Projecten archiveren en dearchiveren

Archiveer uw project als het voltooid is, of als u de instellingen hebt afgerond van een project dat u als een aangepast sjabloon wilt gebruiken. Dearchiveer een project als u informatie van een project moet ophalen of informatie aan een project moet toevoegen.

Hoe het werkt

Als het project is gearchiveerd, wordt het verplaatst van de startpagina Projecten naar de Projectbibliotheek. Het project blijft in alleen-lezen-formaat in de Projectbibliotheek totdat het gearchiveerd of doorgestuurd wordt, met bepaalde uitzonderingen.

Het volgende komt ook voor:

Taken en eerdere versies van bijlagen worden verwijderd.
Alle terugkerende meldingen die eerder voor acties en aanvraagitems waren geconfigureerd, stoppen.
Openbare links naar actie- en aanvraagitems (die gedistribueerd zijn naar niet-gelicentieerde gebruikers) verlopen.
Beoordelingsfactoren worden automatisch uitgeschakeld.
Controleprestatieschema's en certificeringsaanvragen stoppen met lopen.
Het project is losgekoppeld van garantieplannen.

Rapportage over problemen van gearchiveerde projecten

Als uw organisatie toegang heeft tot Rapporten, kunt u de weergave Gearchiveerde problemen gebruiken om te rapporteren over problemen van gearchiveerde projecten. Voor meer informatie raadpleegt u Referentie weergave.

Wanneer een probleem verholpen is, kunt u het project dearchiveren, het probleem sluiten en het project opnieuw archiveren.

Overwegingen en beperkingen

Elk project of raamwerk heeft een bijbehorend projecttype.

Als u een project archiveert en vervolgens wijzigingen aanbrengt in het projecttype dat aan het project is gekoppeld, dan worden de wijzigingen ook op het gearchiveerde project toegepast.

Entiteiten bijwerken

Als u een project archiveert en vervolgens wijzigingen aanbrengt aan de enteitien, dan worden de wijzigingen ook op het gearchiveerde project toegepast.

Projecten herstellen voordat ze worden gearchiveerd

Als u eerder een project hebt verwijderd, en het is nog steeds beschikbaar in de Projectbibliotheek onder Verwijderde projecten, dan moet u het project herstellen voordat u het kunt archiveren.

Secties uitchecken

Als u eerder een sectie van een project hebt uitgecheckt met behulp van Offline Projecten of de Diligent One iPad-app, en u archiveert vervolgens het project, dan kunt u de sectie niet opnieuw inchecken totdat u het project dearchiveert.

Scenario's

Afhankelijk van wat u moet doen, kunt u een project archiveren, een project unarchiveren of een gearchiveerd project doorsturen.

Scenario	Actie
U wilt een project afronden en het alleen-lezen maken.	Archiveer het project
U wilt het project afronden en alleen-lezen maken, maar ook de mogelijkheid hebben om op een later tijdstip informatie op te halen of toe te voegen.	Archiveer en dearchiveer het project
U wilt het project hergebruiken als een aangepaste sjabloon omdat u in de toekomst een soortgelijk project uitvoert.	Archiveer het project en stuur het door

Scenario

Actie

U wilt een project afronden en het alleen-lezen maken.

Archiveer het project

U wilt het project afronden en alleen-lezen maken, maar ook de mogelijkheid hebben om op een later tijdstip informatie op te halen of toe te voegen.

Archiveer en dearchiveer het project

U wilt het project hergebruiken als een aangepaste sjabloon omdat u in de toekomst een soortgelijk project uitvoert.

Archiveer het project en stuur het door

Beschikbaarheid van projectonderdelen

De beschikbaarheid van projectitems is gebaseerd op het feit of u een gearchiveerd project archiveert, unarchiveert of doorstuurt.

Opmerking

Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Item	Archiveren	Dearchiveren	Doorsturen
Instellingen
Planningsbestanden			*
Doelen
Beschrijvingen
Rsicocontrolematrix of projectplan
Uitvoeringsprocedures / Stapsgewijze beschrijvingen en testen			*
Gepubliceerde problemen			*
Ongepubliceerde problemen
Acties van gepubliceerde problemen			*
Acties van niet gepubliceerde problemen
Aanvragen
Beoordelingen
Goedkeuringen
Resultaten (velden en bestanden)			*
Tijdpagina's
Taken
Recente activiteit
Geschiedenis
Meest recente versies van bijlagen			*
Eerdere versies van bijlagen

Item beschikbaar =

Item beschikbaar als Projectresultaten opnemen is geselecteerd in het formulier Project doorsturen= *

Item verborgen =

Item niet beschikbaar =

Machtigingen

Projecten archiveren, unarchiveren en doorrollen

Projectbeheerders, projectmakers en professionele beheerders kunnen projecten waartoe zij toegang hebben archiveren, unarchiveren en doorsturen.

Gearchiveerde projecten bekijken

Om een gearchiveerd project te bekijken, moet u een combinatie van een van de volgende rollen in het project EN de bevoegheid Gearchiveerde projecten bekijken toegewezen krijgen:

Professioneel beheerder
Professionele gebruiker
Supervisie Executive
Supervisiebeoordelaar

Syteembeheerders met een professioneel abonnement krijgen automatisch de bevoegheid Gearchiveerde projecten bekijken toegewezen.

Voor meer informatie raadpleegt u Machtigingen Projecten-app.