Aanvragen toevoegen

Documentatie aanvragen bij bedrijfseigenaren of overige belanghebbenden

Hoe het werkt

Auditors dienen vaak documentatie aan te vragen van bedrijfseigenaren en overige belanghebbenden om verdere informatie te verzamelen.

Om documentatie aan te vragen kunt u een aanvraag toevoegen en deze aan de desbetreffende persoon toewijzen. Als de persoon eenmaal is toegewezen, ontvangt hij/zij een melding per e-mail met een link waarmee de aanvraag bereikt kan worden, waarbij hij/zij de optie heeft om een bijlage bij te voegen of een opmerking te posten.

Voorbeeld

Machtigingen

Alleen Professioneel beheerders. Professionele gebruikers en Bijdragertesters kunnen aanvragen toevoegen.

Bijdragertesters kunnen aanvragen toevoegen vanuit het tabblad Aanvragen en vanuit de controles en procedures die zij in hun bezit hebben. Zij kunnen uitsluitend aanvragen bekijken en updaten die zij hebben aangemaakt of die aan hen zijn toegewezen als de aanvraageigenaar, en kunnen uitsluitend aanvragen verwijderen die zij hebben aangemaakt.

Stappen om een nieuwe aanvraag toe te voegen

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

   De startpagina Projecten wordt geopend.

2. Open een project.

   Het projectdashboard wordt geopend.

3. Vanuit het tabblad Planning, Veldwerk, of Resultaten klikt u op Aanvragen in de Hulpprogrammawerkbalk rechts bovenin.
4. Nadat het zijpaneel Aanvragen geopend is, klikt u op de knop + Nieuwe aanvraag.
5. Voer in het dialoogvenster Aanvragen de volgende informatie in en klik op Opslaan:

   Veld	Beschrijving
   Aanvrager	geeft de naam aan van de persoon die de documentatie heeft aangevraagd
   Beschrijving	beschrijft de aangevraagde informatie, zoals de documentnaam, het versienummer of de afdeling waar u mogelijk verwacht de informatie te vinden Opmerking Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten. Tip Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen: Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
   Eigenaar	geeft de naam op van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de aanvraag Het zoekveld werkt op de voor- en/of achternaam van de persoon. Selecteren Geef een gebruiker op ... en voer een van de volgende acties uit: Geef een gebruiker op Selecteer een persoon onder de Gebruikers-lijst indien die persoon een gelicentieerd gebruiker is van het Diligent One-instantie. Een contactpersoon opgeven Indien uw organisatie gebruik maakt van de Resultaten-app, en een Referentieverzameling heeft geconfigureerd, selecteer dan een persoon onder de Contactpersonen-lijst om een van de contactpersonen van uw organisatie als de actie-eigenaar op te geven. Typ handmatig de naam van de persoon in en druk op Enter Gebruik deze optie indien de persoon geen gebruiker of contactpersoon binnen een Diligent One-instantie is. Naast de naam van de persoon kunt u handmatig zijn/haar e-mailadres intypen in het veld E-mailadres. Indien er sprake is van duplicaat-e-mails omdat de persoon zowel een gebruiker als een contactpersoon is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon uit de zoekresultaten gefilterd en wordt uitsluitend het e-mailadres van de gebruiker weergegeven. Opmerking Als de gebruiker geen toegang heeft of de rol Supervisie-beoordelaar toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze gebruiker een niet-geverifieerde koppeling naar de aanvraag per e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de aanvraag.
   CC optioneel	geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de aanvraag Personen die in de CC staan, hoeven niet als gebruikers te worden toegevoegd aan een Diligent One-instantie. Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken. Opmerking Als de gebruiker geen toegang heeft of de rol Supervisie-beoordelaar toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze gebruiker een niet-geverifieerde koppeling naar de aanvraag per e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de aanvraag. Tip U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen. E-mailadressen worden gevalideerd alvorens ze worden opgeslagen.
   Deadline optioneel	geeft aan wanneer de aanvraag moet zijn uitgevoerd
   E-mailonderwerp optioneel	biedt de mogelijkheid om de onderwerpregel van e-mails aan te passen Opmerking De ingevoerde personalisatie wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke onderwerpregel.
   E-mailbericht optioneel	biedt de mogelijkheid om de hoofdtekst van de e-mail aan te passen Opmerking De ingevoerde personalisatie wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke hoofdtekst.
   Melding	Opmerking Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande aanvraag aan het bijwerken bent. Nu verzenden hiermee wordt direct een e-mail verstuurd aan de aanvraageigenaar en de personen in CC Herinnering [frequency] versturen hiermee wordt volgens een opgegeven, terugkerende planning een e-mail aan de aanvraageigenaar en de personen in CC verstuurd Voor informatie over terugkerende actieherinneringen, zie Terugkerende aanvraagherinneringen sturen.

Meerdere aanvragen toevoegen

Voor informatie over het toevoegen van meerdere aanvragen tegelijk, zie Aanvragen in bulk importeren.