Zorg ervoor dat u de ID's niet onderling uitwisselt om fouten te voorkomen.

Datum

Toont de datum en tijd van de sessie. U kunt de datum in oplopende of aflopende volgorde sorteren.

Geüpload door

Toont de naam van de gebruiker.

Status

Toont de status van de upload, of deze gelukt is of niet.

U kunt op de status klikken om de details van de voltooide import te bekijken.

Bestandsnaam

Toont de naam van de geüploade sjabloon/het geüploade foutenlogboek. Bijvoorbeeld: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Sjabloon U kunt op de sjabloon klikken en deze downloaden om eerder geüploade gegevens te corrigeren.

Foutenlogboek Een foutenlogboek wordt gegenereerd wanneer een upload mislukt. U kunt het foutenlogboek controleren om de fouten te corrigeren en de sjabloon opnieuw te uploaden.

Opmerking
  • De sjabloon en het foutlogboek kunnen tot 18 maanden vanaf de uploaddatum worden gedownload.
  • De koppeling om de sjabloon te downloaden is vanaf 13 mei 2022 beschikbaar voor de Bulkimporteerprogrammasessies. U kunt de sjabloon niet downloaden voor sessies eerder dan deze datum.

Bestaande risico's in bulk bijwerken

U kunt meerdere items tegelijkertijd bijwerken in Bulkimporteerprogramma met behulp van sessies.

Opmerking

U kunt alleen bronnen bijwerken die u hebt geüpload met behulp van het Bulkimporteerprogramma.

Hoe het werkt

U opent een eerdere sessie via de pagina Bulkimporteerprogramma. U opent de sjabloon die is geüpload in de eerdere sessie en brengt de benodigde wijzigingen aan. Vervolgens uploadt u de sjabloon op de pagina Bulkimporteerprogramma.

Belangrijk

  • Gebruik eerdere sessies om wijzigingen aan te brengen of eerder geüploade gegevens te corrigeren.
  • Begin een nieuwe sessie om nieuwe bronnen te uploaden, zelfs als ze gerelateerd zijn aan eerder geüploade gegevens.

Bijvoorbeeld: u hebt een project en een paar doelen geüpload in een eerdere sessie. Open dezelfde sessie om die bronnen bij te werken. Begin een nieuwe sessie als u risico's, controles of een andere bron gerelateerd aan dat project of die doelen wilt uploaden.

Voorwaarden voordat u bijwerkt

Voordat u kunt bijwerken, moet u het volgende doen:

  1. Beslissen welke sessie u wilt selecteren. Dit is vereist omdat de geüploade gegevens worden gekoppeld aan een sessie. Daarom moet u de sessie openen die is gekoppeld aan de gegevens die u wilt bijwerken. Voor meer informatie over sessies raadpleegt u Sessies in Bulkimporteerprogramma.

  2. Zorg ervoor dat u toegang hebt tot de Excelsjabloon die is geüpload in de sessie die u wilt selecteren. De sjabloon bevat de referentie-ID's. Dit zijn unieke identificatoren voor elke rij in de sjabloon. Deze zijn vereist om de gegevens bij te werken. Voor meer informatie over referentie-ID's raadpleegt u Gegevens voorbereiden in de sjabloon.

    Let op

    Gegevens worden bijgewerkt op basis van de bijbehorende sessie- en referentie-ID's. Als de sessie- en referentie-ID's niet overeenkomen, kunnen duplicaten worden gemaakt of kan er een fout optreden.

Stappen om bij te werken

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Een eerdere sessie openen

Opmerking

Er zijn geen eerdere sessies beschikbaar wanneer u de pagina Bulkimporteerprogramma voor de eerste keer opent. U moet minimaal één keer uploaden om de sessiedetails te kunnen bekijken.

Voor meer informatie over sessies raadpleegt u Sessies in Bulkimporteerprogramma.

  1. Open Launchpad.

    Opmerking

    Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Launchpad, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

  2. Selecteer Platform-instellingen > Organisatie.

    Als u Organisatie niet als een optie ziet, heeft het account dat u hebt gebruikt om u aan te melden, geen beheerdersbevoegdheden.

  3. Klik onder Bulkimporteerprogramma op de optie Bulkbronnen beheren.

  4. Scrol naar beneden naar de sectie Sessies en klik op de gewenste Sessie-ID.

    Resultaat De sessie wordt geladen met de geselecteerde sessie-id toegevoegd aan de URL.

    Opmerking

    Zorg ervoor dat u de juiste sessie selecteert, waarin u de eerder geüploade gegevens wilt bijwerken. Als de sessie- en referentie-ID's niet overeenkomen, kunnen duplicaten worden gemaakt of kan er een fout optreden. Voor meer informatie raadpleegt u Voorwaarden voordat u gaat bijwerken.

Gegevens bijwerken in de sjabloon

  1. Open de Excelsjabloon die u in de sessie hebt geüpload en die u in de vorige stap hebt geselecteerd. Dit bestand bevat de eerder geüploade gegevens en de referentie-ID's. Voor meer informatie raadpleegt u Voorwaarden voordat u gaat bijwerken.

    Opmerking

    Zorg ervoor dat de optie ACL Add-In is uitgeschakeld voordat u de Excelsjabloon wijzigt, want anders mislukt de upload. Voor meer informatie over ACL Add-Ins raadpleegt u Add-in voor Excel configureren.

  2. Ga naar het bijbehorende werkblad en werk de gegevens bij op basis van de referentie-ID's. Voor meer informatie over de velden raadpleegt u Gegevens voorbereiden in de sjabloon

    Opmerking

    Zorg ervoor dat u de waarden bijwerkt die overeenkomen met de referentie-ID's, gebaseerd op de eerder geüploade gegevens die worden bijgewerkt. Als deze niet overeenkomen, kunnen duplicaten worden gemaakt of kan er een fout optreden.

  3. Sla het bestand op en sluit dit.

Gegevens uploaden

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Sleep de sjabloon naar het browservenster.
  • Klik op Kies vanaf uw computer en selecteer de bijgewerkte sjabloon op uw computer.

    Er kan slechts één Excelsjabloon tegelijkertijd worden geüpload (elk bestand wordt afzonderlijk gevalideerd).

    • Resultaat Een bericht over de uitkomst (gelukt of mislukt) wordt weergegeven, afhankelijk van de uitkomst van het proces, en de nieuwste sessie wordt bijgewerkt in de tabel Sessies.

Probleemoplossing

U kunt het foutenlogboek vanuit de Sessies-tabel downloaden en controleren. Krijg inzicht in veelvoorkomende fouten bij het in bulk uploaden en lees hoe u fouten kunt oplossen.

De volgende tabel bevat een lijst met mogelijke fouten die kunnen optreden bij het uploaden van de sjabloon.

Fout Oplossing(en)
Het geüploade bestand bevat mogelijk meer dan 2000 rijen (in alle werkbladen gecombineerd). Verwijder de extra rijen uit de sjabloon en upload opnieuw.
Verplichte velden kunnen leeg zijn of ontbreken in het geüploade bestand. Zorg ervoor dat alle verplichte velden (gemarkeerd met rode en oranje kolomnamen in de sjabloon) ingevuld zijn.
Opmerking

Als u geen gegevens verstrekt in de verplichte velden, wordt de rij niet verwerkt.
Gegevensindeling is mogelijk onjuist.

Zorg ervoor dat gegevens in tekstvelden geldig zijn en de maximale veldlengte niet overschrijden: 255 tekens.

Rich text-velden hebben geen tekenlimiet.
Gegevenswaarden zijn mogelijk ongeldig of komen mogelijk niet overeen met de vervolgkeuzelijstwaarden.

Bijvoorbeeld: de waarde voor de velden received en sendRecurrentNotifications in het blad Aanvragen moet True of False zijn.
Ongeldige velden in de sjabloon.
  • Voeg geen nieuwe velden toe aan de sjabloon.
  • Verwijder geen velden uit de sjabloon.
Sjabloon heeft mogelijk niet de verwachte indeling.

Zorg ervoor dat de bestandsindeling .xlsx is.
Ongeldige werkbladnamen.

Wijzig de naam van het werkblad niet.
Sessie is mogelijk verlopen.

Vernieuw de pagina en probeer opnieuw te uploaden.
Sessie-ID is mogelijk ongeldig. Zorg ervoor dat u een websessie-ID gebruikt.