Maak een trigger
Maak triggers om de workflow van uw bedrijf te automatiseren door een reeks acties te definiëren die automatisch worden uitgevoerd wanneer er een specifieke wijziging plaatsvindt. Triggers worden gekoppeld aan afzonderlijke tabellen en kunnen worden geconfigureerd voor recordwijzigingen of statistiekdrempels.
Opmerking
Alleen resultatenbeheerders, professionele managers of professionele gebruikers kunnen triggers maken en bewerken.
Maak een trigger voor records
Definieer een reeks acties die automatisch worden uitgevoerd wanneer er wijzigingen in records plaatsvinden. U moet de tabel die de records bevat aanmaken voordat u de trigger definieert.
Navigeer naar het configuratievenster voor triggers
- Open de Resultaten-app.
- Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
- Klik voor de tabel die u wilt automatiseren op het getal in de kolom Triggers.
- Optioneel. Om de uitvoeringsvolgorde van meerdere bestaande triggers te bewerken, sleept u elke trigger naar de juiste plaats in de lijst. Triggers worden van boven naar beneden uitgevoerd in de opgegeven volgorde.
- Klik op Nieuw in het dialoogvenster Automatiseren. Het configuratievenster voor triggers wordt geopend.Opmerking
Om een trigger die u eerder hebt gemaakt te bewerken, klikt u op de naam van de trigger.
De trigger definiëren
- Voer de naam voor de trigger in het tekstvak in. De tekenlimiet is 255.
- In het gebied Voorwaarden selecteert u Record.
- Definieer de opties die ervoor zorgen dat de trigger wordt uitgevoerd:
Optie Beschrijving Voorwaarde Voert de trigger uit wanneer aan een gedefinieerde voorwaarde of reeks voorwaarden wordt voldaan.
U kunt een trigger instellen voor inactieve records door het veld Bijgewerkt te selecteren en een relatieve datum te gebruiken, zoals 1 dag geleden. Inactieve records zijn records die gedurende ten minste de gespecificeerde periode niet in het systeem zijn gewijzigd.
OpmerkingTriggervoorwaarden gebaseerd op datumtijdvelden worden geëvalueerd met behulp van de tijdzone die u heeft ingesteld in uw gebruikersprofiel. Specificeer geen tijdzoneverschil.
Status Voert de trigger uit wanneer aan een record een bepaalde status wordt toegewezen. U kunt meerdere statussen specificeren.
U kunt statuscondities niet combineren met realtime frequenties van nieuwe records.
Opmerking
Resultatenbeheerders kunnen uit elke beschikbare status kiezen. Alle andere gebruikers kunnen kiezen uit elke status die beschikbaar is in de verzameling, wat wordt bepaald door de workflow die aan de verzameling is toegewezen.
Prioriteit Voert de trigger uit wanneer aan een record een bepaalde prioriteit wordt toegewezen. U kunt meerdere prioriteiten specificeren.
U kunt prioriteitscondities niet combineren met realtime frequenties van nieuwe records.
- Optioneel. Om meerdere voorwaarden binnen een groep te definiëren, klikt u op + Toevoegen en selecteert u de juiste voorwaarde(n) om te definiëren. Om een voorwaarde te verwijderen, klikt u op de prullenbak
.
- Optioneel. Als u meerdere voorwaarden heeft gedefinieerd, selecteer ALLE om de trigger alleen uit te voeren als alle voorwaarden in de groep als waar worden geëvalueerd, of selecteer WILLEKEURIGE om de trigger uit te voeren als ten minste één van de voorwaarden in de groep als waar wordt geëvalueerd. Een enkele logische operator ALLE (EN) of ELKE (OF) is van toepassing op alle voorwaardelijke expressies binnen de groep. ALLE is de standaardinstelling.
- Optioneel. Om voorwaardelijke expressies te definiëren met behulp van meerdere groepen, klikt u op + Groep toevoegen, specificeert u de logische operator (EN of OF), en selecteert u de juiste voorwaarde(n) om te definiëren. Alle logische operatoren buiten de groep moeten hetzelfde zijn (hetzij allemaal EN , hetzij allemaal OF). EN is de standaardinstelling. Om een groep te verwijderen, klikt u op Groep verwijderen.
- Definieer in het gebied Acties de acties die worden uitgevoerd wanneer de trigger wordt uitgevoerd:
Instelling Beschrijving Notities Toewijzen > Gebruikers > Workflowgroep Bepaalt de zichtbaarheid van de record Alleen leden van de toegewezen workflowgroep kunnen het record beoordelen. Als er geen workflowgroep is toegewezen, kunnen alle verzamelingsleden met voldoende rechten het record zien.
Toewijzen > Gebruikers > Toegewezen gebruiker Identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor de record Alleen gebruikers die als leden van de verzameling zijn geïdentificeerd, kunnen in de vervolgkeuzelijst worden geselecteerd. Als een workflowgroep is toegewezen, dan moet de toegewezen persoon lid zijn van de workflowgroep.
Opmerking
Met de schakelaar Melding inschakelen kunt u bepalen of de toegewezen persoon een e-mail moet ontvangen wanneer deze trigger een record aan hem of haar toewijst.
Toewijzen > E-mail uit veld Wijst de records toe aan een e-mail vanuit een veld in de tabel als het e-mailadres toebehoort aan een Diligent One-gebruiker
De records worden niet toegewezen als het e-mailadres uit het veld:
- behoort tot een Resultaten-app-gebruiker die geen rol heeft in de Verzameling die het bewerken van records toestaat
- is ongeldig
Opmerking
Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens.
Opmerking
Met de schakelaar Melding inschakelen kunt u bepalen of de toegewezen persoon een e-mail moet ontvangen wanneer deze trigger een record aan hem of haar toewijst.
Om records toe te wijzen, moet het e-mailadres toebehoren aan een Diligent One-gebruiker.
Toewijzen > Workflowgroep van veld Hiermee wordt in het geselecteerde tabelveld gezocht naar de naam van een workflowgroep. Als er een geldige workflowgroepnaam wordt gevonden, wordt de record toegewezen aan die specifieke workflowgroep.
Alleen geïmporteerde gegevensvelden en vragenlijstvelden met karaktergegevenstype zijn beschikbaar voor selectie. Andere velden met een ander gegevenstype zijn niet beschikbaar.
Alleen leden van de toegewezen workflowgroep kunnen het record beoordelen.
Als er geen workflowgroep is toegewezen, kunnen alle verzamelingsleden met voldoende rechten het record zien.
Opmerking
Gebruik de schakelaar Melding inschakelen om te bepalen of de toegewezen workflowgroepsleden een e-mail moeten ontvangen wanneer deze trigger een record aan hen toewijst.
Melding versturen Stuurt een e-mailmelding naar een of meer gebruikers Wanneer u een gebruiker op de hoogte stelt, ontvangt de gebruiker een e-mail met een koppeling naar een tabel waarin alle records worden weergegeven (niet uitsluitend de records waarover de gebruiker op de hoogte is gesteld). Vragenlijst Wijst een vragenlijst toe aan een van de volgende:
- een individuele gebruiker
- een opgegeven e-mailadres
- een e-mailadres uit een kolom in de tabel
Opmerking
Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens.
Er zijn twee lijsten met vragenlijsten waaruit u kunt kiezen:
- Gekoppelde vragenlijsten die al aan de tabel zijn gekoppeld (antwoordkolommen zijn aanwezig)
- Niet-gekoppelde vragenlijsten die niet aan de tabel zijn gekoppeld (antwoordkolommen toegevoegd wanneer het eerste antwoord is ingediend)
Selecteer Gebruik één vragenlijst om op alle records te reageren om één vragenlijst naar de ontvanger te sturen en het antwoord toe te passen op alle records die in de triggeractie zijn opgenomen. Selecteer deze optie niet om een afzonderlijk antwoord per record vast te leggen.
Opmerking
Respondenten met een bijbehorend Diligent One-account die lid zijn van de organisatie, moeten zich authenticeren wanneer ze op de koppeling klikken om de enquête in te vullen.
Opmerking
Als u Vragenlijstacties combineert met de triggerfrequentie Bijgewerkt, ontvangen respondenten meerdere uitnodigingen om de vragenlijst in te vullen, omdat het eerste antwoord een update veroorzaakt. U kunt deze situatie vermijden door een voorwaarde in de trigger op te nemen die test of een verplichte vraag uit de vragenlijst al dan niet leeg is.
Status Hiermee wordt de status van opgegeven records gewijzigd Resultatenbeheerders kunnen kiezen uit alle statussen die beschikbaar zijn in de verzameling.
Professionele managers en professionele gebruikers kunnen alleen kiezen uit statussen waartoe zij toegang hebben.
Toegang tot statussen wordt bepaald door workflows. Voor meer informatie raadpleegt u Workflows aanmaken in de Resultaten-app.
Prioriteit Hiermee wordt de prioriteit van opgegeven records gewijzigd - Definieer in het gebied Frequentie wanneer de trigger wordt uitgevoerd:
Instelling Beschrijving Notities Realtime > Record Evalueert triggervoorwaarden wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt.
Selecteer Alleen voor nieuwe records om de trigger alleen op nieuwe records uit te voeren. Als u deze instelling niet selecteert, wordt de trigger uitgevoerd op nieuwe en bijgewerkte records die voldoen aan de triggervoorwaarden.
Wanneer wordt een record als nieuw beschouwd?
De trigger wordt uitgevoerd wanneer er een nieuw record wordt gepubliceerd in een gegevensanalyse, evenementrapport of enquête in de Resultaten-app.
Wanneer wordt een record als bijgewerkt beschouwd?
De trigger wordt uitgevoerd wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de informatie- of gegevenskolommen van de tabel. Bijvoorbeeld, een recordstatus wordt gewijzigd of een vragenlijstantwoord wordt ingediend.
Standaard zijn de nieuwe en bijgewerkte records geselecteerd. U kunt er echter voor kiezen om triggers uitsluitend op nieuwe records uit te voeren.
U kunt status-, prioriteits-, toewijzings- of workflowgroepvoorwaarden niet combineren met realtime frequenties van nieuwe records.
Realtime > Vragenlijst Evalueert triggervoorwaarden telkens wanneer Diligent One een antwoord ontvangt op de geselecteerde vragenlijst voor de tabel van deze trigger. U kunt geen real-time record- en vragenlijstfrequenties combineren. Schema Evalueert de triggervoorwaarden op een opgegeven frequentie (dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of volgens een aangepaste planning). U kunt ook de tijd opgeven waarop de trigger moet worden uitgevoerd.
Bij het plannen van een nieuwe trigger is de standaardtijdzone de tijdzone die is ingesteld in uw Launchpad-gebruikersprofiel. Voor meer informatie raadpleegt u Uw profiel bijwerken.
Als de tijd wordt gewijzigd vanwege het ingaan van de zomertijd, worden nachtelijke triggers mogelijk uitgevoerd op onverwachte manieren. Voor meer informatie raadpleegt u Hoe zomertijd invloed heeft op geplande triggers. OpmerkingWees voorzichtig dat u voorwaarden niet zodanig aan frequenties koppelt dat een trigger nooit kan worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als uw voorwaarden vereisen dat records meer dan één dag geleden zijn bijgewerkt, maar u stelt de frequentie in op realtime > records, zal de trigger nooit worden uitgevoerd. Dit is omdat wanneer een record wordt gemaakt of gewijzigd, het minder dan één dag geleden is bijgewerkt.
Sla de trigger op of voer deze uit
- Voer een van de volgende handelingen uit:
- Om de triggerconfiguratie op te slaan, selecteert u Opslaan.
De trigger wordt opgeslagen en weergegeven in het dialoogvenster Automatiseren.
- Om de triggerconfiguratie op te slaan en te bekijken, en de optie te hebben om de trigger onmiddellijk uit te voeren, selecteert u Opslaan en bekijken.
Er wordt een dialoogvenster weergegeven met een voorbeeld van de records waarop de trigger zal worden uitgevoerd en de gedefinieerde acties zal uitvoeren. Er worden maximaal 200 records in het voorbeeld getoond, maar de trigger wordt uitgevoerd op het totale aantal beïnvloede records. Klik op Uitvoeren om de trigger uit te voeren.
OpmerkingDe tijd tussen een uitgevoerde actie en het activeren van een trigger hangt af van de omvang van de tabel. Kleine tabellen (ongeveer 1000 records groot) duren normaal gesproken een paar seconden. Grotere tabellen kunnen tot enkele minuten duren.
- Om de triggerconfiguratie op te slaan, selecteert u Opslaan.
- Klik op Afsluiten
om het venster voor triggerconfiguratie te sluiten.
Maak een trigger voor een statistiek
Automatisch een Resultaten-app-gebruiker op de hoogte stellen wanneer een statistiek een drempelwaarde bereikt. U moet de statistiek maken voordat u de trigxger definieert.
Navigeer naar het configuratievenster voor triggers
- Open de Resultaten-app.
- Voer een van de volgende handelingen uit:
- Op de startpagina van Resultaten:
- Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
- Klik voor de tabel die u wilt automatiseren op het getal in de kolom Triggers.
- Klik vanuit het deelvenster Statistiek configureren op Triggers beheren.
- Op de startpagina van Resultaten:
- Optioneel. Om de uitvoeringsvolgorde van meerdere bestaande triggers te bewerken, sleept u elke trigger naar de juiste plaats in de lijst. Triggers worden van boven naar beneden uitgevoerd in de opgegeven volgorde.
- Klik op Nieuw in het dialoogvenster. Het configuratievenster voor triggers wordt geopend.Opmerking
Om een trigger die u eerder hebt gemaakt te bewerken, klikt u op de naam van de trigger.
De trigger definiëren
- Voer de naam voor de trigger in het tekstvak in.
De tekenlimiet is 255.
- In het gebied Voorwaarden selecteert u Statistiek.
Als u naar het configuratievenster voor de trigger hebt genavigeerd vanuit het deelvenster Statistiek configureren, wordt deze optie automatisch vooraf geselecteerd.
OpmerkingU kunt alleen een statistiek selecteren die is gekoppeld aan de Gegevensanalyse, het Evenementrapport of de Enquête.
- Selecteer de juiste statistiek en definieer de voorwaarde en waarde die ervoor zorgen dat de trigger wordt uitgevoerd.
Als u naar het configuratievenster voor de trigger hebt genavigeerd vanuit het deelvenster Statistiek configureren, wordt deze statistiek automatisch vooraf geselecteerd.
- Optioneel. Definieer de kleur van de drempel.
- Geef in het gebied Acties op welke gebruiker(s) op de hoogte moet(en) worden gesteld als de statistiek de opgegeven drempel bereikt.
De optieOp de hoogte stellen is automatisch geselecteerd. Wanneer u een gebruiker op de hoogte stelt, ontvangt deze een e-mail met een koppeling naar de statistiek.
Opmerking
Als u de e-mailmelding niet ontvangen heeft, controleer dan uw spam- of junkfolder.
- Definieer in het gebied Frequentie wanneer de trigger wordt uitgevoerd:
Instelling | Beschrijving |
---|---|
Realtime > Record |
Evalueert triggervoorwaarden wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt. Het selectievakje Alleen voor nieuwe records is uitgeschakeld wanneer u triggers maakt gebaseerd op statistieken. Deze typen triggers worden uitgevoerd wanneer gegevens de drempel overschrijden die u hebt opgegeven in de voorwaarde. |
Schema |
Evalueert de triggervoorwaarden op een opgegeven frequentie (dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of volgens een aangepaste planning). U kunt ook de tijd opgeven waarop de trigger moet worden uitgevoerd. Bij het plannen van een nieuwe trigger is de standaardtijdzone de tijdzone die is ingesteld in uw Launchpad-gebruikersprofiel. Voor meer informatie raadpleegt u Uw profiel bijwerken. Als u een bestaande trigger bewerkt, onthoudt de Resultaten-app de eerder ingestelde tijdzone. Als de tijd wordt gewijzigd vanwege het ingaan van de zomertijd, worden nachtelijke triggers mogelijk uitgevoerd op onverwachte manieren. Voor meer informatie raadpleegt u Hoe zomertijd invloed heeft op geplande triggers. |
Trigger opslaan
- Om de triggerconfiguratie op te slaan, selecteert u Opslaan. De trigger wordt opgeslagen en weergegeven in het dialoogvenster Automatiseren.Opmerking
De tijd tussen een uitgevoerde actie en het activeren van een trigger hangt af van de omvang van de tabel. Kleine tabellen (ongeveer 1000 records groot) duren normaal gesproken een paar seconden. Grotere tabellen kunnen tot enkele minuten duren.
- Klik op Afsluiten
om het venster voor triggerconfiguratie te sluiten.