在资产管理器中管理工作流

工作流控制着资产在其生命周期中的进展方式。

资产管理器应用程序要求订阅 IT 风险管理或第三方风险管理。

工作原理

每个资产类型和记录类型都与工作流相关。相应的资产和记录在该工作流中移动。

状态是工作流中的步骤

工作流拥有一系列状态，它们表示资产或记录在 Diligent One 中所经历的生命周期的各种状态。例如，一项新的供应商资产可能以默认状态草稿开始，然后进展到注册、分类、评估、激活，最后进展到归档。

每个工作流都有一个无法删除的默认状态。除此之外，任何状态组合在理论上都是可能的。

状态可以是但不需要是线性的。例如，您可能希望定期重新评估活动资产，并将其从激活移回到评估。

类似地，资产和记录也不需要经过整个工作流。让关键业务合作伙伴或 IT 资产保持活动状态多年，或者让潜在的业务合作伙伴保持评估状态，与此同时您等待其进行重要的安全或合规更改，这都是可以接受的。

事件和处理程序是每个状态的驱动力。

工作流中的每个状态都可以与事件相关并运行事件。每个事件都可以与处理程序相关并运行处理程序。

• 事件是状态和处理程序之间的链接，并且还可以实现从一种状态转换到另一种状态。您经常会在资产管理器的可视化工作流中看到以按钮形式存在的事件，以便可以将资产或记录转换到另一种状态。

• 处理程序是一组条件和操作。当处理器运行时，它检查其条件，并且如果那些条件被满足，它会执行其操作。例如，您可以使用处理程序来提醒某人注意资产或记录中的更改或问题。

事件和处理程序通常与状态相关，但它们也可以独立于状态更改运行，就像脚本或调查问卷一样。

对于事件和处理程序，您可以自动执行活动或对资产和记录强制执行规则。例如，您可以检查以确保填写了某些属性，或者在潜在供应商完成调查问卷后拒绝他们并指出他们不满足您组织的安全要求。

将其整体可视化

使用现有组件创建工作流

工作流包含关于资产和记录的业务流程。资产和记录在其整个生命周期中会经历各种状态。通过设计工作流结构，可以管理和帮助实现资产和记录生命周期自动化，最大限度地减少人工干预并尽可能提高效率。

以下文档假定您可以访问之前创建的事件和处理程序，这些事件和处理程序将被整合到工作流中。如果实际情况不是这样，则需要首先创建事件和处理程序，请参阅创建事件和创建处理程序了解创建这些项目的具体步骤，然后返回查看本节内容，了解如何整合事件和处理程序。

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 从侧面板或图块中，单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击 +添加工作流。会出现添加新工作流对话框。
5. 命名工作流，可以选择是否添加工作流描述。
6. 单击添加工作流。新创建的工作流会在工作流详情页面打开，包含一般信息区域，接着是空白的状态、资产类型、事件和处理程序区域。
7. 可选。如果想要更改工作流名称和/或描述，则可以在一般信息区域进行编辑：单击编辑。一般信息区域变为可编辑，您可以编辑名称和描述。还可以选择是否锁定工作流。
说明
静态字段，例如工作流 ID、API 名称、创建时间以及更新时间均为系统创建，且无法更改。
• 工作流 ID 是组织中这个特定工作流的技术唯一 ID。用于关联状态与其他资源。
• API 名称是组织中工作流的唯一名称。可用于确保工具包和脚本不会创建相同工作流的副本。
• 无法编辑已锁定的工作流。已锁定的工作流通常是由 Diligent One 用户创建的工作流，或是由系统管理员锁定的工作流。
8. 单击保存。所做的更改会出现在工作流详情页面上。

添加工作流状态

此时，您实际上已经创建一个工作流外壳。工作流本质上是一个文件柜，用于存放资产和记录在其整个周期中可能会经历的各种状态。要创建工作流，则需为每个资产或记录生命周期添加相应的状态。

1. 单击 +添加状态。这将打开一个添加新状态对话框，可供填写状态名称、描述（选填）以及顺序编号。
   说明

   状态序号表示各自的顺序。需要确保顺序编号与资产或记录生命周期的正确顺序保持一致。需要提供顺序编号才能创建状态。如果在创建状态时不确定具体顺序，则可以添加一个占位符编号。决定了顺序之后，便可以返回并编辑顺序编号。请参阅编辑状态的一般信息。

2. 单击添加状态。这将关闭对话框并打开状态详情页面。
3. 重复执行这些步骤，直到为工作流添加了所有状态为止。表中工作流页面的状态区域中，将会按顺序编号显示各种状态，其中列出了状态名称和描述 （如有提供）。

从工作流页面将事件添加到状态

实现工作流自动化的一部分是将事件与状态关联起来，以便将资产和记录从一种状态转换为另一种状态。事件将状态链接到处理程序（需要满足一组条件才能执行操作）。可以通过工作流页面或事件页面，找到之前创建的事件并将其添加到工作流。主要的区别在于，如果从工作流页面链接事件与状态，则只能链接事件。相比之下，如果通过事件页面，则可以将事件与处理程序链接到工作流，这可能会更高效，具体取决于如何设置工作流。请参阅下方的从事件页面将事件和处理程序添加到状态。

1. 打开启动面板。
   说明

   如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 从侧面板或图块中，单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击要使用的工作流。这将打开工作流详情页面。
5. 单击要链接到事件的状态名称。状态详情页面会打开。
6. 要将事件添加到状态，请单击管理链接。可从管理链接页面搜索链接事件下拉菜单，查找要与状态关联的事件。
7. 选择事件，然后单击链接。现在，链接的事件详细信息将会显示在表中。详细信息包括事件类型、共享内容、职位、管理员姓名和描述。
8. 可选。重复执行步骤 7，添加其他事件。

从事件页面将事件和处理程序添加到状态

实现工作流自动化的一部分是将事件与状态关联起来，让资产和记录能够从一种状态转换到另一种状态。事件将状态链接到处理程序（需要满足一组条件才能执行操作）。通过事件页面，可以在同一个地方链接事件和处理程序、重新组织处理程序的运行顺序，这可能会更高效，具体取决于如何设置工作流。

1. 打开启动面板。
   说明

   如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击事件。事件页面会列出所有可用的现有事件。
4. 单击事件名称。事件详情页面会打开。
5. 单击管理链接。将为您打开管理链接页面。
6. 从相应的下拉菜单中选择要链接到此事件的工作流和状态。单击关联。链接成功后，事件的详细信息将会显示在表中。详细信息包括事件类型、共享内容、职位、管理员姓名和描述。
7. 从下拉菜单中选择一个处理程序。单击关联。选定的处理程序也会出现在页面上。
8. 可选。如果链接多个处理程序，则将按顺序执行这些程序。要按预期的运行顺序整理处理程序，请将在管理链接页面上将它们拖放到正确的顺序中。

编辑状态的一般信息

1. 打开启动面板。
   说明

   如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击要使用的工作流。这将打开工作流详情页面。
5. 单击要编辑的状态名称。状态详情页面会打开。您可以编辑两个区域：一般信息与链接对象
6. 单击编辑。一般信息区域变为可编辑，您可以编辑名称、描述、颜色以及顺序编号。还可以选择是否锁定状态、将其设置为默认值，和/或在状态跟踪器中隐藏状态。
说明
静态字段，例如状态 ID、创建时间以及更新时间均为系统创建，且无法更改。
• 状态 ID 是组织中这个特定状态的唯一 ID。用于关联状态与其他资源。在设置处理程序的转换状态操作时，需要在侧面板中的相应字段中输入此 ID。
• 状态的顺序编号表示它们的序列。需要确保顺序编号与资产或记录生命周期的正确顺序保持一致。需要提供顺序编号才能创建状态。
7. 单击保存。所做的更改会出现在状态详情页面上。

编辑状态的链接对象

1. 打开启动面板。
   说明

   如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击要使用的工作流。这将打开工作流详情页面。
5. 单击要编辑的状态名称。状态详情页面会打开。您可以编辑两个区域：一般信息与链接对象。
6. 要添加或移除链接到状态的事件，请单击管理链接。管理链接页面会打开。
7. 执行以下任一操作：
• 要添加事件，请从链接事件下拉菜单中选择事件，然后单击链接。链接成功后，事件的详细信息将会显示在表中。详细信息包括事件类型、共享内容、职位、管理员姓名和描述。
• 要移除事件，请单击取消链接。表中不再列出事件。

创建字段更新的事件触发器

触发器是启动（或触发）事件所需的操作。触发器可以触发通知并运行机器人。它们会调用导致处理程序运行的事件。

1. 单击事件。事件页面会列出所有可用的现有事件。
2. 单击事件名称。事件详情页面会打开。
3. 单击添加触发器，随后会出现添加触发器侧面板。
4. 可选。命名触发器。
5. 选择字段已更新作为触发器类型。
6. 单击 +添加字段名称，输入字段名称并粘贴字段名称。可以从属性类型页面获取字段名称。
7. 返回到启动面板。
8. 选择平台设置 > 配置。
9. 单击事件。事件页面会列出所有可用的现有事件。
10. 单击您正在编辑或添加触发器的事件。事件详情页面会打开。
11. 单击现有触发器名称或单击添加触发器。添加触发器侧面板将会出现。
12. 选择调查问卷已回复作为触发器类型。
13. 单击 +添加调查问卷 ID 并将调查问卷 ID 粘贴到提供的字段中。可以从结果应用程序中获取调查问卷 ID。
14. 单击保存。新添加的触发器会出现在触发器区域。

创建调查问卷回复的事件触发器

根据调查问卷是否收到回复来触发事件。

1. 单击事件。事件页面会列出所有可用的现有事件。
2. 单击事件名称。事件详情页面会打开。
3. 单击添加触发器，随后会出现添加触发器侧面板。
4. 可选。命名触发器。
5. 选择调查问卷已回复。
6. 添加调查问卷 ID。
   1. 转到启动面板。
   2. 打开结果应用程序。
   3. 单击其中包含要与此触发器关联的调查问卷的集合名称。
   4. 单击调查问卷选项卡。这将会显示可用的调查问卷列表。
   5. 单击要使用的调查问卷名称。这将打开调查问卷详情页面。
   6. 在 URL 中，高亮显示并复制调查问卷 ID 编号。ID 编号是 URL 中最后一个正斜杠后面的数字集合。
7. 单击保存。新添加的触发器会出现在触发器区域。

事件触发器与操作（导致事件运行）	通知	过渡状态	运行机器人	发送调查问卷 手动分发	发送调查问卷 自动分发
按钮事件点击	是	是	是	是	否
字段已更新触发器	是	否	是	不适用	是
调查问卷已回复触发器	是	否	是	不适用	否

编辑事件触发器

1. 单击触发器名称。编辑触发器侧面板会打开。
2. 完成所需的更改，然后单击保存。所做的更改将应用于触发器。

移除事件触发器

1. 单击触发器名称。编辑触发器侧面板会打开。
2. 单击删除。从事件的触发器区域移除触发器。

注意

选择删除将永久删除触发器。此项操作无法撤消。

创建事件

事件是一个工作流组件，充当状态与处理程序之间的链接，并且还能实现从一种状态转换到另一种状态。下面将介绍如何创建可以添加到工作流的事件。

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击事件。事件页面会打开，其中列出了所有可用的现有事件。
4. 单击 +添加事件。这将打开一个添加新事件对话框，供您填写管理员姓名、描述（选填）、事件类型以及位置。共有三种事件类型可供选择：按钮、溢出和隐藏。

事件类型	描述
按钮	这是从状态操作列表触发。从资产或资产记录的状态下拉列表中单击状态按钮时，将会触发此事件。
溢出	溢出在概念上类似于按钮事件类型，但它适用于管理员。从本质上说，从溢出下拉列表中单击按钮，将会触发相关联的事件。
隐藏	这些是预设的自动事件，满足触发条件时会响应并作出反应。

5. 完成后，单击添加事件。这将打开详情页面，可在此访问和/或编辑一般信息、链接对象（状态与处理程序）以及触发器。

编辑事件

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击事件。事件页面会打开，其中列出了所有可用的现有事件。
4. 单击要编辑的事件名称。事件详情页面会打开。
5. 单击编辑。一般信息区域变为可编辑，您可以编辑名称、描述、显示名称、事件类型，以及位置编号。还可以选择指示是否共享事件。
说明

静态字段，例如事件 ID、创建时间以及更新时间均为系统创建，且无法更改。

最佳的做法是，确定是否要在多个工作流中使用某个事件，然后选择共享直观地表明这一点，并协助跟踪可能与其他工作流链接的事件。否则，系统不会自动捕获这些信息。

6. 单击保存。所做的更改会出现在事件详情页面上。

创建处理程序

如果满足条件，处理程序将会执行操作。例如，处理程序可用于在资产或资产记录发生变化时发送警报之类的自动化任务。

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击处理程序。处理程序页面会打开，其中列出了所有可用的现有处理程序。
4. 单击 +添加处理程序。会出现一个添加新处理程序对话框，供您命名处理程序和添加描述（选填）。
5. 单击 +添加处理程序。您刚刚创建的处理程序详情页面会打开。
6. 单击编辑。一般信息区域变为可编辑，您可以编辑名称和描述。还可以选择指示是否共享处理程序。
说明

静态字段，例如处理程序 ID、创建时间以及更新时间均为系统创建，且无法更改。

最佳的做法是，确定是否要在多个工作流中使用某个处理程序，然后选择共享直观地表明这一点，并协助跟踪可能与其他工作流相链接的处理程序。否则，系统不会自动捕获这些信息。

7. 单击保存。所做的更改会出现在处理程序详情页面上。

将对象链接到处理程序

1. 从选定的处理程序详情页面，单击管理链接。管理链接页面会打开。
2. 从链接事件下拉菜单中，选择要链接到处理程序的事件。
3. 单击关联。选定的事件会出现在管理链接页面上。可以添加多个事件。

创建处理程序条件

1. 从选定的处理程序详情页面，单击添加条件。会出现添加条件侧面板。
2. 可选。命名处理程序。
3. 选择条件类型。需要填写的字段不同，具体取决于选定的条件类型。执行以下操作之一：
• 如果选择所有字段为必填项，则选择或创建一个自定义失败消息，然后单击保存。新添加的条件会出现在条件区域。
• 如果选择字段值比较，则选择字段，然后选择运算符并输入一个值。选择或创建一个自定义失败消息，然后单击保存。新添加的条件会出现在条件区域。
• 如果选择特定字段为必填项，则选择条件类型、添加字段名称，选择或创建一个自定义失败消息，然后单击保存。新添加的条件会出现在条件区域。

处理程序条件类型	描述
所有字段均为必填项	与资产或记录关联的所有必填属性都必须拥有相应的值。属性比较（例如，风险评分 >=5）。
字段值比较	必须填充所有标记为“必填”的属性类型（即，不得为空）。
特定字段为必填项	必须填充选定的属性类型。

4. 从条件区域的下拉菜单中，选择是否适用以下任一或所有条件。
5. 选择在不满足条件时，您希望执行的操作。选择停止此事件的所有处理程序或停止当前项目的此处理程序。
6. 选择如何处理失败消息。选择下列选项之一：
   • 显示默认失败消息。
   • 显示自定义错误消息。如果选中此选项，则会打开自定义失败消息文本框，以便您输入自定义消息。
   • 不显示失败消息。
7. 单击保存。所做的更改会出现在处理程序详情页面上。

创建处理程序操作

1. 从选定的处理程序详情页面，单击添加操作。会出现添加操作侧面板。
2. 可选。命名操作。
3. 选择操作类型。可供填写的字段不同，具体取决于选定的操作类型。执行以下操作之一：
• 如果选择过渡状态，则请添加状态 ID，选择成功消息选项，然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。过渡状态处理程序操作会将资产或资产记录更改为指定的工作流中的不同状态。有关如何检索状态 ID 的说明，请参阅检索和输入具有过渡状态操作类型的处理程序的状态 ID。
• 如果选择通知，则此操作会向您指定的地址发送电子邮件。选择通知之后，请添加电子邮件地址、主题、正文，然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。
• 如果选择运行机器人，则请添加任务 ID（请参阅检索和输入具有运行机器人操作类型的处理程序的任务 ID），然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。运行工作流机器人。工作流机器人让您能够运行自定义脚本，在资产管理器环境中执行自定义操作。有关详细信息，请参阅在 HighBond 机器人或工作流机器人中处理文件。
• 如果选中发送调查问卷，则可选择手动或自动发送调查问卷：
  • 如果手动发送调查问卷（例如，通过 API 或 UI），则请添加调查问卷 ID 和调查问卷上下文字段，然后单击保存。单击按钮，即会向您选择的用户发送一份调查问卷。
  • 如果自动发送调查问卷，则请选中存储收件人电子邮件或用户信息的字段，添加发送的调查问卷 ID 和调查问卷上下文字段，然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。自动向指定的用户和/或电子邮件地址发送预定义的调查问卷。目前，仅在与使用“字段已更新”触发器设置的隐藏事件搭配使用时，自动分发类型才可用。

检索和输入具有过渡状态操作类型的处理程序的状态 ID

如果想要将资产或资产记录更改为另一种状态，则需要指定在对控制这些条件的处理程序进行操作时它将要更改的目标状态 ID。

1. 打开启动面板。
   说明

   如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击要使用的工作流。这将打开工作流详情页面。
5. 单击您希望资产或资产记录更改的目标状态。这将会打开状态详情页面。
6. 在一般信息区域，高亮显示并复制状态 ID 下的唯一标识符。
7. 返回到工作流，单击要更改的原始状态。这将会打开状态详情页面。
8. 单击相应的事件。事件详情页面会打开。
9. 单击相应的处理程序。处理程序详情页面会打开。
10. 单击添加操作。添加操作侧面板将会打开。
11. 可选。添加一个名称，清楚指明该操作应该完成的任务，例如“转换到 x 状态”。
12. 选择过渡状态作为操作类型。
13. 在状态 ID 中，粘贴资产或资产记录应该转换到的状态的唯一标识符。
14. 选择是否显示成功消息，以确认处理程序已按预期的那样正常运行。
15. 单击保存。

检索和输入具有运行机器人操作类型的处理程序的任务 ID

为了运行机器人，需要提供任务 ID。

1. 打开启动面板。
   说明

   如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 打开机器人应用程序。
3. 单击工作流机器人。
4. 选择相应的任务。这将会打开任务详情页面。
5. 单击任务名称。任务详情侧面板将会打开。
6. 高亮显示并复制唯一标识符编号。
7. 返回资产管理器应用程序，然后在选定的处理程序详情页面中单击添加操作。
8. 选择运行机器人作为操作类型并将任务 ID 粘贴到任务 ID 区域。
9. 选择成功消息选项。
10. 单击保存。

编辑连接到处理程序的链接对象

1. 单击管理链接。管理链接页面会打开。
2. 从链接事件下拉菜单中，选择要链接到处理程序的事件。
3. 单击关联。选定的事件会出现在管理链接页面上。可以添加多个事件。
4. 可选。单击要移除的事件旁边的取消链接。从表中移除该事件。

编辑处理程序条件

1. 要编辑条件，请单击处理程序详情页面上的条件名称。编辑条件侧面板打开。
2. 完成所需的更改，然后单击保存。所做的更改将应用于条件。有关可以对处理程序条件所做更改的详细信息，请参阅创建处理程序条件。

移除处理程序条件

1. 要移除条件，请单击条件名称。编辑条件侧面板打开。
2. 单击删除。从条件区域移除条件。

注意

选择删除将永久移除条件。此项操作无法撤消。

编辑处理程序操作

1. 要编辑操作，请单击处理程序详情页面上的操作名称。编辑操作侧面板打开。
2. 完成所需的更改，然后单击保存。所做的更改将应用于操作。有关可以对处理程序操作所做更改的详细信息，请参阅创建处理程序操作。

移除处理程序操作

1. 要移除操作，则单击操作名称。编辑操作侧面板打开。
2. 单击删除。从处理程序的操作区域移除操作。

注意

选择删除将永久移除操作。此项操作无法撤消。

删除工作流与工作流组件

如果不再需要工作流并且希望通过移除工作流来随时更新运行环境并保持井井有条，则可以删除整个工作流。还可删除工作流组件（例如，状态和事件）作为管理和/或迭代现有工作流的一种方式。即便如此，需要注意的是，删除工作流或工作流组件是永久性操作，且无法撤消。

删除工作流

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击要删除的工作流。工作流详情页面会打开。
5. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

注意

如果选择删除工作流，则将永久删除工作流及其状态和事件链接。但是，不会删除链接的事件和/或处理程序。此外，也无法删除链接到资产类型、资产记录类型、由系统锁定和/或控制的工作流。

6. 单击删除。这将删除工作流，并且不再出现在工作流列表中。

删除状态

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击工作流。工作流页面会打开。
4. 单击要删除的工作流名称。工作流详情页面会打开。
5. 单击要删除的状态名称。状态详情页面会打开。
6. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

注意

选择删除将永久删除状态和任何事件链接。然而，无法删除链接到资产类型、资产记录类型、系统锁定/控制，和/或包含工作流默认状态的状态。

7. 单击删除。已删除状态。

删除事件

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击事件。事件页面会打开，其中列出了所有可用的现有事件。
4. 单击要删除的事件名称。事件详情页面会打开。
5. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

注意

选择删除将永久删除状态和任何链接的触发器。此项操作无法撤消。

6. 单击删除。成功删除事件，并且不再列出该事件。

删除处理程序

1. 打开启动面板。
说明

如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

2. 选择平台设置 > 配置。
3. 单击处理程序。处理程序页面会打开，其中列出了所有可用的现有处理程序。
4. 单击要删除的处理程序名称。处理程序详情页面会打开。
5. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

注意

选择删除将永久移除处理程序以及相关的条件和操作。此项操作无法撤消。

6. 单击删除。处理程序已删除。

将资产和记录转换到其他状态

• 请参阅将资产转换到其他状态
• 请参阅将记录转换到其他状态