结束和维护项目

通过提供一个总体评分，记录建议，附加结束备忘录和/或访问支持工作文件，结束该项目。 通过组织、存档或备份和导出项目来维护项目。

工作原理

结束项目涉及确定项目的总体评分，并记录其他备注或管理层建议。

维护项目涉及组织信息，提取数据用于备份或导出目的，和/或保留项目以供将来使用。

示例

结束项目

场景

作为不当付款调查项目的审计组长，您需要对项目进行总体评分并提供说明评分原因的结论性文档。

流程

在项目中，您可以单击结果选项卡，然后输入以下信息：

字段 数据
结论/评级 提起法律诉讼
结论/评级说明

调查总结

2018 年 1 月 13 日，部门的内部审计经理根据州法律的要求向我们办公室通报了可能发生的公共资金损失。 部门对此事开展了调查，并确定在维修中心设备维修店确实发生了违反部门政策的情况，导致 2017 年 8 月1 日至 2017 年 12月 31 日期间给该州带来了约 192,000 美元的损失。 我们已审查该部门的调查并同意其结论。 我们执行了额外的程序，以解决审查过程中发现的风险。 部门将调查结果与州道德执行委员会分享。 我们将把此案件提交检察官办公室，以确定是否有必要采取进一步的行动。

管理层响应

部门的回应

部门非常感谢州审计署就这份特别报告所做的工作。 在我们共同努力解决这些问题时，我们被其一丝不苟的工作态度和专业性所折服。 我们认同该发现并同意审计师的建议。 自发现损失以来，部门加强了内部控制，包括对维修操作和活动进行集中审查和问责。

州审计署备注

我们感谢部门主管和人员进行彻底调查，及时协助和配合我们的审查。

结果

州审计署和该部门的项目评分和其他评论已被记录。

权限

仅分配了专业经理或专业用户角色的用户可以结束项目。分配了监督高级主管角色的用户可以编辑管理层响应字段。

结束项目

对项目进行总体评分，记录其他备注和建议，并让管理层有机会对评分和结论做出回应。

说明

  • 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。 在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。 某些自定义字段可能包含默认值。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目应用程序主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击结果选项卡。

    将显示按照类型分类的问题和按照严重性分类的问题图表。如果启用了保障，则还会显示整体保障评级。

  4. 请输入相关信息并单击保存：
    说明

    富文本字段不能超过 524,288 个字符。

    字段描述

    结论/评级

    项目结果的最后评分。此为可选字段。

    结论/评级描述

    		您对项目的总体意见以及任何其他备注或建议。此为可选字段。

    管理层响应

    管理层对项目总体评级的响应。此为可选字段。

    提示

    要对富文本字段启用拼写检查，请执行以下操作之一：

    • Chrome、Firefox 或 Safari Windows 字段中CTRL + 右键单击，或 Mac 上 Command + 右键单击
    • Internet Explorer 或 Microsoft Edge 打开浏览器设置，打开拼写检查/突出显示拼写错误的单词

    结果已记录项目评分和任何其他备注和建议。

添加结果文件条目

快速将结果文件条目添加到项目中。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目应用程序主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击结果选项卡。
  4. 单击结果文件子选项卡。
  5. 单击添加结果文档，输入相关信息并单击保存：
    字段描述
    名称/标题

    文件名。

    最大长度为 255 个字符。

    结果 ID

    结果文件的参考号或代码。此为可选字段。

    最大长度为 8 个字符。

    属性

    指定与结果文件关联的属性。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    结果 已添加结果文件条目。附件列会保持为“0”，直到您上传文件。

更新结果文件信息

更新结果文件信息并上传文件和结束备忘录，从而支持工作文件。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目应用程序主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 单击结果选项卡。
  4. 单击结果文件子选项卡。
  5. 单击相应文件名旁边的详细信息，输入相关信息，如下表所述：
    说明

    在一个字段中输入任何数据后，请等到确认保存成功后，再填写任何其他字段。否则，将出现一个错误，指示您的更改与其他用户并发进行的更改冲突。

    字段描述
    名称/标题

    文件名。

    最大长度为 255 个字符。

    结果 ID

    		结果文件的参考号或代码。此为可选字段。

    内容或描述

    指定关于结果文件的详细信息此为可选字段。

    说明

    富文本字段不能超过 524,288 个字符。

    提示

    要对富文本字段启用拼写检查，请执行以下操作之一：

    • Chrome、Firefox 或 Safari Windows 字段中CTRL + 右键单击，或 Mac 上 Command + 右键单击
    • Internet Explorer 或 Microsoft Edge 打开浏览器设置，打开拼写检查/突出显示拼写错误的单词

    计划开始日期

    指定计划开始结果文件的日期。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    计划结束日期

    指定计划结束结果文件的日期。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    实际开始日期

    指定结果文件实际开始的日期。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    实际结束日期

    指定结果文件实际结束的日期。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    计划的里程碑日期

    指定与结果文件相关联的计划里程碑日期。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    实际的里程碑日期

    指定与结果文件相关联的实际里程碑日期。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

    属性

    指定与结果文件关联的属性。此为可选字段。

    项目管理员和项目类型管理员可以在管理项目类型下启用和自定义此字段（请参阅项目应用程序设置）。

  6. 在支持文件下，上传任何必要的文件。

    有关详细信息，请参阅使用附件。

    说明

    出于安全原因，Diligent One 不接受具有以下扩展名的文件附件：.bat、.com、.dmg、.exe 或 .src。

  7. 选择保存。

维护项目

您可以使用以下任一选项维护项目：

选项 描述 详细信息
使用标签组织项目 分类和过滤活动的项目。 标记项目
备份和导出项目 将项目的副本保存到您的本地计算机或项目应用程序之外的网络。 备份和导出项目
存档和取消项目存档

存档在完成项目设置后将项目转换为只读格式，日后可以将该项目用作自定义模板。

取消存档从项目中检索信息或向项目添加信息。

 存档和取消项目存档
删除或恢复项目

临时删除项目，恢复错误删除的项目，或永久删除项目。

 删除和恢复项目