Synchroniseren projecten met Raamwerken

Na verloop van tijd veranderen gelinkte items in projecten en raamwerken, ofwel in de projecten of in de raamwerken. U kunt updates die in een raamwerk aan items gemaakt zijn, synchroniseren met de juiste projecten, of updates die in projecten aan items zijn gemaakt weer synchroniseren met het raamwerk.

Voordat u begint

Alvorens u projecten en raamwerken kunt synchroniseren, dient u één of meer items van een raamwerk in een project importeren.

Als u een item van een raamwerk in een project importeert, wordt een link gemaakt tussen het item in het raamwerk en het item in het project.

Voor gedetailleerde informatie over het importeren van specifieke items, zie de volgende onderwerpen:

• Doelen klonen en importeren
• Beschrijvingen importeren
• Risico's importeren
• Procedures of controles importeren (testplannen inbegrepen)

Hoe het werkt

Synchroniseren kan in beide richtingen worden gedaan: van een project naar een raamwerk of van een raamwerk naar een project. Elk item dient in zijn geheel te worden gesynchroniseerd. Bijvoorbeeld: indien er in een controle in een project en in een raamwerk wijzigingen zijn aangebracht, dient u alle wijzigingen van het project of alle wijzigingen van het raamwerk te synchroniseren. U kunt geen individuele wijzigingen aan een item accepteren of afwijzen.

Items dienen vanuit een raamwerk naar een project te worden geïmporteerd alvorens zij kunnen geworden gesynchroniseerd. Indien u slechts nieuwe items aan een raamwerk toevoegt, ontvangt u geen melding om het item naar het project te synchroniseren.

Items die u kunt synchroniseren

U kunt de volgende items in een raamwerk bewerken en de wijzigingen met het equivalente geïmporteerde item in het project synchroniseren.

• Doelen
• Beschrijvingen
• Risico's
• Procedures / Controles
• Testplannen

Meldingen

U ontvangt op de volgende manieren meldingen over niet-gesynchroniseerde items:

• Raamwerkdashboard één enkel overzicht van alle mogelijke updates vanuit het raamwerk naar alle gelinkte items in alle projecten
• Raamwerkitempagina een overzicht waarin alle projecten worden getoond waarin een referentie naar een raamwerkitem wordt gemaakt
• Projectmeldingen een bericht dat de eerstvolgende keer dat u een gekoppeld item in het project bekijkt, verschijnt:

  Voorbeeld Het bronrisico is op 20 januari 2020 bijgewerkt. Bijwerken.

  Opmerking

  U kunt meldingen over niet-gesynchroniseerde items niet negeren. De meldingen worden binnen het project weergegeven totdat u besluit tot het bijwerken van de items of totdat u het project archiveert.

Doelen synchroniseren

Over het algemeen ontvangt u, als u een doel in een raamwerk bijwerkt, een melding om het doel in het project bij te werken. Als u de volgende velden bijwerkt, ontvangt u echter geen melding om het doel in het project bij te werken.

Veldenindeling	Standaard veldnamen
Aangepaste datumvelden	Geplande startdatum Geplande einddatum Werkelijke startdatum Werkelijke einddatum Geplande mijlpaaldatum Werkelijke mijlpaaldatum
Aanpasbare attributen	Dit zijn aanpasbare doelvelden die de Projectbeheerder of de Projecttypebeheerder in het projecttype heeft gedefinieerd.

Doelen kunnen ook andere items bevatten

Doelen kunnen beschrijvingen, risico's, controles en testplannen bevatten.

Wanneer u een doel vanuit een raamwerk naar een project importeert, wordt het doel, en items die in dat doel zitten, in het project geïmporteerd. Dat betekent dat er een link wordt aangemaakt tussen de items in het raamwerk en de gelijkwaardige, geïmporteerde items in het project.

Beschrijvingen synchroniseren

U kunt een beschrijving koppelen aan een controle. Wanneer u een beschrijving van een raamwerk naar een project importeert, kunt u ervoor kiezen alle daaraan gekoppelde controles te importeren. Wanneer u op dezelfde manier een controle van een raamwerk naar een project importeert, kunt u ervoor kiezen alle daaraan gekoppelde beschrijvingen te importeren.

• Indien zowel de beschrijving als de controle in een raamwerk en in een project aanwezig zijn U kunt zowel updates aan de beschrijving als de controle synchroniseren.
• Indien alleen de beschrijving of de controle in een raamwerk en in een project aanwezig zijn U kunt alleen updates aan ofwel de beschrijving ofwel de controle synchroniseren.

Bijlagen bij beschrijvingen

Als u in raamwerken en projecten met beschrijvingen werkt, kunt u bestanden bijvoegen. Wijzigingen in bijlagen bij beschrijvingen in een raamwerk of project kunnen worden gesynchroniseerd.

Wijzigingen in bijlagen bij beschrijvingen zijn onder andere:

• het uploaden van een nieuwe bijlage
• het uploaden van een nieuwe versie van een bestaande bijlage
• het verwijderen van een bijlage

Risico's en controles synchroniseren

U kunt een risico koppelen aan een controle. Wanneer u een risico van een raamwerk naar een project importeert, kunt u ervoor kiezen alle gekoppelde verbonden controles te importeren. Wanneer u op dezelfde manier een controle van een raamwerk naar een project importeert, kunt u ervoor kiezen alle daaraan gekoppelde risico's te importeren.

• Indien zowel het risicoals de controle in een raamwerk en in een project aanwezig zijn U kunt zowel updates aan het risico als de controle synchroniseren.
• Indien alleen het risico of de controle in een raamwerk en in een project aanwezig zijn U kunt alleen updates aan ofwel het risico ofwel de controle synchroniseren.

Testplannen synchroniseren

Testplannen zijn gekoppeld aan controles Indien u een nieuwe controle van een raamwerk naar een project importeert, dan wordt het testplan in het raamwerk ook met het testplan in het project gesynchroniseerd.

Bij daaropvolgende updates in de controle in het raamwerk of project ontvangt u geen melding om het testplan te synchroniseren. Alleen bij updates in het testplan ontvangt u een melding om het gelinkte testplan bij te werken.

Goedkeuringen

Als u een beschrijving of een testplan goedkeurt, ontvangt u geen melding dat u de/het gelinkte beschrijving of testplan moet bijwerken.

Entiteiten bijwerken

Updates van entiteiten die gekoppeld zijn aan items in een raamwerk zullen u niet vragen om het item in het project bij te werken.

Projecttypen wijzigen of bijwerken

Als u het projecttype van een raamwerk of project wijzigt of bijwerkt, kan het gelinkte item niet meer synchroon lopen.

Indien u projecten met raamwerken moet synchroniseren, zorg er dan voor dat zowel uw raamwerk als uw project de aangepaste attributen en velden hebben die u nodig hebt. Het projecttype van het raamwerk en het project kunnen verschillend zijn. Voor een optimale synchronisatie-ervaring dienen de twee projecttypen echter beide de aangepaste attributen en velden te bevatten die u nodig hebt.

Voorbeeldscenario's

In beide onderstaande scenario's wordt het controle-element gemarkeerd als niet up-to-date in het project totdat u wijzigingen synchroniseert met het raamwerk.

Scenario 1	Scenario 2
U importeert een controle-element van een raamwerk naar een project. U werkt een aangepaste controle-attribuut bij in het raamwerk. U wijzigt het projecttype van het raamwerk.	U importeert een controle-element van een raamwerk naar een project. U werkt een aangepaste controle-attribuut bij in het raamwerk. U verwijdert een aangepaste controle-attribuut van het projecttype van het raamwerk.

Voorbeelden

Machtigingen

Alleen Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen projecten en raamwerken synchroniseren.

Updates synchroniseren voor meerdere items van een raamwerk naar projecten

Indien er wijzigingen in het raamwerk zijn die met projecten gesynchroniseerd kunnen worden, dan verschijnt er een onderdeel Aanbevolen Updates op het dashboard van het raamwerk. U kunt dit onderdeel gebruiken om items in gelinkte projecten bij te werken, ongeacht het aantal. Items die niet gesynchroniseerd moeten worden, worden niet op het dashboard weergegeven.

1. Open de app Raamwerken. De startpagina Raamwerken wordt geopend.
2. Open een raamwerk. Het raamwerkdashboard wordt geopend.
3. In het gedeelte Aanbevolen Updates zoekt u op een item op titel of beschrijving, of breidt u het relevante onderdeel uit zodat u alle items met aanbevolen updates kunt bekijken.
   
   Opmerking

   Indien u geen updates van een raamwerk naar een project hoeft te synchroniseren, dan wordt het gedeelte Aanbevolen Updates niet weergegeven en hoeft u geen verdere actie te ondernemen.

4. Voer een van de volgende acties uit:

   Actie	Stappen
   Eén item tegelijk bijwerken in projecten	Klik op Bijwerken naast het relevante onderdeel en klik op Bijwerken in het dialoogvenster ter bevestiging.
   Alle items bijwerken in projecten	Klik op Alles bijwerken naast het relevante onderdeel en klik op Bijwerken in het dialoogvenster ter bevestiging.
   Een item in het raamwerk en een project vergelijken	Klik op de titel van het item om het te bekijken. Onder Actieve projecten die deze itemnaam gebruiken, klikt u op Vergelijken om het verschil in dit item tussen het raamwerk en ieder project te bestuderen.

Updates synchroniseren voor een item van een raamwerk naar projecten

Indien u wijzigingen naar één item in een raamwerk wilt synchroniseren naar gelinkte items in projecten, kunt u dit voor één, meerdere of alle projecten in één keer doen.

1. Open de app Raamwerken. De startpagina Raamwerken wordt geopend.
2. Open een raamwerk. Het raamwerkdashboard wordt geopend.
3. In dat raamwerk navigeert u naar het item dat u wilt synchroniseren.
4. Om het verschil tussen het raamwerk en ieder project te begrijpen, klikt u onder Actieve projecten die deze itemnaam gebruiken op Vergelijken.
   
   Opmerking

   Indien u binnen een bepaald project niet de optie heeft om het item te vergelijken, dan betekent dat dat het raamwerk en het project al synchroon zijn. Voor dat project hoeft u geen verdere actie te ondernemen.

5. Het item per project updaten, of alles in één keer.
   1. Om het item per individueel project bij te werken, dient u ervoor te zorgen dat u vanuit het Vergelijken-scherm de optie Project bijwerken boven de vergelijkingstabel heeft geselecteerd. Klik vervolgens op Project bijwerken.
   2. Het item in vele projecten tegelijkertijd bijwerken:
      1. Sluit het Vergelijken-scherm.
      2. Onder Actieve projecten die het Doel gebruiken selecteert u ieder project dat u wilt bijwerken.
      3. Klik op Alles bijwerken (n).
      4. Klik op Projecten bijwerken in het bevestigingsdialoogvenster.

Al naargelang de omvang van de wijziging kan het updateproces enkele minuten duren.

Updates synchroniseren voor een item van een project naar een raamwerk

U kunt wijzigingen die in een project zijn aangebracht naar een raamwerk vanuit dat raamwerk synchroniseren.

1. Open de app Raamwerken. De startpagina Raamwerken wordt geopend.
2. Open een raamwerk. Het raamwerkdashboard wordt geopend.
3. In dat raamwerk navigeert u naar het item dat u wilt synchroniseren.
4. Onder Actieve projecten die deze itemnaam gebruiken, klikt u op Vergelijken naast het project van waaruit u wilt synchroniseren.
   
   Opmerking

   Indien u binnen een bepaald project niet de optie heeft om het item te vergelijken, dan betekent dat dat het raamwerk en het project al synchroon zijn. Voor dat project hoeft u geen verdere actie te ondernemen.

5. Klik op de optie Raamwerk updaten boven de vergelijkingstabel en beoordeel de wijzigingen in het raamwerk als gevolg van de synchronisatie.
6. Klik op Raamwerk updaten.
7. Klik op Raamwerk updaten vanuit het bevestigingsdialoogvenster.

Het raamwerk wordt bijgewerkt. Indien dit raamwerk door andere projecten gebruikt wordt en u deze wijziging wilt verspreiden, dan kunt u vanuit het raamwerk naar andere projecten synchroniseren.