Acties vastleggen

Leg acties vast om vervolgmaatregelen te identificeren voor het corrigeren van geïdentificeerde problemen.

Voordat u begint

Voordat u een actie kunt vastleggen, moet u een probleem vastleggen.

Hoe het werkt

Een actie is een specifieke vervolgmaatregel die gekoppeld is aan een geïdentificeerd probleem.

Om correctieverantwoordelijkheden te definiëren, kunt u acties toevoegen, actie-eigenaars toewijzen en extra medewerkers aan acties koppelen. Ook kunt u herinneringen voor uzelf instellen om problemen te hertesten of de uren die aan het hertesten zijn besteed bij te houden door acties aan uzelf toe te wijzen.

Zodra u een actie-eigenaar of CC-medewerkers aan een actie toewijst, ontvangen de juiste mensen een e-mailbericht met een koppeling naar de actie, en kunnen ze de actie bijwerken.

E-mailmeldingen over updates van acties

Opmerking

Actielinks verlopen zodra de actie is afgesloten. Als de actie opnieuw wordt geopend, kunt u een nieuwe e-mailmelding sturen, die automatisch een nieuwe actielink aanmaakt.

Wanneer een persoon een actie bijwerkt (veldwaarden wijzigt) of een opmerking over een actie plaatst, wordt er een e-mailmelding verzonden om anderen hiervan op de hoogte te stellen. In de tabellen hieronder staat weergegeven wie er een e-mailmelding ontvangt. Dit hangt af van de persoon die de aanvraag updatet of er een opmerking over de actie aan toevoegt.

Een actie bijwerken

Opmerking

Deze actiemaker is de persoon die is opgegeven in het veld Toegewezen door.

Actie bijgewerkt door E-mailmelding ontvangen door
Actiemaker Actie-eigenaar Persoon in CC
Actiemaker

Actie-eigenaar
Persoon in CC

Opmerking geven over een actie

Opmerking gegeven door E-mailmelding ontvangen door
Actiemaker Actie-eigenaar Persoon in CC
Actiemaker

Actie-eigenaar
Persoon in CC

Voorbeeld

Een actie vastleggen

Scenario

U moet een actie vastleggen dat voortkomt uit de vaststelling dat de protocollen voor noodherstel niet gecoördineerd zijn binnen een organisatie.

Proces

U opent uw project cyberveiligheid beoordelen, klikt op het tabblad Problemen, navigeert naar het probleem Protocollen voor noodherstel, klikt op het subtabblad Opvolging en Correctie en klikt op Toevoegen naast Acties om de actie vast te leggen.

Resultaat

U legt de actie als volgt vast:

Machtigingen

  • Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen binnen een actie aanmaken, bijwerken en verwijderen.
  • Superviserende executives en mensen zonder toegang tot Diligent One die acties toegewezen hebben gekregen, hebben alleen antwoordtoegang (kunnen de velden Ingediend op en Status bijwerken, opmerkingen plaatsen en bestanden bijvoegen).
  • Superviserende beoordelaars hebben alleen-lezen toegang
  • Bijbdragerbeheerders, Bijdragertesters en Bijdragergebruikers kunnen alleen acties bijwerken en verwijderen waar zij eigenaar van zijn.

Ga naar de problemenomgeving

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Werken met problemen uit een bepaald project

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    2. Ga naar een project.
    3. Klik op het tabblad Problemen.
  • Werken met problemen uit alle projecten Open de Probleemvolger-app.

Zoek een probleem uit de Problemenlijst.

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Voer de titel of een deel van de titel van het/de proble(e)m(en) in in het zoekveld.

      Problemen die niet matchen met jouw zoekopdracht wordt uitgefilterd terwijl je typt.

    • Gebruik een filter om de problemen die op de pagina worden weergegeven, te beperken.

      Standaard worden alle problemen van het project weergegeven. Klik op Wissen om een van de toegepaste filters te verwijderen.

    • Klik op een kolomnaam om de problemenlijst bij die kolom op oplopende of aflopende volgorde te sorteren.
    • Klik op de projectnaam om alle aan het project gelieerde problemen te bekijken.
      Opmerking

      Deze optie is alleen beschikbaar in de Probleemvolger.

  2. In het tabblad Problemen klikt u op de probleemnaam of vanuit de Probleemvolger klik u op Details naast het desbetreffende probleem.

    Resultaat De pagina Probleemdetails wordt geopend.

Een actie toevoegen

  1. Zoek een probleem uit de Problemenlijst..
  2. Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
  3. Klik op Toevoegen naast Acties.

    Resultaat Het dialoogvenster Nieuwe actie wordt geopend.

  1. Voer de volgende informatie in en klik op Opslaan:
Veld Beschrijving
Titel

geeft de naam van de actie op.

De maximale lengte bedraagt 255 karakters.

Eigenaar

optioneel

hier wordt de persoon die verantwoordelijk is voor de actie weergegeven

Het zoekveld werkt op de voor- en/of achternaam van de persoon.

Selecteren Geef een gebruiker op ... en voer een van de volgende acties uit:

  • Geef een gebruiker op Selecteer een persoon onder de Gebruikers-lijst indien die persoon een gelicentieerd gebruiker is van het Diligent One-instantie.
  • Geef een contract op Indien uw organisatie gebruik maakt van de Resultaten-app, en een Referentieverzameling heeft geconfigureerd, selecteer dan een persoon onder de Contactpersonen-lijst om een van de contactpersonen van uw organisatie als de actie-eigenaar op te geven.
  • Typ handmatig de naam van de persoon in en druk op Enter Gebruik deze optie indien de persoon geen gebruiker of contactpersoon binnen een Diligent One-instantie is. Naast de naam van de persoon kunt u handmatig zijn/haar e-mailadres intypen in het veld E-mailadres.

Indien er sprake is van duplicaat-e-mails omdat de persoon zowel een gebruiker van Diligent One als een contactpersoon is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon uit de zoekresultaten gefilterd en wordt uitsluitend het e-mailadres van de gebruiker weergegeven.

Opmerking

Iedereen kan als actie-eigenaar toegewezen worden. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.

Nu melding verzenden

optioneel

Selecteer deze optie om onmiddellijk een e-mailbericht naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen.

Wekelijkse herinnering versturen

optioneel

Selecteer deze optie om herhaaldelijke e-mailberichten naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen. De standaardconfiguratie is ingesteld op het verzenden van e-mailherinneringen 28, 14, 7, 2 en 1 dagen voor de vervaldatum, maar u kunt desgewenst een aangepaste frequentie configureren.

Voor informatie over terugkerende actieherinneringen, zie Terugkerende actieherinneringen sturen.

Probleemtitel/-koptekst opnemen

optioneel

Selecteer deze optie om aanvullende probleemdetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken.

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.

Correctieplan en deadline opnemen

optioneel

Selecteer deze optie om aanvullende correctiedetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken.

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie. Bijvoorbeeld om te gebruiken voor mensen zonder toegang tot het systeem.

Beschrijving

optioneel

geeft de details van de vereiste actie aan

Opmerking

Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.

Tip

Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:

  • Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
  • Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in

CC

optioneel

geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de actie

Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken.

Opmerking

Iedereen kan in CC wordt gezet voor een actie. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.

Tip

U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen.
Deadline geeft de datum op waarop de actie voltooid moet zijn

Prioriteit

optioneel

geeft de prioriteit van de actie op

De actie kan bijvoorbeeld worden aangegeven als "Hoog", "Gemiddeld" of "Laag". Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren.

Meerdere acties toevoegen

Voor informatie over het toevoegen van meerdere acties tegelijk, zie Acties in bulk importeren.

Een actie bekijken of bijwerken

Als u een actie toegewezen hebt gekregen, kunt u deze bekijken of bijwerken.

Opmerking

U kunt de tabbladen Informatie en E -mailmeldingen niet meer bijwerken nadat Opvolgingen correctie op elk niveau is afgemeld. U kunt de tabbladen Actie opvolgen en Actie voltooien echter wel bijwerken nadat Opvolging en correctie op elk niveau is uitgeschakeld.

  1. Zoek een probleem uit de Problemenlijst..
  2. Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
  3. Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bekijken of bijwerken.

    Resultaat Het actiedialoogvenster met de volgende tabbladen wordt geopend:

    • Informatie

    • E-mailmelding

    • Actieopvolging

    • Actie voltooien

Informatie over een actie bekijken of bijwerken

Opmerking

U kunt het tabblad Informatie niet meer bijwerken nadat Opvolgingen en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

  1. Zoek een probleem uit de Problemenlijst..
  2. Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
  3. Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bekijken of bijwerken.
  4. Werk het tabblad Informatie bij met het volgende en klik op Opslaan:
Veld Beschrijving
Titel

geeft de naam van de actie op.

De maximale lengte bedraagt 255 karakters.
Toegewezen door

geeft de naam van de actiemaker op.

Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent. Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager die de actie heeft gemaakt is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken.

Eigenaar

optioneel

hier wordt de persoon die verantwoordelijk is voor de actie weergegeven

Het zoekveld werkt op de voor- en/of achternaam van de persoon.

Selecteren Geef een gebruiker op ... en voer een van de volgende acties uit:

  • Geef een gebruiker op Selecteer een persoon onder de Gebruikers-lijst indien die persoon een gelicentieerd gebruiker is van het Diligent One-instantie.
  • Geef een contract op Indien uw organisatie gebruik maakt van de Resultaten-app, en een Referentieverzameling heeft geconfigureerd, selecteer dan een persoon onder de Contactpersonen-lijst om een van de contactpersonen van uw organisatie als de actie-eigenaar op te geven.
  • Typ handmatig de naam van de persoon in en druk op Enter Gebruik deze optie indien de persoon geen gebruiker of contactpersoon binnen een Diligent One-instantie is. Naast de naam van de persoon kunt u handmatig zijn/haar e-mailadres intypen in het veld E-mailadres.

Indien er sprake is van duplicaat-e-mails omdat de persoon zowel een gebruiker van Diligent One als een contactpersoon is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon uit de zoekresultaten gefilterd en wordt uitsluitend het e-mailadres van de gebruiker weergegeven.

Opmerking

Iedereen kan als actie-eigenaar toegewezen worden. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.

Beschrijving

optioneel

geeft de details van de vereiste actie aan

Opmerking

Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.

Tip

Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:

  • Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
  • Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
Deadline geeft de datum op waarop de actie voltooid moet zijn

Prioriteit

optioneel

geeft de prioriteit van de actie op

De actie kan bijvoorbeeld worden aangegeven als "Hoog", "Gemiddeld" of "Laag". Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren.

E-mailmeldingen bekijken of bijwerken

Opmerking

U kunt het tabblad E -mailmeldingen niet meer bijwerken nadat Opvolgingen correctie op elk niveau is goedgekeurd.

  1. Zoek een probleem uit de Problemenlijst..
  2. Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
  3. Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bekijken of bijwerken.
  4. Klik op het tabblad E-mailmelding.
  5. Werk de volgende informatie bij en klik op Opslaan:
Veld Beschrijving

Nu melding verzenden

optioneel

Selecteer deze optie om onmiddellijk een e-mailbericht naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen.

Stuur herinneringen 28, 14, 7, 2 dagen en 1 dag vóór de deadline

optioneel

Selecteer deze optie om herhaaldelijke e-mailberichten naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen. De standaardconfiguratie is ingesteld op het verzenden van e-mailherinneringen 28, 14, 7, 2 en 1 dagen voor de vervaldatum, maar u kunt desgewenst een aangepaste frequentie configureren.

Voor informatie over terugkerende actieherinneringen, zie Terugkerende actieherinneringen sturen.

Probleemtitel/-koptekst opnemen

optioneel

Selecteer deze optie om aanvullende probleemdetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken.

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.

Correctieplan en deadline opnemen

optioneel

Selecteer deze optie om aanvullende correctiedetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken.

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.

CC

optioneel

geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de actie

Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken.

Opmerking

Iedereen kan in CC wordt gezet voor een actie. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.

Tip

U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen.

Een actie opvolgen.

Opmerking

U kunt het tabblad Actie opvolgen bijwerken nadat Opvolgingen en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

  1. Zoek een probleem uit de Problemenlijst..
  2. Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
  3. Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bijwerken.
  4. Klik op het tabblad Actie opvolgen.
  5. Werk de volgende informatie bij en klik op Opslaan:
Veld Beschrijving

Ingediend op

specificeert de datum waarop de actie werd voltooid of aangepakt

Status

geeft de huidige status van de actie aan

De status kan bijvoorbeeld Geopend, wacht op antwoord van management, management is aan het saneren, verholpen - wacht op verificatie, audit aan het verifiëren, heropend, voltooid zijn. Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren.

Opmerking

Projectbeheerders kunnen instellingen voor rechten configureren zodat iedereen met toegang tot acties het veld Status kan bijwerken. Ze kunnen ook beperken wie het veld Status kan bijwerken tot alleen gelicentieerde Diligent One-gebruikers met toegang tot acties. Voor meer informatie raadpleegt u Instellingen van Projecten-app.
Nieuwe opmerking

Voeg een opmerking toe en/of upload een bestand.

Voor meer informatie over bijlagen, zie Werken met bijlagen.

Opmerking

Om beveiligingsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

Actie voltooien

Opmerking

U kunt het tabblad Actie voltooien bijwerken nadat Opvolgingen en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

  1. Zoek een probleem uit de Problemenlijst..
  2. Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
  3. Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bijwerken.
  4. Klik op het tabblad Actie voltooien.
  5. Werk de volgende informatie bij en klik op Opslaan:
Veld Beschrijving
Voltooid op

specificeert de datum waarop de actie werd voltooid of aangepakt

Dit veld wordt normaal gesproken ingevuld door de actie-eigenaar. Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent.
Staat

Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent.

  • Open De actie is in een actieve status en e-mailmeldingen over de actie worden naar de opgegeven personen verzonden.

  • Gesloten De eigenaar van de actie en alle personen in CC op de actie ontvangen geen e-mailnotificaties meer over de actie. De link naar de actie in de e-mailmelding verloopt.

    Opmerking

    Als de actie opnieuw wordt geopend, kunt u een nieuwe e-mailmelding naar de juiste mensen sturen, die automatisch een nieuwe link naar de actie maakt.

    Tip

    Probleemeigenaren hebben de controle om de actie te sluiten met het veld Actiestatus .

Actie verwijderen

Let op

Als u een actie verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit het project. Als de actie is verwijderd, kunt u deze niet meer openen of herstellen.

  1. Navigeer naar het project dat de actie bevat die u wilt verwijderen.
  2. Klik op het tabblad Problemen.
  3. Klik op het subtabblad Opvolging & Correctie.
  4. Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt verwijderen.
  5. Klik op Actie verwijderen onder aan het tabblad Informatie.
  6. Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.

    Resultaat De actie wordt permanent verwijderd.