Aanvragen van documentatie

Documentatie aanvragen van bedrijfseigenaren en belanghebbenden en relevante discussies opslaan in de Projecten-app.

Hoe het werkt

Om documentatie aan te vragen kunt u een aanvraag toevoegen en deze aan de desbetreffende persoon toewijzen. Als de persoon eenmaal is toegewezen, ontvangt hij/zij een melding per e-mail met een link waarmee de aanvraag bereikt kan worden, waarbij hij/zij de optie heeft om een bijlage bij te voegen of een opmerking te posten.

Wanneer de toegewezen persoon een aanvraag updatet, wordt de aanvrager hiervan per e-mail op de hoogte gesteld. U kunt een discussie met de persoon voortzetten door aanvullende bestanden bij te voegen of een opmerking te posten, of u kunt de aanvraag sluiten.

Voorbeelden

Voorbeelden van aanvragen

In de korte lijst hieronder treft u een aantal verschillende soorten documentatie aan die vaak bij eigenaren van ondernemingen worden aangevraagd:

  • afschrijvingsplanningen van vaste assets
  • Een lijst van nieuwe en ontslagen werknemers in het afgelopen jaar
  • Een lijst van gebruikersaccounts met super-beheerdertoegang tot de ERP
  • De zelfcontroleresultaten voor een transactievoorbeeld
  • Firewall-netwerkschema's
  • Procesdocumentatie financiële afsluiting

Werken met aanvragen

In de tabel hieronder worden de gebieden beschreven waarin u binnen de Projecten-app met aanvragen kunt werken.

Gebied Beschrijving Informatie
Aanvragen-paneel Snel een nieuwe aanvraag toevoegen, een bestaande aanvraag updaten, en bijlagen die bij een aanvraag horen bekijken of downloaden. Aanvragen toevoegen
Bulkimporteerprogramma in Launchpad Aanvragen voor bulk-uploads naar een project Aanvragen in bulk importeren
Volgen van aanvraaglijst-pagina

Nieuwe aanvragen toevoegen, bestaande aanvragen updaten, bijlagen die bij aanvragen horen bekijken of downloaden, en alle aanvragen binnen het project bijhouden.

 Aanvragen beheren
Taakvolger

Alle taken, aanvragen en beoordelingen voor alle projecten binnen het Diligent One-voorbeeld volgen

Verantwoordelijkheid voor aanvragen toewijzen

U kunt controleren wie er toegang heeft tot een aanvraag door een persoon als de eigenaar van de aanvraag aan te wijzen. Indien u extra personen moet bijvoegen om een bijdrage te leveren aan een aanvraag, dan kunt u ze bij het aanvraagitem in CC zetten.

Opmerking

Eigenaren en bijdragers van aanvragen hoeven niet als gebruikers te worden toegevoegd aan een Diligent One-instantie.

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Documentatie aanvragen bij Human Resources

Scenario

U dient extra informatie te verzamelen bij de Human Resources-afdeling met betrekking tot medewerkers die in het afgelopen jaar bij het bedrijf gekomen zijn.

Proces

U stuurt een aanvraag naar Human Resources, waarin u vraagt om een lijst van de nieuw aangenomen medewerkers:

  • Aanvrager yourName
  • CC Geen
  • Omschrijving Een door het systeem gegenereerde lijst van medewerkers die tijdens de auditperiode zijn aangenomen (er wordt een voorbeeld geselecteerd om mee te testen)
  • Bron Controletest
  • Eigenaar Human Resources
  • Vervaldatum 04/02/2018
  • Status Open

Resultaat

Human Resources ontvangt de aanvraag en kan de relevante documentatie verstrekken door een bestand bij te voegen.

Meldingen

Er bestaan twee soorten meldingen die gerelateerd zijn aan aanvragen:

  • E-mailmeldingen
  • Meldingen binnen de Projecten-app

E-mailmeldingen

Als u eenmaal een persoon hebt aangewezen als de eigenaar van de aanvraag, of een persoon in CC zet om een bijdrage te leveren aan de aanvraag, dan ontvangt die persoon een melding per e-mail.

Meldingen binnen de Projecten-app

Aanvragers, eigenaars van aanvragen en de personen in CC worden op de hoogte gesteld van nieuwe bijlagen () en opmerkingen () op de Volgen van aanvraag lijst-pagina en Taakvolger.

De melding voor nieuwe bijlagen in het paneel Aanvragen worden weergegeven door een paperclip met een rode stip .

Terugkerende herinneringen sturen

Als u terugkerende herinneringen over aanvragen moet verzenden, kunt u configureren hoe vaak e-mailmeldingen moeten worden verzonden naar aanvraageigenaren en personen in CC.

Voor meer informatie raadpleegt u Terugkerende aanvraagherinneringen sturen.

Vergrendelde aanvragen

Als een onderdeel door een andere gebruiker is uitgecheckt met behulp van Offline projecten of Diligent One voor de iPad, dan worden de aanvragen binnen dat gedeelte vergrendeld in de read-only-modus.

Vergrendelde aanvragen worden op de Volgen van aanvraaglijs pagina en in de Taak volger weergegeven met een slot-pictogram naast de desbetreffende aanvraag.

Beveiligingsfunctionaliteiten

Om beveiligde en juiste toegang tot aanvragen te kunnen aanbieden, heeft Diligent een aantal beveiligingsfunctionaliteiten ingebouwd.

URL met tokens

De aanvraaglink is een URL met tokens die bij iedere aanvraag automatisch wordt aangemaakt. De URL met tokens bevat een combinatie van kleine letters, numerieke tekens en speciale tekens.

Opmerking

De URL met tokens is met opzet complex gemaakt, om beveiliging van de datatoegang te verzekeren.

Let op

Aangezien de URL met tokens als een wachtwoord functioneert, is het van belang om deze veilig en privé te bewaren. Zorg ervoor dat u de URL met tokens niet met anderen deelt.

Toegewezen toegang

Als een aanvraag eenmaal is toegewezen, wordt er een e-mailmelding aan de beantwoorder verstuurd met een link naar de aanvraag.

  • Als u een aanvraag aan een Bijdragerbeheerder, een Bijdragertester of een Bijdragergebruiker toewijst, dan dient de gebruiker op de link in de e-mail te klikken en zich met de Launchpad-inloggegevens aan te melden alvorens zij in de aanvraag kunnen. E-mailmeldingen die worden verzonden vanuit Projecten leiden Diligent One-gebruikers om naar de app Beoordelingen. Elke kaart binnen Beoordelingen heeft een koppeling naar Projecten. Gebruikers die niet bij Diligent One staan ingeschreven, ontvangen een openbare URL.
  • Indien u een aanvraag aan een niet-gelicentieerde gebruiker toewijst, dan ontvangt die persoon per e-mail een openbare link om in de aanvraag te kunnen.

Beperkingen

Wanneer de beantwoorder op de link in de e-mail klikt, wordt hij of zij omgeleid naar de Details -pagina van de aanvraag, en kan hij/ zij de volgende, beperkte acties uitvoeren:

  • Bijlagen uploaden of bekijken
  • Opmerkingen bijvoegen
  • De volgende velden bekijken: Aanvrager, Beschrijving, Contact, Vervaldatum, en Status.

Verlopen van aanvraaglinks

De link om de aanvraag te bekijken verloopt indien:

  • de gebruiker aan wie de aanvraag is toegewezen van het project verwijderd wordt
  • een project wordt gearchiveerd of verwijderd
  • een aanvraag aan een andere gelicentieerde of niet-gelicentieerde gebruiker wordt toegewezen
  • een aanvraag wordt verwijderd
  • een aanvraag is gesloten
    Opmerking

    Indien de aanvraag wordt heropend, dan kunt u een nieuwe melding naar de desbetreffende persoon sturen, waarmee automatisch een nieuwe link naar de aanvraag wordt aangemaakt.