Aanvragen in bulk importeren

Importeer aanvragen voor een project in bulk als u tijdrovende handmatige gegevensinvoer moet vermijden of gegevens vanuit een ander systeem moet migreren.

U kunt ook meerdere aanvragen tegelijkertijd bijwerken met behulp van sessies in Bulkimporteerprogramma. Voor meer informatie raadpleegt u Bestaande aanvragen in bulk bijwerken.

Hoe het werkt

U opent een nieuwe sessie voor Bulkimporteerprogramma en downloadt de Excelsjabloon van de pagina Bulkimporteerprogramma in Launchpad. U bereidt gegevens voor in de sjabloon en uploadt de sjabloon vervolgens op de pagina Bulkimporteerprogramma.

U kunt aanvragen voor projecten of voor een component binnen een project zoals een doel, beschrijving etc. in bulk uploaden.

Waar zijn de geüploade aanvragen?

Zodra u aanvragen hebt geüpload, zijn de gegevens beschikbaar in:

• het tabblad Aanvragen
• Taakvolger-app
• de component binnen het project zoals doel, beschrijving etc. (als targetType en targetId worden vermeld in de sjabloon). Voor meer informatie raadpleegt u Gegevens voorbereiden in de sjabloon.

Voordat u begint

Voordat u aanvragen kunt gaan importeren, moet u een project maken via het Bulkimporteerprogramma door het werkblad Projecten in te vullen of via de gebruikersinterface.

Workflow

Machtigingen

Alleen systeembeheerders kunnen Diligent One-resources in bulk uploaden vanuit het Bulkimporteerprogramma.

Nieuwe aanvragen in bulk uploaden

Een nieuwe sessie in Bulkimporteerprogramma openen en de Excelsjabloon downloaden

1. Open Launchpad.

   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Launchpad, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platform-instellingen > Organisatie.

   Als u Organisatie niet als een optie ziet, heeft het account dat u hebt gebruikt om u aan te melden, geen beheerdersbevoegdheden.

3. Klik onder Bulkimporteerprogramma op de optie Bulkbronnen beheren.

   Een nieuwe sessie voor Bulkimporteerprogramma begint, met de sessie-ID toegevoegd aan de URL.

   Let op

   Begin altijd een nieuwe sessie om nieuwe bronnen toe te voegen, want anders verliest u mogelijk eerder geüploade gegevens.

   Meer informatie

   Bijvoorbeeld: u wilt 200 entiteiten importeren in twee batches (100 +100). Als u de batches na elkaar uploadt in dezelfde sessie, worden na het uploaden van de tweede batch de gegevens die u in de eerste batch hebt geüpload vervangen door de gegevens in de tweede batch. Om dit gegevensverlies te vermijden uploadt u altijd de eerste batch in één sessie en begint u een nieuwe sessie voor de volgende batch. Zo begint u ook een nieuwe sessie om meer nieuwe bronnen toe te voegen.

   Opmerking

   U kunt eerdere sessies gebruiken om eerder geüploade gegevens bij te werken. Voor meer informatie raadpleegt u Bijwerkfunctionaliteit in het Bulkimporteerprogramma.

4. Onder Bron selecteren, in het Brontype, selecteert u Alle bronnen.

5. Klik op .xlsx-sjabloon downloaden.

   De Excelsjabloon wordt opgeslagen op uw lokale machine.

Gegevens voorbereiden in de sjabloon

1. Open de gedownloade sjabloon (HighBond_Template.xlsx) en ga naar het werkblad Aanvragen.
2. Kopieer uw gegevens naar de sjabloon of voer ze in de sjabloon in. Voor hulp bij het invoeren van gegevens raadpleegt u Tips voor het voorbereiden van inhoud.
   Opmerking

   • Als u de Add-in voor Excel gebruikt, zorg er dan voor dat de optie ACL Add-In is uitgeschakeld voordat u de Excelsjabloon wijzigt. Raadpleeg Add-in voor Excel configureren om te lezen hoe dat moet.
   • Wijzig de naam van het werkblad of de velden niet. Deze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet worden gewijzigd.
   • Het maximale aantal rijen dat tegelijkertijd kan worden geüpload is 2000 (in alle werkbladen gecombineerd).

   Veld	Beschrijving
   referenceId verplicht	Geeft een unieke ID op voor de bron. Deze moet uniek zijn voor elke rij in het werkblad. Kan een combinatie van tekst en nummers bevatten en de maximale lengte is 255 tekens. Dit veld is de primaire sleutel voor elke rij in de sjabloon. U hebt deze sleutel nodig als u deze bron weer wilt bijwerken. Belangrijk U kunt referentie-ID's gebruiken om snel bronnen aan elkaar te koppelen. U kunt bijvoorbeeld een nieuw project maken en een nieuw doel gekoppeld aan dat project in dezelfde upload. Dit kunt u doen door een koppeling te maken tussen het project en het doel door de referenceId op te geven in het vereiste veld. Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulkimporteerprogramma raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma. Opmerking Referentie-ID's zijn vereist wanneer u bronnen toevoegt of bijwerkt met behulp van het Bulkimporteerprogramma. Ze zijn niet beschikbaar wanneer u bronnen toevoegt/bijwerkt vanuit de gebruikersinterface van Diligent One.
   ccContacts	Geeft e-mail-ID's op van gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van de aanvraag. Tip U kunt meerdere e-mail-ID's opgeven, gescheiden door komma's.
   description verplicht	Beschrijft de aangevraagde informatie, zoals de documentnaam, het versienummer of de afdeling waar u mogelijk verwacht de informatie te vinden. Tip Gebruik HTML-tags om tekst op te maken. Bijvoorbeeld: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Voor meer informatie over aanvragen, raadpleegt u Aanvragen van documentatie.
   Deadline	Geeft aan wanneer de aanvraag moet zijn uitgevoerd. Datum moet de indeling JJJJ-MM-DD hebben.
   emailMessage	Biedt de mogelijkheid om de hoofdtekst van de e-mail aan te passen.
   emailSubject	Biedt de mogelijkheid om de onderwerpregel van e-mails aan te passen.
   eigenaar voorwaardelijk verplicht	Geeft de naam op van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de aanvraag. U kunt het beste niet-Diligent One-gebruikers toevoegen in dit veld. Dit veld wordt verplicht als ownerUser leeg wordt gelaten.
   e-mailadres van eigenaar voorwaardelijk verplicht	Geeft de e-mail-ID aan van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de aanvraag. U kunt het beste niet-Diligent One-gebruikers toevoegen in dit veld.
   ownerUser voorwaardelijk verplicht	Geeft de gebruikers-ID (UID) of e-mail-ID aan van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de aanvraag. Lees hoe u de UID van een gebruiker ophaalt. U kunt geen niet-Diligent One-gebruikers toevoegen in dit veld. Dit veld wordt verplicht als owner leeg wordt gelaten. Let op: als u een ownerUser opgeeft, worden alle waarden die zijn opgegeven in het veld owner en ownerEmail overschreven. Opmerking Zorg ervoor dat de gebruiker die u wilt toevoegen aan dit veld al is toegewezen aan het respectievelijke project/raamwerk. Voor meer informatie over het toewijzen van gebruikersrollen raadpleegt u Gebruikersrollen toewijzen in projecten en raamwerken
   position	Geeft de volgorde aan waarin de aanvraag wordt weergegeven.
   project-ID verplicht	Geeft de ID op van het project waarin deze aanvraag moet worden geplaatst. Bijvoorbeeld:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/dashboard, waarbij 90305 de project-ID is. Opmerking In dit veld kunt u ook de referentie-ID van een nieuw project opgeven die u hebt toegevoegd in de actuele sjabloon. Hiermee wordt de aanvraag gekoppeld aan het project wanneer u de sjabloon uploadt. Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulkimporteerprogramma raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma.
   Ontvangen	Geeft de status van de aanvraag aan: Waar: ontvangen. Onwaar: open. De standaardinstelling is False.
   requestorUser verplicht	Geeft de gebruikers-ID (UID) of e-mail-ID aan van de persoon die de documentatie heeft aangevraagd. Lees hoe u de UID van een gebruiker ophaalt.
   Terugkerende meldingen versturen	Hiermee wordt aangegeven of er volgens een bepaald terugkerend schema een e-mail naar de eigenaar van de aanvraag en de personen in de CC moet worden verzonden. Waar: stuurt de e-mail aan de hand van een terugkerend schema. Onwaar: schakelt het e-mailschema uit. Voor informatie over terugkerende actieherinneringen, zie Terugkerende aanvraagherinneringen sturen.
   ccUsers	Geeft de gebruikers-ID (UID) of e-mail-ID aan van interne gebruikers die deel uitmaken van de organisatie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het verzoek. Lees hoe u de UID van een gebruiker ophaalt.
   targetType	Geeft het componenttype aan van de locatie waar deze aanvraag moet worden geplaatst. Het doeltype moet een van de volgende typen zijn: projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests issues walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds De standaardinstelling is projecten. Belangrijk Gebruik de exacte terminologie die hierboven vermeld is. Opmerking Gebruik alleen Engelse standaardwaarden voor dit veld. Aangepaste Engelse waarden en gelokaliseerde (niet-Engelse) waarden worden nog niet ondersteund in Bulkimporteerprogramma. Voor informatie over welke doel-ID u voor welke component moet gebruiken, raadpleegt u Doeltype en -ID voor projectcomponenten
   Doel-id verplicht	Geeft de ID op van de bron waarin deze aanvraag moet worden geplaatst. De bron-ID vindt u in de URL. Bijvoorbeeld:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/objectives/94778, waarbij 90305 de project-ID en 94778 de doel-ID is. In het veld targetId kunt u een van de volgende handelingen uitvoeren: de project-ID opgeven als u het probleem onder het project wilt plaatsen (dit is dezelfde ID als die wordt vermeld in het veld projectId). de component-ID opgeven (doel-ID in het bovenstaande voorbeeld) als u het probleem onder de component van een project wilt plaatsen. Let op: de project-ID moet worden vermeld in het veld projectId. Voor informatie over welke doel-ID u voor welke component moet gebruiken, raadpleegt u Doeltype en -ID voor projectcomponenten

3. Sla de sjabloon op en sluit deze.

Tips voor het voorbereiden van inhoud

Het voorbereiden van inhoud omvat:

• het kopiëren en plakken van uw brongegevens in de Excelsjabloon
• het invoeren van gegevens, waar van toepassing, in de Excelsjabloon
• het opslaan van de sjabloon ter voorbereiding op het in bulk uploaden

Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulkimporteerprogramma

Referentie-ID is een veld in de Excelsjabloon Bulkimporteerprogramma. Het is het eerste veld in alle werkbladen en is beschikbaar voor alle bronnen. Het is een unieke identificator voor elke record in het werkblad.

Met behulp van referentie-ID's  kunt u Diligent One-bronnen aan elkaar koppelen. U kunt bijvoorbeeld een project maken en een doel dat is gekoppeld aan het project in dezelfde import. Dit kunt u doen door de referenceId op te geven in het vereiste veld.

Doeltype en -ID voor projectcomponenten

De volgende sectie toont het doeltype en de -ID voor de respectievelijke projectcomponent.

Op basis van de component waarin u de aanvraag wilt plaatsen, gebruikt u het relevante doeltype en de doel-ID in de Excelsjabloon.

Gegevens uploaden

Voer een van de volgende handelingen uit:

• Sleep de sjabloon naar het browservenster.
• Klik op Kies vanaf uw computer en selecteer de bijgewerkte sjabloon op uw computer.

  Er kan slechts één Excelsjabloon tegelijkertijd worden geüpload (elk bestand wordt afzonderlijk gevalideerd).

Resultaat Een bericht over de uitkomst (gelukt of mislukt) wordt weergegeven, afhankelijk van de uitkomst van het proces, en de nieuwste sessie wordt bijgewerkt in de tabel Sessies.

Sessies in Bulkimporteerprogramma

Een sessie in het Bulkimporteerprogramma is een reeks gebruikersinteracties om HighBond-bronnen te importeren. Elke gebruikerssessie wordt vastgelegd in de tabel Sessies.

De tabel Sessies bevat de volgende informatie.

Veldnaam	Beschrijving
Websessies	Toont de lijst met websessies. Een websessie verwijst naar een sessie die wordt voltooid met behulp van de gebruikersinterface van het Bulkimporteerprogramma. Een nieuwe sessie begint elke keer dat u de pagina Bulkimporteerprogramma opent.
API-sessies	Toont de lijst met API-sessies. Een API-sessie verwijst naar een sessie die wordt voltooid met behulp van een API-platform, zoals Postman etc.
Vernieuwen	Hiermee wordt de pagina Sessies opnieuw geladen.
Sessie-ID	Sessie-identificator. In Websessies kunt u op de sessie-ID klikken om naar een specifieke sessie te gaan, en wordt de sessie-ID toegevoegd aan de URL. Bijvoorbeeld: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, waarbij bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc de sessie-ID is. Opmerking Sessie-ID's van zowel de web- als API-sessies zien er hetzelfde uit. Zorg ervoor dat u de ID's niet onderling uitwisselt om fouten te voorkomen.
Datum	Toont de datum en tijd van de sessie. U kunt de datum in oplopende of aflopende volgorde sorteren.
Geüpload door	Toont de naam van de gebruiker.
Status	Toont de status van de upload, of deze gelukt is of niet. U kunt op de status klikken om de details van de voltooide import te bekijken.
Bestandsnaam	Toont de naam van de geüploade sjabloon/het geüploade foutenlogboek. Bijvoorbeeld: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Sjabloon U kunt op de sjabloon klikken en deze downloaden om eerder geüploade gegevens te corrigeren. Foutenlogboek Een foutenlogboek wordt gegenereerd wanneer een upload mislukt. U kunt het foutenlogboek controleren om de fouten te corrigeren en de sjabloon opnieuw te uploaden. Opmerking De sjabloon en het foutlogboek kunnen tot 18 maanden vanaf de uploaddatum worden gedownload. De koppeling om de sjabloon te downloaden is vanaf 13 mei 2022 beschikbaar voor de Bulkimporteerprogrammasessies. U kunt de sjabloon niet downloaden voor sessies eerder dan deze datum.

Bestaande aanvragen in bulk bijwerken

U kunt meerdere items tegelijkertijd bijwerken in Bulkimporteerprogramma met behulp van sessies.

Probleemoplossing

U kunt het foutenlogboek vanuit de Sessies-tabel downloaden en controleren. Krijg inzicht in veelvoorkomende fouten bij het in bulk uploaden en lees hoe u fouten kunt oplossen.

De volgende tabel bevat een lijst met mogelijke fouten die kunnen optreden bij het uploaden van de sjabloon.

Fout	Oplossing(en)
Het geüploade bestand bevat mogelijk meer dan 2000 rijen (in alle werkbladen gecombineerd).	Verwijder de extra rijen uit de sjabloon en upload opnieuw.
Verplichte velden kunnen leeg zijn of ontbreken in het geüploade bestand.	Zorg ervoor dat alle verplichte velden (gemarkeerd met rode en oranje kolomnamen in de sjabloon) ingevuld zijn. Opmerking Als u geen gegevens verstrekt in de verplichte velden, wordt de rij niet verwerkt.
Gegevensindeling is mogelijk onjuist.	Zorg ervoor dat gegevens in tekstvelden geldig zijn en de maximale veldlengte niet overschrijden: 255 tekens. Rich text-velden hebben geen tekenlimiet.
Gegevenswaarden zijn mogelijk ongeldig of komen mogelijk niet overeen met de vervolgkeuzelijstwaarden.	Bijvoorbeeld: de waarde voor de velden received en sendRecurrentNotifications in het blad Aanvragen moet True of False zijn.
Ongeldige velden in de sjabloon.	Voeg geen nieuwe velden toe aan de sjabloon. Verwijder geen velden uit de sjabloon.
Sjabloon heeft mogelijk niet de verwachte indeling.	Zorg ervoor dat de bestandsindeling .xlsx is.
Ongeldige werkbladnamen.	Wijzig de naam van het werkblad niet.
Sessie is mogelijk verlopen.	Vernieuw de pagina en probeer opnieuw te uploaden.
Sessie-ID is mogelijk ongeldig.	Zorg ervoor dat u een websessie-ID gebruikt.