Beschrijvingen importeren

Kopieer beschrijvingen en gekoppelde items van een raamwerk naar een project om uw eigen sjablonen of programma's uit te breiden, bestaande raamwerken te hergebruiken of een vergelijkbaar proces uit te voeren op een andere locatie.

Opmerking

Beschrijvingen zijn alleen beschikbaar in projecten en raamwerken die aan een Interne controle-workflow gekoppeld zijn.

Voordat u begint

Voordat u beschrijvingen kunt importeren, dient u:

  1. Een project en een raamwerk aan te maken.
  2. Doelen in het project of raamwerk te definiëren.
  3. Beschrijvingen in het raamwerk te definiëren.
  4. Zorg ervoor dat zowel uw bronraamwerk als het doelproject de aangepaste attributen en velden hebben die u nodig hebt.
Opmerking

Op basis van de project- of raamwerkconfiguratie van uw organisatie worden doelen mogelijk ook wel secties, processen, cycli, functionele gebieden, toepassingssystemen, risicocategorieën of een andere aangepaste term genoemd.

Hoe het werkt

U kunt beschrijvingen importeren vanuit een raamwerk naar een actief project binnen dezelfde Diligent One-instantie. Vervolgens kunt u, als u wijzigingen in een geïmporteerde beschrijving in het project doorvoert, die wijzigingen weer terugsynchroniseren naar het raamwerk. Voor meer informatie raadpleegt u Synchroniseren projecten met Raamwerken.

Voorwaarden

Voor het importeren van beschrijvingen is het volgende vereist voor zowel het raamwerk als het project:

Overwegingen en beperkingen

Beperkingen

  • Verwijzingsmodus markeringen en gelinkte bestanden worden niet weergegeven in de raamwerkbeschrijvingen.
  • Ieder doel binnen een project of een raamwerk kan maximaal 1000 risico's en 1000 controles bevatten.

Hoe items gekopieerd worden als de projecttypes verschillend zijn

Als bij het importeren van een beschrijving het doelproject een verplicht veld heeft dat leeg is, wordt de eerste beschikbare waarde van het verplichte veld gekozen.

Voorbeeld

U importeert een beschrijving met een daaraan gekoppelde controle van Project A naar Project B. De projecten hebben verschillende projecttypes.

Het dialoogvenster Voorkomen of detecteren? controleveld in Project A is leeg. Wanneer u de controle in Project B importeert, zal het veld ook leeg zijn. Omdat het veld echter vereist is, zal het importproces mislukken.

Om het importproces succesvol te voltooien, wordt automatisch de eerste beschikbare waarde (Voorkomen) gekozen uit de volgende lijst met waarden: Voorkomen, Detecteren, N/A.

Items worden alleen gekopieerd als projecttypes hetzelfde zijn

De volgende gekoppelde items worden alleen gekopieerd als het projecttype van het raamwerk en het project hetzelfde zijn:

Als het projecttype van het raamwerk en het project niet hetzelfde zijn, worden alleen veldwaarden uit de bovenstaande items gekopieerd.

Inclusief controlekoppelingen

U heeft de mogelijkheid om controlekoppelingen op te nemen bij de beschrijving. Indien u ervoor kiest om controlekoppelingen op te nemen, gebeurt het volgende:

Scenario Wat er gebeurt
De gekoppelde controles zijn wel aanwezig in het doelproject.

Beschrijvingen worden geïmporteerd en gekoppeld aan bestaande controles.
De gekoppelde controles zijn niet aanwezig in het doelproject.

Alleen de beschrijvingen worden geïmporteerd.

Indien u er niet voor kiest om controlekoppelingen mee te nemen, worden uitsluitend de beschrijvingen geïmporteerd.

Wat gebeurt er als ik een beschrijving importeer?

De volgende informatie wordt al dan niet opgenomen wanneer u een beschrijving importeert:

Opgenomen items Niet opgenomen items
  • Beschrijvingsattributen Titel, Omschrijving
  • Beschrijvingskoppelingen Meest recente versies van bijlagen
  • Controlekoppelingen Worden alleen opgenomen als deze optie is geselecteerd tijdens het importeren van beschrijvingen
  • Aan beschrijvingen gekoppelde problemen, aanvragen, taken en tijdsinvoer
  • Controleverbindingen, zoals stapsgewijze beschrijvingen, testplannen en testronden

Machtigingen

Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen beschrijvingen importeren.

Beschrijvingen importeren naar actieve projecten

Beschrijvingen importeren vanuit een actief project naar een raamwerk

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina van Projecten wordt geopend.

  2. Open een project waarnaar u beschrijvingen wilt importeren.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Veldwerk.
  4. Klik op Ga naar naast het juiste project en selecteer Beschrijvingen.
  5. Klik op Beschrijving importeren.
  6. Selecteer het juiste raamwerk in de lijst Raamwerk waarvan u beschrijvingen wilt importeren.

    Een lijst met beschrijvingen, ingedeeld op doel, wordt weergegeven.

  7. Selecteer de beschrijvingen die u wilt importeren.
  8. Elke Controlekoppeling opnemen Als u importeert vanuit een raamwerk naar een actief project, houdt u deze optie geselecteerd om controlekoppelingen op te nemen:
    • Als de controles wel bestaan in het doelproject Beschrijvingen worden geïmporteerd en gekoppeld aan bestaande controles
    • Als de controles niet bestaan in het doelproject Alleen beschrijvingen worden geïmporteerd.
  9. Klik op Importeren.

    Resultaat Het importproces wordt gestart.